Kỹ năng giao tiếp và phương pháp nâng cao 3 loại kỹ năng cần thiết cho công việc

Có thể nói năng lực giao tiếp là năng lực không thể thiếu và vô cùng cần thiết để xây dựng mới quan hệ tốt đẹp với những người xung quanh. Đồng thời nó cũng là một trong những năng lực không thể thiếu khi làm việc.

Ở bài viết lần này chúng ta hãy cùng bàn luận về chủ đề này nhé.

Năng lực giao tiếp là gì?

Năng lực giao tiếp là năng lực để truyền đạt suôn sẻ ý nghĩ của những người đang cùng tham gia trò chuyện trong khi trao đổi. Có lẽ cũng không sai nếu nói rằng đây là năng lực vô cùng quan trọng để xây dựng thuận lợi mối quan hệ với những người xung quanh ở tất cả các bối cảnh như gia đình, trường hợp, công sở, xã hội.

Theo kết quả điều tra khảo sát về tuyển dụng sau khi tốt nghiệp do Hiệp hội kinh tế Nhật bản tiến hành vào năm 2017 thì trong 15 năm liên tiếp, "Năng lực giao tiếp" là điểm chú ý đầu tiên trong tuyển chọn khi tuyển dụng sau khi tốt nghiệp.

Từ kết quả này chúng ta có thể thấy trong hoạt động doanh nghiệp, năng lực giao tiếp được nắm bắt là năng lực rất quan trọng.

Trong bối cảnh kinh doanh thì 3 năng lực "Năng lực lôi cuốn người nghe", "Năng lực thuyết phục, lý giải", "Năng lực truyền đạt logic" rất được chú ý. Khi đã ý thức mạnh mẽ được 3 điểm này thì năng lực giao tiếp được sử dụng như là năng lực điều phối xung quanh để đạt được mục đích của nhóm, của bản thân.

Phân loại năng lực giao tiếp (3 yếu tố)

Năng lực giao tiếp được phân loại thành 3 yếu tố dưới đây:

  1. Năng lực truyền đạt
  2. Năng lực tiếp nhận
  3. Năng lực giao tiếp phi ngôn ngữ

Chúng ta hãy cùng phân tích đặc trưng và hiểu về từng yếu tố này.

1. Năng lực truyền đạt

Năng lực truyền đạt được đưa ra là một trong những yếu tố của năng lực giao tiếp. Nếu giải thích năng lực giao tiếp theo nghĩa hẹp thì có nhiều trường hợp nó tương đường với năng lực truyền đạt này.

Năng lực truyền đạt là năng lực sử dụng các cách thức như viết, nói...để truyền đạt nội dung mình muốn truyền đạt "Chính xác", "Hiệu quả" đến đối phương.

Năng lực truyền đạt đòi hỏi phải đạt được hiệu quả giao tiếp từ việc áp dụng phương pháp truyền đạt thích hợp với nội dung muốn truyền đạt đến việc truyền đạt chính xác, chứ không chỉ đơn giản là truyền đạt nội dung câu truyện cho đối phương là được.

2. Năng lực tiếp nhận

Năng lực tiếp nhận là năng lực sử dụng các cách thức chẳng hạn như "Đọc", Viết" để hiểu được ý đồ của đối phượng, nội dung đối phương muốn truyền đạt.

Trong năng lực tiếp nhận việc trả lời câu hỏi cũng là một point quan trọng. Chủ động đặt câu hỏi, tiếp nhận thông tin chi tiết sẽ dễ hiểu hơn.

Không phải chỉ tiếp nhận những thông tin, cảm xúc, ý kiến, đề xuất...từ đối phương mà việc hiểu sâu sắc hơn những cái đó là một điểu không thể thiếu trong giao tiếp.

Tuy nhiên, việc tự mình tiếp nhận thông tin bằng các đặt câu hỏi cũng là một trong số năng lực tiếp nhận.

3. Năng lực giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp đa ngôn ngữ là năng lực giao tiếp mang tính bao quát hơn cả ngôn ngữ. Nói năng lực giao tiếp mang tính bao quát thì sẽ hơi khó hiểu nhưng các bạn cứ hình dung nó giống như là "Hiểu được không khí, bối cảnh của buổi giao tiếp".

Có thể nói đây là năng lực được dùng khi phán đoán ý nghĩa sự việc thông qua cảm nhận không khí xung quanh, quan sát sự việc. Giao tiếp phi ngôn ngữ không chỉ tồn tại như là một năng lực quan trọng mà còn vô cùng có ích với vai trò là cầu nối để liên kết với năng lực truyền đạt và năng lực tiếp nhận, từ những thông tin không biểu hiện được bằng lời nói cụ thể chẳng hạn như biểu cảm của đối phương, giọng điệu, văn cảnh, bối cảnh...

Mục đích của giao tiếp

Để tồn tại trong xã hội, nơi làm việc thì việc truyền đạt chính xác nội dung mình muốn nói, hiểu được suy nghĩ của đối phương rất quan trọng. Vậy con người tại sao là cần phải giao tiếp?

Mục đích của giao tiếp được chia là 3 đó là:

  1. Xây dựng mối quan hệ con người
  2. Trao đổi, chia sẻ thông tin
  3. Thúc đẩy hành động cho đối phương

Chúng ta sẽ đi lần lượt từng mục đích này nhé.

1. Xây dựng mối quan hệ con người

Mối quan hệ con người là việc gắn kết giữa người với người trong cuộc sống thường ngày. Để xây dựng mối quan hệ con người thì tâm thế hiểu đối phương, mong muốn đối phương hiểu mình rất quan trọng.

Bắt đầu từ những lời chào "Chào bạn" đối với người chúng ta gặp lần đầu, dần dần sẽ làm mối quan hệ trở lên gần gũi hơn. Đối với người chúng ta đã quen biết từ trước, se có những cư xử phù hợp với mức độ của mối quan hệ, chẳng hạn như tâm sự, trò chuyện.

2. Trao đổi, chia sẻ thông tin

Con người giao tiếp là để chia sẻ cho nhau những thông tin mà hai bên biết được, tiếp nhận những thông tin mà mình chưa biết.

Cụ thể là có những hành động như "Báo cáo", "Liên lạc", "Giải thích","Trao đổi". Thông qua những hành động này sẽ từng bước hiểu nhau hơn , gắn kết đến việc xây dựng mối quan hệ con người tốt đẹp hơn.

3. Thúc đẩy hành động cho đối phương

"Thúc đẩy hành động cho đối phương" tức là dẫn dắt đối phương theo hướng mà bản thân chủ định, hay thúc giục hành động...Ngoài ra, còn có mục đích đạt được sự hợp tác của đối phương bằng giao tiếp.

Có các hành động cụ thể như "Thuyết phục", "Nhờ vả", "Chỉ đạo", "Mệnh lệnh"....

Tầm quan trọng của năng lực giao tiếp

Như đã trình bày ở trên, theo kết quả điều tra khảo sát về tuyển dụng sau khi tốt nghiệp do Hiệp hội kinh tế Nhật bản tiến hành vào năm 2017 thì trong 15 năm liên tiếp, "Năng lực giao tiếp" là điểm chú ý đầu tiên trong tuyển chọn khi tuyển dụng sau khi tốt nghiệp.

Từ kết quả này chúng ta có thể nói rằng trong dù ở thời điểm nào thì cũng luôn đòi hỏi cần có năng lực giao tiếp. Đặc biệt trong kinh doanh thì càng phát huy năng lực giao tiếp, chúng ta càng có lợi thế.

Kỹ năng cần thiết để nâng cao năng lực giao tiếp

Đến đây chúng ta đã phần nào nắm được định nghĩa, mục đích, tầm quan trọng của năng lực giao tiếp rồi. Vậy chúng ta cần có những kỹ năng cần thiết gì để nâng cao năng lực giao tiếp?

1.Truyền đạt suy nghĩ

Giao tiếp là hoạt động trao đổi thông tin, cả xúc, biểu cảm với đối phương. Truyền đạt suy nghĩ của bản thân cho đối phương, tiếp nhận, hiểu được ý nghĩ của đối phương là kỹ năng cơ bản để nâng cao năng lực giao tiếp.

Tâm thế lắng nghe

Người mà chỉ chăm chăm nói chuyện của bản thân mình thì rõ ràng là chưa đủ năng lực giao tiếp. Để giao tiếp, một mặt chúng ta cần cho đối phương hiểu về mình thông qua nói chuyện của bản thân, nhưng mặt khác đòi hỏi chúng ta phải tiếp nhận, lắng nghe câu chuyện của đối phương nữa.

Tâm thế lắng nghe nhiệt tình câu chuyện của đối phương cũng là kỹ năng cần thiết để duy trì năng lực giao tiếp tốt.

Giao tiếp nhịp nhàng giữa hai bên

Có thể nói nếu buổi trò chuyện với những câu chuyện rời rạc, một người thao thao bất tuyệt nói về chuyện của mình, hay nhiều khoảng thời gian không ai nói gì với ai thì sẽ khó có thể xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp, buổi giao tiếp hiệu quả.

Do đó, đòi hỏi cần có kỹ năng tạo dựng được buổi giao tiếp hiệu quả như không khí nói chuyện vui vẻ, hai bên trao đổi qua lại nhịp nhàng.

Tổng hợp ý kiến

Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp "Đã mất công tổ chức họp nhưng do không chuẩn bị trước nên kết thúc họp mà vẫn chưa đạt được kết quả mong muốn" chưa?

Khi giao tiếp, trao đổi thì một trong những việc quan trọng là tổng hợp ý kiến trước khi bắt đầu. Vì vậy chúng ta cần có kỹ năng tổng hợp ý kiến chẳng hạn như tóm lược thành một kết luận, xác nhận các phương hướng thực hiện.

Truyền đạt thông tin

Một kỹ năng đặc biệt quan trọng trong kinh doanh đó là truyền đạt thông tin. Truyền đạt chính xác thông tin mình nắm được cho các thành viên trong tổ chức, cung cấp thông tin dễ hiểu cho đối phương cần trao đổi.

Nêu ý kiến

Trong giao tiếp, việc nêu ra ý kiến của mình rất quan trọng. Chúng ta không chỉ lắng nghe đối phương mà cần nếu ra ý kiến của mình để đối phương hiểu được quan điểm của mình.

2. Điều phối

Trong bất cứ buổi giao tiếp nào, chúng ta cũng đều cần có thái độ hợp tác, hài hòa cho dù đối phương có thể bất đồng ý kiến với mình.

Tôn trọng đối phương

Điều hòa giữa mối quan hệ con người, tổ chức

Hy vọng với bài chia sẻ trên, sẽ giúp ích các bạn trong việc cải thiện năng lực giao tiếp của mình.

Bài viết tham khảo: https://www.kaonavi.jp/dictionary/communication-skills/