Tình cờ thấy series này trên backlog nhưng chưa có bản dịch tiếng Việt nên tiện thể vừa học mình vừa dịch luôn, nếu trong bản dịch của mình có chỗ nào chưa ổn các bạn hãy để lại comment nhé.

Bạn nào muốn đọc bản gốc tiếng Nhật thì click vào đây

Không lòng vòng nữa, bắt đầu thôi!!!

Nhập môn

Quản lý dự án là gì?

Lời nói đầu

Xin chào các bạn. Tôi là "Thầy giáo Saru" sinh ra ở Hakata. Hôm nay, chúng ta hãy cùng nhau học về "Quản lí dự án" nhé!

Những người đang đọc bài viết này chắc là công việc hiện tại đang liên quan đến việc quản lý dự án, hoặc là dự định sắp tới sẽ liên quan đến việc quản lý có đúng không?

Khi bạn thử đứng ở vị trí là người quản lý dự án, thì bạn sẽ có cái nhìn khác hẳn về dự án so với hồi bạn là thành viên của một team nào đó. Và chắc là bạn sẽ thường xuyên gặp phải những vấn đề rắc rối khác nhau hàng ngày. Chúng ta hãy cùng suy nghĩ xem quản lý dự án là gì, và điều gì là quan trọng để công việc dự án trở nên thú vị?

Bạn đã từng nghe những từ đáng sợ về việc quản lý dự án như "Death March", "Cháy dự án",... bao giờ chưa? Thực tế, nếu để kệ dự án tự chạy thì sớm muộn gì cũng dễ dàng phá sản dự án đó.

Tại sao dự án lại bị phá sản?

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc dự án bị phá sản như là thành viên không đủ kinh nghiệm, hoặc là cách làm việc không hiệu quả,vv... Nhưng có lẽ, không ít nguyên nhân gốc rễ liên quan đến bạn (người quản lý), ví dụ như dòng chảy của thời đại, những vấn đề trong mục đích và thời gian ban đầu của dự án chả hạn.

Bạn có thể làm gì để dự án trở nên thú vị?

Trong những trường hợp trên, với vai trò là người quản lý dự án thì bạn có thể làm gì để dự án trở nên thú vị, công việc trở nên thú vị hơn?

Đó chính là việc quản lý dự án, mục đích là để biết chính xác quy mô và tình hình dự án. Khi nắm được tình hình hiện tại, có thể tăng độ chính xác của việc dự đoán trước tình hình, từ đó có thể đưa ra nhận định sớm về những dự báo cho việc dự án bị phá sản hay không.

Series này sẽ nói về trình tự cơ bản của việc quản lý dự án, hướng đến những người mới bắt đầu chập chững bước vào con đường quản lý dự án, hoặc với những người đã từng quản lý dự án nhưng không hiệu quả.

"Quản lý" một "dự án"

Khi nghe đến cụm từ "Quản lý dự án" thì trong đầu các bạn liên tưởng đến công việc cụ thể là gì? Những từ ngữ như "Management", "Schedule", "Tiến độ", "Chia sẻ thông tin",... đều nằm ngoài sự tưởng tượng và hơi mơ hồ đúng không?

Từ "dự án" và "quản lý" thường được sử dụng với ý nghĩa mơ hồ, không rõ ràng. Đầu tiên, chúng ta phải làm rõ ý nghĩa của 2 từ "dự án" và "quản lý".

• Dự án: có kế hoạch để đạt được mục đích
• Quản lý: duy trì trạng thái để đạt được mục đích

Quản lý dự án: Việc duy trì trạng thái để đạt được mục đích theo kế hoạch đã đề ra.

Việc quản lý một dự án là việc duy trì liên tục kế hoạch để đạt được mục đích. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:

• Phân bổ các công việc cần thiết cho các member thích hợp
• Xác nhận xem có thể hoàn thành xong tất cả công việc trước khi giao hàng được không?
• Trong trường hợp dự án gặp kỹ thuật khó, phán đoán xem nên thay đổi spec hay là tìm kiếm phương pháp kỹ thuật khác?
• Khi bị chậm tiến độ, điều tra kĩ nguyên nhân, sử dụng nhiều phương pháp để giải quyết, bắt kịp tiến độ
• Trong trường hợp phán đoán thấy không thể bắt kịp tiến độ, thì tiến hành đề xuất trì hoãn thời hạn giao hàng

Các ví dụ trên đây đều là những công việc của quản lý dự án. Phần tiếp theo, chúng ta sẽ nói cụ thể hơn về chu trình chung của việc quản lý dự án.

Chu trình Quản lý dự án

1. Xác nhận mục đích

Dự án sinh ra từ mục đích. Bước đầu tiên của việc quản lý dự án là xác nhận lại một lần nữa mục đích của dự án.

"Mục đích" là kim chỉ nam xuyên suốt toàn bộ dự án. Khi bạn, với tư cách là người quản lý dự án định phán đoán về một vấn đề nào đó, bạn sẽ có một tiêu chuẩn vững chắc bằng việc suy nghĩ xem "Việc đó có giúp đạt được mục đích của dự án hay không?"

Tips

Làm rõ các con số: nếu có thể thì hãy đưa các con số cụ thể vào mục đích của dự án. Khi đưa các con số cụ thể vào thì sau này có thể dễ dàng xác định được xem "Đã đạt được toàn bộ mục đích hay chưa?"

Quyết định kết quả Sau khi xác định được mục đích thì tiếp theo phải đưa ra kết quả muốn đạt được. "Kết quả" là phương tiện, cách thức cụ thể để đạt được mục đích đã đề ra.

Vì "kết quả" là phương tiện nên khi quyết định kết quả phải luôn tâm niệm, hướng đến mục đích cho đến cùng.

VD:

Mục đích: Làm cho tỷ lệ mua hàng từ EC site của công ty tăng 10%

Kết quả:

• Đã làm đơn giản form mua hàng từ lúc mua hàng đến thanh toán
• Đã làm nổi bật hơn các sales poitn (đặc điểm, tính năng) của sản phẩm trên đầu trang web
• Trang web EC đã được sửa lại để tìm kiếm tốt hơn

2. Liệt kê ra các task cần thiết

Sau khi quyết định được mục đích và kết quả, hãy liệt kê ra những task cụ thể để đạt được điều đó. Một lần nữa, hãy thử tượng tượng dự án từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc để có thể phát hiện ra những vấn đề và những thông tin còn mù mờ về dự án.

List ra các task

Sau khi kết thúc quá trình mô phỏng, liệt kê các task đã xuất hiện thành dạng list. Xem xét về thứ tự thực hiện, độ quan trọng, loại task và chỉnh sửa list task cho hợp lí.

Tips

Phân bổ các task: trong trường hợp có nhiều task, người quản lý sẽ phân bổ các task đã list ra cho các thành viên. Khi phân bố task cho các thành viên thì điều quan trọng là phải nắm rõ được từng thành viên sẽ thích hợp với task nào. Tương ứng với nguyện vọng và kỹ năng của các thành viên, giao các task tương ứng cho các thành viên thích hợp.

3. Theo dõi tình hình tiến triển

Sau khi quyết định những task nên làm, cuối cùng cũng đến lúc bắt đầu vào công việc thực tế.

Tuy nhiên, dự án thì đôi khi có xảy ra các vấn đề không mong muốn. Như đã nói từ lúc đầu, quản lý dự án là duy trì trạng thái để có thể đạt được mục đích đã đề ra. Phải luôn luôn nắm bắt tình trạng dự án và xử lý bất kì vấn đề nào xảy ra.

Để biết có vấn đề nào xảy ra không thì trước hết cần phải nắm được tình trạng dự án ở thời điểm hiện tại.

Sẽ thật là tốt nếu như có một nơi để chia sẻ tình hình một cách thường xuyên, nhưng đối với những dự án có quy mô nhỏ, chỉ khoảng 4,5 member thì người quản lý chỉ cần đến hỏi từng người một thì có lẽ cũng được. Ngoài ra, tôi muốn giới thiệu các bạn sử dụng tool quản lý dự án để có thể nắm rõ tình hình một cách dễ dàng hơn, đó là Backlog hoặc Redmine.

Chỉnh sửa task

Dựa vào kết quả của tình hình dự án, nếu như vấn đề đã được rõ ràng thì phải tiến hành chỉnh sửa task.

Ví dụ, trong trường hợp task bị chậm tiến độ thì đưa ra các biện pháp như là lùi ngày phát hành, thay đổi member chịu trách nhiệm task hoặc là đánh giá lại chính nội dung của task đó. Sau đó, vừa xem xét lại tính cân bằng của toàn dự án, vừa tiến hành chỉnh sửa task đó.

Trong một số trường hợp, có lẽ bạn cần thiết phải thiết lập thêm task mới.

Nếu kết quả của việc thêm task mới gây ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn bộ dự án thì nên đánh giá lại schedule tổng thể của dự án hoặc xem xét việc thêm member vào dự án.

4. Đạt được mục đích

Theo dõi sát sao tiến độ và tiếp tục hoàn thành tất cả các task để tạo ra sản phẩm.

Nhìn lại xem đã đạt được mục đích hay chưa?

Để đạt được mục đích ban đầu, chúng ta đã tạo ra dự án này, vậy nên khi đã tạo ra sản phẩm nhưng không đạt được mục đích ban đầu thì không có ý nghĩa gì cả. Vì vậy, cần phải đánh giá lại xem sản phẩm đã đạt được mục đích ở mức độ nào và sử dụng chúng trong tương lai.

Hơn nữa, từ kinh nghiệm của dự án, từng thành viên sẽ có thêm nhiều trải nghiệm, kiến thức mới. Các thành viên nên chia sẻ cho nhau những kiến thức đó để áp dụng cho các dự án tiếp theo.

Hãy ghi nhớ trong đầu chu trình của quản lý dự án nhé!

Các phương pháp

Để phù hợp với thời đại và môi trường xung quanh các dự án thì đã có rất nhiều phương pháp đã được nghĩ ra. Các phương pháp được áp dụng rộng rãi sẽ có các điểm lợi thế, nếu sử dụng thành thạo thì việc quản lý dự án sẽ trơn tru hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, không có phương pháp đúng trong việc quản lý dự án. Thay vì tập trung vào một phương pháp duy nhất hoặc quan tâm đến sự chặt chẽ của nó, tốt hơn là nên kết hợp các phương pháp và ý tưởng phù hợp với dự án của chính bạn.

1. PMBOK

PMBOK không hoàn toàn là một phương pháp. PMBOK là một hệ thống kiến thức rộng liên quan đến quản lý dự án, trong đó cũng bao gồm các phương pháp.

10 lĩnh vực kiến thức do PMBOK tổ chức

1. Quản lý tích hợp dự án (Project Integration Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlytichhopduan

2. Quản lý phạm vi dự án (Project Scope Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlyphamviduan

3. Quản lý thời gian dự án (Project Time Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlythoigianduan

4. Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlychiphiduan

5. Quản lý chất lượng dự án (Project Quality Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlychatluongduan

6. Quản lý nhân sự dự án (Project Human Resource Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlynhansuduan

7. Quản lý giao tiếp dự án (Project Communication Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlygiaotiepduan

8. Quản lý rủi ro dự án (Project Risk Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlyruiroduan

9. Quản lý mua sắm dự án (Project Procurement Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlymuasamduan

10. Quản lý các bên liên quan dự án (Project Stakeholder Management) Nội dung cơ bản: http://tinyurl.com/quanlycacbenlienquantrongduan

Như các bạn có thể thấy từ hình trên, PMBOK bao quát phạm vi rộng hơn so với quản lý dự án chung, chẳng hạn như cung ứng tài nguyên, vv...

Để nói về tất cả phạm vi của PMBOK thì mất rất nhiều thời gian. Vậy nên trong 10 mục trên, series này chỉ nói về những mục sau đây: 2,4,6,7,8.

2. WATERFALL

Tham khảo: Wikipedia Waterfal model

Đây là một phương pháp nổi tiếng trong phát triển phần mềm, được sử dụng từ rất lâu trong một thời gian dài, nội dung của phương pháp là phân chia các công đoạn theo thứ tự thời gian và thực hiện chúng theo thứ tự.

Đặc điểm của phương pháp này là sau khi xong một công đoạn thì đi tiếp đến công đoạn tiếp theo và không được quay lại công đoạn trước đó. Chu trình này được so sánh với nước chảy từ trên thác xuống, nên được gọi là "Mô hình thác nước".

Điểm lợi của mô hình này là có thể quản lý tiến độ công việc một cách dễ dàng, tuy nhiên, điểm bất lợi là rất khó để có những thay đổi trong quá trình phát triển phần mềm.

Vì vậy, mô hình này thường hướng đến những dự án có thời gian triển khai tương đối dài và khó quay lại, ít thay đổi.

3. AGILE

Tham khảo: Wikipedia Agile model

Là phương pháp chia dự án thành những chu trình với thời gian phát triển ngắn, lặp lại các chu trình với nội dung như sau: Triển khai - Test - Release.

Agile có nghĩa là "nhanh chóng". Như ý nghĩa của nó, đặc trung của dự án này là lặp lại nhiều lần các công đoạn chính của dự án như là Kế hoạch, Thiết kế, Triển khai, Test, Release.

Điểm lợi nhất của mô hình này là có thể đối ứng linh hoạt với những thay đổi theo nhu cầu. Mặt khác, điểm bất lợi của mô hình này là phải có tầm nhìn dài hạn, và quản lý tiến độ dự án khá khó khăn.

Vì vậy, mô hình này thường hướng đến các dự án có thời gian kết thúc tương đối ngắn.

Không có phương pháp đúng trong quản lý dự án!!!

Tôi đã giới thiệu một số phương pháp, tuy nhiên, tùy thuộc vào loại dự án, kỹ năng của các thành viên, thậm chí tùy vào cách làm việc và thời đại mà có sự thay đổi về các phương pháp quản lý cho phù hợp. Đừng nên giữ nguyên một khuôn mẫu đã có sẵn và áp dụng nó, phải luôn tìm tòi ra phương pháp phù hợp với team của mình mới chính là điều quan trọng.

(Còn nữa...)