OKRs là cái gì ấy nhể ?! Mẹo viết OKRs siêu đơn giản

Gần đây, mình có đọc 1 cuốn sách về ORK- Measure What matters - John Doerr. Nói về các công ty nổi tiếng trên thế giới như Google, Intel, Adobe, Youtube ... đã dịch chuyển thế giới bằng OKRs như thế nào và mình thấy có một vài điểm hay mà mình đã rút ra.

OKR là gì?

OKR chúng giúp chúng ta nắm bắt được sự tham vọng của team mà bạn làm việc cùng để nối khớp nhau về sứ mệnh, tầm nhìn trong mục tiêu, những thứ mà bạn và members trong team đang cố gắng làm và con đường mà chúng ta đến mục tiêu đó như thế nào, đó chính là Key results.

Mục tiêu là gì (Whats), đó là:

• Trình bày mục đích và ý định.
• Khó đạt được nhưng vẫn thực tế.
• Phải hữu hình, khách quan và không mù mờ, nên mạch lạc cho người khác đọc hiểu cho dù có đạt được mục tiêu hay không.
• Hoàn thành thành công một mục tiêu phải đem lại giá trị cụ thể cho công ty.

Bí mật để viết Objectives tốt, đó là:

1. Thật sự truyền cảm hứng
2. Mang chất thơ (chắc ý tác giả là để truyền cảm hứng)
3. Ngắn gọn, rõ ràng (để dễ dàng ghi nhớ)
4. Chúng có thể informal (không trang trọng thường sẽ dùng trong văn nói), có thể là từ lóng, có thể vui đùa, thậm chí thô tục, miễn là phù hợp với văn hóa công ty (này trong sách không có nha - mình sưu tầm từ các tài liệu chính thống khác =]])

Kết quả then chốt là như thế nào (Hows), đó là:

• Diễn tả những hành động cụ thể có thể đo đếm được, mà nếu đạt được thì sẽ giúp cho mục tiêu hoàn thành
• Phải diễn tả bằng kết quả, chứ không phải bằng hoạt động. Nếu kết quả then chốt bao gồm những từ như "tham khảo", "quan tâm", "giúp", "phân tích" hay "tham gia", đó là hoạt động chứ không phải kết quả. Thay vào đó, hãy mô tả những tác động đến "người sử dụng sau cùng" của những hoạt động đó.
• Phải bao gồm bằng chứng cho sự hoàn thành. Chứng cứ này phải tồn tại, đáng tin cậy và dễ dàng nhận thấy. Ví dụ, số đường dẫn đến các tài liệu, ghi chú và các báo cáo về số liệu đã có.

Bí mật để viết Key Results tốt, đó là: làm cho nó

1. Có thể đo lường được (Make it measureable)
2. Có khoảng thời gian nhất định (Make it time-bound)

Phân loại OKRs:

OKRs cam kết:

1. Điểm kỳ vọng cho một OKR cam kết là 1
2. Sẵn sàng chạy đua để hoàn thành
3. Cần tìm ra điểm sai trong lúc hoạch định hay thi hành.

OKRs mở rộng:

1. Điểm kỳ vọng cho một OKR mở rộng đạt trung bình là 0,7, với biến số khá lớn.
2. Vượt lên khả năng hiện tại để thực hiện trong 1 thời gian quy định nào đó
3. Có thể thể hiện khó khăn cố hữu về ý tưởng, sự ưu tiên, sẵn sàng nguồn lực ...
4. Nếu cần có thể duy trì từ quý này sang quý khác

Tại sao nên áp dụng OKRS

Những sai lầm và chiếc bẫy khi viết OKRs

Bẫy 1: Không phân biệt được OKRs cam kết và OKRs mở rộng

• Xem 1 OKRs cam kết như OKRs mở rộng sẽ tăng khả năng thất bại. Các nhóm làm việc có thể nhận OKRs một cách không nghiêm túc và không chịu thay đổi ưu tiên để tập trung vào OKRs này.
• Ngược lại, xem OKRs mở rộng là OKRs cam kết sẽ tạo nên tâm ký "phòng thủ" trong nhóm.

Bẫy 2: OKRs là những mục tiêu bình thường

• Là những điều mà không cần thay đổi hoặc cố gắng cũng đạt được.
• Trái ngược những điều mà Khách hàng thật sự muốn.

Bẫy 3: OKRs mở rộng trông có vẻ rụt rè

Phép thử:

1. Hỏi khách hàng thật sự muốn gì
2. Mục tiêu, nguyện vọng của chúng ta có đáp ứng hoặc vượt qua yêu cầu của họ không?

Bẫy 4: Chiến thuật "dự trữ nguồn lực":

• OKRs cam kết của một nhóm chỉ nên sử dụng hầu hết, chứ không phải toàn bộ nguồn lực sẵn có.
• OKRs cam kết + OKRs mở rộng sẽ sử dụng hơi nhiều hơn 1 chút nguồn lực sẵn có.
• Nhưng đừng vì thế mà một nhóm có thể đáp ứng được tất cả OKRs mà không cần sử dụng toàn bộ nguồn lực... được giả định là hoặc họ dự trữ nguồn lực riêng, hoặc là họ không thúc đẩy nhóm, hoặc cả hai. => Đây là dấu hiệu gợi ý cho quản lý cấp cao cần phải điều phối lại nguồn nhân lực.

Bẫy 5: Những OKRs có giá trị thấp (không ai quan tâm):

• Hoàn thành cũng không ai quan tâm
• Hoàn thành cũng không giúp ích gì cho khách hàng

Bẫy 6: Thiếu kết quả then chốt (KRs) cho mục tiêu cam kết (O)

• Một lỗi thường gặp khi viết điều kiện "cần" nhưng chưa "đủ" để hoàn thành mục tiêu. Lỗi này là do muốn tránh những khó khăn về nguồn lực/ưu tiên/rủi ro cần thiết để hoàn thành các kết quả then chốt khó nhằn.
• Phép thử: Có hợp lý hay không khi chấm 1 điểm cho tất cả các kết quả then chốt nhưng ý định của mụ tiêu vẫn chưa đạt được?

Thêm một vài phép thử:

• Nếu viết ra trong phòng 5 phút, hầu như là OKRs không tốt.
• Nếu mục tiêu không vừa một dòng, có thể chưa đủ mạnh.
• Không nên diễn tả bằng thuật ngữ nội bộ, hãy làm sao đó để mọi người đều hiểu được mục tiêu của bạn.
• Dùng ngày thật, thay vì những ngày cuối quý mới cập nhật
• Các kết quả then chốt (KRs) phải đo đếm được
• Thước đo phải rõ ràng

Vậy Mục tiêu năm 2020 của bạn là gì? Lấy một tờ giấy hoặc google sheet và làm điều ấy lần đầu nào

Kết

OKRs thật sự là một vùng biển rộng lớn nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, có những định hướng sâu sắc hơn khi thực hành OKR, mình high recommend quyển sách này, ví dụ nó còn chia sẻ như thế nào là Một chu kỳ OKRs điển hình, hay Trao đổi biểu hiện công việc, và nhiều nhiều thứ khác nữa,...

Chúc các bạn sẽ hoàn thành mục tiêu như dự định của mềnh nhaaa. Peace!