Phương pháp làm việc Hourensou (Phần 2)

2. Renraku: Liên lạc

Trong hourensou thì liên lạc là hành động trao đổi hay chia sẻ thông tin với những người liên quan.

Ví dụ như khi bạn nghỉ làm thì ngoài việc phải báo cáo với cấp trên, bạn cũng cần chia sẻ thông tin với những đồng nghiệp có liên quan.

Hay là nếu dự án có meeting, thì chúng ta cũng cần chia sẻ trước thông tin về thời gian, địa điểm và mục đích của cuộc họp.

Vậy thì, tại sao phải liên lạc?

1. Để chắc chắn là mình đã hiểu nội dung mà người khác truyền đạt

Đã từ lâu, ở Việt Nam chúng ta lưu truyền câu nói "Tưởng nó chết từ lâu rồi".

Đây chính là minh chứng rõ nét nhất cho tác hại của việc thiếu liên lạc, khi chúng ta nhận được một thông tin nhưng không confirm lại với người truyền đạt về ý hiểu của mình.

Trong một ví dụ khác, thì khi làm việc với chúng ta, thì người Nhật có nhận xét 1 trong những điểm yếu nhất của người Việt Nam là nói gì cũng trả lời là hiểu rồi, nhưng đến cuối cùng thì chúng ta lại làm ra 1 sản phẩm khác hoàn toàn so với kỳ vọng của họ.

Hay bạn hãy thử tưởng tượng xem, lúc này đã là cuối giờ chiều ngày thứ 6, bạn có một cuộc hẹn ra trò với lũ bạn thân, hứa hẹn đến sáng ngày thứ 7.

Nhưng đúng lúc sắp nghỉ thì manager của bạn thông báo hôm nay phải OT đến chủ nhật để kịp deliver, một OT không thể bỏ.

Và sẽ còn thế nào nữa, nếu như việc OT đã được quyết định từ giữa tuần nhưng mãi đến giờ này mới thông báo?

2. Chia sẻ thông tin và trách nhiệm trong dự án

Bạn hãy luôn nhớ rằng mỗi chúng ta đều là 1 mắt xích trong 1 hệ thống lớn, tương hỗ và ảnh hưởng đến kết quả công việc của nhau.

Nếu như developer làm việc không tốt, chắc chắn là các bạn QA sẽ phải rất vất vả trong khâu confirm và verify bug.

Nếu như QA của bạn còn thiếu kinh nghiệm, chắc chắc phần module của bạn khi deliver sang khách hàng sẽ bị đánh giá rất thấp vì lọt nhiều bug.

Hãy thử tưởng tượng, 1 người đồng nghiệp của bạn chuyên làm việc config server, build chương trình cho anh chị em code, test

Nhưng vào 1 ngày đẹp trời, khi ticket ngổn ngang, tiếng vọng đòi release quàng quạc từ bên kia bờ biển đổ về nhưng anh này lại chưa đến mà chẳng thông báo gì?

Hãy thử tưởng tượng 1 buổi sáng đẹp giời bạn nhận được 1 ticket khoai, bạn hùng hục làm như trâu từ sáng đến chiều gần xong rồi, thì BrSE của bạn lại thông báo là khách hàng đã bảo cancel ticket này từ sáng trên ChatWork?

Có cảm giác như chúng ta ít khi gặp các trường hợp như vậy, nhưng sau 10 năm đi làm, thì thực tế chỉ cho tôi thấy rằng các vấn đề như vậy xảy ra như cơm bữa trong các dự án. Mà nguyên nhân chỉ là thiếu hoặc liên lạc chậm

3. Phát hiện sớm vấn đề hoặc rủi ro, đưa ra các biện pháp ứng phó kịp thời

Hãy trở lại bản tin thời sự ngay về vụ hỏa hoạn ở chung cư Carina gần đây, rõ ràng nguyên nhân chính gây ra thiệt hại lớn như vậy là do việc liên lạc bị chậm.

Cụ thể là phương tiện liên lạc khẩn cấp trong tình huống hỏa hoạn - chuông báo cháy - không hoạt động, nên người dân đã không nhận được thông tin sớm nên đưa ra biện pháp ứng phó bị muộn.

Hay lớn hơn là trong trận chiến Trân Châu Cảng, thì nguyên nhân lớn nhất khiến Mỹ thiệt hại nặng nề cũng là do việc liên lạc bị chậm.

Gần hơn, các bạn đang có hẹn với vợ hay bạn gái, nếu có khả năng phải ở lại OT qua đêm mà không liên lạc gì với vợ/ bạn gái mà xem.

Làm thế nào để liên lạc tốt

Ở phần trên, chúng ta đã hiểu về lợi ích của việc liên lạc, vậy câu hỏi đặt ra là làm thế nào để liên lạc cho tốt?

1. Cần xác định thời điểm cần liên lạc

• Khi công việc có thay đổi so với plan ban đầu
• Những nội dung rắc rối, có khả năng phát sinh hiểu nhầm ý giữa các bên
• Khi nhận được thông tin, request mới
• Khi nhận thấy có risk or issue

2. Xác định trình tự và phạm vi liên lạc Trong 1 dự án, chúng ta cần xây dựng kế hoạch liên lạc cụ thể bao gồm:

• Tất cả các đối tượng liên lạc
• Phương tiện lương lạc
• Thông tin liên lạc
• Trình tự liên lạc

Hãy thử tưởng tượng, bạn ngẫu nhiên phát sinh bug tên bản FIX nhưng hôm nay người phụ trách phía khách hàng nghỉ mà bạn không có địa chỉ back-up

→Bạn sẽ làm thế nào hay cứ ngồi yên chờ cho đến khi end user phát hiện bug và claim lên?

Hay thiết bị của dự án bị hỏng đúng ngày cần deliver mà trước đó team của bạn chưa biết là phải liên lạc với ai để thay thiết bị?

3. Sử dụng phương pháp 5W2H và 5W để liên lạc đầy đủ, gọn gàng nhất

※Link tham khảo: (https://viblo.asia/p/phuong-phap-lam-viec-hourensou-YWOZrd675Q0)