I.Giới thiệu:

Một trong những vấn đề lớn nhất khi làm việc tại nhà Work From Home (WFH) là hiệu suất làm việc thấp. Bạn đặt ra mục tiêu nhưng hầu như bạn chẳng bao h hoàn thành nó đúng hạn. Hay nếu hoàn thành được thì bạn rất khổ sở vì phải căng sức ra làm, bạn mất rất nhiều thời gian cho các việc vặt vãnh rồi để sau đó vắt giò lên cổ mà chạy cho kịp tiến độ. Kết quả là nhiều khi chất lượng công việc thấp. Bạn ước gì mình có 25 h trong một ngày. Bạn ước gì mình có công cụ, biết được kỹ thuật quản lý thời gian tốt hơn.

Để làm việc hiệu quản hơn, điều đầu tiên là bạn tìm các công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian hay nâng cao hiệu quả làm việc. Đó là cách tiếp cận vô cùng sai lầm và đó là lý do chính mà bạn không thể quản lý thời gian. Bạn có thể tìm thấy hàng ngàn công cụ , hàng ngàn hướng dẫn cách thức quản lý thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc trên mạng. Bạn thử áp dụng nó và kết quả là vẫn không có gì thay đổi. Và lý do vì sao?

Để có thể quản lý thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc, điều quan trọng nhất là phải thay đổi tư duy. Nếu bạn không thay đổi tư duy về thời gian thì bạn chẳng bao h quản lý được thời gian. Bạn cần phải có tư duy hoàn toàn khác thì bạn mới có được kết quả khác.

II. Vì sao Work From Home (WFH) thường có hiệu suất làm việc thấp

Mình đã rất nhiều lần ước gì mình có 25h một ngày. Và chắc hẵn bạn cũng vậy. Thế nhưng gỉa sử có một phép mầu giúp bạn có 25h một ngày thì bạn có thể hoàn thành những việc mà bạn mong muốn không? mình thì không chắc lắm. Việc mong muốn có thêm thời gian trong ngày chính là một trong những lý do quan trọng nhất khiến bạn quản lý thời gian không tốt và hiệu suất làm việc kém. Sự thật là chúng ta chỉ có 24h trong một ngày.

Một trong những lý do mà chúng ta không quản lý thời gian tốt là chúng ta hoạch định và muốn thực hiện công việc của mình vượt quá 24h mỗi ngày. Chúng ta nhồi nhét việc cần làm 70 phút trong 60 phút thời gian. Chúng ta nhồi nhét 25h làm việc, sinh hoạt trong 24h. Và đó là cuộc chiến mà chúng ta luôn muốn thắng nhưng mãi thua. Sự thật hiển nhiên là thời gian luôn chiến thắng chúng ta.

Hãy hình dung bạn chỉ có 23h mỗi ngày. Câu hỏi kế tiếp là bạn sẽ làm gì với 23h đó. Sự hạn chế thời gian buộc bạn phải chọn làm những việc quan trọng có giá trị, có ý nghĩa nhất cho bạn. Bạn sẽ nói KHÔNG với những điều kém quan trọng, ít có ý nghĩa.

Bây giờ chúng ta hãy lấy giấy bút và bắt đầu phân bổ thời gian 1 ngày 23 tiếng khi làm việc ở nhà. Bạn sẽ cắt bớt thời gian ở đâu? Mình đoán rằng bạn sẽ cắt bớt thời gian ngủ, nghỉ ngơi, ăn uống. Bạn làm mọi thứ chỉ để giữ nguyên thời gian làm việc. Đó là sai lầm lớn nhất. Có người đã khuyên mình nên cắt 1h làm việc của mình.

Khi làm việc ở nhà, bạn hãy lên kế hoạch làm việc như đang ở công sở. Thế nhưng bạn chỉ lên kế hoạch cho 7h làm việc thay vì 8h như thường lệ. Bạn không được phép cắt thời gian nghỉ giải lao. Với khoảng thời gian còn lại, bạn buộc phải chọn những việc quan trọng nhất cần phải làm, ghi thời lượng ước tính hoàn thành và bắt tay vào làm. Lúc ấy bạn hiểu rằng bạn chỉ sẽ phải tập trung vào những hoạt động có giá trị cao (HDGTC), chỉ làm 1 thứ trong một lúc và đó là bước khởi đầu của việc nâng cao hiệu suất làm việc.

III. Vậy làm sao để tập trung khi Work From Home (WFH) ?

Khó khăn lớn nhất trong khi làm việc tại nhà là khả năng tập trung trong môi trường làm việc tại nhà vốn khác xa với môi trường làm việc tại công ty. Để có khả năng tập trung cao thì bạn phải có khả năng tách biệt tinh thần, cảm xúc, trí tuệ và thể xác ra khỏi môi trường gia đình.

Nếu bạn có phòng làm việc riêng thì tuyệt vời. Lúc ấy bạn chỉ cần đóng cửa khi làm việc và thông báo với gia đình rằng trong thời gian làm việc đừng ai mở cửa quấy rầy. Tuy nhiên không phải ai cũng có được diễm phúc có được phòng làm việc riêng. Trong trường hợp này bạn nên cố gắng tạo cho mình một không gian riêng bằng các quy tắc khác nhau. Những người trong gia đình hiểu rằng đó là khoảng không gian làm việc và không ai bước vào lãnh thổ ấy trong thời gian bạn mình làm việc.

Một điểm quan trọng nữa là góc làm việc của bạn cần phải tách biệt với các chuyển động càng nhiều càng tốt. Đừng bao h đặt bàn làm việc giữa phòng. Vì khi đó nhiều chuyển động sẽ diễn ra trước mắt bạn. Bàn làm việc nhìn ra cửa sổ cũng gây nên nhiều xao nhãng. Nếu bàn làm việc của bạn nhìn ra cửa sổ thì nên dùng màn che. Tốt nhất là đặt bàn làm việc nhìn vào tường, nơi mà không có các chuyển động trước mặt bạn.

Khi làm việc tại nhà, 2 giác quan dễ bị ảnh hưởng nhất là mắt và tai. Bạn sẽ bị xao nhãng bởi chuyển động và âm thanh. Nên bật thể loại nhạc mà bạn ưa thích Nhờ người nhà bớt âm lượng TV... để bạn không bị phân tâm

III. Vậy lập lịch như thế nào khi Work From Home (WFH) ?

1. Tạo thói quen vào mỗi buổi sáng

Điều quan trọng nhất của Work from home đó là ngồi xuống bàn và tập trung làm việc. Điều gì trong mỗi buổi sáng có thể đưa bạn đến bàn việc và ngồi làm việc thật nghiêm túc? Có thể bắt đầu với một ly cà phê mua ngoài đường sau khi ăn đã ăn sáng xong, hoặc khi bạn mới tập thể dục về, hoặc sửa soạn một bộ quần áo như khi đi làm. Tạo thói quen và thực hiện nó hằng ngày trước khi bắt đầu ngồi vào làm việc để có một thái độ thật nghiêm túc.

Nếu như thời gian làm việc trên công ty bắt đầu vào lúc 7h45 thì ở nhà, cũng 7h45 các bạn nên ngồi vào bàn làm việc, có thể sớm một chút cũng được. 11h45 nghỉ ăn trưa, và 12h45 quay lại làm việc y như khi các bạn đang đi làm.

==> Như vậy thì các bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, giao tiếp dễ dàng hơn với mọi người trong team.

2. Thời gian nghỉ ngơi giữa giờ làm việc

Bạn nên áp dụng chính sách nghỉ ngơi ở công ty vào lịch trình làm việc tại nhà của mình. Thông thường, các công ty sẽ cho phép các bạn 1 tiếng để nghỉ trưa và khoảng 10 – 15 phút nghỉ ngơi vào buổi chiều để bạn có thể hồi phục lại sự tập trung của mình.

Đừng nên thay đổi giờ nghỉ của bản thân bạn, đặc biệt là giờ nghỉ trưa. Hãy để cơ thể được nghỉ ngơi một cách trọn vẹn . Đừng tham công tiếc việc (trừ khi đó là việc gấp và quan trọng), còn không thì hãy ăn và nghỉ ngơi đúng giờ. Bạn có thể chợp mắt nhanh 15 – 20 phút để thư giãn và đây là thời gian quý báu để có thể hồi phục năng lượng trước khi bắt đầu work from home trở lại.

3. Rạch ròi giữa việc cá nhân và công ty

Hạn chế làm việc cá nhân, hãy làm vào thời gian sau khi bạn đã đạt đủ số lượng giờ làm việc cho công ty. Chỉ như vậy bạn mới có thể đảm bảo được năng suất công việc của mình.

IV. HORENSO – CHÌA KHÓA ĐỂ WFH HIỆU QUẢ

Bài toán lớn nhất của làm việc tại nhà (Work from home – WFH) chính là giao tiếp và gắn kết, tương tác nhóm hiệu quả. Phương pháp HORENSO là chìa khóa, bí kíp thần kỳ của người Nhật mà bạn không nên bỏ qua khi Work From Home

1. Tại sao cần HoRenSo?

Horenso gồm có 3 mảng độc lập và có thể hiểu là một bộ quy tắc giao tiếp mà mọi người cần tuân theo. HoRenSo giúp các đồng nghiệp trong một đơn vị tổ chức tương tác tốt với nhau. Đồng nghiệp có thể là người cùng cấp, trên cấp hoặc dưới cấp. Qua đó giúp chúng ta hoàn thành công việc được hiệu quả, tạo cơ hội phát triển bản thân và mọi người xung quanh.

2. Bản chất của HoRenSo là gì?

HoRenSo được viết tắt từ 3 kĩ thuật giao tiếp bao gồm: Hokoku (Báo cáo), Renkaku (Liên lạc), Soudan (Thảo luận).

a. Hokoku - Báo cáo.

Mô tả việc member tuân thủ các hoạt động báo cáo đã được quy định. Các tình huống báo cáo không được quy định trước thì thường được xếp vào liên lạc hoặc thảo luận tùy theo nội dung.

Ví dụ về không tuân thủ Hokoku:

• Không gửi báo cáo đúng hạn hoặc báo cáo không đầy đủ nội dung.

• Nội dung báo cáo không chính xác.

• Không thực hiện báo cáo theo đúng hình thức đã định (không gửi mail, không tổ chức họp).

• Không ghi lại biên bản nếu báo cáo miệng (họp).

Tại Ominext Group, cách thức đánh giá Hokoku dựa trên số lượng báo cáo đã được định nghĩa; dựa trên đánh giá ngẫu nhiên 1 số báo cáo để nắm được chất lượng báo cáo hoặc dựa trên đánh giá ngẫu nhiên việc phản hồi báo cáo của leader để nắm được việc duy trì Horenso tại bộ phận.

b. Renraku: Liên lạc

Nhưng từ liên lạc ở đấy có ý nghĩa thiên về “thông báo” hơn.

Theo đó, member sẽ chủ động thông báo các thông tin cho những người liên quan và xử lý các thông tin phản hồi. Các nội dung bắt buộc phải thông báo (khi có issue) thì thường được xếp vào loại Báo cáo, nên Liên lạc thường nhắc đến các loại thông tin do member tự đánh giá về nội dung, mức độ cần thiết khi thông báo, đối tượng nên được thông báo.

c. Soudan: Thảo luận.

Mô tả việc member chủ động xin ý kiến cấp trên, hoặc xin ý kiến các đồng nghiệp có kinh nghiệm, tri thức, trình độ cao hơn mình khi gặp các tình huống không chắc chắn, nằm ngoài khả năng hoặc phạm vi năng lực, phạm vi trách nhiệm. Hoặc các đồng nghiệp cùng trao đổi để tìm giải pháp cho 1 vấn đề khúc mắc.

3. Cần thực hành HoRenSo như thế nào?

Để HoRenSo đạt hiệu quả cao, mỗi cá nhân cần lưu ý một số từ khóa dưới đây:

• Thông tin đầy đủ, chính xác, ngắn gọn

• Định kì

• Kịp thời

• Định hướng

• Nghiêm túc

4. TIPS HORENSO hiệu quả khi WFH:

• Mọi thành viên luôn online trong thời gian làm việc và kiểm tra tin nhắn 15p/1 lần để đảm bảo không bị lỡ tin nhắn khi có đồng nghiệp gọi tên bạn.
• Hãy đặt chế độ hẹn giờ cho lịch họp và deadline trên điện thoại thay vì chỉ đặt nhắc lịch trên calendar.
• Đừng quên note lại những nội dung cần thảo luận trước mỗi buổi meeting định kỳ qua các kênh giao tiếp online nội bộ. Và tham gia meeting trước vài phút để kiểm tra kết nối, đường truyền internet nhằm xử lý sự cố ngay khi có thể, không làm ảnh hưởng đến cuộc họp.
• Nhanh tay tóm tắt và đăng sớm nhất có thể những nội dung đã thảo luận trong cuộc họp lên group chung.
• Duy trì 1 khung giờ báo cáo cố định hàng ngày để không quên lịch.
• Ưu tiên sử dụng công cụ trao đổi công việc chung mà nhóm hay sử dụng để tiết kiệm thời gian, thu nhận thông tin đầy đủ, chính xác.
• Nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh nào ảnh hưởng đến công việc cần báo ngay cho quản lý trực tiếp.
• Tất nhiên, khi sử dụng công cụ chat không hiệu quả thì hình thức call luôn là giải pháp hữu hiệu để bạn trình bày vấn đề của mình.

V.Reference:

https://daglar-cizmeci.com/how-to-prepare-your-startup-for-wfh-working-from-home/ https://chiasekienthuc.net/work-from-home-the-nao-de-hieu-qua/