Kiểm soát phạm vi dự án

Ngày nay, một BA cần phải có kiến thức về quản lý dự án. Người BA cũng cần phân biệt rõ 3 khái niệm là Phạm vi dự án, phạm vi sản phẩm và phạm vi giải pháp. Theo đó, phạm vi dự án (scope) là một danh sách tất cả những gì dự án phải làm. Dự án phải có một tài liệu phạm vi được viết rõ ràng, nếu không nó sẽ không bao giờ kết thúc. Mất kiểm soát phạm vi dự án trong quản lý dự án được hiểu là sự mất kiểm soát về sự thay đổi hoặc sự tiếp tục phát triển về quy mô dự án. Nói cách khác, phạm vi dự án cứ phình to liên tục. Hiện tượng này xảy ra khi phạm vi dự án không được xác định, định nghĩa và kiểm soát rõ ràng. Việc này thường có khuynh hướng dẫn tới xảy ra các tiêu cực vì vậy cần phải tránh.

1. Tổng quan về Quản lý phạm vi dự án

Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án sẽ đáp ứng được đầy đủ các công việc yêu cầu và hoàn thành thành công dự án. Quản lý phạm vi dự án là chủ yếu liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì được và không được đưa vào dự án.

Quản lý phạm vi có 2 loại:

  • Quản lý phạm vi sản phẩm: Quản lý các tính năng và chức năng đặc trưng cho một sản phẩm, dịch vụ.
  • Quản lý phạm vi dự án: Quản lý việc cung cấp một sản phẩm, dịch vụ với các chức năng, tính năng cụ thể. Phạm vi dự án đôi khi được xem như bao gồm cả phạm vi sản phẩm.

2. Phương pháp kiểm soát phạm vi dự án

Có 3 cách phổ biến giúp BA kiểm soát tốt phạm vi dự án bao gồm:

  • Project Charter (Tôn chỉ dự án)
  • Use Case Diagram (Biểu đồ ca sử dụng)
  • Product Backlog (Danh sách nhu cầu sản phẩm)

2.1 Project Charter

Đó là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng định sự phê chuẩn chính thức cho người trưởng dự án được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để làm thõa mãn các yêu cầu đối với dự án. Trong một số tổ chức thì người BA thường tham gia vào quá trình phát triển điển cứu kinh doanh (business case) và project charter (tôn chỉ kinh doanh). Đối với việc phát triển project charter thì người BA thường dùng kỹ thuật vẽ Context Diagram (biểu đồ nền tảng hay biểu đồ ngữ cảnh hoạt động). Biểu đồ ngữ cảnh hoạt động là điểm khởi đầu để thiết kế các khía cạnh kỹ thuật của hệ thống. Để giúp giải thích các khái niệm, mời các bạn xem một ví dụ về biểu đồ này (bắt nguồn từ một công ty chuyên kinh doanh bất động sản): Với biểu đồ này thì BA sẽ vẽ nên ranh giới rõ ràng cho phạm vi của sản phẩm là hệ thống mua nhà. Theo ví dụ, hệ thống cho phép khách hàng (có nhu cầu muốn bắt đầu một khả năng mua nhà), thì khả năng của hệ thống có thể cung cấp một số cách như: liên hệ mua nhà qua tổng đài điện thoại, qua Internet hoặc trong quầy hàng.

2.2 Use Case Diagram

Biểu đồ Use Case chứa các phần tử mô hình biểu thị hệ thống, tác nhân cũng như Use Case và chỉ ra các mối quan hệ giữa các Use Case. Một biểu đồ Use Case thể hiện:

  • Hệ thống
  • Tác nhân
  • Use Case.

Lợi ích lớn từ việc sử dụng biểu đồ Use Case là nó giúp các bên liên quan kinh doanh suy nghĩ về cách họ có thể thay đổi vai trò của mọi người trong tổ chức của họ. Về yếu tố hệ thống, ranh giới của hệ thống mà ta muốn phát triển cần phải được định nghĩa rõ ràng. Điều này cũng giúp BA xác định phạm vi dự án.

2.3 Product Backlog

Theo xu hướng phát triển phần mềm theo phương thức hiện đại thì khái niệm Product Backlog là tập hợp các chức năng cần phát triển của sản phẩm. Nó thường xuyên được cập nhật để đáp ứng được nhu cầu thay đổi của khách hàng cũng như các điều kiện của dự án. Theo Product Backlog thì các yêu cầu/nhu cầu có độ ưu tiên cao (quan trọng) thì sẽ được thực hiện trước. Khách hàng sẽ tự tin là những nhu cầu của mình sẽ được đáp ứng.

Hiện nay có rất nhiều phương pháp, kỹ thuật tạo thuận lợi cho việc kiểm soát phạm vi dự án. Nhưng theo mình 3 cách trên giúp BA, những người phân tích nghiệp vụ, phát triển ra bộ câu hỏi cụ thể cho các bên liên quan đặc biệt là khách hàng, giúp họ suy nghĩ về các nhu cầu kinh doanh đúng và giải pháp tốt nhất cho nó.