Quản lí risk trong dự án

Qua dự án đầu tay ở công ty không được thành công cho lắm, mình bắt đầu để ý và tìm hiểu tới một công việc rất quan trọng của người quản lí dự án nhưng rất ít khi được để ý đến, đó chính là "quản lí risk/quản lí rủi ro".

Có thể nói tất cả các dự án luôn có risk. Nếu một risk tiềm ẩn mà không được phát hiện sớm thì có thể gây tác động không tốt đến việc hoàn thành dự án đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng đúng kỳ vọng về chất lượng.

Vậy, quản lí risk trong dự án là gì?

Đầu tiên, chúng ta cần hiểu "risk" là gì trước đã.

Risk/Rủi ro là sự bất trắc cụ thể liên quan đến việc xuất hiện một biến cố không mong đợi (biến cố này có thể mang đến kết quả tốt hoặc xấu)

Ví dụ:

• Member nghỉ ốm 3 ngày, làm chậm trễ dealine -> kết quả xấu.

• Trong team có member phát triển được một thư viện, giúp cải thiện hiệu suất làm việc -> kết quả tốt.

Suy ra:

"Quản lí risk" đơn giản là việc kiểm soát những biến cố không mong đợi có thể xảy ra.

Vậy, chúng ta phải kiểm soát cái gì? Kiểm soát như thế nào?Khi nào thì kiểm soát?

Cùng đọc tiếp nhé!

Các công việc cần làm khi quản lí risk

Luôn luôn nghĩ về risk!

Tùy vào từng giai đoạn của dự án mà có những loại rủi ro có khả năng xảy ra khác nhau. Vì vậy, chúng ta phải thực hiện quản lí risk ngay từ lúc dự án chuẩn bị được triển khai, và theo sát từng giai đoạn, đưa ra những đánh giá, biện pháp đối phó với risk và chia sẻ thường xuyên với khách hàng. Quản lí risk là bao gồm tập hợp các công việc như:

• Lên kế hoạch quản lý risk.
• Xác định risk.
• Phân tích, lên kế hoạch ứng phó với risk đã được xác định. ...

Ví dụ về cách biểu thị một risk:

Loại risk: Schedule

• Xác định risk: Schedule có thể bị chậm
  • Xác suất xảy ra: Cao
  • Mức độ quan trọng: Cao
• Biện pháp phòng tránh:
  • Hàng ngày, báo cáo tiến độ của dự án bằng biểu đồ Gantt
• Tiêu chuẩn để phán đoán risk xảy ra:
  • Khi tiến độ bị khác hơn 10% so với schedule
• Biện pháp đối phó: Phân tích nguyên nhân như dưới đây và đưa ra phương án cụ thể
  • Member thiếu skill technical:
    • Thay đổi member hoặc add technical vào để kèm cặp member
  • Khách hàng add thêm những phần không có trong estimate:
    • Xem xét lại schedule, add thêm resource làm những phần được bổ sung.
    • Đề xuất khách hàng estimate lại.

Một số loại rủi ro (risk category) và các ví dụ về nguy cơ tiềm ẩn có thể xác định ở giai đoạn lên kế hoạch quản lý rủi ro.

1) Loại rủi ro: Schedule

• Các task quan trọng bị sót trong schedule
• Chậm dealine
• Estime sai

2) Loại rủi ro: Rủi ro từ yêu cầu nghiệp vụ

• Yêu cầu đã baselined nhưng vẫn tiếp tục thay đổi
• Chất lượng yêu cầu kém và gây ra khả năng mở rộng phạm vi của dự án
• Tổng các tính năng yêu cầu có thể vượt quá những gì mà nhóm phát triển chuyển giao trong thời gian có sẵn

3) Loại rủi ro: Rủi ro về sản phẩm, công nghệ

• Kết quả phát triển các giao diện người dùng sai trong khâu thiết kế và phải thực hiện lại
• Đội dự án phát triển các chức năng phần mềm bổ sung mà không được yêu cầu ở thời điểm lên kế hoạch
• Công nghệ mới áp dụng vào quá trính phát triển sản phẩm không được hỗ trợ đầy đủ từ nhà cung cấp
• Sản phẩm công nghệ chọn lựa cho dự án không giải quyết được vấn đề hoặc nhu cầu của khách hàng
• Tổ chức không cung cấp đủ tài nguyên làm việc cho dự án như đã cam kết

4) Loại rủi ro: Rủi ro trong khâu quản lý dự án

• PM có uy quyền hạn chế trong cơ cấu tổ chức và ít quyền lực cá nhân gây ảnh hưởng đến việc ra quyết định và các nguồn lực cho dự án
• Độ ưu tiên chuyển giao các hạng mục thay đổi thường xuyên
• Điều kiện để xác định thành công ở mỗi giai đoạn của dự án không được định nghĩa rõ ràng
• Các dự án trong chương trình cần dùng nhân sự, tài nguyên giống nhau cùng một thời điểm (đối với một chương trình có nhiều dự án nhỏ)
• Ngày tích hợp sản phẩm, chuyển giao sản phẩm, demo,… không được đội dự án tính toán kỹ.

5) Loại rủi ro: Rủi ro đến từ khách hàng

• Khách yêu cầu những tính năng mới ngoài phạm vi
• Khách hàng không sẵn sàng, hoặc trì hoãn việc cung cấp yêu cầu, xem xét thiết kế, xác nhận yêu cầu, và cả việc nghiệm thu sản phẩm cho mỗi đợt phát hành
• Khách hàng kỳ vọng tốc độ phát triển và chuyển giao sản phẩm nhanh hơn so với khả năng của đội kỹ thuật
• Chính trị ở khách hàng phức tạp và có quá nhiều người không muốn dự án thành công

6) Loại rủi ro: Rủi ro từ nhân sự tham gia dự án và nhà thầu

• Tổ chức không cung cấp đủ nhân sự có chất lượng như đã yêu cầu
• Một số công việc quan trọng chỉ được thực hiện bởi duy nhất một nhà phát triển
• Một số nhà phát triển có thể rời khỏi dự án trước khi dự án được hoàn thành
• Quy trình cung cấp nguồn nhân lực, hoặc thuê nhân sự bên ngoài tốn thời gian hơn dự kiến
• Đội ngũ kỹ thuật cần thêm thời gian để làm quen với công cụ phát triển, công nghệ, phương thức phát triển dự án
• Hợp đồng của đội ngũ nhân sự kết thúc trong thời gian triển khai dự án
• Xung đột giữa các thành viên trong đội dự án dẫn đến giao tiếp kém, kết quả công việc kém, và re-work diễn ra thường xuyên
• Nhà thầu không cung cấp đầy đủ các thành phần, công cụ như đã cam kết

Một số lợi ích chính trong việc quản lý risk

• Dự đoán và phòng tránh được vấn đề
• Ngăn chặn sự bất ngờ xảy ra với các bên liên quan tham gia dự án.
• Nâng cao khả năng dàn xếp.
• Đạt được các cam kết của khách hàng.
• Giảm thiểu sự kéo dài lịch trình phát triển dự án.
• Giảm sự tăng chi phí dự án quá mức

Kết

Xác định rủi ro trong dự án là công việc rất quan trọng cho một nhà quản lý dự án trong giai đoạn lên kế hoạch. Công việc đòi hỏi người quản lý dự án lôi kéo các thành viên tham gia dự án hỗ trợ mình trong xuyên suốt dự án để tiếp tục xác định, theo dõi, và xử lý. Khi một rủi ro được xác định thì cần phải đánh giá độ ưu tiên xử lý phù hợp với các hướng giảm thiểu rủi ro nếu rủi ro trở thành vấn đề. Không phải rủi ro nào cũng đánh giá độ ưu tiên xử lý cao.

Ngày nay, có rất nhiều kỹ thuật và phương pháp xác định risk khác nhau. Bạn cần tham khảo và chọ lựa kỹ thuật phù hợp với mình và năng lực của đội dự án. Xác định và quản lý risk tốt là tiền đề cho dự án của bạn hoàn thành thành công.

Nguồn tham khảo thêm : https://qiita.com/_Nanagin/items/1892198016b7df890a78