Chúng ta cùng đi tiếp phần 2 của Series Tìm hiều Quản lý dự án cùng thầy "Khỉ" nào

Quản lý Task

Nền tảng của Quản lý Task

Có nhiều phương pháp quản lý dự án nhưng điểm chung giữa các phương pháp này là coi các task như là các việc cần phải làm, và quản lý các task đó. Ở trong phần thực hành, chúng ta sẽ tập trung trình bày về việc quản lý "Task" này.

Task là gì?

Đầu tiên, việc quan trọng là chúng ta cần xác định rõ "Task" là gì? Ở đây, tôi coi Task là một việc quan trọng để thực hiện các công việc. Ví dụ như trong việc phát triển web, các Task có thể là "chuẩn bị domain", "thiết kế trang home",...

Trong Task, chúng ta có thể liệt kê các mục mà mình thích ngoài những nội dung của công việc, đặc biệt quan trọng là "Người chịu trách nhiệm task" và "Thời hạn thực hiện task". Khi thiết lập "Người chịu trách nhiệm task" thì mọi người sẽ dễ dàng biết được ai sẽ chịu trách nhiệm của task đó, và nếu thiết lập "Thời hạn thực hiện task" thì chúng ta có thể phán đoán được task đó có bị chậm so với tiến độ hay không?

Note

Tùy thuộc vào quy mô của dự án và team mà chúng ta có thể thiết lập các mục như Milestone, Start date, Status,... để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Về phần Mile stone thì chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn ở phần Thực hành sau. Tuy nhiên, khi thiết lập thêm các mục vào Task thì cần chú ý là lúc này trình tự tạo task cũng trở nên phức tạp hơn. Đừng xem nhẹ sự ảnh hưởng tâm lý của sự phức tạp của quy trình. Nếu có quá nhiều mục cần thiết phải thiết lập, thì quá trình tạo task sẽ trở nên rất phiền phức, kết quả là việc quản lý task sẽ bị "nát". Vì vậy, hãy chỉ thiết lập những mục thực sự vào Task thôi nhé!

Trình tự của Quản lý task

Bây giờ chúng ta hãy cùng nghĩ xem trong thực tế, khi quản lý task thì nó sẽ có trình tự như thế nào nhé!

Task thì giống như một dự án quy mô rất nhỏ. Vì vậy, quy trình quản lý task cũng giống như quy trình quản lý dự án vậy.

Ở phần nhập môn, tôi đã viết rằng "Quản lý tức là duy trì trạng thái để đạt được mục đích". Trên thực tế thì không có dự án nào là không phát sinh vấn đề, ngoài ra thì tình hình xung quanh dự án cũng luôn luôn thay đổi từng ngày. Điều quan trọng là phải duy trì được trạng thái khỏe mạnh bằng cách luôn nắm được tình hình hiện tại và triển khai quá trình điều chỉnh task liên tục.

Điều quan trọng là phải thực hiện quản lý một cách liên tục!

Sử dụng tool

Có rất nhiều công cụ khác nhau để giúp bạn khi bắt đầu quản lý task. Mặc dù nói về công cụ nhưng ở phần nhập môn không có giới hạn về công cụ sử dụng. Vì vậy, không cần thiết phải suy nghĩ phức tạp về các công cụ sử dụng. Đơn giản là chỉ sử dụng bảng trắng, dán các tờ giấy ghi nhớ lên cũng được, hoặc là có thể sử dụng Excel để quản lý cũng được.

Ở trong series này, tôi sẽ giới thiệu 2 tool đại diện cho việc quản lý dự án, đó là Backlog và Redmine.

Tính năng mạnh mẽ hỗ trợ cho việc Quản lý task

Các công cụ quản lý dự án chủ yếu như Backlog, Redmine cung cấp các chức năng đa dạng để quản lý task. Các chức năng thêm, xóa, tìm kiếm task giúp giảm bớt công sức quản lý task, ngoài ra, tính năng tạo biểu đồ từ các task giúp cho việc nhìn bao quát tổng thể dự án trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, những công cụ này cũng giúp ích rất nhiều cho việc quản lý task khi chúng được update thường xuyên.

Note

Ở phần thực hành, chúng ta sẽ nói sâu hơn về việc sử dụng Backlog để quản lý dự án. Backlog có thể được sử dụng miễn phí trên web, vì vậy, nếu có hứng thú thì hãy sử dụng thử nhé!

1. Tạo Task

Cụ thể những việc phải làm

Để quản lý task, bước đầu tiên chúng ta phải tạo task nào! Khi tạo task, điều chú ý đầu tiên đó chính là chúng ta phải "cụ thể những việc cần phải làm". Vì nếu như nội dung của công việc mà mập mờ, không rõ ràng thì các thành viên trong team sẽ có thể bị nhận định sai nội dung task, từ đó triển khai task không chính xác.

Ví dụ: Tạo task là "Làm màn hình Login"

Nếu không có mô tả chi tiết thì chúng ta có thể hiểu task trên là một trong 3 cái dưới đây

• Làm tính năng nhập user và password thì login được?
• Hiển thị màn hình form login khi click vào một link nào đó?
• Thiết kế design của màn hình login?

Nếu mọi việc giống như tình trạng phía trên thì rõ ràng là mất vài tuần nhưng chức năng Login vẫn không thể triển khai được, và có thể lâm vào tình trạng xử lý login một cách gấp gáp.

Thử tưởng tượng chính bản thân mình sẽ làm task đó

Để biến những nội dung không rõ ràng thành những nội dung cụ thể hơn thì hãy thử tưởng tượng rằng chính bản thân mình sẽ đảm nhận và triển khai task đó. Quay lại với ví dụ lúc này về Task triển khai màn hình Login, khi chính bản thân tưởng tượng thì chắc chắn bạn sẽ nhận ra các công việc cần phải làm đó là Tạo 1 trang web cho màn hình login, suy nghĩ về thiết kế, thêm chức năng Login vào sever.

Vì vậy, thay vì để một task là "Tạo màn hình login" thì chúng ta sẽ chia thành các task nhỏ hơn, đó là "Chuẩn bị trang web cho màn hình login", "Tạo design cho màn hình login", "Triển khai chức năng login". Điều này đã làm cho nó cụ thể hơn rất nhiều. Với 3 task này thì những điều hiểu lầm ở phía trên khó có thể xảy ra đúng không?

Note

Trong trường hợp khó tưởng tượng cụ thể về task vì lĩnh vực đó là điểm yếu của bạn thì tốt hơn là nên thảo luận về lĩnh vực đó với thành viên khác nắm rõ hơn. Điều quan trọng không phải là phương tiện, mà là việc bao quát được quá trình triển khai task từ lúc bắt đầu đến mục tiêu một cách cụ thể trong phạm vi có thể được.

Ưu điểm của việc cụ thể hóa

Bằng quá trình suy nghĩ kĩ về task để cụ thể hóa nó thì có khả năng chúng ta sẽ tìm thấy những vấn đề đã bị bỏ qua vì task không rõ ràng từ đầu. Hơn nữa, khi cụ thể hóa được nội dung công việc của các task thì giữa các thành viên sẽ có được sự thống nhất về nhận thức nội dung công việc của task đó. Nếu nhận thức của các thành viên thống nhất với nhau thì các thành viên khác có thể phát hiện ra được những điểm thiếu sót về nội dung công việc của chính bạn.

Trên hết, bằng cách làm rõ ràng các việc cần làm thì người phụ trách các task đó sẽ không bị bối rối mà có thể bắt tay vào thực hiện task được luôn.

Quyết định điều kiện hoàn thành

Khi tạo task, chúng ta đồng thời cũng phải đưa ra điều kiện hoàn thành task đó đúng không? Chỉ cần cụ thể được nội dung công việc thì không khó để quyết định điều kiện hoàn thành, và có lẽ nhiều khi điều kiện hoàn thành cũng chính là những nội dung công việc. Có thể có một hoặc nhiều điều kiện hoàn thành cũng không có vấn đề gì. Ví dụ, với task "Thiết kế design cho màn hình login" thì có các điều kiện hoàn thành như dưới đây:

• Phải tạo các image cần thiết
• Build web bằng HTML
• Sử dụng CSS để trang trí cho màn hình login

Task này đã thực sự hoàn thành?

Khi đã quyết định được điều kiện hoàn thành task thì ai nhìn vào cũng có thể phán đoán được task đó đã hoàn thành hay chưa. Từ đó, tránh được việc xảy ra hiện trạng "Nghĩ rằng task đó đã hoàn thành rồi nhưng thực ra task đó chưa hoàn thành".

Độ lớn của task

Một trong những điểm cần chú ý khi tạo task đó chính là độ lớn của task. Độ lớn của task là khối lượng công việc, số lượng chủng loại công việc, thời gian thực hiện công việc,... của 1 task. Vậy thì chúng ta cần chú ý điểm gì về độ lớn của task?

Độ lớn của task thay đổi tùy vào các chỉ số

Có rất nhiều chỉ số khác nhau để xác định độ lớn của task như: thời gian cần thiết để thực hiện task, lượng công việc, mức độ khó của task,... Độ lớn của task sẽ thay đổi tùy thuộc vào các chỉ số mà bạn quan tâm.!

Tinh chỉnh độ lớn

Bằng cách tinh chỉnh lại độ lớn của task trong một mức độ nhất định, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc bao quát khi sắp xếp task. Nếu không có tính nhất quán trong độ lớn của task thì khi thử sắp xếp các task sẽ rất khó để nắm rõ được toàn bộ khối lượng công việc. Khi so sánh với những task khác, nếu như task quá lớn thì tách ra thành các task nhỏ hơn, còn nếu như task đó quá nhỏ thì chúng ta sẽ gộp thêm các task khác vào.

Rất khó và không thực tế khi thống nhất về độ lớn của task từ tất cả các luận điểm. Vì vậy, nên tập trung từ 1 luận điểm nào đó, rồi tinh chỉnh lại độ lớn ở một mức độ nào đó thì sẽ mang lại kết quả hơn. Ví dụ, lấy "thời gian cần thiết" làm tiêu chuẩn để thống nhất về độ lớn của task thì chỉ cần đếm số lượng task thì có thể nắm được ở một mức độ nào đó về thời gian cần thiết của toàn dự án.

Điều chỉnh để task đó được hoàn thành trong 1 ngày

Một trong những kim chỉ nam là hãy điều chỉnh task làm sao để task đó được hoàn thành trong 1 ngày thôi. Lợi ích đầu tiên của phương châm này đó là việc nắm sơ lược được thời gian cần thiết từ số lượng các task. Thêm 1 cái nữa đó là lợi ích về tinh thần. Đó là suy nghĩ "Ít nhất thì trong 1 ngày cũng đã xóa bớt đi được 1 task". Việc suy nghĩ rằng "ít nhất cũng bớt được một task" khiến cho người thực hiện task có cảm giác thực và cảm giác đã hoàn thành cái gì đó.

Độ lớn thích hợp

Không có câu trả lời cho việc "độ lớn của task ở mức độ nào là vừa". Tùy thuộc vào quy mô của dự án và team sẽ có sự thay đổi, ngoài ra, nó cũng bị ảnh hưởng bởi kỹ năng của các thành viên trong team. Thêm nữa, nếu như ngành công nghiệp thay đổi thì độ lớn đã thích hợp của task cũng sẽ thay đổi.

Vừa áp dụng các ý kiến của các thành viên khác, vừa tìm ra độ lớn phù hợp với dự án của chính mình nhé!

(Còn nữa...)

Nguồn