Series Thực hành quản lý Task với Backlog - P.5 (end)

Communication

Chúng ta đã chủ yếu nói về việc quản lý task và thông tin, nhưng phần cuối này sẽ thử thay đổi quan điểm một chút nhé!

Có một thứ không thể thiếu trong một dự án thành công, đó chính là việc giao tiếp trơn tru.

Việc giao tiếp trong đội dự án có trơn tru hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự dễ dàng trong việc quản lý dự án. Nếu các thành viên có thể thảo luận về những điểm tốt cũng như các vấn đề còn tồn tại bằng một bầu không khí cởi mở thì trách nhiệm của người quản lý ngay lập tức sẽ được giảm xuống một cách rõ rệt.

Bắt chuyện với mọi người cũng là công việc của người quản lý

Nếu như các thành viên khác trở nên không muốn bắt chuyện với bạn - người quản lý nữa thì bạn phải coi đây là một dấu hiệu nguy hiểm.

Khi bạn làm việc với tư cách là một thành viên trong team, người quản lý đã bao giờ ở trong tình trạng luôn bận rộn, gắt gỏng và khó nói chuyện chưa? Ngoài ra, khi thử cố gắng bắt chuyện thì có thái độ phiền phức hiện lên khuôn mặt bao giờ chưa?

Nếu việc đó cứ tiếp diễn thì việc bắt chuyện với người quản lý đó không hiểu sao trở nên thật khó khăn.

Cần đặc biệt chú ý tình trạng "vô cớ khó nói chuyện". Trong một môi trường như vậy thì văn hóa chia sẻ thông tin khi các thành viên nắm giữ các thông tin quan trọng sẽ không được phát triển.

Hãy nghĩ rằng việc được bắt chuyện là bằng chứng cho sự tin tưởng và hãy thực hiện nó một cách chân thành nhé!

Phủ định phải chú ý đến cách biểu hiện

Nếu đứng trên lập trường của người quản lý, thì sẽ có lúc cần phải phủ định về cách làm việc cũng như kết quả của các thành viên trong công việc đúng không? Khi đó, việc chú ý vào cách biểu hiện sẽ giúp cho đối phương dễ dàng chấp nhận quan điểm hơn.

Giải thích những yêu cầu này

Phủ định có nghĩa là những nhận định của đối phương về các yêu cầu này là không phù hợp. Đầu tiên, cả đôi bên hay phải cùng nhận thức được sự không phù hợp đó.

Hơn nữa, nếu nói chuyện với đối phương về điểm này thì đôi khi còn rút ra được kết luận là ý kiến của đối phương có lẽ tốt hơn.

Giải thích lý do phủ định

Bằng cách đưa ra những lí do tại sao ý kiến này bị phủ định, đối phương sẽ có được cảm giác thuyết phục. Phương hướng chỉnh sửa sau khi được chỉ ra cũng sẽ trơn tru hơn.

Tip - Có đưa ra câu trả lời? Không đưa ra câu trả lời?

Cũng có trường hợp, vì mục đích giáo dục nên muốn "chính bản thân tự nghĩ ra lí do bị phủ định", nhưng về hiệu quả của việc đó thì có chỗ cần phải xem xét. Nếu như chính bản thân có thể đưa ra câu trả lời và có một lí do rõ ràng thì thông tin đó có nên được chia sẻ hay không?

Ngay cả cho suy nghĩ để giáo dục thì nên chấm dứt việc suy nghĩ ở một mức độ thời gian nào đó, sau đó nên đưa ra rõ ràng câu trả lời của bản thân.

Tìm ra được năng lực của member

Tôi đã nói rằng "nói chuyện với các thành viên" là một công việc quan trọng đối với người quản lý có phải không? Nếu có thể tìm ra được năng lực của thành viên bằng cách giao tiếp thì sẽ đẩy mạnh được tiến độ dự án, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng.

Vì vậy, trong việc giao tiếp, nếu chú ý vào điểm nào thì có thể tìm ra được năng lực của các thành viên?

Nói với họ tại sao lại làm task đó?

Khi làm việc thì không nhất thiết phải có lý do. Tuy nhiên, nếu nắm bắt được câu trả lời cho câu hỏi "tại sao cần phải làm task này", thì sẽ duy trì được động lực làm việc của các thành viên trong nhóm.

Ngoài ra, nếu có thể giải thích thêm là "tại sao phải làm task đó?", "tại sao lại đưa cho bạn xử lý task này?", "làm xong task này thì sẽ đóng góp gì cho dự án?" thì bạn - người quản lý và thành viên khác sẽ hiểu nhau hơn rất nhiều.

Tip - Trong lí do có bối cảnh

Nếu cả hai cùng chia sẻ bối cảnh của cùng dự án thì việc hiểu "tại sao cần phải làm việc đó?" sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Bối cảnh của dự án chính là vấn đề của hiện tại và ngọn ngành cho đến nay.

Đặc biệt, với những thành viên mới tham gia dự án chưa lâu thì việc chia sẻ bối cảnh đến hiện nay sẽ giúp cho việc thấu hiểu giữa hai bên trở nên dễ dàng hơn.

Lắng nghe câu chuyện của đối phương

Không chỉ nói, mà việc lắng nghe đối phương cũng là một việc rất quan trọng. Dù câu chuyện đó có trẻ con hay hơi kém cỏi đi nữa thì đối với thành viên đó, đó có thể là một chuyện hết sức quan trọng. Nếu các thành viên cảm nhận được rằng những suy nghĩ của họ đang được tiếp nhận một cách nghiêm túc thì họ cũng sẽ dễ dàng dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe câu chuyện của bạn.

Tuy nhiên, việc lắng nghe khác với việc tiếp nhận yêu cầu của đối phương một cách không giới hạn. Đối với những đề xuất có thể gây ảnh hưởng xấu đến dự án thì bạn phải từ chối một cách rõ ràng. Khi đó, nếu bạn giải thích rõ ràng với các thành viên lí do "tại sao đề xuất đó bị từ chối" thì thành viên sẽ dễ dàng chấp nhận và không cảm thấy bất mãn.

Giao tiếp dựa theo tính cách của các thành viên

Một điều hiển nhiên đó là các thành viên cũng là con người. Vì tính cách và môi trường sinh hoạt của mỗi trường là khác nhau nên dù bạn có đưa ra những hành động giống nhau thì cách phản ứng lại của từng người sẽ hoàn toàn khác nhau.

Các kiểu của thành viên thì muôn hình muôn vẻ, có kiểu thì có động lực bằng việc giao tiếp nghiêm khắc, có kiểu thì đưa ra được thành quả sáng tạo bằng cách tự do làm việc, cũng có kiểu nếu như làm theo trật tự nghiêm chỉnh thì sẽ tăng tốc độ làm việc lên rất cao. Vì vậy, thay vì giao tiếp theo một cách tiêu chuẩn thì hãy liên tục thăm dò để giao tiếp với mỗi thành viên cho phù hợp.

Tip - Những câu chuyện tào lao làm cho dự án dễ trơn tru?

Cũng tùy vào mức độ, nhưng các chuyện phiếm không liên quan nhiều đến công việc sẽ làm cho việc giao tiếp trong đội dự án trở nên dễ dàng hơn. Khi các thành viên biết được người bên cạnh là ai thì các vấn đề nghiêm trọng liên quan đến mối quan hệ giữa người với người cũng sẽ khó xảy ra hơn.

Không phụ thuộc quá nhiều vào công cụ

Các công cụ quản lý dự án thật sự tiện lợi, nhưng nếu chúng ta quá phụ thuộc vào nó thì sẽ làm xuất hiện những tác dụng phụ không tốt đẹp. Hãy thử tưởng tượng một nhóm chỉ sử dụng công cụ để liên lạc về những đầu mục quan trọng trong công việc, và hoàn toàn không giao tiếp về những vấn đề khác. Nếu nhóm đó không được trao nhiều thành viên và môi trường tốt thì sẽ rất nhanh chóng sụp đổ đúng không?

Những buổi trò chuyện mặt đối mặt và những cuộc nói chuyện phiếm nhẹ nhàng sau khi giao task sẽ đem đến nhiều ý tưởng mới cũng như thông tin để giải quyết các vấn đề vướng mắc còn tồn đọng.

Hãy mạnh dạn nói chuyện thử với đối phương, chẳng hạn như sau khi trao đổi task. Đến thẳng chỗ đối phương và giải thích các khái niệm cũng là một cách hay nên thử áp dụng. Qua vẻ mặt và lời ăn tiếng nói của đối phương cũng có thể giúp bạn thu được nhiều thông tin đấy.

Team tạo ra sức mạnh tổng hợp

Nếu có thể xây dựng được mối quan hệ tích cực giữa các thành viên thì tôi tin chắc rằng dự án của bạn đang gần đi đến thành công. Điều quan trọng là phải nhìn vào team từ nhiều khía cạnh khác nhau.

Giao tiếp bằng văn tự

Giao tiếp chỉ sử dụng chữ cái như Chat hoặc Email dù thế nào đi nữa thì cũng sẽ có xu hướng tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và lạnh lùng. Nếu sử dụng Chat ở trong nhóm mà tạo ra bầu không khí ảm đạm thì chắc chắn bầu không khí tại nơi làm việc cũng sẽ bị ảnh hưởng nhiều hơn bạn tưởng tượng.

Hãy chú ý rằng việc giao tiếp bằng văn tự sẽ khác đôi chút với việc giao tiếp trực tiếp mặt đối mặt.

Hãy thử sử dụng Emoji

Việc liên lạc ở trong team có thể giống như khi gửi mail cho phía bên ngoài công ty cũng được, nhưng nếu như có thể thân mật hơn thì thật là tốt. Dù lúc đó có cứng nhắc thế nào đi nữa thì cũng hãy thử sử dụng các emoji xem sao nhé. Với việc người quản lý đã tiên phong tạo ra bầu không khí nhẹ nhàng thì giữa các thành viên sẽ tạo ra được bầu không khí thoải mái hơn nữa.

Viết rõ ràng điều muốn truyền đạt

Những điều có thể truyền tải bằng nét mặt hoặc cử chỉ khi gặp trực tiếp thì không ngạc nhiên khi không thể truyền tải chỉ bằng chữ viết. Không những không truyền đặt được mà có nhiều trường hợp khi đọc còn hiểu sai ý đồ của người viết. Thêm nữa, vì các câu văn có thể được đọc đi đọc lại nhiều lần nên dễ đọng lại trong đầu đối phương những hiểu lầm và nghi ngờ đáng tiếc.

Vì vậy, để tránh trường hợp như trên thì hãy dùng những từ ngữ rõ ràng để viết những điều muốn truyền đạt cho đối phương nhé.

The end.

Link bài gốc ở đây