Phương pháp làm việc Hourensou (Phần 3)

3. Soudan: Bàn bạc

Trong hourensou, khi cần lời khuyên về vấn đề mà tự mình không thể tự giải quyết thì chúng ta cần bàn bạc

Ví dụ như khi bạn gặp phải một technical khó, khiến bạn không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn đã commit chẳng hạn.

Vậy việc bàn bạc sẽ mang lại điều gì?

Khi làm tốt việc bàn bạc, chúng ta sẽ:

• Tìm kiếm được sự tương trợ
• Chia sẻ thông tin, thu thập ý kiến, kinh nghiệm
• Phát huy sức mạnh tập thể, tìm kiếm được giải pháp chung

Cách thức tiến hành bàn bạc

Để thực hiện tốt việc bàn bạc với đồng nghiệp, bàn bè... thì chúng ta cần thực hiện các hoạt động sau đây

1. Xác định thời điểm

• Khi biết là tự bản thân mình không thể giải quyết vấn đề đúng hạn
• Khi xử lý được một vấn đề chung, ảnh hưởng đến nhiều người hoặc mục tiêu chung của tập thể

2. Xác định đối tượng bàn bạc

• Những người cần bàn bạc thông thường sẽ bao gồm:
• Những người có kinh nghiệm, có kỹ năng giải quyết vấn đề
• Người có quyền hạn quyết định vấn đề
• Những người bị ảnh hưởng bới vấn đề

3. Xác định cách thức bàn bạc

Dựa vào thời điểm, đối tượng và độ nghiêm trọng của vấn đề cần bàn bạc để xác định phương thức. Ví dụ như:

• Chat work, mail, điện thoại
• Meeting, face to face

4. Chuẩn bị kỹ nội dung bàn bạc

• Chuẩn bị tài liệu mô tả rõ ràng vấn đề đang gặp phải
• Khoanh vùng phạm vi ảnh hưởng của vấn đề
• Mô tả những nội dung phân tích, giải pháp mà bản thân đã làm thử
• Đưa ra nội dung cần giúp đỡ
• Sử dụng phương pháp 5W2H để nội dung đầy đủ nhất

Ví dụ tình huống

#1

Sếp: Cuối giờ hôm qua sao không gửi estimate cho anh, làm khách hàng nó cắt dự án mất rồi???

Nhân viên : Cuối giờ hôm qua em đã to lên CB cho anh rồi mà!!!

Sếp : Anh đã tìm mỏi mắt rồi, có thấy m** gì đâu?

※Thực tế người nhân viên đã to đúng lúc CW bị lag, message đã không đến được sếp

→Ai có lỗi? Làm thế nào để tránh xảy ra trường hợp này?

#2

Tổ A có 10 công nhân + tổ trưởng là Mr. B

Cấp trên (Mr. Boss) là người giao việc cho tổ trưởng, và nghe tổ trưởng báo cáo.

Một ngày, Mr. Boss gọi Mr. B lên:

“Do một sơ xuất trong dây chuyền sản xuất của tổ C, màn hình của một số máy ảnh có thể bị mờ ở vài điểm. Tổ A là kiểm tra lại toàn bộ máy ảnh, máy nào lỗi thì lọc ra, thống kê lại tỷ lệ phế phẩm, rồi báo cáo lại cho tôi. Việc này có thể mất vài ngày đến vài tuần , nhớ hàng ngày viết báo cáo tình hình cho tôi.”

→Sau khi nhận nhiệm vụ trên, Mr. B về tổ triển khai

Báo cáo ngày đầu tiên của Mr. B gửi lên cấp trên như sau:

“Tổ A đã bắt đầu làm công việc được giao.

Hôm nay 10 người đã check được 2000 sản phẩm, phát hiện được 10 sản phẩm màn hình bị mờ”.

Câu hỏi: Nội dung báo cáo này đã ổn chưa? Nếu chưa thì chúng ta nên báo cáo thế nào?

#3

Một ngày Mr. B phát hiện ra là do sơ suất của mình, có khá nhiều sản phẩm vẫn còn lỗi nhưng đã bị bán ra thị trường.

→Mr. B cần làm ngay những việc gì?

※Link tham khảo:

(https://viblo.asia/p/phuong-phap-lam-viec-hourensou-YWOZrd675Q0) (https://viblo.asia/p/phuong-phap-lam-viec-hourensou-phan-2-jvElaE7zlkw)