Một số phần mềm quản lý OKR tại Việt Nam

Bài đăng này đã không được cập nhật trong 3 năm

Những năm gần đây, phần mềm OKR trở thành hot search trên các công cụ tìm kiếm do nhiều doanh nghiệp Việt bắt đầu tìm hiểu và áp dụng. Nhờ vào OKRs, các công ty toàn cầu như Google, Intel, LinkedIn đạt được những thành tựu đáng nể.

Tuy nhiên, chọn phần mềm OKRs cần những tiêu chí gì? Đâu là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp Việt? Các doanh nghiệp khác đang sử dụng phần mềm OKR nào? Thông qua bài viết này, mình muốn giới thiệu đến các bạn một số thông tin về OKR và những phần mềm quản lý OKRs tại Việt Nam.

1. Phần mềm quản lý OKR là gì?

OKR là từ viết tắt của Objectives và Key Result, một phương pháp quản lý mục tiêu giúp các công ty thực hiện chiến lược và phần mềm OKR là công cụ giúp chúng ta thực hiện điều đó. Theo đó, công cụ cho phép tạo và quản lý các mục tiêu, kết quả then chốt. Lên lịch check-in thường xuyên để kiểm tra và đánh giá tình trạng thực hiện mục tiêu. Trong phần mềm, sẽ đo lường được sự tiến bộ mỗi mục tiêu, sắp xếp mức độ quan trọng của các mục tiêu, kết quả mọi người đạt được và biết ai đang làm gì. OKR mang tính minh bạch, vì thế các mục tiêu từ cấp công ty đến phòng ban và cá nhân được mô tả rõ ràng trong phần mềm và công khai toàn công ty.

2. Phần mềm quản lý OKR đem lại lợi ích với doanh nghiệp như thế nào ?

OKR đã xuất hiện từ những năm 1970. Người đưa ra khái niệm này chính là Andy Grove nhưng được phát triển trở thành phương pháp phổ biến chính là John Doerr, một trong những nhà quản trị của Google. OKR nhanh chóng trở thành phương pháp được các doanh nghiệp như Google, LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify, AirBnB và Uber… lựa chọn và làm nên tên tuổi của thương hiệu trên thị trường hiện nay.

Có rất nhiều lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm OKR, bao gồm ở góc đô doanh nghiệp và nhân viên sử dụng. Trong đó có thể thấy rõ những lợi ích sau:

Tăng hiệu suất kinh doanh

Các nghiên cứu chỉ ra, các nhóm nhân viên ứng dụng phần mềm OKR so với nhóm không ứng dụng thì hiệu quả từ nhóm ứng dụng cao hơn hẳn, hiệu suất tốt hơn và tăng doanh số bán hàng.

Tác động đến văn hóa doanh nghiệp

Tác động lớn nhất của việc sử dụng OKR trong hầu hết các tổ chức là sự thay đổi văn hóa từ đầu ra sang kết quả. OKR tạo ra sự tập trung, minh bạch và liên kết cho tất cả công việc trong một tổ chức. Ba yếu tố này kết hợp dẫn đến tăng sự gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp.

Liên kết chiến lược

Phần mềm OKR giúp các nhà quản lý và nhân viên sắp xếp công việc, đảm bảo mọi người trong tổ chức đang đi theo cùng một hướng.

Tập trung

Thực hiện tập trung vào mục tiêu được ưu tiên. OKR chỉ ra cần tập trung vào những gì quan trọng nhất bằng cách ưu tiên các công việc có tác động kinh doanh lớn nhất. Theo đó, OKR chỉ cho phép bạn đặt ra 1 -3 mục tiêu trong một chu kỳ. Với Kết quả then chốt, không thể nhiều hơn 5 kết quả. Bởi OKR buộc chúng ta phải đưa ra lựa chọn, cái gì là quan trọng và cần thực hiện ngay. Một chu kỳ OKR thường bắt đầu bằng các câu hỏi "Điều gì là quan trọng nhất trong 3 - 6 tháng tới? "

Cam kết

Sau tập trung chính là cam kết. Yếu tố cam kết trong OKR chính là tất cả thành viên trong đội ngũ đồng ý thực hiện mục tiêu đó. Mỗi thành viên có trách nhiệm thực hiện các công việc của mình để đảm bảo hoàn thành mục tiêu của đội ngũ và mọi người đều có thể theo dõi được tiến độ của nhau.

Và còn rất rất nhiều những lợi ích khác nữa mà OKR mang lại cho cá nhân, tổ chức doanh nghiệp.

Vậy tiêu chí nào để lựa chọn phần mềm quản lý OKR tốt nhất?

3. Lựa chọn phần mềm quản lý OKR tốt

Một phần mềm quản lý OKR tốt phải có đầy đủ các chức năng cơ bản sau:

Khả năng thiết lập, theo dõi, giám sát và chấm điểm OKR ở mọi cấp độ của tổ chức
Báo cáo và phân tích để hiểu mọi hoạt động đang diễn ra
Khả năng hiển thị toàn diện tất cả OKR trong toàn bộ công ty
Ngoài ra có thể có một vài tính năng đặc biệt khác tùy theo lĩnh vực của công ty.

Đáp ứng được những yêu cầu về chức năng, phần mềm quản lý OKR cũng cần phải có chi phí hợp lý và thân thiện với người sử dụng. Việc lựa chọn những phần mềm quản lý OKR tốt và phù hợp với doanh nghiệp sẽ giúp bạn nắm bắt và chủ động khi sử dụng chúng, góp phần tích cực trong việc đạt được những mục tiêu to lớn.

Sau đây, tôi xin giới thiệu một vài phần mềm quản lý OKR tại Việt Nam hiện nay mà tôi tham khảo được từ nhiều tài liệu:

1) SlimCRM.vn - Phần mềm OKR theo chuẩn Google

OKR là một tính năng mới trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể của SlimCRM. SlimCRM được phát triển bởi công ty công nghệ VINNO VIỆT NAM. Đây là công ty có hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm. Hiện Vinno đang là đối tác dịch vụ cho các tập đoàn, chính phủ, khối nhà nước và tư nhân trên toàn quốc. Ưu điểm của phần mềm OKR này là tại mỗi trường thông tin SlimCRM đều giải thích rất chi tiết về khái niệm sử dụng. Nhờ vậy, hạn chế các trường hợp đặt sai mục tiêu và kết quả then chốt so với lý thuyết chính thống. Mỗi OKR hiển thị đầy đủ danh sách các kết quả, tiến trình đang thực hiện, mức độ tự tin cũng như phần trăm công việc đã thực hiện được của mỗi nhân sự. Các OKR được phân chia theo các cấp và có thể liên kết với nhau trong hệ thống.

Vì là một tính năng mở rộng, OKR sẽ được bật lên trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu. Chi phí cho tính năng này rơi vào khoảng 3.000.000 đồng. Mức giá này hiện tại khá cao so với các phần mềm cùng chức năng trên thị trường. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể đăng ký nhận tài khoản miễn phí để trải nghiệm full bộ giải pháp quản trị bằng tài khoản demo.

2) Myokr.online

Đây là phần mềm OKR thuần Việt tiếp theo giới thiệu với các bạn trong bài viết này. MyOKR được thiết kế theo nghiệp vụ chuẩn OKR nhưng mang trong mình những điểm riêng biệt.

MyOKR có lối thiết kế tinh gọn, sử dụng màu sắc để phân biệt cho các trạng thái giúp người dùng nhanh chóng nhận biết trạng thái mục tiêu, công việc... của mình đang thực hiện như nào.

Hệ thống menu được sắp xếp gọn gàng bên trái bao gồm: Trang chủ, OKR, Sáng kiến, Kế hoạch, Check - in, KPI. Về chi phí, hiện các thông tin này đều được nhà cung cấp ẩn đi. Để nhận được báo giá, các chủ doanh nghiệp có thể liên lạc với MyOKR qua Web hoặc Hotline. Đồng thời, MYOKR sẽ cung cấp tài khoản để các doanh nghiệp tiến hành dùng thử phần mềm OKR.

Bên cạnh những ưu điểm lớn về giao diện, tính cập nhật liên tục, các tính năng về Check-in, CFRs vẫn còn khá hạn chế. Hiện nay, MyOKR chỉ cho phép checkin phòng ban, công ty mà không có checkin OKR cá nhân. Đồng thời, chưa có tính năng quản lý công việc, bắt buộc phải liên kết với file excel. Điều này đồng nghĩa để xem tổng hợp OKR và các kết quả then chốt người dùng buộc phải download. Do đó, khá bất tiện trong việc vận hành.

3) Okrs.vn

VNOKRs là sản phẩm được phát triển bởi SEONGON – đơn vị tư vấn các giải pháp Marketing. Bên cạnh phần mềm OKR, VNOKRs còn được biết đến là hệ sinh thái cung cấp đầy đủ các nhu cầu về OKRs của doanh nghiệp. Bao gồm học tập, nghiên cứu, triển khai,… Tính đến nay, VNOKRs đã từng hỗ trợ, tư vấn cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ về áp dụng OKRs vào quản trị. Có thể kể đến như MobiFone, MBBank, SUNHOUSE, Báo Dân Việt,… Điểm mạnh lớn nhất của phần mềm này là tập trung duy nhất vào OKRs. Do đó, VNOKRs khá phù hợp với các doanh nghiệp mới bắt đầu áp dụng nhờ tính trực quan, dễ dùng và hệ thống tính năng đầy đủ. Tuy nhiên, ưu điểm này cũng gây ra một hạn chế khá lớn, VNOKRs không link được công việc mà phải quản lý thông qua liên kết với Google sheet. Ngoài ra, một số khái niệm trong hệ thống không được giải thích trực tiếp, buộc người dùng click vào dấu hỏi chấm để xem chi tiết ở một web khác. Việc này khá tốn thời gian cho những người mới dùng OKRs.

Về chi phí, phần mềm OKR của SEONGON có 2 phiên bản: phiên bản thuê và bản server riêng. Giá các gói sẽ phụ thuộc vào số lượng người sử dụng và tính năng sử dụng. Gói thấp nhất là 4.000.000/ tháng (16 – 50 người). Có thể nói, VNOKRs hiện là đơn vị có giá cao nhất thị trường. VNOKRs có tài khoản dùng miễn phí cho quy mô dưới 15 người nhưng giới hạn tính năng.

4) Fastdo.vn

OKR là một trong những tính năng cốt lõi của hệ thống quản lý doanh nghiệp FTTM do Fastdo phát triển. Dựa trên nguyên lý gốc từ Google, phần mềm OKR của Fastdo đáp ứng đầy đủ tất cả các tính năng quan trọng cần có. Bao gồm:

Trang tổng quan thể hiện đầy đủ tiến độ mục tiêu
Thiết lập và quản lý mục tiêu theo từng cấp
Check-in với bộ câu hỏi có sẵn
Đánh giá mức độ tự tin của mục tiêu
Đánh giá, phản hồi, trao đổi giữa nhân viên và quản lý (CFRs)

Không những không lép vế so với các phần mềm đi trước vì sinh sau đẻ muộn. FTTM còn gây ấn tượng với các tính năng mở rộng vượt trội. FTTM tích hợp lập kế hoạch hành động ngay trên phần mềm thay vì liên kết với Google sheet hay excel. Tại dashboard, tiến độ hoàn thành mục tiêu của các nhân sự cùng team được sắp xếp cạnh nhau. Nhờ vậy, tạo ra cảm xúc thi đua, hoàn thành công việc. Đồng thời, thúc đẩy tính trách nhiệm và chủ động trong công việc của các nhân sự.

FTTM đứng đầu danh sách này còn nhờ vào giao diện cực hiện đại cùng thao tác dễ dùng. Về chi phí, với tiêu chí hỗ trợ các doanh nghiệp “số hoá thành công”, FTTM có mức giá cực mềm cho toàn bộ hệ thống quản trị. Chi phí thuê khác nhau dựa trên gói tính năng và số lượng người dùng. Mức chi phí thấp nhất là 1.000.000 đồng/ tháng khi trả 12 tháng và 1.500.000 đồng/ tháng khi trả 6 tháng.

5) Base.vn/goal

Base Goal là phần mềm OKR được phát triển bởi đơn vị phát triển phần mềm Base.vn. Base Goal là giải pháp cho phép quản trị mục tiêu dung hoà cả 2 phương pháp KPI và OKR. Như những phần mềm OKR khác, Base goal cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý OKR. Bao gồm thiết lập và quản trị OKR, liên kết mục tiêu, đánh giá kết quả. Tương tự FTTM của Fastdo, Base Goal cung cấp chức năng báo cáo theo chu kỳ và hiển thị thống kê theo phòng ban. Đồng thời do kết hợp với KPI, Base Goal còn mở rộng tạo chỉ số hiệu suất, xây dựng số liệu key metric phù hợp từng đối tượng. Chi phí của Base Goal khá thấp do được tính như một tính năng bổ sung. Chi phí cho tính năng OKR này là 600.000 đồng đến 1.200.000 đồng/ tháng. Mức chi phí tuỳ theo gói tính năng và số lượng người dùng, đồng thời phải thanh toán tối thiểu 12 tháng.