Tìm hiểu về Business Analyst (BA) - Chuyên viên phân tích nghiệp vụ

Business Analyst (BA) - Chuyên viên phân tích nghiệp vụ là gì?

Chắc hẳn bạn đã từng nghe về vị trí được gọi là “BA” trong một dự án phần mềm. Vậy BA là gì? BA có vai trò như thế nào trong dự án phần mềm? Công việc chính của họ là gì? Những kỹ năng nào cần có để trở thành một BA?

BA là viết tắt của Business Analyst, có nghĩa là một “Chuyên viên phân tích nghiệp vụ”. Chuyên viên phân tích nghiệp vụ chính là người đứng giữa, kết nối khách hàng với người làm kinh doanh, người làm kỹ thuật của doanh nghiệp. Hiện nay BA được chia làm 3 nghiệp vụ chính như sau:

1. Management Analyst

Các nhà phân tích quản lý, thường được gọi là chuyên gia tư vấn quản lý, đề xuất các cách để cải thiện hiệu quả của tổ chức. Họ tư vấn cho các nhà quản lý về cách làm cho các tổ chức có lợi hơn thông qua việc giảm chi phí và tăng doanh thu.

2. Systems Analyst

Một chuyên viên phân tích hệ thống là người sử dụng phân tích và thiết kế kỹ thuật để giải quyết các vấn đề kinh doanh sự dụng công nghệ thông tin. Các chuyên viên phân tích hệ thống có thể coi như những tác nhân thay đổi, người xác định những cải tiến cần thiết của tổ chức, thiết kế hệ thống để thực hiện những thay đổi đó, đào tạo và tạo động lực cho người khác sử dụng hệ thống.

3. Data Analyst

Một chuyên gia phân tích dữ liệu sẽ thu thập thông tin số và kết quả hiện nay, thông thường những dữ liệu này sẽ ở dạng đồ thị và biểu đồ hoặc dưới dạng sơ đồ, bảng biểu và báo cáo. Sau đó sử dụng các dữ liệu, số liệu đó để xác định xu hướng và tạo mô hình để dự đoán những gì có thể xảy ra trong tương lai.

Công việc chính của BA là gì?

BA thường làm các công việc sau:

Bước 1. Làm việc với khách hàng. Từ việc khơi gợi, khai thác yêu cầu, phân tích và đề xuất những giải pháp phù hợp, mô hình hóa các quy trình, tài liệu hóa yêu cầu và xác nhận thông tin với khách hàng.

Bước 2. Chuyển giao thông tin cho nội bộ team. Bao gồm cả team phát triển dự án như PM, Dev, QC,... hay những team liên quan đến dự án bạn đang thực hiện hoặc 1 module được nhúng hay tích hợp vào hệ thống mà bạn đang phụ trách.

Bước 3. Quản lý sự thay đổi của yêu cầu. Vì bản chất của Business là luôn thay đổi, vì vậy sẽ có những yêu cầu theo thời gian cần phải được cập nhật lại. Do đó, BA cần phải phân tích được những ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến tổng thể hệ thống và phải quản lý được sự thay đổi đó qua từng phiên bản được cập nhật trong tài liệu.

Như vậy, BA như là 1 cầu nối giữa khách hàng và team dự án, là người chuyển giao thông tin và là người hiểu rõ nhất về hệ thống mà họ sẽ thực hiện.

Các kỹ năng cần có của một BA

1. Communication Skills - Kỹ năng giao tiếp

Bởi bản chất của công việc, các BA dành rất nhiều thời gian tương tác với người sử dụng, khách hàng, người quản lý và đội dự án phần mềm. Thành công của một dự án có thể phụ thuộc vào các BA giao tiếp rõ ràng các chi tiết như yêu cầu dự án, thay đổi yêu cầu và kết quả thử nghiệm. Kỹ năng ngoại ngữ thành thạo và khả năng giao tiếp bằng văn bản là kỹ năng thiết yếu đầu tiên trong sự nghiệp của một BA.

2. Technical Skills - Kỹ năng công nghệ

Để xác định các giải pháp kinh doanh, một BA nên biết những gì các ứng dụng công nghệ thông tin đang được sử dụng, những gì kết quả mới có thể đạt được thông qua các nền tảng CNTT hiện tại và những công nghệ gì đang được ứng dụng mới nhất. Kiểm tra phần mềm và thiết kế hệ thống kinh doanh cũng là những kỹ năng phân tích kỹ thuật quan trọng. Để đạt được sự tôn trọng và tạo ra một cảm giác tự tin giữa CNTT và người sử dụng nghiệp vụ cuối cùng đòi hỏi một BA cần phải có sự tự tin về kinh doanh và công nghệ, và chứng tỏ một khả năng kỹ thuật mạnh mẽ.

3. Analytical Skills - Kỹ năng phân tích

Kỹ năng làm nên một BA tốt nên bao gồm bao gồm các kỹ năng phân tích xuất sắc để nhu cầu kinh doanh của khách hàng được hiểu đúng và truyển đạt chính xác vào các ứng dụng. Mặc khác, công việc của BA đôi lúc phải phân tích số liệu, tài liệu, các kết quả khảo sát với người sử dụng đầu tiên và quy trình làm việc để xác định quá trình xử lý để khắc phục vấn đề kinh doanh. Kỹ năng phân tích mạnh là lợi thế của một BA thành công.

4. Problem Solving Skills - Kỹ năng xử lý vấn đề

Khả năng xử lý vấn đề không chỉ là kỹ năng duy nhất của riêng nghề BA mà còn là một kỹ năng cần thiết để tạo nên thành công của mọi nghề nghiệp. Như với hầu hết các vai trò trong ngành CNTT, công việc của các BA cũng thường xuyên ngẫu nhiên thay đổi. Khi các chuyên gia đang làm việc để phát triển các giải pháp kinh doanh của khách hàng, không có gì là 100% có thể đoán trước được - do đó việc tìm ra cách để nhanh chóng giải quyết vấn đề và tiến tới hoàn thành thành công của dự án là một trong những điều quan trọng của một BA.

5. Decision-Making Skills - Kỹ năng ra quyết định

Một kỹ năng phân tích nghiệp vụ quan trọng khác là khả năng đưa ra quyết định. Là một người tư vấn quản lý và cố vấn cho các developer, các BA là người đưa ra các ý kiến và đưa ra hướng xử lý đầu tiên trong một loạt các vấn đề kinh doanh có liên quan và quyết định đó có thể xác định khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Một BA nên có khả năng đánh giá tình hình tốt, tiếp nhận đầu vào từ các bên liên quan và chọn một ra một hướng xử lý hợp lý với tình hình các bên.

6. Managerial Skills - Kỹ năng quản lý

Một kỹ năng khách mà BA cần có là khả năng quản lý dự án. Lập kế hoạch phạm vi dự án, chỉ đạo nhân viên, xử lý yêu cầu thay đổi, dự báo ngân sách và giữ tất cả mọi người trong dự án trong vòng ràng buộc thời gian quy định chỉ là một số trong những kỹ năng quản lý mà một BA nên có.

7. Negotiation and Persuasion Skills - Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Một BA như là cầu nối giữa các nhà phát triển và người sử dụng, khách hàng và các công ty, các nhà quản lý và CNTT. Tìm kiếm sự cân bằng giữa mong muốn cá nhân và nhu cầu kinh doanh, và sau đó tương tác với nhiều loại đối tượng để hướng tới một giải pháp mà có tác dụng cả với cả nghiệp vụ kinh doanh thì cần phải có một kỹ năng thuyết phục chuyên nghiệp.

Khi cạnh tranh cho các dự án của khách hàng, kỹ năng đàm phán của một BA phải sử dụng thường xuyên để đạt được mục tiêu đạt được một kết quả có lợi cho công ty và một giải pháp làm việc cho khách hàng. Để duy trì các mối quan hệ trong một tổ chức và với các đối tác bên ngoài đòi hỏi một BA phải có kỹ năng đàm phán và thuyết phục mạnh mẽ.

Làm thế nào để trở thành một BA?

Nếu bạn làm việc lâu trong nghề BA, bạn sẽ có cơ hội cọ xát với nhiều lĩnh vực khác nhau. Chính điều này sẽ giúp bạn tích luỹ kinh nghiệm cho bản thân, giải quyết công việc hiệu quả hơn, đồng thời giúp bạn phát triển nhanh hơn trong nghề.

Hiện nay không phải chỉ có những người thuộc lĩnh vực CNTT mới làm được công việc này. Vậy đối với từng đối tượng ở các lĩnh vực ngành nghề khác nhau, thì họ sẽ cần bổ sung kiến thức gì để trở thành một BA chuyên nghiệp?

Để trả lời câu hỏi này, tạm thời tôi sẽ chia ra 3 nhóm đối tượng với các xuất phát điểm khác nhau như sau:

Nhóm 1: Bao gồm những người chỉ chuyên về lĩnh vực IT (Ví dụ: Developer, Tester,....)

Nhóm 2: Bao gồm những người chuyên về các lĩnh vực khác IT (Ví dụ: kinh tế, dịch vụ,...)

Nhóm 3: Bao gồm những người vừa có kiến thức về IT, vừa nắm được kiến thức cơ bản ở các lĩnh vực khác (Ví dụ: quản lý hệ thống thông tin, quản lý quy trình phần mềm,…)

Cùng phân tích kỹ hơn cho từng nhóm đối tượng để tìm ra họ cần những gì để trở thành một BA.

Nhóm 1: Nhóm những người chỉ chuyên về lĩnh vực IT.

Đối với nhóm đối tượng này, họ có thể là lập trình viên (developer), chuyên viên kiểm thử phần mềm (QC, Tester),…

Kiến thức của họ chuyên về kỹ thuật, nên nếu muốn trở thành một BA, họ cần bổ sung thêm những kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ phi kỹ thuật (Ví dụ như kế toán, nhân sự, tài chính,…).

Thường thì những người thuộc lĩnh vực này sẽ dễ dàng hơn trong việc trở thành một BA. Bởi ngoài kiến thức nền tảng chuyên về IT, thì tuỳ vào từng lĩnh vực dự án và tuỳ vào mức độ chuyên sâu của lĩnh vực đó, mà họ sẽ chỉ cần tìm hiểu thêm những kiến thức liên quan và chuyên sâu đến cỡ nào mà thôi.

BA xuất thân từ “IT” thường làm trong các công ty outsource, hay các công ty chuyên về phần mềm, bởi những công ty này đòi hỏi kiến thức về kỹ thuật cao hơn nhằm đưa ra những giải pháp phù hợp và có được sản phẩm bàn giao tốt nhất.

Tuy nhiên, đa phần thì “dân IT” thường có kỹ năng mềm (soft-skills) không tốt mấy, nên để làm BA tốt hơn, họ cần cải thiện rất nhiều về những kỹ năng này, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp (communication skills) và kỹ năng tương tác (interactive skills).

Nhóm 2: Nhóm những người chuyên về các lĩnh vực khác IT.

Nhóm đối tượng này bao gồm những người ở các lĩnh vực như nhân sự, tài chính, kế toán, ngân hàng, du lịch,….

Họ không chuyên, đôi khi không hiểu được các thuật ngữ, cũng như những vấn đề liên quan đến kỹ thuật. Vậy để trở thành BA, họ cần cố gắng rất nhiều. Ngoài nền tảng chuyên môn về kinh tế sẵn có, họ cần học, hiểu thêm và nắm được những công cụ, kỹ thuật liên quan đến IT mà một BA thường sử dụng. Đồng thời, họ cũng cần tìm hiểu thêm những thuật ngữ thông dụng về kỹ thuật để có thể thực hiện tốt vai trò “cầu nối” của mình.

Lợi thế thường thấy của nhóm đối tượng này đó là về kỹ năng mềm, đa phần những người thuộc lĩnh vực kinh tế họ sẽ có xu hướng năng động, linh hoạt, và kỹ năng giao tiếp cũng tốt hơn.

BA không xuất thân từ kỹ thuật thường làm trong các công ty/tổ chức/doanh nghiệp chỉ liên quan đến một lĩnh vực chuyên môn nào đó nhất định. Bởi thông thường ở những nơi này thì BA vẫn đóng vai trò cầu nối, nhưng sản phẩm cuối cùng mà BA cùng nhóm phát triển phần mềm tạo ra phục vụ cho mục đích sử dụng nội bộ. Do đó, BA lúc này cần có kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ hơn.

Nhóm 3: Nhóm những người vừa có kiến thức về IT, vừa nắm được kiến thức cơ bản ở các lĩnh vực khác.

Những người thuộc nhóm này thường là những lập trình viên/quản lý dự án lâu năm, đã trải qua nhiều dự án ở các lĩnh vực khác nhau, hoặc họ được đào tạo với chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System).

Kiến thức chuyên môn của họ sẽ bao quát hết mọi lĩnh vực (vừa CNTT, vừa kinh tế). Do đó, nhóm đối tượng này sẽ dễ dàng trở thành BA nhất. Điều họ cần làm là bổ sung thêm các kỹ năng mà bản thân còn yếu mà thôi.

Kết: Chọn lựa được một công phù hợp với sở thích, hoàn cảnh và khả năng của bản thân không phải là quá khó. Hi vọng bài viết này sẽ giúp cho bạn tìm được một hướng đi mới trên con đường sự nghiệp.

Nguồn bài viết được tham khảo từ link sau: http://business-analyst.net/guide/analyst.html http://www.villanovau.com/resources/business-analysis/business-analyst-role/#.V-JF9iF97Dc http://www.bacs.vn/vi/blog/nghe-nghiep/ba-con-duong-khong-chi-danh-rieng-cho-cac-it-ers-528.html