【Phần I - Nhập môn Agile】Chương 2 - GIới thiệu về Team Agile (1)

Nhìn chung, định nghĩa về team agile khác khá nhiều so với một team truyền thống. Trong 1 team Agile sẽ không có sự phân chia cụ thể trước vai trò của mỗi người. Thay vào đó, mỗi member trong team có thể hoàn thành bất kỳ công việc nào.
Nếu như vậy, thoạt nhìn thấy mọi thứ có vẻ hỗn độn, hỗn loạn... Vì chả có phân chia cấp bậc, vai trò cụ thể gì cả. Vậy tại sao nó lại giúp chúng ta có thể hoàn thành công việc với năng suất, và chất lượng vượt trội? Trong chương này, chúng ta sẽ đi tìm hiểu phương pháp mà một Team Agile đang áp dụng để làm việc là gì, và hiểu hơn về sự khác biết giữa một team truyền thông và một team agile là như thế nào.
Cụ thể, chúng ta sẽ hiểu rõ hơn về 3 điều sau:

• Một team Agile điển hình sẽ hoạt động như thế nào?
• Khi xây dựng một team Agile, bạn nên chú ý điều gì?
• Khi tham gia vào project với vai trò là một member trong team, bạn nên chuẩn bị tâm thế như thế nào, để công việc được trôi chảy nhất có thể?

2.1 Sự khác biệt của một Agile Project

Trước khi bắt đầu câu chuyện về Agile Team, tôi nghĩ bạn nên nắm bắt được việc một Agile Project thì nó được vận hành như thế nào. Dưới đây là 3 đặc điểm chính của một Agile Project.

• Điều đầu tiên, Trong một project phát triển áp dụng mô hình Agile thường sẽ không phân chia vai trò một cách rõ ràng. Khi tham gia vào 1 Agile team, bạn sẽ cảm thấy như là đang tham gia vào một công ty start-up vậy, đó là vì sự thành công của dự án, của công ty bạn có thể làm bất cứ thứ gì - không phân biết vai trò hay chức vụ.
  
  Dĩ nhiên, trong một team sẽ có những người có điểm mạnh mà chỉ người nó mới có. Tuy nhiên, những người như vậy thường lại quá chú tâm vào điểm mạnh của họ, mà lơ là phần khác. Vì thế cho nên, trong một Agile project chúng ta sẽ không phân chia vai trò một cách cụ thể, rõ ràng từ trước.
• Điều thứ 2, mà Agile project khác biệt so với các project truyền thống đó là các giai đoạn Analysis, Design, Implementation, Test sẽ không thực hiện rời rạc với nhau mà các giai đoạn được thực hiện liên tục. Nghĩa là, nếu project chưa kết thúc thì cũng không có giai đoạn phát triển nào ở trên kết thúc.
  

Nghĩa là, ở Agile Project không phải là giai đoạn này độc lập với giai đoạn kia. Mà là các giai đoạn, các member trong team liên kết chặt chẽ, liên tục với nhau.

• Điều thứ 3, ở Agile Project luôn chú trọng tinh thần đoàn kết, trách nhiệm của mỗi member trong team. Một team là một khối thống nhất, mỗi member luôn ý thức và nâng cao tinh thần trách nhiệm về chất lượng sản phẩm.

Ở Agile Project, team phát triển đồng thời phải giữ trách nhiệm đảm bảo chất lượng sản phẩm. Và sẽ không có cái gọi là Phòng ban- Bộ phận đảm bảo chất lượng sản phẩm, mà chính team của bạn phải đảm bảo chất lượng của sản phẩm, không liên quan tới việc bạn manager, programer, QA ...vv. Tất cả công việc đều phải liên quan tới đảm bảo chất lượng. Do đó, bạn sẽ không có lý do nào để nói rằng, bug này là do mấy thanh niên ở phòng đảm bảo chất lượng sản phẩm bỏ sót, không tìm ra.

Tổng hợp lại là, có 3 đặc điểm đặc trưng ở Agile Project:

1. Không phân chia quá rõ ràng công việc đảm nhiệm từ trước.
2. Các giai đoạn phát triển luôn liên quan, lặp lại liên tục.
3. Các member trong team luôn giữ tinh thần trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm.

Để 1 team có thể làm project theo mô hình Agile, thì team đó cũng phải là một Agile Team. Các bạn cùng tìm hiểu thế nào là một Agile Team nhé.

2.2 Điểm mấu chốt giúp Team trở nên thật sự Agile. (1)

Đọc đến đây, chắc hẳn có bạn nghĩ team của bạn chắc chả bao giờ đáp ứng được tiêu chí như trên đúng không nào? Nhưng trước khi từ bỏ sự cố gắng, tôi có một số Tips giúp team của bạn trở nên thật sự Agile.

・Làm việc gần nhau
Thực ra, có một phương pháp giúp ngay lập tức tăng được năng suất làm việc. Vâng, bạn không nghe nhầm đâu, đó đơn giản là ngồi làm việc cạnh nhau. Khi đó nếu có việc cần hỏi thì nhanh chóng nhận được câu trả lời, vấn đề phát sinh được sửa một cách nhanh chóng, mọi người hiểu nhau hơn, qua đó mâu thuẫn cũng giảm xuống, và sự tin tưởng lẫn nhau cũng được củng cố.
Việc ngồi làm việc cạnh nhau tốt như thế, vậy thì những team mà làm việc xa nhau thì không thể áp dụng mô hình Agile trong project được à?... Đương nhiên là không phải vậy.
Trên thực tế,những team mà phải làm việc xa nhau không phải hiếm. Quả thật là, nếu so với team làm việc xa nhau thì team làm việc gần nhau tiện hơn rất nhiều. Tuy nhiên, có một số cách giúp lấp đầy khoảng cách đối với team mà phải làm việc xa nhau.
Ví dụ, trước khi bắt đầu dự án, team bạn cần chuẩn bị một khoản chi phí cho việc đi lại của các member, giúp member có những buổi tụ họp cùng nhau. Chỉ một vài ngày thôi cũng được. (Thực ra nếu là một vài tuần thì tốt hơn). Tận dụng khoảng thời gian mọi người tụ họp, mọi người có thể tìm hiểu lẫn nhau, cùng nhau trò truyện, cùng nhau tổ chức một buổi party nào đó. Điều đó có tác dụng rất lớn trong việc biến một nhóm người đơn thuần thành một team có hiệu suất làm việc cao.
Ngoài ra, có rất nhiều tool như là Skype, Video meeting, Social media...vv giúp những team phải làm việc xa nhau cảm thấy gần gũi hơn, như là đang làm việc gần nhau vậy.

Khuyến khích sự hợp tác
Trong cuốn sách 『メイキング・オブ・ピクサー———創造力をつくった人々』(Making of Pixar-The Creative People). Steve Jobs đã nói về vai trò của việc hợp tác đằng sau thành công tác phẩm điện ảnh của Pixar.
Jobs đã tiết lộ rằng sau khi phát hành Toy Story 2 các giai đoạn sản xuất bị hỗn loạn và đình trệ khá nhiều. Pixar đã lấn sân sang quá nhiều lĩnh vực. Sự liên kết hợp tác làm việc giữa các nhân viên trở nên thiếu gắn kết. Nếu tất cả các nhân viên không nỗ lực làm việc hiệu quả, thì có thể [Phép thuật của Pixar] có thể trở nên vô tác dụng.
Sau khi suy xét lại, Pixar quyết định mua 20 mẫu đất ở Emeryville, California, và tập hợp tất cả các nhân viên dưới một mái nhà. Kết quả đã được thể hiện ngay lập tức. Sự giao tiếp giữa các nhân viên được cải thiện, mọi người phối hợp công việc với nhau tốt hơn.

・Sự tham gia tích cực của khách hàng
Thực tế có rất nhiều project đang được phát triển mà không có sự tham gia tích cực của khách hàng - chủ nhân của sản phẩm. Vâng, điều đó thực sự đáng tiếc!
Làm sao một team có thể tạo ra một sản phẩm hấp dẫn, mang tính đột phá mà lại không có sự tham gia của người thích hợp, quan trọng nhất đối với sản phẩm?!!
Sự tham gia tích cực của khách hàng （Engaged Customer）có nghĩa là khách hàng có thể đến xem team phát triển demo sản phẩm, trả lời những câu hỏi liên quan đến specs, và đóng góp những feedback cho team phát triển. Thực ra, khách hàng cần đảm nhiệm công việc cung cấp những lời khuyên và kiến thức cần thiết cho team phát triển, qua đó cùng nhau tạo ra một sản phẩm thật sự hấp dẫn đối với người dùng. Và khách hàng cần coi mình vừa như là một core member của team, vừa là một đối tác mạnh mẽ, đáng tin cậy.
Do đó những mô hình phát triển kiểu Agile như là, XP (Extreme Programming) hay Scrum luôn muốn khách hàng tham gia cùng phát triển nhiều nhất có thể. Đó yếu tố đóng góp cho sự thành công của dự án.

Nguyên tắc khi phát triển theo mô hình Agile. Người phát triển và người đảm nhiệm bussiness hằng ngày cần phải làm việc cùng nhau ở dự án!

Chắc hẳn đến đây các bạn sẽ đặt ra câu hỏi, nếu team mà không có sự tham gia một cách tích cực, thường xuyên của khách hàng thì nên làm gì ?
Thực ra, có nhiều lý do dẫn đến tình trạng như vậy. Có thể, trước đây khách hàng đã tham gia rất nhiệt tình, nhưng có kết quả công việc làm họ thất vọng nên họ chán nản. Hoặc có thể là, chính bạn đã không cảm nhận được tính cần thiết cần phải có sự tham gia tích cực từ khách hàng. Hoặc là, đơn giản bạn cũng chưa từng nghĩ đến điều này để mà chú trọng vào nó. Cho dù là tình huống, nguyên nhân nào nếu bạn muốn khách hàng tham gia tích cực hơn, bạn nên thử làm điều dưới đây.
Trong buổi họp lần tới với khách hàng, bạn thử nói rằng: "Trong khoảng 2 tuần tới, chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề của khách hàng bằng mọi cách"
Trong quá trình làm, bạn hãy tập trung giải quyết những vấn đề quan trọng, hoặc những thứ mà khách hàng đang cảm thấy lo lắng. Bên cạnh đó, những vấn đề nhỏ bạn hãy tự suy nghĩ và thử tự đưa ra giải pháp tốt nhất mà k cần chờ đợi khách hàng cho phép hay trả lời.
Và trong buổi họp 2 tuần sau đó, bạn hãy báo cáo quá trình, phương pháp mà bạn đã giải quyết toàn bộ vấn đề như thế nào, và cứ lặp lại như thế.
Chọn vấn đề cần giải quyết - giải quyết vấn đề - báo cáo khách hàng. Bạn cứ lặp lại chu trình này trong khoảng 3 đến 4 lần (hoặc có thể nhiều hơn nữa) cho đến khi khách hàng thực sự tin tưởng rằng team của bạn thật sự có năng lực, và thật sự có khả năng giải quyết vấn đề. Và rồi dần dần khách hàng sẽ thay đổi cách nhìn về team của bạn, khách hàng sẽ tin tưởng rằng team của bạn thật sự có năng lực, và có khả năng giải quyết vấn đề, mang lại thành quả tốt cho khách hàng.
Ngoài lý do ở trên, còn lý do, nguyên nhân từ cả phía bạn. Có thể chính bạn không muốn cùng làm việc một cách tích cực với khách hàng, vì khi đó có lẽ sẽ phải chịu nhiều áp lực hơn. Sau tất cả, tôi muốn nói là bạn cần phải xây dựng mỗi quan hệ tin cậy lẫn nhau với khách hàng, làm cho khách hàng ngày càng tin tưởng về năng lực của team nhiều hơn. Nếu làm được vậy, tôi tin rằng khách hàng sẽ luôn tích cực tham gia project cùng team, đóng góp thật nhiều lời khuyên và ý tưởng tốt, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm.

Hết. Mời các bạn tham khảo tiếp các bài viết lần tới.

Nguồn:  アジャイルサムライ