Kỹ năng giao tiếp trong dự án Offshore

Bài viết sau dịch từ 1 bài trên qiita: オフショア開発とコミュニケーション

Từ các kinh nghiệm của tôi đặc biệt là vào thời điểm khi các dự án outsource ngày càng nhiều thì tôi cho rằng với các kỹ sư Nhật Bản thì điều quan trọng nhất là kỹ năng giao tiếp.

Chúng ta thuộc về nhiều nền văn hóa khác nhau, nói những ngôn ngữ khác nhau, thụ hưởng những nền giáo dục khác nhau, tóm lại là khi những người không cùng ngôn ngữ cùng làm việc với nhau thì ai có khả năng giao tiếp thì người đó có thể thực hiện công việc một cách suôn sẻ hơn.

Dưới đây là 3 điểm mà tôi cho là cần thiết nhất cho kỹ năng giao tiếp: 1 là khả năng tiếng Anh, 2 là khả năng đối thoại, 3 là khả năng tiếp nối.

1. Khả năng sử dụng tiếng Anh

Các kỹ sư có thể hiểu được tiếng Nhật ở cấp độ kinh doanh hiện nay trên thế giới khá hiếm và đắt đỏ. Trong trường hợp các công ty của Nhật muốn phát triển outsource, thì hiển nhiên là cần thuê những manager hoặc 1 số vị trí chủ chốt là những người biết tiếng Nhật. Tuy nhiên "Có thể sử dụng tiếng Nhật thành thạo" là điều cực kỳ hiếm có. Tuy nhiên, theo một chiều hướng khác, nếu không bận tâm đến năng lực tiếng Nhật (tức là chỉ cần biết tiếng Anh là đủ), thì hoàn toàn có thể tuyển được nhân sự ở trình độ tương đương nhưng lại rẻ hơn nhiều.

Hơn nữa, việc tuyển bộ phận phát triển là các programmer và tester có thể nói tiếng Nhật là cực kỳ khó. Việc đó sẽ làm mất đi khả năng tiết kiệm chi phí, 1 trong những lợi ích lớn của offshore. Tuy nhiên, vì tuyển những người không biết tiếng Nhật, nên việc thêm vào giữa những nhân viên đó và những engineer người Nhật các communicator (comtor) sẽ làm cho hiệu suất công việc giảm xuống, vị trí comtor có nguy cơ trở thành vị trí bottle neck của dự án.

Trong hoàn cảnh này, việc enginneer người Nhật chịu khó học dù là một chú tiếng Anh cũng rất cần thiết. Theo kinh nghiệm làm việc ở Philipin và Việt Nam của tôi, các enginneer tại nước bản địa đều được học tiếng Anh ở mức độ nhất định do đó có thể trao đổi trực tiếp với hầu hết developer và tester. Mặc dù trình độ TOEIC của họ chỉ tầm khoảng 400-500, tuy nhiên những việc quan trọng thì họ vẫn không ngại ngùng và chủ động trao đổi. Các kỹ sư người Nhật có xu hướng trả lời “Tôi không biết tiếng Anh", tuy nhiên thực sự thì không có ai đến mức hoàn toàn không biết. Ngược lại, nếu cứ cố tình không chịu sử dụng tiếng Anh, thì kết cục có lẽ cũng sẽ là “Không thể nói được tiếng Anh".

2. Khả năng giao tiếp

Nếu có tiếng Anh thì tức là "Có năng lực giao tiếp"? Tôi không cho là như vậy.

Mọi người cho rằng chỉ cần biết tiếng Anh, dùng tiếng Anh để gửi mail, comment cho enginneer người bản xứ, như thế là giao tiếp. Tuy nhiên điều này không đúng chút nào, đó không phải là giao tiếp, đó đơn thuần chỉ là “Thông báo”.

Giao tiếp(Communiation) là trao đổi, liên lạc, chia sẻ thông tin, đồng cảm. Điều quan trọng trong giao tiếp trính là tính tương hỗ. Điều đó có nghĩa là với bất kỳ điều gì chúng ta nói ra, đối phương sẽ xử lý thế nào, suy nghĩ thế nào, phản ứng thế nào, tất cả đều cần suy xét kỹ lưỡng.

Đặc biệt là trong phát triển offshore, đối tượng giao tiếp của chúng ta là các engineer bản địa, không phải những người sinh ra và lớn lên ở Nhật. Cho dù là những người được học tiếng Nhật đầy đủ, có khả năng hiểu được nghiệp vụ hệ thống đi chăng nữa, thì tiếng Nhật tuyệt đối không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của họ, chưa kể họ không thể nào hiểu hết được phong tục, văn hoá, địa danh con người Nhật Bản được.

Nói tóm lại, nói tiếng Nhật hay tiếng Anh, thì khi giao tiếp với enginneer người bản xứ chúng ta cũng phải cố gắng nâng cao năng lực giao tiếp với người ngoại quốc, những người không cùng văn hoá, của enginneer bản xứ.

Dưới đây là những gì tôi rút ra sau nhiều năm kinh nghiệm. Những điều này thường sẽ bị lơ là trong giao tiếp thực tế. (Ở điều số 1 khi tôi nói về việc học tiếng Anh, thì ích lợi của nó là cho chúng ta thấy được khó khăn khi học ngoại ngữ, qua đó hiểu được cần phải sử dụng từ ngữ một cách khéo léo trong giao tiếp.)

• Không sử dụng các mẫu câu trao đổi dạng phủ định 2 lần (không phải không...)
• Bằng mọi cách sử dụng các từ đơn giản nhất có thể
• Không sử dụng các từ viết tắt được sự dụng trong giới kinh doanh (Ví dụ như: プロマネ(Professional management), カンスト Counter Stop)
• Không nói về những ngày nghỉ lễ ở Nhật Bản như một điều hiển nhiên
• Không nói về các hệ thống của Nhật Bản (Ví dụ việc sử dụng IC Card để lên tàu điện, xe bus, trả tiền dịch vụ ở Combini, máy bán hàng tự động có trên các đường phố) như là những điều hiển nhiên.
• Hiểu được sự khác biệt giữa môi trường và chế độ làm việc giữa Nhật Bản và nước bản địa.

3. Khả năng tiếp nối

Giao tiếp, nghĩa là kết nối giữa người với người. Cho dù trong hoàn cảnh nào đi nữa, thì để kết nối con người với con người, sự tin tưởng lẫn nhau là không thể thiếu. Sự tin tưởng được hình thành từ từ thông qua một quá trình làm việc nhất định gắn bó với nhau.

Sự trao đổi trong công việc, ở những thời điểm nhất định chỉ thực hiện 1 số biện pháp nhất định, không thể tạo nên sự tin tưởng bền vững (bạn cứ thử ở vị trí ngược lại và tưởng tượng là sẽ hiểu).

Ví du, hoàn cảnh hiện tại, sở thích, hoặc những ngày lễ ở đất nước của đối tác, dù không phải là những vấn đề liên quan đến công việc, thì nó vẫn liên quan đến đời sống thường ngày. Nếu chúng ta thực sự có hứng thú tìm hiểu về đối tác của mình và cho họ thấy diều đó, thì về cơ bản sẽ không còn chướng ngại về mặt tâm lý giữa ta và đối tác. Thêm nữa, khi có cơ hội gặp mặt, có thể cùng nhau đi ăn, nói chuyện về sở thích của nhau - nếu lặp đi lặp lại được việc đó, thì dù không thành bạn thân, cũng chắc chắn sẽ tạo ra được một mối quan hệ tốt đẹp và tin tưởng lẫn nhau.