Quản lý Issue trong dự án Test

Mở đầu cho bài viết này chúng ta hãy cùng tìm hiểu Quản lý issue là cái gì? Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta sẽ cùng làm một ví dụ:

Có một số Issue điển hình trong dự án:

1. Chiến lược – Strategy

• Vượt quá ngân sách

• Thiếu sự hỗ trợ quản lý rõ ràng cho dự án

• Việc giao tiếp trong dự án không hiệu quả

• Quá trình quản lý dự án không thực hiện theo tiêu chuẩn

2. Tính rõ ràng – Definition

• Mục tiêu dự án sai

• Phạm vi dự án không được xác định một cách chính xác

• Yêu cầu của dự án không rõ ràng.

3. Nguồn nhân lực – Human Resources

• Nhóm dự án thiếu kỹ năng để hoàn thành dự án.

• Nhóm dự án là quá lớn hay quá nhỏ và vì thế rất khó để quản lý.

• Nhóm dự án được tổ chức kém. Họ không muốn làm việc như một đội.

• Thiếu những members có kĩ năng do bị thuyên chuyển công tác hoặc là từ chức.

4. Kế hoạch – Schedule

• Kế hoạch của dự án quá chặt. Bạn không có đủ nhân lực để đáp ứng được thời hạn đã đặt ra.

• Dự án cần một số yếu tố đầu vào như test material, software tool vv ... nhưng có sự chậm trễ trong việc cung cấp các thiết bị đầu vào cho dự án.

Vậy câu hỏi được đặt ra là Tại sao các issue này lại xảy ra?

Có hàng tỉ lý do dẫn đến những vấn đề này. Hầu hết các lý do có những sai lầm của con người. Các Test Manager, người đứng đầu dự án phải chịu trách nhiệm hoàn toàn cho rằng thất bại của dự án.

Dưới đây là vài sai lầm phổ biến mà gây ra các vấn đề

1. Sắp xếp nguồn nhân lực không hợp lý cho dự án

Ví dụ với dự án phức tạp và lớn. Bạn cần nhiều nhân viên với các kỹ năng test. Nhưng bạn chọn nguồn nhân lực với các kỹ năng dev. Vậy vấn đề ở đây là cái gì?

Các vấn đề sau đây có thể xảy ra

• Rất nhiều thời gian sẽ bị lãng phí khi mà dev không được đào tạo về test và sẽ cần phải học về kĩ năng test. Do đó deadline bàn giao sản phẩm cho khách hàng có thể bị muộn.
• Chất lượng test có thể không được đảm bảo

Việc sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý cho các dự án là yếu tố quan trọng nhất trong quản lý dự án và được xem như là một giai đoạn quan trọng cho sự thành công của dự án. Nguồn lực phù hợp cho dự án phải đảm bảo các kỹ năng nguồn lực có thể để đạt được kỳ vọng của dự án.

2. PM của dự án thiếu kĩ năng quản lý

Bạn được phân công như Test Manager trong dự án. Đây là tin tốt, nhưng bạn chưa bao giờ được quản lý một dự án trước đó. Bạn không có bất kỳ kinh nghiệm nào trong việc quản lý một dự án, nó có thể gây ra các vấn đề lớn.

Kiểm soát một dự án thực sự là một khó khăn và nó thậm chí còn khó khăn hơn nếu người quản lý dự án không có bất kỳ kinh nghiệm quản lý dự án tốt. Kinh nghiệm trong việc điều hành các cuộc họp về tình trạng dự án, quản lý rủi ro và đối phó với các bên liên quan là rất quan trọng cho sự phát triển thành công và thực hiện dự án.

3. Không lắng nghe người khác

Bạn đang là Test Manager của dự án; bạn có vị trí cao nhất trong đội dự án. Nhưng bạn không thể làm bất cứ điều gì một mình; bạn cần đội dự án của bạn.

Các thành viên trong nhóm có lẽ nhận thức rõ nhất về các thách thức hoặc các vấn đề với một dự án thông qua công việc hàng ngày của họ. Nếu một Test Manager không lắng nghe lời khuyên của thành viên và không khuyến khích các ý kiến của các thành viên trong dự án mình, cuối cùng dự án có thể dẫn đến kết quả là bị fail.

4. Lập kế hoạch, thời gian biểu kém

Lập kế hoạch cho dự án quá chặt hay quá lỏng là một trong những lý do mà làm cho sự chậm trễ tiến độ dự án. Tình trạng này có thể xảy ra nếu người quản lý dự án đặt ra lịch trình thời gian không thực tế đối với các nhiệm vụ dự án.

5. Đánh giá không đúng về dự án

Biết những người và những gì bạn có thể làm. Sai lầm lớn của Test Manager là nghĩ rằng nó rất dễ dàng để hoàn thành bất kỳ dự án nào. Bạn cần phải thực tế trong suy nghĩ của bạn và đảm bảo bạn không được đánh giá thấp về những yêu cầu của bạn

6. Bỏ qua những vấn đề nhỏ

Một số vấn đề nhỏ hiện nay có thể trở nên tồi tệ hơn trong tương lai. Xem ví dụ sau:

Bỏ qua vấn đề chỉ làm cho vấn đề tồi tệ hơn việc, vì vậy nó được khuyến khích để nhường chỗ cho những vấn đề này và phát triển một giải pháp thực tế, ngay cả những vấn đề nhỏ.

7. Không tuân thủ theo quy trình

Quản lý Test là một quá trình lớn, trong đó người quản lý cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình. Không tuân thủ quy trình có nghĩa là bạn phá vỡ các quy tắc.

Có một quá trình tại chỗ sẽ cung cấp cho bạn cơ cấu tổ chức và làm giảm các rủi ro của dự án.

Phương pháp tiếp cận quản lý Issue

Hãy bắt đầu chủ đề với kịch bản sau đây: Trong dự án, để làm các Test Plan, bạn phải phân tích và làm rõ các yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là một kịch bản.

Trong trường hợp này, một trong những Issues có thể xảy ra. Nó đến từ các khách hàng. Trong năm ngày, khách hàng đã thay đổi các yêu cầu 3 lần. Khách hàng hay thay đổi có thể là một rắc rối lớn bởi vì họ không biết là họ mong muốn gì, cho đến một giai đoạn nhất định là phải hoàn thành dự án.

Trong chủ đề này sẽ chỉ cho bạn theo các bước hướng dẫn để giải quyết issues này:

1. Record

Tại một số thời điểm trong dự án, những rủi ro, mà bạn đã xác định được trong bước lập kế hoạch, sẽ trở thành hiện thực và bạn có một vấn đề. Bạn phải ghi lại bất kỳ sự kiện hay vấn đề đã xảy ra và đe dọa tới sự thành công của dự án.

Trong nhiều dự án, những vấn đề có khả năng phát sinh vào đầu dự án. Vì vậy, nó là một ý tưởng thông minh để phát hiện và thảo luận về các vấn đề trong khi dự án bắt đầu.

Khi một issue đã được xác định, bạn nên các làm hành động sau đây:

• Ghi lại các Issues của dự án

Một trong những công cụ tốt nhất để ghi lại những vấn đề của dự án là issue log. Những issue log này sẽ giúp bạn tập trung vào việc tìm kiếm một giải pháp cho một vấn đề.

Bạn có thể tạo issue log của riêng mình phù hợp với từng dự án hoặc sử dụng các mẫu issue log trong bài viết này như là một tài liệu tham khảo.

• Thiết lập mức độ ưu tiên

Đừng quên các mức độ ưu tiên, bạn luôn luôn phải xác định một mức ưu tiên cho một vấn đề.

Có ba vấn đề ưu tiên thường được sử dụng

• Phân công những Issues này cho một người cụ thể

Phân công những issue của dự án cho người phù hợp nhất có thể giải quyết được. Người đó có thể là người trong hoặc bên ngoài nhóm dự án. Tuy nhiên, nếu bạn phân công cho nó một người nào ngoài dự án thì bạn phải chắc chẳn rằng họ biết những gì họ đang được nhận!

Đối với vấn đề trên của chúng tôi yêu cầu thay đổi của khách hàng, bạn có thể chọn một người có kỹ năng giao tiếp tốt nhất để giải quyết vấn đề này. Người sẽ làm việc như một kỹ sư cầu nối để đàm phán với khách hàng về các yêu cầu họ, sửa chữa các yêu cầu, để tiến hành dự án.

• Theo dõi tình trạng của các Issues

Sau khi phân công các để vấn đề này cho một người, bạn phải kiểm tra issue log và cập nhật tình trạng của những issue này thường xuyên. Những con số sau đây đại diện cho các loại rủi.

2. Report

Tài liệu về các issue của dự án quan trọng trong tiến độ thường xuyên của bạn (highlight) các báo cáo và các vấn đề với độ ưu tiên cao cho các dự án - communication là chìa khóa thành công của dự án.

Chuyên gia quản lý dự án phụ thuộc rất nhiều vào báo cáo tình trạng các issue của dự án, đặc biệt là nếu một dự án lớn và có nhiều bên liên quan.

Để giúp bạn tạo ra báo cáo riêng của bạn, bạn có thể sử dụng hoặc dùng các Mẫu báo cáo trong bài viết này.

3. Kiểm soát issue của dự án

Quản lý dự án chịu trách nhiệm kiểm soát các vấn đề của dự án và cẩn thận xem xét các hoạt động sau.

• Thông báo cho những người có thể có tác động trong việc giải quyết các vấn đề.

• Dừng tất cả các hoạt động xung quanh các vấn đề và tập trung ưu tiên để giải quyết vấn đề.

• Bạn là người quản lý dự án và kiểm soát được tình hình, không vội vàng trừ khi bạn giải quyết vấn đề đó.

• Bây giờ hãy nghĩ về các câu hỏi dưới đây cho từng issue trong issue log.

• Tạo một danh sách các hành động có thể hoặc tùy chọn mà có thể cung cấp những bước đột phá mà bạn đang tìm kiếm. Sau đó thu hẹp danh sách của bạn và chọn những lựa chọn có khả năng giải quyết vấn đề nhất.

Quay lại vấn đề với dự án trên, những hành động nào bạn muốn giải quyết?

A) Tổ chức cuộc họp với khách hàng để làm rõ và yêu cầu ban đầu tình càng sớm càng tốt

B) Yêu cầu các ban quản lý để có được sự hỗ trợ của họ, giúp đàm phán với khách hàng

C) Đề xuất các ý tưởng mới cho khách hàng về các yêu cầu sản phẩm

D) Tất cả các câu trả lời trên

Trong các yếu tố tương tác trên, bạn có thể sử dụng bất kỳ hành động để giải quyết vấn đề này như A, B hoặc C. Nhưng trong một số trường hợp, sử dụng một lựa chọn có thể không đủ để giải quyết vấn đề hoàn toàn. Cách tốt nhất là kết hợp tất cả các lựa chọn.

Ví dụ, nếu bạn chọn A. bạn sẽ làm gì nếu bạn và khách hàng của bạn không thể đi đến được yêu cầu cuối cùng trong cuộc họp? Bạn cần phải nhận được hỗ trợ nhiều hơn từ các cấp cao hơn để đàm phán với khách hàng (Option B). Nếu khách hàng không chuyên nghiệp, họ thậm chí không biết chính xác yêu cầu của họ. Trong trường hợp như vậy, bạn nên đề xuất những ý tưởng mới cho khách hàng về các yêu cầu sản phẩm.

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp các bạn có được một cái nhìn tổng quan về việc quản lý các issue trong dự án.

Nguồn và tài liệu tham khảo : Bài viết được dịch từ bài viết đưới đây:

http://www.guru99.com/issue-management-in-your-testing-project.html