Series "đến con khỉ cũng hiểu được" - Nhập môn Quản lý dự án P.4 (Phần cuối)

Chúng ta cùng đi tiếp phần cuối trong Series Nhập môn - Tìm hiều Quản lý dự án cùng thầy "Khỉ" nhé. Như mọi lần, bạn nào muốn đọc tài liệu gốc bằng tiếng Nhật thì vào đây nhé.

Start thôi!!!

Nói gì ở buổi họp về tiến độ dự án?

Giống như tên gọi của nó, buổi họp này mục đích là chia sẻ, trao đổi về tình hình tiến độ của dự án. Vì vậy, viết một cách cực đoan, nếu như bạn nắm rõ được hoàn toàn tình hình dự án thì có thể nói là buổi họp tiến độ dự án này là không cần thiết.

Khi đã quyết định thời gian và địa điểm diễn ra buổi họp, hãy cố gắng đưa ra đầy đủ thông tin nhất trong thời gian ngắn.

Tip

Làm cho buổi họp trở nên ngắn gọn Những buổi họp sẽ sử dụng thời gian của tất cả thành viên tham gia cuộc họp. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng mục đích của buổi họp là rõ ràng và thời gian kết thúc được xác định rõ.

Những việc sẽ được nói ở buổi họp tiến độ

Trong buổi họp tiến độ, nên yêu cầu các thành viên nói ngắn gọn về 3 điều sau đây.

Công việc đã làm được

Báo cáo ngắn gọn về những task đã làm được từ buổi họp tiến độ lần trước đến thời điểm hiện tại.

Công việc sẽ làm

Báo cáo ngắn gọn về những việc dự định sẽ làm cho tới lần họp tiến độ tiếp theo.

Nếu có vấn đề, hãy nói lên vấn đề đó

Báo cáo ngắn gọn về các vấn đề nếu có.

Không thảo luận về các biện pháp, cách giải quyết vấn đề ở buổi họp tiến độ

Có lẽ hơi ngạc nhiên nhưng ở buổi họp tiến độ thì chúng tối khuyến nghị không nên thảo luận về các biện pháp, cách giải quyết vấn đề (trừ trường hợp nói ngay cách giải quyết).

Buổi họp tiến độ không phải là nơi để nêu lên cách giải quyết vấn đề. Có những thành viên sẽ không liên quan đến các vấn đề đó, và trong khi chúng ta thảo luận về cách giải quyết vấn đề thì sẽ lãng phí thời gian của những thành viên ở ngoài rìa đó.

Nếu muốn làm sáng tỏ vấn đề, hãy chọn một lúc khác, tập trung những người có liên quan và cùng thảo luận về nó.

Liên tục cập nhật task

Task không phải là thứ chỉ cần thiết lập một lần là suốt thời gian sau đó không có thay đổi gì. Nói vậy thì task cũng giống như một thực thể sống vậy. Nếu như tình hình project có thay đổi mà task không được cập nhập tương ứng thì ngay lập tức nó sẽ trở thành task cũ ngay.

Vậy thì, những task cần được cập nhật là những task nào?

Task bị quá deadline

Như đã từng nói nhiều lần trước, những task bị quá deadline là những task phải ưu tiên cập nhật cao nhất. Nếu vì lí do nào đó mà không thể xong được thì phải thiết lập ngay deadline mới cho task đó. Kết quả là, deadline của những task khác và schedule tổng thế chung có lẽ sẽ bị biến động theo.

Task có PIC (người đảm nhận) không thích hợp

Có nhiều trường hợp, dựa tùy thuộc vào tình hình mà người đảm nhận task thay đổi liên tục. Nếu bạn nghĩ rằng người đảm nhận task không phù hợp với tình hình hiện tại thì hãy tiến hành thay đổi người đảm nhận thích hợp hơn nhé.

Task có nhiều chi tiết khó hiểu

Có nhữn task mà ở thời điểm tạo task, chúng ta không thể viết chi tiết được nên nội dung có nhiều điểm hơi khó hiểu. Với những task đó, dựa vào sự phát triển của dự án mà chúng ta nên sửa lại chi tiết, cụ thể hơn những nội dung mà chúng ta đã chưa làm sáng tỏ được trước đó.

Task mà không thiết lập deadline hay người đảm nhận

Đôi khi, có những task mà ở thời điểm tạo, chúng ta khó mà thiết lập được deadline và người đảm nhận task thích hợp. Vì vậy, cũng giống như những task mà có nội dung không rõ ràng, hãy thiết lập deadline và người đảm nhận vào một thời điểm thích hợp khác.

Task chắc chắn đã xong rồi nhưng status thì vẫn chưa hoàn thành

Khi quản lý task, sẽ có những task mình không ngờ là vẫn còn sót lại. Sau khi kiểm tra lại tình hình, nếu như đúng là task đó đã kết thúc thì hãy cập nhật lại status cho task đó.

Những loại task này thường phát sinh do các thành viên trong team đôi khi vẫn xem nhẹ việc cập nhật tình hình task. Hãy xử lí một cách chủ động để xây dựng một văn hóa ở trong team bắt đầu từ những việc nhỏ nhất.

Trên hết, không tốt về tinh thần khi nhìn những task mà chắc chắn đã hoàn thành rồi những vẫn còn sót lại mãi mãi. Vì vậy, hãy liên tục cập nhật tình hình task nhé.

Cập nhật task vào thời điểm nào?

Việc xem xét, đánh giá các task càng bị trì hoãn thì lượng công việc càng tăng lên nhiều, vì vậy, việc cập nhật task sao cho mới nhất là điều rất quan trọng. Tuy nhiên, cập nhật task mọi lúc thì lại là việc rất khó. Có thể sẽ dễ dàng hơn nếu như bạn có được một số hướng dẫn về việc quyết định thời điểm xem xét, cập nhật tình hình task.

Khi có vấn đề xảy ra

Thời điểm thích hợp để đánh giá lại một task là khi có một vấn đề gì đó xảy ra. Vấn đề xảy ra có thể là những rắc rối trong việc thiết lập task, và có nhiều khả năng, việc cập nhật lại task sẽ giải quyết được những rắc rối đó.

Ví dự như quá deadline mà task vẫn chưa hoàn thành thì cần phải kéo dài dealine, thay người đảm nhận task. Hay là khi có spec thay đổi thì cũng cần phải thay đổi lại nội dung task đó.

Khi cập nhật task

Thời điểm cập nhật task là một thời điểm tốt để bạn có cơ hội xem xét, đánh giá lại những task có liên quan đến task đã cập nhật. Vì khi thay đổi người đảm nhận task và deadline của một task khả năng cao là người đảm nhận và deadline của task khác cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Đừng do dự đánh giá lại task

Xem xét, đánh giá lại task sẽ không phải là một công việc nặng nề nếu như bạn thực hiện nó một cách thường xuyên. Hãy dựa vào các quy tắc đã được nêu ra và đừng do dự đánh giá lại task nhé.

The end.

Phần lý thuyết đến đây là kết thúc, bạn nào có hứng thú đọc tiếp phần thực hành thì vào đây nhé. Phần thực hành này chủ yếu là hướng dẫn cách sử dụng tool nên mình sẽ không tiếp tục dịch, nếu trong tương lai có thời gian thì mình sẽ suy nghĩ lại vấn đề này, hehe. Cảm ơn các bạn đã đọc và theo dõi