Quản lý issue trong dự án

1. Issue Management là gì?

Issue là các vấn đề có thể xảy ra trong dự án, issue management giúp mọi người có thể nhận thức và giải quyết nhanh nhất có thể

2. Các loại issue sau trong dự án:

2.1 Strategy

Loại issue này bao gồm:

  • Project is out of budget
  • Thiếu sự hỗ trợ quản lý trong dự án
  • Communication không hiệu quả
  • Quy trình dự án không hiệu quả, không theo tiêu chuẩn.

2.2 Definition

https://www.guru99.com/issue-management-in-your-testing-project.html

  • Xác định sai target của dự án
  • Xác định sai/không xác định scope dự án
  • Requirements không rõ ràng

2.3 Human Resources

  • Thành viên trong team thiếu kĩ năng cần thiết
  • Team quá lớn hoặc quá nhỏ, khó quản lý
  • Tổ chức kém, các thành viên không làm việc theo nhóm
  • Thiếu thành viên giỏi trong nhóm

2.4 Schedules

  • Tiến độ dự án quá chặt, team không đủ nhân lực để đáp ứng
  • Dự án cần nhiều input như tool và các thành phần khác để sử dụng...

3. Tại sao lại xảy ra issue?

Có rất nhiều nguyên nhân gây ra issue, hầu hết là do sai sót của con người. Cụ thể

3.1 Matching resources sai

Sự phù hợp của các nguồn lực với các dự án là yếu tố quan trọng nhất trong quản lý dự án và được xem là giai đoạn quan trọng để dự án thành công. Matching resources sẽ đảm bảo các nguồn lực giúp dự án đạt được mục tiêu mong muốn.

3.2 Project Manager’s thiếu kĩ năng quản lý

Project manager thiếu kĩ năng là một vấn đề lớn. Kiểm soát dự án đã khó và thậm chí còn khó hơn nếu người quản lý dự án không có bất kỳ kinh nghiệm nào để quản lý dự án tốt. Kinh nghiệm trong việc điều hành các cuộc họp trạng thái dự án, quản lý rủi ro và giao dịch với các bên liên quan của dự án là rất quan trọng để phát triển và thực hiện thành công dự án.

3.3 Project schedule

Schedule quá chặt chẽ hoặc lỏng lẻo là một trong những lý do khiến tiến độ dự án bị trì hoãn hoặc ngập lụt. Tình huống này có thể phát sinh nếu người quản lý dự án set schedule không thực tế đối với các task trong dự án.

3.4 Đánh giá thấp vấn đề

Cần phải biết mình là ai và mình có thể làm gì. Sai lầm lớn nhất thường hay mắc phải là nghĩ rằng hoàn thành dự án là một việc dễ dàng. Bạn cần phải thực tế trong suy nghĩ và đàm bảo rằng mình không đánh giá thấp vấn đề.

3.5 Bỏ qua những vấn đề nhỏ

Bỏ qua những vấn đề nhỏ có thể làm tình trạng tồi tệ hơn, vì thế nên xem xét để có một giải pháp hợp lý

3.6 Không follow theo process

Test Management làm một process lớn mà Manager bắt buộc phải follow chặt chẽ. Không follow đồng nghĩa với phá vỡ quy tắc đã định. Làm theo process sẽ giúp bạn làm việc có tổ chức và giảm thiểu rủi ro.

3.7 Không lắng nghe người khác

Bạn là người quản lý, có vị trí cao nhất trong dự án nhưng không đồng nghĩa với việc bạn có thể làm việc một mình, bạn vẫn cần có team. Các thành viên trong nhóm có lẽ là người nhận thức rõ nhất về những thách thức hoặc vấn đề sắp xảy ra với một dự án thông qua công việc hàng ngày của họ. Nếu Người quản lý kiểm tra không lắng nghe lời khuyên của thành viên và không khuyến khích nhóm dự án của mình đưa ra đề xuất thì rất khó có thể đưa dự án đến đích.

4. Cách tiếp cận việc quản lý issue

Hãy xem xét ví dụ sau:

Bạn đã tạo test plan theo yêu cầu của khách hàng, tuy nhiên khách hàng lại change spec đến 3 lần trong vòng 5 ngày qua, đây có thể là môt issue lớn vì bản thân khách hàng cũng chưa biết mình muốn gì.

Dưới đây là từng bước bạn có thể giải quyết vấn đề:

4.1Record

Tại một số thời điểm trong dự án, các rủi ro bạn đã xác định trong plan có thể xuất hiện, đó chính là issue. Bạn cần record lại.

Trong nhiều dự án, các vấn đề có khả năng phát sinh khi bắt đầu dự án. Vì vậy, đó là một ý tưởng thông minh để phát hiện và thảo luận các vấn đề trong quá trình bắt đầu dự án.

Khi một vấn đề được xác định, bạn nên thực hiện hành động sau:

Record the project issues

Một trong những công cụ tốt nhất để ghi lại các issue của dự án là issue log. Issue log giúp bạn tập trung vào việc tìm giải pháp cho vấn đề

You can create the issue log by yourself or use the issue log template in this article as the reference.

Set priority level

Đừng quên mức độ ưu tiên của issue. Có ba mức độc ưu tiên thường sử dụng:

Assign issues

Assign issue dự án cho người phù hợp nhất để giải quyết nó. Người đó là một người trong hoặc ngoài nhóm dự án. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ định cho ai đó bên ngoài nhóm, hãy đảm bảo họ biết những gì họ đang tham gia!

Đối với issue về yêu cầu thay đổi của Khách hàng, bạn có thể chọn một người có kỹ năng giao tiếp tốt nhất để giải quyết vấn đề. Anh ta sẽ làm việc như một kỹ sư cầu nối để đàm phán với khách hàng, yêu cầu họ khắc phục yêu cầu, để tiến hành dự án.

Kiểm tra issues status

Bạn phải kiểm tra issue log và cập nhật trạng thái isssue. Các số liệu sau đây đại diện cho loại rủi ro

4.2 Report

Tài liệu hóa các vấn đề quan trọng của dự án, trong các báo cáo tiến độ (đánh dấu) thường xuyên các vấn đề ưu tiên cao lên bảng dự án.

Các nhà quản lý dự án chuyên gia phụ thuộc rất nhiều vào báo cáo tình trạng issue của dự án, đặc biệt nếu một dự án lớn và có nhiều bên liên quan.

4.3 Control Project Issues**

Quản lý dự án chịu trách nhiệm kiểm soát các vấn đề của dự án và nên xem xét cẩn thận các hoạt động sau

Công nhận những người có thể có tác động giải quyết vấn đề. Dừng tất cả các hoạt động xung quanh các vấn đề và trước khi giải quyết vấn đề trước. Bạn là người quản lý dự án và kiểm soát tình hình, đừng vội vàng dự án trừ khi bạn giải quyết vấn đề. Bây giờ hãy suy nghĩ kỹ về các câu hỏi sau cho từng vấn đề trong nhật ký Tạo một danh sách các hành động hoặc tùy chọn có thể có thể mang lại sự đột phá mà bạn đang tìm kiếm. Sau đó thu hẹp danh sách của bạn và chọn những tùy chọn có khả năng giải quyết vấn đề nhất.

Trong phần tử tương tác ở trên, bạn có thể sử dụng bất kỳ hành động nào để giải quyết vấn đề như A, B hoặc C. Nhưng trong một số trường hợp, chỉ sử dụng một tùy chọn có thể không đủ để giải quyết vấn đề hoàn toàn. Cách tốt nhất là kết hợp tất cả các tùy chọn.

Ví dụ: nếu bạn chọn tùy chọn A Hãy tổ chức cuộc họp với khách hàng để làm rõ và đưa ra yêu cầu càng sớm càng tốt. Bạn sẽ làm gì nếu bạn và khách hàng của bạn không thể đưa ra yêu cầu cuối cùng sau cuộc họp như vậy? Bạn cần nhận được nhiều hỗ trợ hơn từ cấp cao hơn để đàm phán với khách hàng (Tùy chọn B). Nếu khách hàng không chuyên nghiệp, họ thậm chí còn không biết chính xác yêu cầu của họ. Trong trường hợp như vậy, bạn nên đề xuất ý tưởng mới cho khách hàng về yêu cầu sản phẩm.

Nguồn: https://www.guru99.com/issue-management-in-your-testing-project.html


All Rights Reserved