+4

Liệu có thể kết hợp vai trò của BA/PM hay không?

Hiện nay, công việc Business Analyst đang được rất nhiều ứng viên quan tâm tìm hiểu. Thực tế, BA có rất nhiều biến thể, nhưng vai trò kết hợp giữa BA và PM đang được thảo luận vô cùng rộng rãi. Cả nhà phân tích nghiệp vụ (BA) và nhà quản lý dự án (PM) đều là hai vị trí quan trọng trong lĩnh vực quản lý và triển khai dự án. Vậy liệu có thể kết hợp vai trò của BA/PM hay không và có sự bất đồng nào phát sinh không? Trong bài viết sau, cùng BAC tìm hiểu sự giống và khác nhau giữa hai vai trò này cùng với ba lý do hàng đầu khiến sự kết hợp BA và PM có thể gây khó khăn cho nhiều người nhé! image.png

1. Vai trò của BA và PM trong doanh nghiệp

Sự kết hợp BA và PM đang trở nên phổ biến khi các doanh nghiệp tìm cách để tổ chức hoạt động linh hoạt hơn. Mặc dù có một số điểm tương đồng, hai vai trò này cũng có những khác biệt quan trọng. Dưới đây là một số điểm giống và khác nhau giữa hai vai trò này:

Giống nhau:

  • Cả BA và PM đều hướng đến mục tiêu chung của dự án, đó là đáp ứng đầy đủ nhất nhu cầu và mong đợi của khách hàng cũng như các bên liên quan. Cả hai đều cố gắng làm việc để đảm bảo sự thành công của dự án.
  • Hai vị trí này đều có vai trò quan trọng trong việc giao tiếp với các bên liên quan. Bởi lẽ họ phải hiểu và thu thập thông tin từ khách hàng, đối tác và các thành viên trong dự án để đảm bảo rằng thông tin và yêu cầu được truyền đạt một cách chính xác và hiệu quả.
  • BA và PM đều phải đánh giá và quản lý các rủi ro liên quan đến dự án bằng việc xác định các yếu tố có nguy cơ xảy ra và tìm cách giảm thiểu tác động tiêu cực cũng như tối ưu hóa cơ hội để đạt được kết quả tốt nhất cho dự án.

Khác nhau:

  • Vai trò BA tập trung vào việc hiểu và phân tích nhu cầu của khách hàng thông qua việc xác định yêu cầu và đề xuất giải pháp tối ưu. Trong khi đó, vai trò PM tập trung vào quản lý các hoạt động của dự án, bao gồm lập kế hoạch, điều phối tài nguyên, quản lý thời gian, ngân sách, đảm bảo tiến độ và chất lượng.
  • Về kiến thức, BA cần có hiểu biết sâu về phân tích nghiệp vụ, các kỹ thuật thu thập thông tin, phân tích yêu cầu và thiết kế hệ thống. Trong khi đó, PM cần hiểu về quy trình quản lý dự án, các phương pháp lập kế hoạch, quản lý rủi ro và tài nguyên, cũng như kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp.
  • Về trọng tâm công việc, BA tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng còn PM tập trung vào việc quản lý các hoạt động dự án để đạt được kết quả cuối cùng.
  • Vai trò BA thường liên kết chặt chẽ với khách hàng và người sử dụng cuối, nhằm hiểu và đáp ứng nhu cầu của họ. Trong khi đó, PM thường liên kết với các bên liên quan khác như nhà cung cấp tài nguyên, quyết định chiến lược và báo cáo tiến độ cho các bên liên quan.

2. Sự khó khăn khi kết hợp vai trò của BA và PM

image.png

Đòi hỏi chuyên môn vững chắc trong cả hai lĩnh vực.

Vai trò kết hợp BA/PM yêu cầu kiến thức chuyên môn và kỹ năng cao trong cả hai lĩnh vực. Tuy nhiên, nhiều tổ chức có xu hướng cho rằng một BA giỏi có thể đảm nhận trách nhiệm quản lý dự án và ngược lại. Tuy vậy, thực tế là dù một người có thể làm cả hai vai trò thì vẫn sẽ tồn tại sự khác biệt đáng kể về cách thực hiện nếu họ chỉ lành nghề một trong hai lĩnh vực.

Chẳng hạn như một PM xuất sắc nhưng có rất ít kinh nghiệm BA vẫn có thể hoàn thành dự án nhưng giá trị đạt được có thể ít hơn so với mong đợi ban đầu của các bên liên quan. Vậy tại sao lại xảy ra vấn đề này? Có thể bởi vì PM tập trung vào việc hoàn thành dự án theo yêu cầu của dự án, trong khi BA đi sâu hơn vào ý nghĩa của các yêu cầu và cách triển khai giải pháp tốt nhất. Một PM thiếu kinh nghiệm trong phân tích nghiệp vụ có thể hiểu yêu cầu theo những gì các bên liên quan nói mà không đi sâu vào tìm hiểu thêm. Ngược lại, một BA không có hoặc có rất ít kinh nghiệm về PM có thể tạo ra các yêu cầu được xác định rõ ràng nhưng lại khó khăn trong việc quản lý dự án vì thiếu kinh nghiệm cần thiết để đưa ra quyết định chuyên nghiệp giúp dự án duy trì đúng tiến độ.

Vai trò BA/PM chỉ có thể hoạt động tốt với những thay đổi nhỏ.

IIBA cho rằng "Vai trò kết hợp hai lĩnh vực thường liên quan đến công việc nhỏ hoặc ít phức tạp, lúc này một người có thể thực hiện cả hai vai trò một cách hiệu quả." Điều này hoàn toàn đúng đối với vai trò kết hợp BA/PM. Tuy nhiên, nó cũng trở thành vấn đề khi một tổ chức chưa thực sự vững chắc trong việc quản lý dự án và phân tích nghiệp vụ hoặc đang trải qua tái cơ cấu tổ chức.

Khi một tổ chức trải qua việc điều chỉnh hoạt động nội bộ, thường có xu hướng áp dụng cách làm thông dụng mà "mọi nhà đều làm" để hoàn thành công việc. Điều này có thể dẫn đến việc một người vừa quản lý các công việc lớn và có rủi ro cao vừa đảm nhận nhiều trách nhiệm khác. Nhìn từ bên ngoài, điều này có thể trông như một cách tuyệt vời để tối đa hóa tài nguyên vì ít ai hiểu rõ được chi phí thực sự của vấn đề một người làm cả hai vai trò này.

Vai trò kết hợp BA/PM có thể chưa được định nghĩa rõ ràng

Bất kỳ vai trò nào chưa được định nghĩa rõ ràng đều có thể gây ra các vấn đề tiềm ẩn. Thực tế có rất nhiều vai trò BA đã có các nhiệm vụ được cho là ảnh hưởng đến bản chất công việc của họ. Nhiều PM cũng có các vai trò khác ngoài quản lý dự án. Khi hai vai trò này được kết hợp vào một vai trò chung BA/PM mà không được định nghĩa rõ ràng có thể gây ra nhiều vấn đề, không chỉ đối với cá nhân mà còn đối với tổ chức, doanh nghiệp.

Có nhiều ý kiến cho rằng vai trò BA/PM không được công nhận chính thức là một vai trò kết hợp mà chỉ xuất hiện vì sự cần thiết. Người đảm nhiệm BA/PM giữ nguyên chức danh công việc nhưng đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn trong lĩnh vực khác. Những tình huống như vậy cũng khiến việc tìm người phù hợp cho vai trò này trở nên khó khăn. Lấy ví dụ việc đơn giản là kết hợp hai mô tả công việc lại thành một mô tả công việc gấp đôi đã khiến người BA/PM phải quản lý công việc của mình vội vàng vì không có đủ thời gian để làm tất cả những gì được giao.

3. Cách thức vượt qua khó khăn và tăng tỷ lệ thành công

Để đảm bảo sự kết hợp hai vai trò BA và PM thành công, doanh nghiệp nên dành thời gian để định nghĩa rõ ràng từng vai trò, xem xét giá trị mà họ mong đợi nhận được và những hạn chế tồn tại. Sau đó cần phối hợp để đảm bảo các nhiệm vụ được giao trong phạm vi và độ phức tạp hợp lý để mang lại thành công tốt nhất. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị sẵn các cơ chế để đo lường điều đó. Ngoài ra, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp hỗ trợ BA/PM. Tổ chức có thể cung cấp các khóa học, đào tạo, giáo dục và cho phép nhân viên mài giũa kỹ năng của mình khi kết hợp hai vai trò này. Tất cả đều góp phần làm tăng khả năng thành công trong vai trò kết hợp BA/PM. Cảm ơn bạn đã quan tâm, cùng BAC tìm hiểu thêm nhiều khía cạnh khác của BA tại BAC's Blog nhé.

Nguồn tham khảo: https://www.batimes.com/


All Rights Reserved

Viblo
Let's register a Viblo Account to get more interesting posts.