Những vấn đề xảy ra khi tham gia đồng thời nhiều dự án

Ngành công nghiệp phần mềm ngày nay đang rất phát triển, số lượng nhân sự đào tạo không kịp với nhu cầu cần sử dụng, do đó thường hay phát sinh những trường hợp một người có thể phải tham gia nhiều dự án cùng một lúc. Vấn đề đặt ra là hiệu suất làm việc sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi liên tục phải chuyển đổi giữa các dự án khác nhau.

1. Hiệu suất làm việc

Trong cuốn sách Quality Software Management: Systems Thinking, tác giả Gerald Weinberg đề xuất một quy tắc để tính toán sự lãng phí do phải chuyển đổi dự án:

Theo tính toán của Weinberg, ngay cả khi chỉ bổ sung thêm một dự án vào khối lượng công việc của bạn thì nó cũng gây ra ảnh hưởng hết sức sâu sắc. Bạn sẽ mất đi 20% thời gian của mình. Khi bạn thêm một dự án thứ 3 vào, thì gần một nửa thời gian của bạn sẽ bị lãng phí trong việc chuyển đổi qua lại giữa các dự án.

Cho dù làm việc với 1 dự án duy nhất thì ảnh hưởng của các công việc xem chừng đơn giản như: check mail, điện thoại, tin nhắn cũng có thể gây ra gians đoạn công việc rất lớn. Theo nghiên cứu của hãng BBC thì

Nghiên cứu này được tiến hành tại viện Institute of Psychiatry, nhận thấy việc sử dụng quá nhiều công nghệ có thể làm giảm đi năng lực trí tuệ của người lao động. Các nhà nghiên cứu cho biết, những phân tâm bởi các bức email và điện thoại làm giảm mất 10 điểm trong chỉ số IQ của họ – gấp hơn hai lần so với tác động của việc hút cần sa.

Joel Spolsky đã so sánh việc chuyển đổi tác vụ là hình phạt cho các máy tính và lập trình viên:

Kinh nghiệm ở đây là khi bạn quản lý các lập trình viên, thì việc chuyển đổi tác vụ thực sự tốn rất nhiều thời gian. Đó là bởi vì lập trình là một loại công việc mà bạn phải lưu giữ rất nhiều thứ trong đầu cùng một lúc. Bạn càng nhớ được nhiều thứ một lúc thì bạn càng lập trình hiệu quả hơn. Một lập trình viên luôn phải ghi nhớ hàng tỉ thứ trong đầu của họ cùng một lúc: tất cả mọi thứ từ tên của các biến, cấu trúc dữ liệu, các API quan trọng, tên của các chức năng tiện ích mà họ đã viết và gọi rất nhiều, thậm chí tên của thư mục con nơi lưu trữ mã nguồn của họ. Nếu bạn cho phép lập trình viên đó đi nghỉ mát trong thời gian 3 tuần, họ sẽ quên hết tất cả. Bộ não con người dường như chuyển nó ra khỏi bộ nhớ ngắn hạn RAM và hoán đổi nó ra vào một dạng sao lưu, nơi nó có thể truy lục lại vào sau này.

2. Năng lực duy trì đồng thời các luồng suy nghĩ khác nhau

Giáo sư Earl Miller chuyên ngành thần kinh học tại Viện Picower của Đại học MIT cho biết rằng con người không nên làm nhiều việc cùng một lúc (multitasking). Ông đưa ra lời khuyên: “Đừng cố gắng làm nhiều việc cùng lúc. Điều đó sẽ giết chết năng suất làm việc, gây ra những sai lầm và ngăn cản suy nghĩ sáng tạo”.

Nhiều người trong chúng ta có thể nghĩ: “Nhưng tôi giỏi việc đó mà!”. Đáng buồn thay, đó là một sự ảo tưởng không hề nhẹ. Não bộ con người có năng lực rất hạn chế trong việc duy trì các luồng suy nghĩ khác nhau cùng một lúc, và tâm trí chúng ta lưu giữ được rất ít thông tin trong một thời điểm bất kỳ.

Điều tai hại ở đây não bộ lại thường xuyên đánh lừa rằng bạn có thể làm được nhiều hơn thế. Để hiểu nguyên nhân của điều này, hãy xem cách chúng ta nhìn thế giới xung quanh như thế nào.

Theo lý thuyết cơ bản, đôi mắt con người là một máy quay góc rộng cho phép chúng ta nhìn mọi thứ xung quanh. Thế nhưng thực tế là mắt chúng ta liên tục đảo qua đảo lại để “chụp” từng phần của cảnh vật xung quanh với tốc độ khoảng 3 - 4 lần/ giây, rồi đưa về não xử lý.

Những thứ mà chúng ta thấy có vẻ giống như là một hình ảnh đồng nhất, nhưng thực tế là não bộ đã ghép những hình ảnh riêng biệt lại với nhau để tạo thành một bức tranh tổng thể hoàn chỉnh.

Điều này cũng giống như chuyện làm nhiều việc cùng lúc. Khi chuyển đổi giữa các tác vụ khác nhau, chúng ta thường cảm thấy đó là một chuỗi liền mạch, nhưng trong thực tế là nó liên tục đòi hỏi một loạt các thay đổi nhỏ.

Giả sử, bạn cần ngừng công việc kiểm tra sổ sách hiện tại để kiểm tra một email, và khi bạn quay trở lại với mớ sổ sách, não của bạn đã phải tiêu hao “năng lượng” cho việc tập trung lại vào công việc cũ và nhớ lại xem mình đã làm tới đâu.

Điều này không chỉ gây ra sự lãng phí thời gian mà nó còn làm giảm khả năng sáng tạo. Xét cho cùng, tư duy sáng tạo xuất phát từ sự tập trung mở rộng (extended concentration), nghĩa là khả năng theo đuổi một ý tưởng thông suốt qua mạng lưới các mối liên kết mới. Nói nôm na, khi bạn cố gắng làm nhiều thứ cùng lúc, thay vì đi thẳng thì tư duy của bạn đi cứ lang thang lòng vòng, để rồi “chưa đi đến chợ, đã tiêu hết tiền”.

Nếu bạn đang có ý nghĩ: “Điều này chắc có lẽ chỉ áp dụng với những người khác” thì thật là sai lầm. Thực tế cho thấy, những người tự nghĩ rằng mình giỏi trong việc làm nhiều thứ cùng lúc lại là những người kém nhất trong việc này.

Thông thường, những người mắc lỗi này thường rất kém trong việc lờ đi các yếu tố gây xao lãng, nhưng thay vì cố gắng để cải thiện khả năng tập trung, họ lại xoay qua tự thuyết phục bản thân rằng việc đa nhiệm sẽ giúp làm tăng năng suất.

Có lẽ, bạn đang tự hỏi: “Nếu việc làm nhiều thứ cùng lúc là không tốt, vậy tại sao chúng ta lại hay cảm thấy bị thúc giục nên làm như vậy?”. Điều này liên quan đến quá trình tiến hóa của não người.

Vào thời tiền sử, bất kỳ một thông tin nào cũng có thể là quan trọng - ví dụ, có tiếng sột soạt trong bụi cây nghĩa là có thể có một con hổ sắp nhảy ra vồ lấy bạn. Vì vậy, điều này đã kích thích não bộ của chúng ta tiến hóa theo hướng luôn tìm kiếm và chú ý đến những thông tin mới.

Thật đáng tiếc, những gì đã từng là lợi thế tiến hóa để sinh tồn nay lại hóa thành trở ngại. Trong xã hội hiện đại ngày nay, nơi chúng ta ít khi phải đối diện với các nguy hiểm đến tính mạng, sự tấn công không ngừng nghỉ của các thông tin mới có khả năng làm tê liệt tư duy. Sự thật đơn giản là não của chúng ta không được thiết kế để xử lý việc bị quá tải thông tin.

3. Kết luận

Nhiều người cũng thường bị đẩy vào hoàn cảnh phải làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc. Rất khó để từ chối, bởi vì các nhà phát triển phần mềm nổi tiếng vì thường có lối tư duy nghề nghiệp lạc quan.

Chúng ta thường đánh giá quá cao về khối lượng công việc chúng ta thực sự hoàn thành, và thổi phồng thói quen làm việc đa tác vụ theo định kiến của mình. Bất cứ khi nào có thể, hãy tránh bị gián đoạn và tránh làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc. Nếu điều đó là không thể tránh khỏi, hãy thành thật với chính mình – và các bên liên quan – về khối lượng công việc bạn thực sự có thể thực hiện được trong những điều kiện phải làm nhiều tác vụ cùng một lúc. Kết quả có thể ít hơn so với bạn nghĩ.

Nguồn: tổng hợp từ internet.