Làm sao để cân bằng OKRs của cá nhân với OKRs của tổ chức?

Mọi người vẫn thường có thói quen suy nghĩ trong đầu hoặc gạch gạch đầu dòng những mục tiêu, việc mình muốn làm trong 1 năm tiếp theo nhưng sau đó trôi theo guồng quay của công việc mà chẳng biết tiến độ của nó đang ở đâu, hay thậm chí mục tiêu đó không hề thực tế chút nào. Khi công ty đưa ra 1 giải pháp vô cùng hữu ích cho mọi người đó chính là công cụ quản lý mục tiêu cá nhân và tập thể. Mình cũng rất hào hứng bắt tay vào việc đưa ra các mục tiêu ấp ủ bấy lâu nay để chia sẻ với các sếp và đồng nghiệp. Nhưng nhìn vào OKRs của group với OKRs dự định của bản thân thì cũng không hẳn là khớp hoàn toàn. Vậy nên làm thế nào đây để mục tiêu của mình có hình bóng ở trong mục tiêu của tập thể?

1. OKRs là gì?

What is OKRs?

Vào mùa thu năm 1999, nhà đầu tư luyền thoại John Doerr gặp gỡ những nhà khởi nghiệp trẻ - người mà ông vừa “rót vốn” 12,5 triệu đô –la, số tiền đầu tư lớn nhất trong sự nghiệp của ông. Khi đó, hai chàng trai trẻ Larry Page và Sergey Brin, người được John Doerr đầu tư đang sở hữu một công nghệ đột phá, tinh thần khởi nghiệp và tham vọng cao ngất trời.

Nhưng như nhiều Startup mới “chớm nở” khác, họ không có kế hoạch kinh doanh hay cách vận hành bài bản. Khi đó, Jonh Doerr đã giới thiệu cho hai nhà sáng lập Google một phương pháp quản trị, vốn là bí quyết quản trị và vận hành của Intel. Đó chính là phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt (OKRs).

OKR hay OKRs được viết tắt từ Objectives and Key Results nghĩa là Mục tiêu và Kết quả then chốt. OKR là phương pháp dùng để thiết lập chiến lược và mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định cho một tổ chức và các nhóm làm việc. Vào cuối một thời gian làm việc, OKR sẽ giúp đánh giá những mục tiêu bạn đã đạt được. OKRs là phương pháp thực hành có thể giúp nhân viên xem được cách họ đang đóng góp vào bức tranh lớn – chiến lược chung của công ty và phù hợp với mục tiêu của các nhóm làm việc khác.

2. Xác định mục tiêu

Để xác định các mục tiêu mà bạn muốnđạt được thì trước tiên cần trả lời câu hỏi Object là gì?

What is Object?

Mục tiêu là những thứ chúng ta muốn đạt được không hơn không kém. Mục tiêu phải có ý nghĩa, rõ ràng, khả thi và lý tưởng nhất là tạo được cảm hứng đến làm việc.

Mục tiêu cá nhân của bạn cũng cần có mối liên hệ mật thiết với mục tiêu của tổ chức, tập thể.
Không ép buộc tất cả các mục tiêu phải đi theo mục tiêu của tập thể mà tùy theo định hướng của bản thân, bạn có thể đưa ra một vài mục tiêu đảm bảo vừa thỏa mãn mong muốn của cá nhân, vừa đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.

Ví dụ, mục tiêu team QA của bạn là Học, học nữa, học mãi. Vậy để dung hòa được mục tiêu cá nhân và mục tiêu của tập thể thì bạn có thể đặt ra một mục tiêu nào đó vừa giúp cải thiện bản thân, vừa góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tập thể. Bạn có thể đặt mục tiêu học một chứng chỉ về kiểm thử phần mềm, hay học thêm một công cụ kiểm thử tự động. Thật là 1 mũi tên trúng 2 đích rồi

Ngoài các mục tiêu trong công việc thì bạn cũng nên đặt ra những mục tiêu riêng để cải thiện bản thân ví dụ như về Tinh thần, Sức khỏe, Tình yêu, ... Tại sao không chứ? Đây có thể coi như là mục tiêu hậu phương làm nên thành công của những mục tiêu to lớn hơn.

Sau khi đưa ra được các mục tiêu thì bạn cần xem xét và sắp xếp lại chúng theo thứ tự ưu tiên cái nào quan trọng hơn, cái nào khả thi hơn thì tập trung hoàn thành cái đó trong tương lai gần hơn.

3. Xác định Key result cho từng mục tiêu

Kết quả then chốt là những dấu mốc sẽ đánh dấu và giám sát cách chúng ta đi đến những mục tiêu đó như thế nào. Kết quả then chốt hữu hiệu phải được đóng trong một khung thời gian xác định cụ thể: đạt được hoặc không đạt được, không có vùng xám giao thoa.

Sơ đồ làm việc theo Mục tiêu và Kết quả then chốt

Ví dụ:
Trong quý tới, bạn đặt ra mục tiêu Quyết sở hữu chứng chỉ ISTQB foundation
Các key result cần thực hiện có thể liệt kê như sau:

• Học hết kiến thức của khóa học ISTQB foundation bao gồm 6 chương.
• Hoàn thành 100% các bài tập tổng hợp của 6 chương
• Làm 3 bài thi thử tổng hợp, với 2/3 bài thi có số điểm passed 26/40 điểm
• Bài thi thật đạt điểm passed tổi thiểu là 26/40

Các key result trên đều có số liệu xác định, tránh mơ hồ trong quá trình thực hiện. Như vậy, nếu cả 5 key results kia được hoàn thành đúng thì đương nhiên bạn sẽ đạt được mục tiêu đã đề ra ban đầu.

4. Bạn được gì khi áp dụng OKRs

• OKRs giúp bạn nói rõ mục tiêu của mình

Việc chia sẻ mục tiêu cá nhân với sếp và đồng nghiệp vừa thể hiện định hướng của bản thân vừa có thể nhận được sự hỗ trợ và định hướng rõ ràng hơn từ tất cả mọi người.

Như ví dụ trên về mục tiêu của bạn là Quyết sở hữu chứng chỉ ISTQB foundation Có thể trong công ty sẽ có nhiều người cũng có cùng mục tiêu với bạn, sếp sẽ hỗ trợ thành lập 1 nhóm tự học để mọi người có thể trao đổi, hỗ trợ nhau trong quá trình học và ôn thi.

• OKRs giúp bạn theo dõi và đo lường tiến độ

Việc theo dõi và đo lường tiến trình thực hiện thường xuyên giúp cho các mục tiêu của bạn dễ dàng đạt được hơn.

• OKRs giúp bạn đánh giá lại và điều chỉnh mục tiêu của cá nhân từ quá khứ đến hiện tại và tới tương lai

OKRs không được quá cứng nhắc. Tại bất kỳ thời điểm nào trong chu kỳ OKRs, thường là một phần tư, bạn có thể điều chỉnh lại, thêm hoặc xóa OKRs khi thích hợp. Điều này sẽ giúp bạn tập trung hơn vào những mục tiêu thực tế và khả thi hơn.

Nhưng cho dù thế nào, vào cuối mỗi chu kỳ OKR, bạn nên xem kết quả chính của mình và xác định xem bạn có hoàn thành chúng hay không.

5. Lỗi thông thường khi áp dụng OKR

• Áp dụng OKRs như một danh sách công việc
• Thiết lập quá nhiều OKRs

Sai lầm này là hậu quả chung của lần đầu tiên áp dụng. Thay vì liệt kê danh sách OKRs, hãy liệt kê những OKR ưu tiên hàng đầu về những gì quan trọng nhất cần đạt được trong quý đó.

• Không liên kết các OKRs của bạn với tổ chức

OKR là một công cụ liên kết, nên không được thiết lập OKRs của mình trong sự cô lập. Bạn cần phải dung hòa nó với tổ chức. Bạn cần là một phần của tổ chức khi lập ra OKRs

• Đặt ra nó và lãng quên nó

OKRs cần phải có khoảng thời gian nhất định để thực hiện. Nếu không theo dõi thường xuyên, bạn sẽ không bao giờ đạt được chúng.

6. Hãy đặt tâm huyết của bạn vào từng Mục tiêu

Làm điều quan trọng

Năm 2003, Sundar Pichai, một trong 3 CEO hiện nay của Google đảm nhận chức phó chủ tịch phụ trách phát triển sản phẩm của Google. Mục tiêu của anh là thiết kế lại toàn bộ một trình duyệt website mới, đó chính là Google Chrome.

Mục tiêu của Google Chrome: Phát triển một nền tảng thế hệ tương lai cho ứng dụng website. Kết quả then chốt là Chrome xuất hiện trên thị trường và phải đạt được 20 triệu người sử dụng trong 7 ngày.

Có nhiều cải tiến đáng kể được đưa ra, nhưng trình duyệt Chorme chỉ chiếm được 3% thị phần trình duyệt website sau đó, không đủ đạt được kết quả then chốt. Vì vậy, Google quyết định chia nhỏ mục tiêu trên và đưa ra một OKRs “con”.Trong đó: Mục tiêu mới được đặt ra “làm website được trình duyệt nhanh như tạp chí”. Kết quả then chốt mới đã tăng tốc độ Javascript hơn 10 lần sau 4 tháng và 20 lần trong 2 năm. Đến năm 2010, Chorme đã đạt mục tiêu 111 triệu người dùng.

OKRs là phương pháp quản trị và làm việc hiệu quả không chỉ đưa Google từ một công ty Startup trở thành một “gã khổng lồ” công nghệ, mà còn được ứng dụng trong nhiều Startup “kỳ lân” khác như LinkedIn, Twitte và Uber.

Sử dụng OKRs, Google đã dịch chuyển cả thế giới. Và bạn cũng vậy.

Bạn có thể sở hữu ngay cho riêng mình cuốn "Làm điều quan trọng" để thay đổi chính bản thân mình ngay thôi.

Tham khảo:

https://www.organisationalmastery.com/why-use-okrs/
https://www.whatmatters.com/faqs/do-i-need-okrs-goals
https://www.organisationalmastery.com/okrs/