Tìm hiểu về OKRs & Example

Phải nói rằng bạn không thể điều hành một công ty hay quản lý 1 đội ngũ thành công nếu như bạn không thiết lập các mục tiêu và thực hiện chúng một cách hiệu quả. Cũng giống như việc bạn có những nhân viên tài năng , sẽ không mang lại lợi ích gì nếu họ không có mục tiêu chung để hướng tới.

Đã bao giờ bạn tự hỏi làm thế nào những ông lớn của ngành công nghiệp đã giết chết những đối thủ khác trên thị trường và làm cho doanh thu của họ ngày càng tăng chưa ? Thủ thuật đó nằm ở OKRs.

Vậy OKRs là gì và chúng hoạt động như thế nào, chúng ta cùng đi tìm hiểu nhé!

1. OKRs có nghĩa là gì?

OKRs là viết tắt của Objectives and Key Results . Bạn có thể hiểu nó như là một framework để thiết lập các mục tiêu, nó được phát kiến bởi Giám đốc điều hành của Intel là Andy Grove và đưa vào thực hiện rộng rãi ở Google bởi nhà đầu tư tài ba John Doerr. OKRs thiết lập cơ sở để xác định mục tiêu team của bạn trong một khoảng thời gian xác định .

Nó được xây dựng xung quanh 2 câu hỏi:
+ Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
+ Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?

OKRs thường được thiết lập và đánh giá liên tục xuyên suốt vòng đời dự án để đảm bảo mọi thứ được hoàn thành đúng hạn . Chúng cũng hoạt động như các tài liệu tham khảo trong tương lai để theo dõi cách mà bạn vận hành một dự án
Vì thế , công thức cơ bản đằng sau OKRs là thiết lập một mục tiêu và 3 đến 5 key results theo nó .
Những key results này là những hành động cụ thể có thể đo lường được để có thể đạt được mục tiêu đó .

Điểm mấu chốt của OKRs là đảm bảo rằng tất cả mọi người phải biết những gì họ cần làm hoặc những gì mà bạn đang kỳ vọng từ họ .

Bây giờ, điều này mang đến cho ta câu hỏi về sự so sánh giữa OKRs và KPIs (Key Performance Indicators) ?

2. KPIs vs. OKRs ?

Mặc dù cả 2 đều được sử dụng để đo lường hiệu suất nhưng mục đích chúng dùng là khác nhau .
KPI là key metrics để đánh giá cách mà một team đang vận hành để hoàn thành mục tiêu của mình .

Các số liệu này thường có tính chất định lượng và có xu hướng mô tả chính xác nơi mà có output tại thời điểm đó .

Nếu chúng ta đào sâu hơn một chút chúng ta sẽ thấy rằng OKRs được liên kết tới các mục tiêu và mục đích tổ chức rộng hơn , trong khi KPI chỉ gắn liền với hiệu suất cá nhân . KPI được đưa ra để kiểm tra hoạt động hàng ngày và để đánh giá sự thành công của một quy trình hoặc một hoạt động cụ thể .

Nói một cách đơn giản, OKRs tập trung nhiều hơn vào các mức độ ưu tiên ở cấp chiến lược . Xác định một mục tiêu và ghi lại những cách để đạt được điều đó . Trong khi đó KPI chủ yếu tập trung vào việc định lượng các mục tiêu và mức độ ưu tiên để theo dõi hiệu suất ở cấp vận hành .

3. OKRs trong việc quản lý dự án

Đặt mục tiêu cùng với các kết quả có thể xảy ra có vể nó không phải là một vấn đề lớn , nhưng trò chơi thực sự bắt đầu khi bạn cần những kế hoạch hành động phù hợp để đạt được những mục tiêu này . Đây là nơi mà quản lý dự án vào cuộc .

Kế hoạch hành động cần xác định chính xác các dự án , tasks và các hoạt động danh sách bạn cần làm mà bạn sẽ cần vạch ra cho những mục tiêu của mình để hướng tới thành công . Cần phải có một cách xác định để thực hiện theo cách của bạn thông qua những mục tiêu của bạn để mang lại cho chúng nhiều ý nghĩa hơn .

Nói cách khác , một khi bạn đã lên plan rõ ràng OKR của mình , bạn cần một hướng dẫn từng bước ( projects và tasks ) để giúp bạn đạt được chúng . Hướng dẫn từng bước này là những gì thiếp lập cơ bản cho việc tích hợp OKRs vào dự án của bạn .

Cả OKRs và quản lý dự án đều đi đôi với nhau . OKRs đưa ra 1 bức tranh rõ ràng về những gì cần phải được thực hiện và quản lý chỉ ra làm nó như thế nào cho đúng .

4. Câu chuyện thành công - OKRs tại Google

Đến bây giờ bạn có thể tự hỏi rằng liệu có một ví dụ thực tế nào mà hệ thống OKRs thực sự hoạt động không . Một tin tốt cho bạn ! Những gã khổng lồ như Google hay Alphabet đã tuyên bố đạt được mức tăng trưởng gấp 10 lần thông qua OKRs .

Google được giới thiệu OKRs bởi John Doerr vào năm 1990 khi chưa đầy 1 tuổi . Google đã áp dụng quy trình và triển khai nó từ đó , thông qua OKRs Google đã tăng từ 40 nhân viên lên đến 60.000 nhân viên cho đến thời điểm hiện tại .

Công ty có OKRs ở mọi cấp độ , từ cấp quản lý cho đến nhân viên . Tất cả đều được kết nối với nhau để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức .

Vì key results của bạn cần được đo lường , Google sử dụng thang điểm từ 0-1 để phân loại chúng , , .Nhưng mục tiêu không phải là 1 mà nó nằm trong khoảng từ 0.6 đến 0.7 . Nếu ai đó thành công để đạt được 1, OKRs của họ không đủ tham vọng hoặc nói cách khác nó quá dễ dàng .

Tuy nhiên , nếu ai đó xuống dưới 0.4 , họ cần xem xét họ đã làm sai những gì và đẩy nó khó hơn để có thể đạt được 0.6 hay 0.7 .

Google OKRs được công khai để mọi nhân viên có thể nhìn thấy những gì người khác đang làm .
Bên cạnh Google những nhóm hàng đầu khác cũng sử dụng thệ thống OKR như Uber, Airbnb, LinkedIn, và Spotify .

5. OKRs Example

Hãy bắt đầu với 1 số ví dụ OKR để giúp bạn nhanh chóng bắt đầu với quy trình . Để thuận tiện cho các bạn , mình đã chia nó thành các mục :

1. Project Management OKRs Examples

Nếu dự án của bạn dựa trên products , bạn có thể sử dụng các OKRs sau :

Objective - khởi chạy thành công phiên bản beta của sản phẩm
Key Results

• Thu thập phản hồi từ 50% khách hàng đầu tiên
• Nhận đánh giá sản phẩm được công bố trong ít nhất 5 lần xuất bản
• Nhận ít nhất 50% lượt đăng ký mới

Objective- thiết kế tầm nhìn sản phẩm mới
Key Results

• Nhận phản hồi nội bộ từ team của bạn (tốt nhất là theo thang điểm)
• Nhận phản hồi từ ít nhất 50% khách hàng tiềm năng
• Nhận điểm khả năng sử dụng tối đa trên các mô hình UX từ các khách hàng tiềm năng

Objective- xác định chính xác các vấn đề với giao diện người dùng hiện tại vào quý 2
Key Results

• Chạy đảm bảo chất lượng của tất cả các tính năng trong thời gian thực
• Trình bày các giải pháp để giảm thời gian trễ
• Xác định những chỗ gây ra độ trễ sản phẩm

Objective- cải thiện hiệu suất sản phẩm lên 75% vào quý 4
Key Results

• Loại bỏ 90% lỗi
• Kết hợp các công cụ mới để cải thiện hiệu suất
• Giảm 75% thời gian xử lý

2. Engineering OKRs Examples

Objective- chất lượng tính năng được cải thiện trong phiên bản mới
Key Results

• Ít hơn 5 bugs lớn trong bản production
• Tăng unit test coverage từ 40% tới 70%
• Thực hiện quy trình QA mới

Objective- cải thiện thủ tục bảo mật dữ liệu
Key Results

• Xem xét chính sách bảo mật của 5 công ty hàng đầu
• Phục hồi dữ liệu 100% với sao lưu hàng ngày
• Tiến hành kiểm tra bằng ít nhất 2 phần mềm bên ngoài

Objective- Cải thiện quy trình test
Key Results

• Tăng thời gian dành cho việc review code thêm 20 phút mỗi ngày
• Tăng unit test coverage >= 50%
• Thực hiện TDD (test driven development) trong các teams

Objective- Maintain 1 quy trình agile
Key Results

• Tạo một hệ thống tài liệu dựa trên kiến thức
• Thiết kế và thực hiện biểu đồ tiến trình công việc
• Cài đặt các trường migration mới

3. Marketing OKRs Examples

Objective- Tăng 30% đăng ký qua email vào cuối Q4.
Key Results

• Tăng tỷ lệ click khoảng 30%
• Tăng tỷ lệ mở email lên 30%
• Giảm 30% email khiếu nại

Objective- Tăng thị trường đạt 40% vào Q4
Key Results

• Mạng lưới nhà phân phối lớn thứ 3 tăng 10% mỗi tháng
• Là mạng phát triển nhanh nhất trong 3 lần xuất bản chính thức
• Tăng khả năng hiển thị thương hiệu từ 40% đến 60%

Objective- Phát hành thành công một bản tin hàng tháng
Key Results

• Hoàn thiện cấu trúc và các chủ đề chính cho mỗi phiên bản
• Tăng lượng subscriber ít nhất 10% mỗi tháng
• Tiếp cận với các nhà văn quan trọng trong ngành hàng tuần

Objective- Cải thiện phân tích và chuyển đổi web
Key Results

• Tăng khách truy cập trang web của tổ chức mỗi quý (xác định bằng số)
• Tăng CTR / Conversion thêm 3% mỗi tháng
• Nhận 20 liên kết trở lại từ các trang web khác

KẾT

Bài viết này mình hy vọng rằng các bạn có được cái nhìn tổng quan về OKRs và có thể áp dụng nó vào vào dự án của bạn . Cảm ơn bạn đã ghé thăm bài viết
Thanks for watching !

Reference :
https://www.ntaskmanager.com/blog/okr-examples/
https://medium.com/ntask/how-to-write-objectives-and-key-results-best-okr-examples-of-2019-24e813faf0ac
https://vi.wikipedia.org/wiki/OKR