TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN_P1

Với sự cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp hướng tới hoạt động quản lý hiệu quả dự án. Cho dù là tung ra một sản phẩm mới có giá trị lớn hay lên kế hoạch chuyển văn phòng, quản lý dự án sẽ giúp đạt được những kết quả tốt nhất đúng thời hạn và trong khoảng ngân sách cho phép. Hiện nay, các doanh nghiệp đều xây dựng và sử dụng quy trình quản lý dự án thực hiện giám sát từ khâu hàng hóa tới quá trình sản xuất, phát triển sản phẩm, dịch vụ đến quá trình hoàn thiện sản phẩm. Doanh nghiệp cần nắm bắt được kết quả và hiệu quả sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng. Việc đánh giá, đo lường khả năng thành công dự án là vô cùng quan trọng. Vì vậy, xác định tiêu chí đánh giá quản lý dự án thì tỷ lệ doanh nghiệp đạt được kết quả thành công càng cao. Để xác định một tiêu chí hiệu quả không chỉ cần có độ chính xác, tính đo lường mà cần có khả năng thực hiện, mức độ kết nối tới mục tiêu chung của doanh nghiệp và thời gian hoàn thành.

Các đặc tính riêng của Tiêu chí đánh giá quản lý dự án:

 Có tính định lượng: Tiêu chí đánh giá quản lý dự án cần có tính định lượng để đo lường được mức độ đạt được của các tiêu chí.

 Có tính thống nhất và gắn liền với các mục tiêu của doanh nghiệp đề ra.

 Được quyết định bởi các cấp quản lý của doanh nghiệp.

 Phù hợp với mục tiêu dự án: Tiêu chí đánh giá quản lý dự án cần phù hợp với mục tiêu của dự án.

 Thông qua các chỉ số Tiêu chí đánh giá quản lý dự án, giá trị công việc của từng thành viên đạt được và kết quả kỳ vọng mà doanh nghiệm hướng tới được cân bằng.

 Điều chỉnh được theo thời gian: Tiêu chí đánh giá quản lý dự án cần được điều chỉnh theo thời gian để phù hợp với những thay đổi trong dự án.

Cách xác định các chỉ số:

 Xác định các mục tiêu của dự án.

 Liệt kê các tiêu chí đánh giá: Ngắn gọn rõ ràng khi mô tả mục tiêu và Đảm bảo các chỉ tiêu đáp ứng tiêu chí SMART.

 S(Specific): Mục tiêu đặt ra phải cụ thể.

 M(Measure): Có khả năng đo lương, có thể đánh giá,

 A(Attainable): Có thể đạt được, nằm trong khả năng thực hiện.

 R(Relevant): Thực tế. Mỗi mục tiêu đều phải hướng tới 1 mục tiêu – mục đích chung.

 T(Time): Thời gian hoàn thành. Đặt thời gian cụ thể cho từng mục tiêu, có thời hạn hoàn thành giới hạn cho mục tiêu.

Quy trình thiết lập Tiêu chí đánh giá của dự án

1. Bước 1: Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và đội ngũ tham gia dự án, những ai có thể tham gia đánh giá. Lựa chọn đội ngũ tư vấn có kinh nghiệp cho tới các nhân viên phù hợp với dự án trong công ty.
2. Bước 2: Thống nhất định hướng và xây dựng các tiêu chí sẽ đưa vào đánh giá trong dự án. Phù hợp với chiến lược phát triển chung của công ty.
3. Bước 3: Phân tích Tiêu chí đánh giá. Các chỉ số trong quá trình dự án cho thấy tính hiệu quả của dự án như thế nào.
4. Bước 4: Xây dựng Tiêu chí đánh giá cho từng bộ phận, cá nhân tham gia dự án.
5. Bước 5: Viết quy chế đánh giá. Ở từng chỉ số đánh giá cần có các khung riêng biệt dựa trên hiệu quả công việc, thời gian hoàn thành.

A. TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ TRƯỚC TRIỂN KHAI (Quyết định "GO/NO-GO" cho dự án)

Tính khả thi (Feasibility) Khả thi về kỹ thuật, pháp lý, thị trường.

Ví dụ: Dự án có đủ công nghệ để triển khai? Có vi phạm quy định nào không?

Lợi ích kinh doanh (Business Case) ROI (Return on Investment), NPV (Net Present Value).

Ví dụ: Dự án có lợi nhuận dự kiến >15% không?

Phân tích rủi ro ban đầu (Risk Assessment) Đánh giá rủi ro tiềm ẩn và kế hoạch dự phòng.

Sự phù hợp với chiến lược tổ chức (Strategic Alignment) Ví dụ: Dự án có hỗ trợ mục tiêu dài hạn của công ty?

Cam kết của stakeholders (Stakeholder Buy-in) Các bên liên quan đã đồng thuận về phạm vi/ngân sách chưa?

B. TIÊU CHÍ THEO DÕI TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN (Đo lường hiệu suất và điều chỉnh)

Tiến độ (Schedule Performance)

Ngân sách (Cost Performance)

Chất lượng đầu ra (Quality Metrics) Tỷ lệ lỗi, số lần kiểm thử lại, đạt chuẩn ISO/CMMI.

Mức độ hài lòng của khách hàng (Customer Satisfaction) Survey CSAT, tỷ lệ khiếu nại sau bàn giao.

Hiệu suất team (Team Performance) Tốc độ hoàn thành task, tỷ lệ nghỉ việc trong dự án.

Quản lý thay đổi (Change Management) Số lượng thay đổi phạm vi được phê duyệt/không phê duyệt.

Hãy cùng tìm hiểu 1 số TIÊU CHÍ KHÁC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN:

1. Năng suất nhóm/ cá nhân (Productivity team/ Individual)

Sức cạnh tranh của các doanh nghiệm nằm ở hiệu suất, tăng trưởng đến từ năng suất. Năng suất là kết quả đầu ra nhận được cho một đơn vị đầu vào. Quản lý năng suất là một tập hợp các kỹ năng giúp mọi người nâng cao năng suất. Quản lý năng suất giúp đưa ra quyết định về số lượng tài nguyên cần để dự án chạy. Nó cũng cho biết tài nguyên được sử dụng tốt như thế nào và giúp tối ưu hóa ROI.

Năng suất = Đầu ra / Đầu vào

Tỷ lệ năng suất có thể được tính toán cho một thành viên, cả nhóm và các nhóm chéo. Tuy nhiên, cần giữ các tiêu chí khác nhau về năng suất tùy thuộc vào từng chức năng kinh doanh. Đối với quy mô làm việc trong nhóm dự án với phần trăm thời gian mà họ làm việc, số liệu này có thể giúp phân bổ nguồn lực và thiết lập mốc thời gian một cách chính xác để hoàn thành dự án một cách hiệu quả.

2. Giá trị thu được từ dự án (Project Earned Value) !

Giá trị thu được từ dự án sẽ cho biết bạn đã tạo ra bao nhiêu giá trị cho dự án nhất định. Nó đơn giản là một so sánh của công việc đã hoàn thành với ngân sách dự án đã được phê duyệt. Giá trị thu được của dự án đôi khi còn được gọi là 'Chi phí dự toán cho công việc đã hoàn thành'. Số liệu này thường được xem xét trong thời gian sử dụng dự án để kiểm tra tiến độ.

Giá trị thu được từ dự án = Tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành / Ngân sách được phê duyệt cho dự án

3. Lợi tức đầu tư (ROI-Return on investment)

ROI là một chỉ số quan trọng trong đầu tư. ROI là công cụ đê xác định lợi nhuận tài chính trong quá khứ và tiền năng trong tương lai. ROI được xác định lợi ích dòng chia cho tổng chi phí đầu tư. Doanh nghiệp có thể sử dụng ROI để đánh giá mức độ quản lý của công ty hay đo lường hiệu quả đầu tư đối với các dự án quan trọng. ROI có mục đính đánh giá mối quan hệ giữa lợi nhuận và chi phí ban đầu cua doanh nghiệp đã bỏ ra. Nếu như ROI tăng trưởng càng nhanh thì doanh nghiệp bạn sẽ thu hồi vốn càng nhanh hơn.

ROI = (Lợi ích ròng /Chi phí) *100

*Lợi ích ròng còn được gọi thu nhập ròng, lãi thuần, là số tiền còn lại sau khi thanh toán đi tất cả chi phí và thuế.

4. Ngày bắt đầu thực tế (Actual Start Date)

Nó đánh dấu sự bắt đầu của lịch trình dự án và giúp tính toán phương sai của lịch trình. Sử dụng số liệu này, người quản lý dự án có thể tính toán năng suất của từng thành viên trong nhóm và phân tích số liệu thống kê theo kế hoạch so với thực tế. Tất cả các dự án đều có Ngày bắt đầu thực tế và nó phải được ghi lại để sử dụng trong các số liệu khác. Ngày bắt đầu dự án hay các công việc trong dự án theo đúng kế hoạch là yếu tố giúp giảm thiểu vấn đề phát sinh trong tương lai liên quan tới nguồn lực, tài nguyên, dòng tiền cho dự án.

5. Chi phí thực tế của dự án (Project Actual Cost)

Chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để kết thúc một dự án công việc. có 2 loại chi phí bao gồm: a) Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí chi trả:

• Các cá nhân làm việc trong dự án – tức là nhân viên công ty hoặc các agency, freelancer.

• Thiết bị – công cụ và máy móc hỗ trợ nhân viên sử dụng để hoàn thành dự án

• Nhiệm vụ quản lý dự án – nghĩa là tất cả các nhiệm vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành dự án trước một thời gian nhất định và theo các yêu cầu cụ thể

• Nhiệm vụ kỹ thuật (nếu cần) – tức là tất cả công việc nghiên cứu, thiết kế và lắp đặt thiết bị được thực hiện để hoàn thành dự án

• Vận chuyển (nếu có) – tức là giá cước tùy chỉnh, đưa thành phẩm đến khách hang.

b) Chi phí gián tiếp bao gồm: • Chi phí hoạt động chung, tức là tiền thuê văn phòng, điện nước, bảo hiểm, thiết bị văn phòng, tài nguyên,…

• Mức lương tăng hàng năm của nhân viên, thưởng lễ, tết,…

• Các công cụ công nghệ hỗ trợ làm việc hiệu quả

Chi phí thực tế của dự án sẽ cho bạn thấy số tiền thực tế đã chi cho dự án nhất định. Tất cả các khoản chi được cộng lại để tính chi phí thực tế trong kỳ.

Chi phí thực tế của dự án = Tất cả chi phí trực tiếp + tất cả chi phí gián tiếp

Quản lý chi phí dự án là quá trình ước tính, kiểm soát, xử lý và phân bổ ngân sách của một doanh nghiệp sao cho không vượt quá chi phí dự án giới hạn cho phép.

6. Chi phí dự kiến cho dự án (Planned Cost for the Project) Chi phí dự kiến được đề xuất trong báo cáo ngân sách dự án trước khi bắt đầu dự án. Số liệu này sau đó được so sánh với chi phí thực tế để xem sự khác biệt.

Chi phí lập kế hoạch = Tất cả chi phí trực tiếp được lập kế hoạch + tất cả chi phí gián tiếp đã lập kế hoạch

7. Phương sai chi phí (Cost Variance)

Phương sai chi phí là một số liệu kinh doanh sẽ tính toán sự khác biệt giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch trong thời gian nhất định. Điều này sẽ chứng minh hiệu quả của việc lập kế hoạch dự án và biết liệu chi phí thực tế cao hơn hay thấp hơn chi phí kế hoạch. Có một phương sai chi phí dương có nghĩa là dự án nằm trong ngân sách. Hơn nữa, chi phí kế hoạch cũng phù hợp với tỷ lệ lạm phát và giữ một biên độ chi phí để tránh bất kỳ vấn đề nào.

Phương sai chi phí = Chi phí dự kiến - Chi phí thực tế

8. Phương sai lịch trình dự án (Project Schedule Variance)

Để đáp ứng thời hạn, trọng tâm cốt lõi sẽ là theo dõi phương sai lịch trình của dự án. Nó cung cấp cho bạn một phương sai của dự án đã lên kế hoạch so với dự án đã lên lịch. Đó là sự khác biệt giữa Giá trị thu được và Chi phí Dự kiến của Dự án. Phương sai lịch trình = Giá trị thu được - Chi phí dự kiến

9. Chỉ số Hiệu suất Chi phí (CPI-Cost Performance Index):

Nó là một thước đo hiệu quả cho dự án mà chi phí thực tế đã thực hiện cho dự án như thế nào trong thời gian nhất định. Bạn có thể tính chỉ số này bằng cách chia giá trị thu được của dự án với chi phí thực tế.

CPI = Giá trị thu được của dự án / Chi phí thực tế dự án

10. Dự báo lịch trình (Schedule Forecast)

Dự báo lịch trình là dự đoán về các sự kiện trong tương lai có thể ảnh hưởng đến dự án và nó được tính ở thời điểm hiện tại. Dự báo thường được cập nhật dựa trên hiệu suất của dự án với thời gian. Nó được lấy từ đường cơ sở của lịch trình và được tính toán bằng cách sử dụng thời gian ước tính để hoàn thành (ETC). Nó được thể hiện dưới dạng chỉ số Hiệu suất và Phương sai Tiến độ Dự án. Do đó, bạn sẽ yêu cầu lịch dự án và mô hình lịch biểu để tính toán dự báo.

11. Đường tới hạn (Critical Path-CP)

Nó là một thuật ngữ rất quan trọng được sử dụng trong quản lý dự án và cần được chú ý nhiều khi các dự án được lên kế hoạch. Theo định nghĩa, Critical path là đường có tổng thời gian dài nhất trên sơ đồ mạng (schedule network diagram). Vì vậy, mỗi 1 công việc trên critical path đều rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến dự án có hoàn thành đúng tiến độ không. Đường tới hạn (CP) đại diện cho con đường dài nhất để hoàn thành toàn bộ dự án. Đường tới hạn Critical path được áp dụng nhằm phân tích cơ sở cho việc thành công của dự án. Việc xác định CP và kiểm soát sự trì hoãn các công việc trên đường Critical path sẽ giúp kiểm soát tốt được tiến độ dự án.

Tầm quan trọng của chi tiêu đánh giá quản lý dự án Tiêu chí đánh giá dự án là một công cụ quản lý hiệu quả trong dự án. Nó giúp đánh giá, đo lường và theo dõi tiến độ thực hiện dự án, cũng như giúp định hướng và điều chỉnh lại các hoạt động khi cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu dự án. Tầm quan trọng của KPI trong dự án được thể hiện qua các điểm sau:

1. Đánh giá hiệu suất của dự án: giúp đánh giá hiệu suất của dự án dựa trên các tiêu chí định sẵn. Việc đánh giá này giúp các nhà quản lý dự án nhận ra những điểm mạnh và điểm yếu của dự án và đưa ra các biện pháp cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất.
2. Đo lường tiến độ dự án: giúp đo lường tiến độ thực hiện dự án dựa trên các chỉ số cụ thể và định kỳ. Việc đo lường này giúp đánh giá tiến độ thực hiện dự án và đưa ra các biện pháp để đảm bảo tiến độ được hoàn thành đúng thời gian.
3. Định hướng hoạt động của dự án: giúp định hướng và điều chỉnh lại các hoạt động trong dự án khi cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu dự án.
4. Thúc đẩy động lực làm việc: giúp thúc đẩy động lực làm việc của các thành viên trong dự án bằng cách đưa ra các chỉ tiêu cụ thể và đánh giá hiệu suất.
5. Nâng cao chất lượng dự án: giúp nâng cao chất lượng dự án bằng cách đánh giá và theo dõi các chỉ tiêu liên quan đến chất lượng của dự án. Vì vậy, Tiêu chí đánh giá dự án là một công cụ rất quan trọng để quản lý dự án, giúp đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian, đạt chất lượng cao và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.