Sau khi kết thúc series lý thuyết thì mình xin đi tiếp với series thực hành việc quản lý task bằng công cụ Backlog, một công cụ quản lý task được các công ty Nhật Bản rất ưa chuộng. Bạn nào muốn tham khảo bài viết gốc thì đọc ở đây nhé. Let's go!!!

Sử dụng những công cụ tiện lợi

Những công cụ nào thì tốt?

Công cụ được xác định bằng cách xác định xem bạn muốn quản lý như thế nào?

Bạn có ấn tượng như thế nào về từ "Tool - Công cụ"? Có những ấn tượng tốt như "Đem lại sự tiện lơi, nâng cao năng suất", và cũng có những ấn tượng không tốt như "Nhập dữ liệu mất thời gian, thao tác rườm rà" đúng không? Nếu như mãi mà không tìm được công cụ nào ổn thì sẽ có người luôn luôn lặp lại ý nghĩ "Phải dừng lại việc thử các Tool thôi ! Phải dừng lại việc thử các Tool thôi !".

Khi sử dụng công cụ thì mọi người bằng cách nào đó sẽ thường có xu hướng nghĩ rằng "Chắc chắn phải mang lại sự tiện lợi". Nếu những đặc điểm của công cụ đó có những phần không đáp ứng được những kì vọng của bản thân thì họ thường không tìm cách phát huy hết hiệu quả của nó mà sẽ không sử dụng công cụ đó nữa. Trước tiên, chúng ta cần nghĩ xem mình muốn quản lý dự án như thế nào?

Ví dụ, bạn muốn tạo không khí làm việc vui vẻ với nhóm ít người thì bạn có thể sử dụng công cụ có màn hình mà các thành viên có thể tự do thao tác như bảng trắng hoặc giấy note. Còn nếu bạn muốn quản lí các thông tin một cách chi tiết và chặt chẽ thì bạn nên sử dụng những công cụ có thể cài đặt được nhiều thông số để giảm bớt khối lượng công việc.

Có một công cụ mà mục đích là giúp cho việc quản lý trở nên bớt nhàm chán hơn bằng việc thiết kế các thao tác dễ dàng và sử dụng các emoticon, chúng ta hãy thử xem xét và sử dụng nó nhé !

Có thể cập nhật công việc một cách dễ dàng

Đối với các dự án đang diễn ra thì trong một ngày có rất nhiều task cần thay đổi về trạng thái, nội dung, các task chưa hoàn thành cũng dần dần tăng lên. Nếu không sử dụng các công cụ hỗ trợ mà chỉ dùng bảng trắng hoặc giấy note thì vẫn có thể quản lý các công việc được, nhưng mỗi khi tạo công việc mới, việc viết, dán giấy, di chuyển mất rất nhiều thời gian và công sức.

Bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ, các thao tác với công việc trở nên đơn giản hơn, từ đó mà giảm thời gian, công sức của người quản lý đi rất nhiều.

Ngay cả trong cuộc họp cũng có thể thêm công việc mới dễ dàng

Ngoài ra, khi đang chat hoặc email hoặc trong cuộc họp, nếu có những công việc mới cần thiết thì có thể dễ dàng thêm công việc mới ngay tại chỗ mà không cần phải di chuyển sang vị trí khác. Điều này giúp cho việc bỏ sót công việc ít đi, tốc độ xử lý công việc cũng được cải thiện hơn rất nhiều.

Tip : Có thể nắm được tiến độ dựa trên tần suất cập nhật công việc

Nếu việc cập nhật công việc có thể được thực hiện dễ dàng thì tần suất cập nhật công việc cũng sẽ tăng lên, việc trao đổi thông tin linh hoạt giữa những thành viên cũng sẽ trở lên dễ dàng hơn đúng không? Như vậy, tự nhiên mình sẽ nắm được tình trạng công việc của các thành viên và thực hiện các trao đổi smooth hơn.

Có thể tham khảo thông tin cập nhật công việc mọi lúc, mọi nơi

Dự án thì luôn thay đổi tình trạng và đó là điều bình thường. Và người quản lý phải có nhiệm vụ là vừa nhận những thông tin đó, vừa phải làm cân bằng tình trạng chung của toàn dự án. Đặc biệt, các "công việc - task" là những yếu tố thường xuyên thay đổi. Vì vậy, đối với những người có liên quan đến dự án thì việc quan trọng là phải thường xuyên nắm được thông tin mới nhất của các "công việc - task".

Khi sử dụng công cụ để quản lý dự án thì sẽ tránh được việc các thành viên tiến hành thực hiện task mà vẫn đang tham khảo thông tin cũ, từ đó tránh được những sai lầm, rủi ro khi thực hiện công việc.

Nếu thời gian cập nhật công việc được giảm đi thì độ mới của thông tin sẽ được tăng lên

Như đã nói ở phần lý thuyết, "công việc - task" nên được cập nhật một cách thường xuyên. Bởi vì những công việc được cập nhật một cách thường xuyên sẽ làm giảm bớt công việc triển khai khi cập nhật, từ đó tác động khá to lớn đến tinh thần của các thành viên và người quản lý.

Khi cập nhật công việc trên công cụ quản lý task thì ngay lập tức ai cũng có thể tham khảo được nội dung cập nhật đó. Việc điền thêm ngày giờ, thời gian cập nhật cũng không cần thiết nữa, vì trên công cụ đó đã ghi lại lịch sử cập nhật rồi.

Nhiều người có thể cập nhật công việc cùng một lúc

Việc cập nhật công việc không phải chỉ là công việc của mỗi người quản lý. Người thực hiện task hoặc là các thành viên khác khi phát hiện ra một điều gì quan trọng đều có thể cập nhật vào các công việc.

Khi đó, nếu sử dụng công cụ quản lý thì việc giẫm chân lên nhau khi cập nhật công việc sẽ không còn, mọi thành viên có thể tiến hành cập nhật công việc một cách song song.

Sau này có thể tìm kiếm một cách dễ dàng

Không chỉ có lúc mới bắt đầu dự án, mà trong quá trình triển khai thì các đầu mục công việc phát sinh cũng rất nhiều. Dự án càng phát triển thì tình trạng muốn tìm lại những công việc đã tạo từ trước càng nhiều đúng không?

Ngoài ra, cùng với việc dự án càng to ra thì số lượng công việc càng nhiều lên. Nếu như viết hết các công việc vào bảng trắng hoặc note thì khi khối lượng công việc phình to ra chúng ta rất khó để có thể tìm và tham khảo những công việc đã được tạo từ trước.

Với tình trạng như trên, bằng việc sử dụng công cụ quản lý task thì khi muốn xác nhận lại thông tin hoặc xem lại nội dung của những công việc đã tạo từ trước trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn rất nhiều.

Dễ dàng tìm kiếm

Ví dụ, khi bạn muốn xem lại một số công việc đã hoàn thành trong quá khứ, bạn có thể dễ dàng nhìn lại được chi tiết nội dung công việc cũng như mục đích của công việc đó. Nó có thể được sử dụng rất nhiều như một số liệu khi muốn xem xét và đánh giá.

Ngoài ra, nếu như những công việc đó có thiết lập Người chịu trách nhiệm và Thời hạn một cách rõ ràng thì mình có thể dễ dàng tìm kiếm bằng những thông tin đó.

Có thể vận dụng được biểu đồ

Trong việc quản lý dự án, có rất nhiều tình huống mà người quản lý cần xác nhận số lượng công việc của tất cả thành viên cũng như tiến độ của những công việc đó đúng không?

Cách đơn giản nhất là mỗi lần như vậy thì gọi từng thành viên lại và xác nhận tình trạng. Tuy nhiên, mỗi lần hỏi như thế thì tốn rất nhiều thời gian của chính bạn, ngoài ra bạn còn lấy đi thời gian của những thành viên khác đúng không?

Với trường hợp như vậy, bằng cách xác nhận các thông tin, dữ liệu trên biểu đồ bằng mắt, chúng ta có thể xác nhận tình hình công việc hiện tại một cách dễ dàng hơn rất nhiều.

Xác nhận thông tin bằng mắt

Ví dụ, bằng việc sử dụng dữ liệu tình trạng công việc và người chịu trách nhiệm, chúng ta có thể biểu diễn bằng biểu đồ đơn giản để khi nhìn vào có thể hiểu được tình trạng công việc của các thành viên. Khi cần tham chiếu lại thì chúng ta sử dụng nó như tài liệu để thống kê tình trạng công việc toàn dự án một cách dễ dàng.

Tình trạng của công việc thì có thể được biểu diễn dưới dạng gộp chung Schedule và task (Biểu đồ Gantt), hoặc dạng để nắm được mức độ hoàn thành dự án (Biểu đồ Burndown). Tùy thuộc vào nội dung mà cách biểu diễn thông tin được chia thành 3 loại: biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn, biểu đồ thanh.

(còn nữa...)