Series "đến con khỉ cũng hiểu được" - Nhập môn Quản lý dự án P.3

Chúng ta cùng đi tiếp phần 3 của Series Tìm hiều Quản lý dự án cùng thầy "Khỉ" nhé. Như mọi lần, bạn nào muốn đọc tài liệu gốc bằng tiếng Nhật thì vào đây nhé.

2. Quyết định người phụ trách task (PIC) và thời hạn làm task (Deadline)

Ý nghĩa của việc quyết định người phụ trách task

Trong một task thì có rất nhiều mục có thể được thiết lập, nhưng có 2 mục đặc biệt quan trọng trong đó chính là "Người phụ trách task (PIC)" và "Thời hạn làm task (Deadline)". Nếu không có vấn đề gì nghiêm trọng thì tôi khuyên bạn nên thiết lập 2 mục này.

Có thể hiểu rằng người phụ trách task chính là người chịu trách nhiệm cho task đó. Nói một cách khác, xác định người phụ trách task tức là làm rõ việc "Ai sẽ chịu trách nhiệm cho task đó?".

Không tiến hành các task mà không có người phụ trách

Có lẽ hơi quá khi dùng từ "trách nhiệm". Tuy nhiên, một dự án mà không có người chịu trách nhiệm thì rất dễ bị mất phương hướng. Mặc dù chỉ là một task đơn giản nhưng việc xác định xem "Ai sẽ là người tiến hành task đó?" là cực kỳ quan trọng.

Những task không thiết lập người phụ trách thì sẽ không rõ ràng được người tiến hành task đó, nó giống như kiểu task đó bị "lạc trôi" vậy. Task bị "lạc trôi" có nghĩa là chúng ta không biết hỏi ai về tình trạng hiện tại của task đó như thế nào.

Có lẽ, nếu bạn là người quản lý dự án thì có thể biết hỏi ai về tình hình của những task "lạc trôi" đó. Tuy nhiên, những thành viên khác thì không biết đúng không? Nếu như bạn là người duy nhất nắm được tình hình của task đó, thì tốt nhất chính bạn nên trở thành người phụ trách task đó luôn, hoặc là chỉ định cho một thành viên khác thích hợp.

Trường hợp có nhiều người phụ trách 1 task

Tùy thuộc vào từng dự án mà có trường hợp một task mà có tới 2 người phụ trách trở lên đúng không? Trong trường hợp như vậy thì không nên thiết lập nhiều người phụ trách theo cách đơn giản.

Nếu có nhiều người phụ trách thì thường thường, trách nhiệm của từng người về phần công việc đó sẽ giảm đi rất nhiều. Việc duy trì 1 người phụ trách sẽ giúp cho việc duy trì khả năng độc lập thực hiện task một cách ổn định nhất.

Chia nhỏ task cho mỗi người phụ trách

Có một cách để xử lí đối với những task có nhiều người phụ trách, đó là chia nhỏ task để cho chỉ duy nhất một người phụ trách 1 task. Sau khi chia nhỏ task thì tiến hành thiết lập người phụ trách cho từng task đó.

Chỉ định một người làm người phụ trách task

Trong số những thành viên liên quan thì chọn một người có liên quan nhiều nhất tới task đó để chỉ định làm người phụ trách là một biện pháp xử lí. Người được chỉ định làm người phụ trách task sẽ xử lí task và các thành viên khác trong khuôn khổ cho phép như một người quản lí task đó vậy.

Thay thế người phụ trách task

Đây là phương pháp dựa vào tình hình tiến triển của task mà liên tục thay đổi người phụ trách phù hợp cho task đó. Các task được chuyền cho nhau giống như kiểu bóng chuyền vậy. Thành viên đã trở thành người phụ trách task sẽ chủ động thực hiện task trong thời gian đó và chuyển nó cho người tiếp theo phụ trách.

Ý nghĩa của việc quyết định thời hạn làm task

Cùng với "Người phụ trách" thì có một mục nữa cũng rất quan trọng, đó chính là "Thời hạn". Có thể nói, "Thời hạn" chính là hạn cuối cùng của task đó. Việc làm rõ trước số ngày cần thiết để kết thúc task đó mang lại rất nhiều kết quả có ích cho dự án.

Một task không có thời hạn thì không bao giờ kết thúc

Giả sử, có một task không thiết lập thời hạn làm task, khi bạn hỏi người phụ trách task đó về tình hình của task thì câu trả lời bạn nhận được là "Vẫn chưa xong!". Vây thì, bạn có phán đoán được việc task đó chưa xong là một vấn đề lớn đối với lịch trình tổng thế dự án không?

Bằng việc thiết lập thời hạn làm task, bạn có thể có một tiêu chuẩn rõ ràng cho lịch trình chung toàn dự án. Nếu thời hạn làm task còn khá nhiều thì không cần lưu tâm lắm, nhưng nếu như đã quá thời hạn làm task mà vẫn chưa xong thì cần phải tìm ngay biện pháp để giải quyết vấn đề tồn tại.

Giám sát task

Với loại task mà "Làm lúc nào cũng được" thì bạn có trì hoãn nó lại không? Ngay cả trong công việc cũng vậy, việc bắt tay vào làm những việc mà không biết thời hạn kết thúc bao giờ cũng triển khai rất chậm chạm. Vì vậy, với việc thiết lập thời hạn của task thì sẽ mang lại những kết quả tâm lí có lợi cho việc hoàn thành task nhanh chóng.

Note

Thiết lập thời điểm kết thúc bằng mục "Thời hạn". Đặc biệt, ở những loại nghiệp vụ chế tạo cái gì đấy thì có những task mà nếu định làm thì được để ý rất kỹ lưỡng. Trong trường hợp thành viên có tính cầu toàn thì họ lãng phí rất nhiều thời gian cho những phần nhỏ nhặt không cần thiết, từ đó gây ảnh hưởng đến lịch trình chung của toàn dự án. Đối với những loại task như vậy thì thời hạn làm task chính là thời điểm kết thúc task. Cố gắng nỗ lực hết mình để nâng cao chất lượng task cho đến ngày hôm đó, và chuyển qua task tiếp theo khi đến thời hạn.

3. Nắm bắt được tiến độ

Biết được tình trạng hiện tại

Không phải cứ tạo xong task rồi để đấy là xong. Thực tế thì sau khi bắt tay vào triển khai task, tùy thuộc vào tình hình mà cần phải có sự điều chỉnh cho phù hợp. Để làm được điều đó, là người quản lý, bạn phải nắm được tình trạng hiện tại của các task khác nhau.

Những task vượt quá thời hạn là dấu hiệu cảnh báo

Những task đã bị quá hạn là những task cần ưu tiên nhất để nắm bắt tình hình. Dù đã quá hạn nhưng vẫn chưa hoàn thành thì hoặc là khối lượng công việc của task đó lớn hơn so với dự tính lúc đầu, hoặc là có vấn đề gì đó xảy ra. Hãy xác nhận với người chịu trách nhiệm task đó và tìm hướng xử lý nào!

Kiểm tra những task đang được xử lý

Nếu nắm được trước tình hình của các task đang được xử lý thì sẽ phòng tránh trước khi phát sinh các sự cố. Ngoài ra, ngay cả khi có vấn đề phát sinh thì chúng ta có thể ứng biến ngay lập tức. "Task này có xong kịp thời hạn không?", "Có vấn đề gì xảy ra không?" - Hãy xác nhận thường xuyên những vấn đề này nhé!

Note

Trong các phương pháp quản lý tiến độ thì phương pháp thường dùng là biểu diễn tiến độ bằng tỉ lệ %, nhưng tôi không khuyến khích phương pháp này. Bởi vì có rất ít task biểu diễn đúng % tiến độ của task. Kết quả là tiến độ của task đó chỉ mang tính hình thức, vậy nên việc tốn thời gian để thiết lập các mục mà không có nhiều ý nghĩa thì chính là việc làm người đời, phí sức. Điều quan trọng là phải tập trung chú ý vào việc "Liệu task đó có kết thúc được trước thời hạn hay không?"

Những task chưa được xử lý cũng cần phải chú ý

Nếu có thời gian thì hãy để ý luôn những task chưa được xử lý nhé ! Tình hình xung quanh dự án luôn thay đổi từng ngày, có những task sẽ trở nên không cần thiết, hay ngược lại, có những nội dung lại cần phải thêm mới vào.

Nếu có thể dự đoán sẵn trước tình hình dự án so với hiện tại, thì khả năng giải quyết vấn đề của bạn sẽ tăng lên nhiều đấy !

Tần suất kiểm tra là bao nhiêu?

Tần suất kiểm tra tình trạng dự án khoảng bao lâu thì hợp lí là một câu hỏi khá khó.

Việc dành thời gian để kiểm tra tình hình dự án thường xuyên chắc chắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý dự án, nhưng việc này cũng sẽ lấy đi rất nhiều thời gian của các thành viên. Hơn nữa, với người quản lý là bạn thì thời gian dư thừa cũng sẽ không còn.

Tip : Giảm bớt thời gian bằng cách sử dụng Tool để xác nhận trạng thái các task

Bằng cách sử dụng Backlog hoặc Redmine để quản lý task, việc báo cáo tiến độ sẽ giảm bớt rất nhiều, ngoài ra, việc nắm bắt tình hình task cũng trở nên dễ dàng hơn. Hãy thử xem xét việc áp dụng vào ngay khi bắt đầu dự án nhé.

*Ngoài ra, ở "Phần thực hành", những lợi ích khi sử dụng Tool và các ví dụ khi sử dụng cũng đã được trình bày, nếu có thời gian thì hãy ngó qua xem thử nhé ! *

Điều quan trọng là bạn phải rút ngắn thời gian từ lúc xảy ra sự cố đến lúc nhận ra nó

Mục đích cơ bản của việc kiểm tra tình hình tiến độ dự án chính là để biết được có vấn đề nào phát sinh không, hay là có điềm báo nào về sự cố sẽ phát sinh hay không? Vì vậy, việc rút ngắn càng sớm càng tốt "thời gian từ lúc phát sinh sự cố đến lúc người quản lý là bạn nhận ra được sự cố "sẽ được giải quyết.

Bạn phải tìm cách cân bằng việc nhanh chóng biết được sự cố xảy ra mà không làm phiền tới công việc của thành viên khác. Ví dụ, xác nhận tình trạng dự án vào mỗi buổi sáng.

Báo cáo tiến độ vào mỗi buổi sáng

Đây là một phương pháp kiểm tra tiến độ đang được phát triển mạnh trong những năm gần đây, gọi là "Buổi họp buổi sáng - Chourei" và "Stand up meeting".

Loại hình cuộc họp này là hàng sáng, sẽ kết thúc trong thời gian ngắn, khoảng từ 10~15'. Vì hàng ngày đều triển khai cuộc meeting này nên việc rút ngắn thời gian họp là rất quan trọng. Bằng cách ngày nào cũng xác nhận đại khái tình hình công việc, thì dù có vấn đề xảy ra, bạn cũng có thể xử lý nó được vào ngày tiếp theo.

Tần suất dựa vào đặc trưng của dự án và nhóm phát triển

Tần suất phù hợp cho việc kiểm tra tình trạng dự án sẽ thay đổi tùy theo đặc trưng của dự án và nhóm phát triển.

Ví dụ, nếu như các thành viên trong nhóm của bạn có nhiều kinh nghiệm thì việc xác nhận tình trạng dự án có lẽ không cần thiết, nhưng nếu như trong nhóm của bạn có nhiều thành viên thiếu kinh nghiệm thì bạn nên thường xuyên hỏi các thành viên khác để dự án tiến triển một cách trơn tru.

Ngoài ra, nếu như các thành viên trong nhóm của bạn có văn hóa thường xuyên báo cáo ngay lập tức khi có sự cố xảy ra thì việc kiểm tra tình hình cũng không cần thiết phải diễn ra liên tục, thường xuyên.

Ngược lại, nếu bạn nghĩ rằng các thành viên trong nhóm thường không báo cáo các sự cố xảy ra thì cần triển khai buổi họp hàng sáng, hoặc tăng tần suất kiểm tra tình trạng để nâng cao hiệu quả công việc hơn.

Tip: Tạo không khí khi trao đổi với các thành viên

Việc tạo ra một bầu không khí để các thành viên dễ dàng dàng trao đổi các vấn đề là điều rất quan trọng không ngờ trong việc quản lý dự án. Văn hóa chia sẻ những sai lầm và vấn đề trong nhóm sẽ giảm bớt hơn gánh nặng của người quản lý dự án.

Ở phần thực hành "Để có được sự hợp tác của các thành viên", chúng ta sẽ nói về việc tạo ra bầu không khí trong nhóm như thế nào, hãy chú ý xem nhé !

(Còn tiếp...)