Sức mạnh của Wireframes trong công việc Business Analyst (BA)

Trong quá trình làm việc của một Business Analyst (BA), wireframe đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu và trình bày yêu cầu của khách hàng. Wireframe là một công cụ hữu ích giúp BA trực quan hóa các màn hình giao diện người dùng và tạo ra sự hiểu biết chung giữa BA và các bên liên quan. Chúng chính là vũ khí bí mật giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện sự cộng tác và đảm bảo sự rõ ràng trong các yêu cầu phần mềm. Bài viết sau, cùng BAC tìm hiểu về sức mạnh của wireframes trong công việc Business Analyst (BA) và cách sử dụng wireframes để nâng cao hiệu suất công việc nhé.

1. Wireframes đại diện cho màn hình giao diện người dùng (GUI)

Về cơ bản, Wireframe là một biểu đồ đơn giản và hình thức của giao diện người dùng, đó là bất kỳ màn hình nào bạn nhìn thấy trên web, điện thoại hoặc hệ thống trên máy tính, hiển thị thông tin và cho phép bạn với tư cách là người dùng tương tác với hệ thống phần mềm.

Đối với một BA, wireframe giúp đại diện cho tập hợp các màn hình giao diện người dùng trong dự án. Nó cho phép BA và các bên liên quan nhìn thấy và hiểu cấu trúc, sự tương tác và hình dạng tổng thể của sản phẩm. Wireframe giúp xác định các yêu cầu chính và đảm bảo sự nhất quán trong GUI. Khi tạo wireframe, bạn đang tạo các bản trình bày về màn hình mới hoặc màn hình cập nhật sẽ trông như thế nào và chúng thường được bố trí ra sao khi phần mềm được xây dựng hoặc cập nhật.

2. Wireframes có các mức độ chi tiết khác nhau

Wireframe có thể có các mức độ chi tiết khác nhau với phần mềm được xây dựng, từ low-fidelity đến high-fidelity. Low-fidelity wireframes tập trung vào cấu trúc và sự sắp xếp chung của giao diện, medium-fidelity wireframe hiển thị chi tiết các thành phần UI trên màn hình nhưng có thể không thể hiện hoàn toàn giao diện thực tế, chẳng hạn như màu sắc, kiểu dáng và vị trí. Trong khi đó high-fidelity wireframe tạo ra một hình ảnh có độ chân thực cao về cách các yếu tố giao diện sẽ được hiển thị. BA có thể sử dụng từng loại wireframe tùy thuộc vào mục đích và giai đoạn của dự án để đảm bảo sự hiểu biết chính xác và sự nhất quán trong việc truyền đạt thông tin.

3. Cách tạo wireframe

Có nhiều cách để tạo wireframe, tùy thuộc vào sự lựa chọn và thích ứng của BA. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu wireframing, BA cần phải nắm vững tổng thể của quy trình nghiệp vụ và hiểu rõ mục tiêu cụ thể mà người dùng cần có khi họ tương tác với hệ thống phần mềm.

Một số công cụ phổ biến để tạo wireframe bao gồm bút và giấy hay các công cụ vẽ trực tuyến như Sketch, Figma hoặc Adobe XD, cũng như các ứng dụng và phần mềm chuyên dụng. Quan trọng là tạo ra wireframe có thể truyền đạt ý tưởng và yêu cầu một cách rõ ràng và hiệu quả.

Khi bắt đầu thực hành vẽ wireframe, bạn có thể tham khảo sử dụng công cụ Balsamiq. Phần mềm này cho phép bạn tạo low-fidelity wireframes giống như được vẽ bằng tay. Điều này giúp bạn tránh bị sa vào các chi tiết về màn hình giao diện người dùng trông như thế nào về màu sắc, vị trí cũng như tất cả các sắc thái của thiết kế đồ họa ngay từ ban đầu. Hãy thực hành bằng cách:

• Suy nghĩ và liệt kê những màn hình chính mà người dùng sẽ cần để hoàn thành bất kỳ mục tiêu nào.
• Bắt đầu với màn hình đầu tiên với việc vẽ một khung đại diện cho màn hình đó.
• Sau đó xác định bất kỳ không gian và khu vực trên màn hình, điều hướng màn hình và bố cục của nó.
• Trả lời các câu hỏi “Team đang điều hướng giữa các màn hình bằng cách nào?”, “Bố cục chính của màn hình là gì?”
• Sau đó, hãy nghĩ xem trên màn hình này có thông tin gì mà hệ thống cần hiển thị cho người dùng và tương tự người dùng sẽ cần cung cấp thông tin gì. Ngoài ra, bạn cần tưởng tượng và theo sát tất cả hành động mà user có thể thực hiện để đảm bảo các yếu tố như nút hoặc tra cứu, text box,... được cung cấp đầy đủ.
• Các màn hình tiếp theo bạn có thể áp dụng các bước tương tự như trên. Tuy vậy, điều quan trọng trên hết là bạn phải khai thác triệt để sức mạnh của use case. Chúng đóng vai trò như một công cụ phân tích yêu cầu nhằm phát hiện ra các yêu cầu tiềm ẩn bị bỏ sót và đảm bảo thiết kế được toàn diện.

Nhờ việc tận dụng và kết hợp các use case vào quy trình wireframing, BA có thể đảm bảo rằng wireframe phản ánh chính xác các tương tác hệ thống mà người dùng mong muốn. Đồng thời góp phần đem lại sự thành công của các giải pháp phần mềm trực quan khi lấy người dùng làm trung tâm.

4. Lấy phản hồi từ các bên liên quan

Khi bạn wireframing, hãy đảm bảo việc thu thập sớm các đánh giá từ người dùng cuối và các bên liên quan trong doanh nghiệp thông qua các cuộc họp. Wireframe thực sự giúp người dùng của doanh nghiệp biết hệ thống trông như thế nào và cung cấp phản hồi chất lượng hơn so với việc họ cố đọc use case dưới dạng tài liệu.

Wireframe cung cấp một cơ hội quan trọng để lấy phản hồi từ các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhóm phát triển và các thành viên quan trọng khác. BA có thể sử dụng wireframe để bàn bạc, thảo luận và hiểu rõ các yêu cầu và mong muốn của các bên liên quan. Phản hồi này giúp cải thiện và điều chỉnh wireframe để đáp ứng đúng yêu cầu của dự án.

5. Một số thách thức cần chú ý khi tạo wireframe

Đầu tiên, đừng đầu tư quá mức vào việc tạo ra “wireframe hoàn hảo”. Điều bạn cần là tập trung vào việc làm cho chúng hữu ích hơn, chính xác hơn trong giai đoạn đầu của quá trình phân tích yêu cầu.

Thứ hai, nếu bạn đang làm việc với nhà thiết kế UX, PM hoặc nhà thiết kế đồ họa, có thể bạn sẽ kỳ vọng rằng họ đang tạo wireframe hoặc họ có thể lấy wireframe có độ trực quan thấp của bạn và chuyển chúng sang bản chi tiết nhất trước khi triển khai. Do đó, hãy luôn đảm bảo làm rõ vai trò của mình.

Thứ ba, khi liên lạc với nhóm technical, cần đảm bảo rằng wireframe không được sử dụng làm nguồn yêu cầu duy nhất vì điều này có thể dẫn đến những giả định sai lầm cũng như bỏ sót các yêu cầu tiềm năng. Wireframe cần luôn được hiệu chỉnh nhờ vào việc bổ sung các use cases, user stories, hoặc user interface specification.

Wireframe thực sự là một công cụ mạnh mẽ trong quá trình làm việc của một Business Analyst. Tận dụng sức mạnh của wireframe giúp bạn đạt được sự rõ ràng về chức năng phần mềm và tạo ra sự hiểu biết chung giữa BA và các bên liên quan. Hiểu và khai thác sức mạnh của wireframe sẽ giúp BA trở thành một người chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc của mình. Đừng quên ủng hộ và tiếp tục đón chờ các bài viết mới tại BAC's Blog nhé.

Nguồn tham khảo: https://www.bridging-the-gap.com/