Series Thực hành quản lý Task với Backlog - P.4

Lưu lại các thông tin trong wiki

Tiếp quản và giúp đỡ các thành viên mới gia nhập

Trong quá trình triển khai dự án, chắc chắn bạn sẽ tích lũy được các kiến thức trong dự án, cũng như các kỹ thuật cần thiết để xây dựng môi trường trong công việc. Nếu những thông tin hữu ích này được tài liệu hóa và lưu lại thì sẽ giúp ích rất lớn trong việc thay thế thành viên trong tổng thể dự án.

Bằng cách sử dụng các công cụ quản lí dự án có trang bị chức năng wiki thì chúng ta có thể dễ dàng lưu lại những thông tin đó một cách rất dễ dàng mà không tốn nhiều công sức.

Ngay cả khi mọi người rời đi thì thông tin vẫn còn được lưu lại

Đối với những người đã nắm được thông tin thì có những việc tuy rất tầm thường nhưng lại vô cùng quan trọng đối với những thành viên khác. Bạn đã bao giờ gặp trường hợp, những người nắm giữ thông tin đó rời dự án, và những thông tin đó trở nên rất quan trọng khiến cho tổng thế dự án gặp rắc rối chưa?

Ngay cả với những thông tin không đủ để viết thành một tài liệu chi tiết thì bạn cũng có thể dễ dàng ghi chú vào wiki như một bản ghi nhớ tạm thời. Người tiền nhiệm càng để lại nhiều thông tin thì người vào sau sẽ càng dễ dàng tiếp quản công việc một cách trơn tru hơn.

Tạo sẵn các lộ trình để người mới dễ dàng bắt kịp toàn đội

Trừ khi bạn là một người xuất chúng, còn phần lớn trường hợp thì người vào sau không thể nào hiểu chi tiết cặn kẽ về dự án so với người đang tham gia dự án. Hơn nữa, để bắt kịp các thành viên khác thì các thành viên mới không thể phát huy khả năng với năng lực đó.

Nếu bạn chuẩn bị sẵn các tài liệu liên quan đến dự án và công việc để người mới đọc qua một lượt thì việc tham gia dự án sẽ dễ dàng, trôi chảy hơn rất nhiều.

Tip - Xem xét lại nội dung

Đặc biệt, đối với các dự án liên quan đến IT thì những thông tin cũ quá thường không mang lại giá trị sử dụng. Vì vậy, tốt nhất là thỉnh thoảng nên kiểm tra lại các nội dung đa ghi chú trong wiki, ví dụ như thời điểm có thành viên mới vào tham gia dự án.

Kích hoạt việc chỉnh sửa Wiki

Vấn đề thường gặp khi sử dụng tính năng Wiki đó là chỉ có một số lượng ít các thành viên tham gia cập nhật Wiki, và khi các thành viên đó rời dự án thì việc cập nhật Wiki cũng bị dừng lại.

Để giải quyết vấn đề này thì việc nên làm là kích hoạt việc chỉnh sửa Wiki để cho tất cả thành viên đều có thể tham gia cập nhật được Wiki.

Đừng để ý đến quy chuẩn của văn bản

Nếu bạn ghi chú các thông tin trên Wiki theo văn phong như kiểu business thì sẽ tốn rất nhiều thời gian. Nếu việc ghi chú mất thời gian như vậy thì càng ngày, việc chỉnh sửa Wiki sẽ càng phiền phức, dần dần việc cập nhật cũng sẽ ngừng hẳn.

Việc được ghi chép quan trọng hơn định dạng, quy chuẩn của văn bản. Bởi vì miễn là bạn có ghi chép thì bạn sẽ tìm kiếm được và tìm thấy nó ở bất kìa đâu. Khả năng có thể tiếp cận được thông tin sẽ cao hơn nhiều sơ với vệc nó chỉ nằm trong đầu của mỗi cá nhân.

Đừng để ý đến các thông tin nếu nó là vô ích

Giá trị của thông tin được xác định ở phía ngườ nhận thông tin đó. Có những trường hợp, với bản thân mình thì đó là những thông tin vô ích, không có giá trị nhưng đối với những thành viên khác thì đó lại là những thông tin vô cùng quan trọng. Ở trên màn hình Wiki thì nếu bạn tách các trang ra thì nó sẽ không gây cản trở cho người đọc, trừ khi lượng thông tin đó rất lớn.

Vì vậy, đừng để ý đến thông tin đó có quan trọng hay không, hãy cứ viết ra nhiều nhất có thể nhé.

Đừng để ý việc có nên chỉnh sửa hay không

Trên Wiki có chức năng lưu lại lịch sử chỉnh sửa, vì vậy bạn có thể quay lại phiên bản trước đó bất cứ lúc nào bạn muốn. Vì vậy, nội dung chỉnh sửa của ai đó có vấn đề thì bạn có thể quay lại nội dung ngay trước đó.

Tích cực cập nhật Wiki là việc không thể thiếu trong việc sử dụng Wiki để vận hành dự án. Vì thế, đừng ngại việc chỉnh sửa, mà hãy lo lắng rằng thông tin không chỉnh sửa sẽ bị lỗi thời ngay lập tức.

Tip - Thông báo cập nhật

Wiki của Backlog có tính năng thông báo cập nhật. Bằng cách sử dụng tính năng này thì bạn có thể phòng tránh được các sự cố xảy ra khi các thành viên khác được tụ do chỉnh sửa nội dung trên Wiki.

Flow và Stock

Về cơ bản thì có thể nói là thông tin được lưu trên Wiki càng nhiều càng tốt, nhưng tốt hơn hết vẫn là việc thông tin đó sẽ được sắp xếp như thế nào trên Wiki? Để hướng dẫn cách sắp xếp thì chúng ta sẽ bàn về Flow và Stock.

Khi lưu thông tin trên Wiki thì chúng ta nên chia thông tin thành 2 loại này để tiện cho việc sắp xếp.

Flow

Flow có nghĩa là "lưu lượng", là những thông tin có ngày hết hạn ngắn. Những thông tin này ngay sau khi được sinh ra thì có giá trị rất cao, cùng với thời gian và quá trình triển khai dự án thì các giá trị này dần dần bị giảm xuống. Các thông tin này thường sẽ là: các ghi chép trong cuộc họp, thông tin liên hệ các thành viên, các thông báo tới người dùng, bảng quản lí tiến độ,...

Flow là các thông tin cho thấy quá trình của dự án. Nếu được ghi chép lại thì sau này bạn có thể theo dõi tiến trình của dự án một cách dễ dàng, vì vậy, nên ghi chép lại những thông tin đó.

Tuy nhiên, các thông tin này thường rời rạc, khó tổng kết nên cũng không phù hợp để ghi chú lại trên Wiki. Nếu bạn cảm thấy những thông tin này làm giảm bớt tính liệt kê của Wiki thì hãy thử xem xét việc ghi chú các thông tin này trong phần comment của các task.

Với việc ghi chú vào phần comment của các task thì khi sử dụng tính năng Search, những ghi chú này sẽ được tìm ra dễ dàng.

Stock

Stock có nghĩa là "trữ lượng", là những thông tin ít có khả năng thay đổi trong tương lai và có thời gian hiệu lực dài. Đây là những thông tin được quyết định cuối cùng thông qua flow. Những thông tin stock thì vẫn có giá trị cao cho đến cả khi dự án kết thúc. Ví dụ như là manual, tài liệu thiết kế, tài liệu spec,...

Stock là những thông tin biểu thị kết quả của dự án. Wiki là một công cụ tốt để ghi chú các stock lên đó. Với việc ghi chú sẵn các thông tin này, bạn sẽ xác nhận được độ hiệu quả của các thông tin quan trọng.

Tip - Hãy để ý đến ngày tháng của thông tin

*Cho dù là Stock hay Flow thì ngày tạo ra thông tin đó cũng rất quan trọng. Khi sử dụng Wiki, nếu chúng ta ghi chép lại ngày tạo, ngày update thì sẽ rất tiện cho việc tra cứu lịch sử chỉnh sửa sau này. *

Ngoài ra, với những thông tin có khả năng bị chỉnh sửa cao, nếu bạn viết ngày chỉnh sửa kèm theo nội dung chỉnh sửa thì rất dễ hiểu cho người đọc nó.

Liên kết mọi người xung quanh

Có được sự hợp tác từ các thành viên

Trong việc quản lí dự án thì sự hợp tác của các thành viên khác là không thể thiếu. Đối với những người quản lý dự án thì năng lực hợp tác với các thành viên khác là một việc rất quan trọng.

Cả đội đều phải hướng đến cùng mục tiêu

Người quản lý dự án thì thường là người giỏi hơn những người được quản lý đúng không?

Nhưng, mục tiêu của tất cả thành viên trong đội là dự án thành công, và để hướng đến mục tiêu chung đó thì vai trò của người quản lý và các thành viên khác đều có vị trí như nhau. Cũng giống như dự án chỉ có một thành viên tham gia vậy, nếu người đó ngừng tay thì ngay lập tức tiến độ của dự án sẽ bị đình trệ luôn.

Loại bỏ các chướng ngại vật

Một dự án là một loạt các nhiệm vụ lớn nhỏ khác nhau. Những công việc lặt vặt có thể cần thiết cho dự án nhưng nhiều tác vụ không liên quan đến bản chất của các task thì sẽ làm giảm năng suất công việc của các thành viên trong nhóm. Những tác vụ không liên quan trực tiếp đến tác vụ của các thành viên, hoặc là các tác vụ mà không cần làm cũng được thì tạm thời người quản lý nên tiếp quản nó. Bằng cách này thì các thành viên sẽ tập trung vào những tác vụ liên quan trực tiếp với bản chất dự án, từ đó nâng cao được chất lượng công việc.

Tuy nhiên, có một vấn đề là khi làm như vậy thì bạn sẽ ôm quá nhiều tác vụ và dự án sẽ bị đình trệ. Vì vậy, khi cảm thấy có quá nhiều tác vụ thì hãy phân chia hợp lí đến các thành viên khác.

Điều quan trọng là các thành viên phải làm việc một cách thoải mái

Tất nhiên, "các thành viên" ở đây bao gồm cả chính bạn. Hãy tạo một môi trường mà ở đó các thành viên có thể thoải mái trao đổi với nhau, thoải mái làm việc với nhau, từ đó sẽ nâng cao năng suất trong công việc.

(Còn nữa)

Link bài gốc tại đây


All Rights Reserved