[Japanese Email at Work][Part 1] Cách viết Email chào hỏi đến Khách Hàng mới

Lời mở đầu

Chắc hẳn có nhiều bạn như mình, trong quá trình làm việc với khách hàng là người Nhật, gặp phải nhiều tình huống khác nhau phải giao tiếp qua email nhưng chưa biết phải viết email thế nào cho hay, sao cho phù hợp với tình huống, và quan trọng hơn là qua những email đó thể giúp duy trì hoặc xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng của mình. Cũng chính vì lý do đó mà mình quyết định xây dựng một serie với tên gọi [Japanese Email at Work] như một kênh để mình có cơ hội được tìm hiểu và chia sẻ những vấn đề liên quan đến việc soạn email với Khách hàng Nhật, và rất mong nhận được nhưng phản hồi từ tất cả các bạn đọc

Chăc không chỉ riếng ở Nhật, vỚi mọi đối tác hay khách hàng mới, thì email chào hỏi đầu tiên mà bạn gửi đến họ có ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng đầu tiên của họ dành cho bạn. Thông qua những email tuân thủ đúng maner và quy tắc ứng xử, chúng ta ai cũng muốn giành được sự tin cậy của Khách hàng phải không nào? Vì vậy, Mình xin được mở màn series với nội dung cách viết email chào hỏi đến đối tác, khách hàng mới của bạn nhé.

Cấu trúc email cơ bản

Một email thì cơ bản sẽ gồm các thành phần sau đây: Title「件名」Receiver「宛名」Content「本文」, Signature「署名」 Với email chào hỏi thì Title và Content là 2 thành phần vô cùng quan trọng, Sau đây chúng ta hãy cùng tìm hiểu các điểm chú ý của từng phần này nhé.   Title Khách hàng của chúng tra trung bình 1 ngày nhận vài chục cho đến cả trăm email. Nên rất nhiều người trong số họ chọn cách check title, người gửi, chủ đề của email để trước tiên, lọc nhứng email “rác”, và tiếp theo có thể là phân loại thứ tự ưu tiên xử lý các email. Vì thế một Title tốt nên được ghi đầy đủ chủ đề, tên cty, và tên người gửi để có thể lấy được sự chú ý và thiện cảm từ khách hàng ngay từ “caí nhìn đầu tiên”. Content Chúng ta nên chú ý tránh viết nội dung email một cách dài dòng, mà nên giữ nội dung xúc tích và dễ hiểu nhé. Một điểm lưu ý khác, là cách sử dụng kính ngữ và các trợ từ (ví dụ: てにをは) nếu lỡ sai thì rất đáng tiếc với công sức mà chúng ta bỏ ra để viết. Nên trước khi gởi emai, các bạn nhớ check lại kĩ các điểm này nhé. Nếu điều kiện cho phép, các bạn có thể nhờ các anh chị Senpai hoặc đồng nghiệp check giúp. Đây cũng là một cách để tránh sai lầm đáng tiếc xảy ra. Vì không ai lại muốn mắc lỗi trong email đầu tiên phải không nào?!

Một số email ví dụ

Trường hợp là đối tác/ khách hàng mới 件名:【○○サービスのご提案】○○株式会社:□□

初めてメールをお送りします。 このたび、○○株式会社 △△様よりご紹介いただきご連絡いたしました。 ○○株式会社 △△部にて営業を担当しております□□と申します。

△△様より、弊社で取り扱っております□□につきまして ○○様が導入をご検討されているとお伺いしております。

よろしければ、貴社のご状況をお聞きしながら、 最適なサービスの詳細や導入メリットなどをご説明する機会を頂戴できれば幸いです。 早速ではございますが、下記の日程の中でご都合はいかがでしょうか?   Trường hợp bạn là người mới được giao phụ trách khách hàng cũ 件名:【新任のご挨拶】○○株式会社:□□

平素は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。 ○○株式会社 △△部にて営業を担当しております□□と申します。

このたび、前任の△△に代わり貴社の担当をさせていただくことになりましたため ご挨拶をさせていただきたくご連絡いたしました。

不慣れな部分も多々あり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、 いち早く貴社のお役に立てるよう努めます。

本来であれば直接伺うべきところですが、まずは取り急ぎメールにて失礼いたします。 改めて、前任の△△とお伺いするお時間を頂戴できれば幸いでございます。

Một số ví dụ NG

Tên Title là「初めまして」 Khách hàng khi nhìn qua một title không có thông tin người gởi, tên công ty như trên, thì sẽ dễ nghi ngờ đây là một email spam và không mở email này. Chú ý trong Title phải ghi đầy đủ Chủ đề, Tên Cty và người gửi nhé Tên Title là「○○社の□□と申します。お世話になっております。」 Phrase「お世話になっております」này rất hay bị sử dụng nhầm. Những người mà ta gặp lần đầu hoặc chưa từng hỗ trợ, ủng hộ hay giúp đỡ chúng ta thì không được sử dụng phrase này.

Tổng kết

Như vậy, trong bài này mình đã giới thiệu đến các bạn Email chào hỏi gửi đến những vị khách hàng/ đối tác mới. Các bạn hãy cố gắng chú ý đến nội dung của Title để chiếm được thiện cảm của khách hàng nhé. Ý cuối cùng, với dạng email chào hỏi này, các bạn có thể sử dụng một mẫu nội dung chung chung, phổ biến (search Google sẽ ra rất nhiều) là đủ nghi thức khi làm việc với người Nhật rồi. Nhưng theo mình sẽ tuyệt vời hơn nữa nếu bạn để ý một chút đến hoàn cảnh của Khách Hàng để làm sao truyền tài được tình cảm của mình trong email. Các bạn hãy thử nhé!

Cảm ơn và hẹn gặp lại các bạn vào các phần sau trong serie [Japanese Email at Work]

Bài viết có sử dụng tư liệu tại: Techacademy.jp