Phần II. Một số thủ thuật khi dùng Google Sheet

Tiếp nối phần I mình xin giới thiệu với các bạn thêm 10 thủ thuật từ Google Sheet nhé.

Tham khảo phần I ở đây: https://viblo.asia/p/phan-i-mot-so-thu-thuat-khi-dung-google-sheet-Do754er0KM6

11. Kéo dữ liệu từ Google Sheets khác

• Dùng hàm IMPORTRANGE
• Công thức: =IMPORTRANGE("spreadsheet_URL", "Sheet and cell references")
• Ví dụ: =IMPORTRANGE ("1jghakueH148eLoExb-DNj2j6YgGf5cVOgpuwfCtoo2I", "Sheet1!A2:B6")

spreadsheet_URL:

Sheet and cell references: là sheet và from&to của ô giá trị chúng ta muốn lấy kết quả.

Kết quả:

Lưu ý: sẽ có 1 popup nhỏ show ra yêu cầu chúng ta connect với sheet mà chúng ta muốn lấy dữ liệu. Bạn chỉ việc chọn Access allow là dữ liệu của sheet đó sẽ được chuyển sang sheet hiện tại theo như công thức.

12. Khóa các ô để ngăn chặn những thay đổi không mong muốn

- Mục đích: muốn giới hạn quyền edit của những thành viên được chia sẻ file. - Cách khóa: Step 1: bôi đen khu vực muốn khóa Step 2: trên thanh công cụ chọn Data > Protected sheets and ranges

Step 3: thanh tuỳ chọn Protect Sheets and Ranges sẽ xuất hiện ở bên phải cửa sổ. Tại đây, bạn có thể nhập một dòng mô tả ngắn gọn về lý do cần khoá ở ô Enter a description

Step 4: nhấn chuột vào nút "Set Permissions" (Thiết lập quyền) màu xanh lá để chuyển sang hộp thoại thiết lập quyền đối với các ô bị khoá.

Step 5: sau khi thiết lập quyền xong nhấn Done là xong. Nếu muốn show warning khi người khác edit thì sẽ check vào Show a warning when editing this range

13. Chuyển đổi tập tin sang Sheets

- Cách chuyển: Step 1: up file .XLSX lên google drive Step 2: mở file .XLSX bằng Google sheets ** Step 3:** trên thanh công cụ chọn File > Save as Google Sheets

Step 4: sau khi nhấn Save as Google Sheets sẽ sinh ra 1 file mới tương tự với định dạng Google Sheets và bạn có thể xóa đi file định dạng .XLSX cũ.

14. Chia sẻ Google Sheet của bạn

- Cách chia sẻ:

Step 1: nhấn vào button Share màu xanh lá bên góc phải màn hình

Step 2: input những địa chỉ mail mà bạn muốn share.

Step 3: chọn quyền cho tài khoản bạn muốn chia sẻ và sau đó nhấn Done là xong.

15. Sao chép định dạng

• Dùng Format Painter để định dạng ô và sử dụng phong cách tương tự vào các ô khác.
• Các bước thực hiện:

Step 1: chọn các ô mà bạn muốn sao chép định dạng.

Step 2: nhấp chuột vào format painter và kéo qua các ô mà bạn muốn áp dụng các định dạng là được.

16. Nhập từ Form sang Sheets

Step 1: tại thanh công cụ của Google spread sheets chọn Insert > Form

Step 2: sẽ xuất hiện giao diện như sau và tại đây bạn có thể tạo form tùy ý.

Giải thích các item: 1: title của form (title này default sẽ được lấy theo title của google sheet) 2: description của form 3: add thêm câu hỏi 4: import form 5: chỗ để input câu hỏi 6: chỗ để input câu trả lời 7: phương thức trả lời câu hỏi 8: thiết lập xem câu trả lời có bắt buộc hay không? Nếu câu trả lời là bắt buộc thì bật chức năng này lên

17. Show toàn màn hình

- Mục đích: giúp hạn chế những phiền nhiễu xuất hiện trên màn hình máy tính. - Cách show toàn màn hình: nhấn View > Full screen

18. Định dạng có điều kiện

- Mục đích: định dạng điều kiện được dùng cho cách bảng tính lớn, sử dụng công cụ tô màu giúp bạn xem được số lượng lớn dữ liệu một cách dễ dàng để xử lý nó

- Cách thực hiện định dạng có điều kiện:

Step 1: trên thanh công cụ chọn Format > conditional formatting

Step 2: sau đó bên phải sẽ xuất hiện giao diện màn hình khung Conditional format rules để thiết lập các điều kiện cho dữ liệu.

Giải thích các item:

1: ô mà bạn muốn set điều kiện

2: chỗ setting điều kiện. Có các điều kiện như sau:

English	Vietnamese
Cell is empty	Ô trống
Cell is not empty	Ô không trống
Text contains	Có chứa văn bản
Text does not contain	Không có chứa văn bản
Text is exactly	Có văn bản giống chính xác
Date is	Có chứa ngày tháng
Date if before	Có chứa ngày trước...
Date is after	Có chứa ngày sau....
Greater than	Lớn hơn...
Greater than or equal to	Lớn hơn hoặc bằng
Less than	Nhỏ hơn...
Less than or equal to	Nhỏ hơn hoặc bằng
Is equal to	Bằng với...
Is not equal to	Không bằng với...
Is not between	Không nằm ở giữa...
Custom Formula	Theo công thức

3: setting màu cho điều kiện

4: nhấn Done để hoàn thành setting điều kiện

5: add thêm điều kiện khác

19. Cố định/đóng băng dòng/cột trong Google sheets

-Mục đích: cố định một dòng hay cột là việc khóa cứng dòng/cột đó ở trên cùng của trang tính, dù bạn cuộn xuống hay kéo bài sang ngang thì dòng/cột đó vẫn giữ nguyên ở vị trí đây.

-Cách cố định dòng/cột:

Step 1: mở trang Google Sheets, click con trỏ chuột vào số hoặc chữ của dòng/cột đó.

Step 2: chọn View > Freeze, sau đó bạn sẽ thấy một bảng tùy chọn hiện ra. Tại bảng tùy chọn này bạn sẽ có thể chọn được hàng/cột mà bạn muốn cố định.

Step 3: kết quả là hàng hoặc cột bạn chọn đã được đóng băng và cố định bằng khung viền màu xám để ngăn cách với khu vực còn lại, và không thể di chuyển cho dù bạn kéo chuột tới bất cứ vị trí nào đi chăng nữa.

20. Cách để tạo danh sách tùy chọn

- Cách tạo danh sách tùy chọn:

Step 1: chọn ô mà bạn muốn tạo danh sách tùy chọn

Step 2: tiếp theo chọn Data > Data validation

Step 3: sau đó sẽ show ra các popup với title Data validation như dưới đây và bạn có thể setting danh sách tùy chọn bằng cách click vào ô màu đỏ.

Step 4: sau khi click ô đỏ sẽ lại hiển thị ra 1 popup với title Select a data range và bạn sẽ select phạm vi danh sách tùy chọn bạn muốn > nhấn OK > nhấn Save là setting hoàn thành.