2. Scope Management hay quản lý phạm vi.

Nguồn

Quản lý phạm vi là luôn là một phương pháp quản lý cần thiết cho sự thành công của một dự án.

Bài viết này sẽ giải thích chi tiết công việc cơ bản của việc quản lý phạm vi dựa trên PMBOK.

2.1. Kiến thức cơ bản về Quản lý phạm vi

Quản lý phạm vi cũng là một lĩnh vực của PMBOK. Do đó, trước tiên chúng ta cùng xem nội dung của PMBOK.

PMBOK là từ viết tắt của Project Management Body Of Knowledge. Đây là tài liệu tóm tắt các bí quyết và kiến thức về quản lý dự án. PMBOK được chia thành 10 lĩnh vực kiến thức (Knowledge Area), 5 quy trình (Process) và 3 phần (Input, Tools và Technical, Ouput), như trong bảng dưới đây.

Kiến thức cần thiết cho việc quản lý dự án được chia thành các Knowledge Area và công việc cần thực hiện được phân công cho từng Process. Bài viết này sẽ tập trung vào quản lý phạm vi và giải thích nội dung của nó.

2-1-1. Quản lý phạm vi là gì

Theo như định nghĩa từ PMBOK thì quản lý phạm vi là việc

Làm rõ sản phẩm cuối cùng của dự án và quản lý phạm vi các công việc cần thiết để tạo ra sản phẩm đó.

Từ góc độ quy trình, có thể chia quản lý phạm vi thành: một nhóm quy trình lập kế hoạch và một nhóm quy trình giám sát / kiểm soát

• Nhóm quy trình lập kế hoạch là công việc cần thực hiện khi lập kế hoạch dự án (1) ~ (4)
• Nhóm quy trình giám sát / kiểm soát là công việc giám sát hiệu suất thực tế thông qua việc thực hiện dự án và kiểm soát khoảng cách với kế hoạch. (5) (6)

2-1-2. Mục đích của quản lý phạm vi.

Chúng ta đã hiểu được rằng việc quản lý phạm vi là để làm rõ sản phẩm cuối cùng của dự án và quản lý phạm vi các công việc cần thiết để tạo ra sản phẩm đó.

Tuy nhiên nguyên nhân vì đâu việc này lại thực sự cần thiết trong dự án?

Câu trả lời là để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và làm tăng sự hài lòng của khách hàng (customer satisfaction).

Một dự án phải được đưa ra tất nhiên phải đáp ứng các mục tiêu của khách hàng và tạo ra được các sản phẩm được yêu cầu với chất lượng cao trong khung thời gian xác định và trong ngân sách.

Do đó, quản lý phạm vi là cần thiết để làm rõ các sản phẩm cần thiết để đạt được mục đích của khách hàng và quản lý phạm vi công việc theo thời gian, ngân sách và chất lượng.

Khách hàng thường đưa ra rất nhiều yêu cầu để đáp ứng mục tiêu của họ. Tuy nhiên, thông thường trong 1 khoảng thời gian và ngân sách cố định thì chúng ta khó có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu đó.

Do đó mục đích của quản lý phạm vi là để sắp xếp các yêu cầu của khách hàng, tập trung vào các yếu tố thực sự cần thiết như là sản phẩm cuối cùng và các công việc cần thực hiện.

2-1-3. Điểm chú ý về quản lý phạm vi

Mục đích của quản lý phạm vi là tập trung thực hiện các chức năng cần thiết từ các yêu cầu của khách hàng, chứ không thực hiện tất cả các yêu cầu của khách hàng.

Điều này là do yêu cầu của khách hàng có thể không phù hợp với mục đích của họ đưa ra. Trong một số tổ chức, chỉ có một vài người tham gia trực tiếp đưa ra các yêu cầu phù hợp với mục đích. Bên cạnh đó có thể có những yêu cầu vô lý không phù hợp với mục đích của dự án từ các bộ phân có thẩm quyền cao hơn.

Để đáp ứng nhu cầu thực sự của khách hàng, chúng ta cần xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng và tham gia với các bộ phận có mối liên hệ sâu sắc với nhu cầu của họ.

Không chỉ với những người trực tiếp làm việc mà cả với những người có liên quan mật thiết đến nhu cầu của khách hàng cũng nên được yêu cầu tham gia vào dự án và khơi gợi họ chỉ ra được nhu cầu thực sự.

2.2. Các công việc thực hiện quản lý phạm vi

Như hình vẽ ở trên đã mô tả, Quản lý phạm vi có 6 quy trình công việc được triển khai như sau

2-2-1. Lập kế hoạch quản lý phạm vi (Plan Scope Management)

Lập kế hoạch quản lý phạm vi (Plan Scope Management) là quy trình tạo ra kế hoạch quản lý phạm vi dự án trong đó mô tả phạm vi dự án sẽ được định nghĩa như thế nào, làm sao kiểm tra và kiểm soát.

Process tiếp theo của Lập kế hoạch quản lý phạm vi là thu thập các yêu cầu, định nghĩa phạm vi, kiểm tra và kiểm soát phạm vi thì vai trò của process này chính là cung cấp hướng dẫn và định hướng để làm thế nào có thể tiến hành các process tiếp theo đó.

Ở process này có 2 tài liệu chính cần tạo

＜Tài liệu kế hoạch quản lý phạm vi＞

Kế hoạch quản lý phạm vi mô tả * cách xác định, cách lập tài liệu, cách kiểm tra và kiểm soát phạm vi.* Cụ thể hơn thì sẽ chỉ định ra tiêu chuẩn khi thực hiện xác nhận tính hợp lệ của phạm vi (valid of scope) cũng như các phương châm dùng để tạo WBS.

<Tài liệu kế hoạch quản lý yêu cầu>

Kế hoạch quản lý yêu cầu là một tài liệu mô tả cách thu thập và sắp xếp các yêu cầu của khách hàng. Chỉ định cách thức và thời điểm thu thập các yêu cầu của khách hàng.

2-2-2. Thu thập yêu cầu (Collect Requirement)

Là quy trình xác định, lập tài liệu, và quản lý các yêu cầu và mong muốn của các bên liên quan (project stakeholder) nhằm đạt được mục tiêu dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp cơ sở cho việc định nghĩa và quản lý phạm vi dự án bao gồm cả phạm vi sản phẩm.

Ở phần 1 integration-management có nhắc tới process tạo điều lệ dự án.

Trong điều lệ dự án này, tuy rằng chúng ta đã có mô tả các mục tiêu dự án và các sản phẩm chính, với tư cách là những vấn đề cơ bản nhất của dự án.

Tuy nhiên ở giai đoạn này, nhu cầu của các project stakeholder vẫn còn trừu tượng, vì vậy cần phải phỏng vấn các project stakeholder và tạo một tài liệu để cụ thể hóa các nhu cầu của họ.

Các yêu cầu sẽ được tinh chỉnh theo các giai đoạn phù hợp khi chúng ta lắng nghe được nhu cầu của các project stakeholder.

Ngoài ra, việc tạo ra 1 danh sách các yêu cầu sẽ không có ý nghĩa nếu như không thực hiện xử lý danh sách này một cách phù hợp nhằm xác nhận đâu là sản phẩm cuối cùng, đâu là phạm vi cần thực hiện.

Bên cạnh đó cũng cần tạo một tài liệu nhằm truy xuất nguồn gốc yêu cầu để theo dõi các yêu cầu trong suốt vòng đời dự án.

<Tài liệu truy xuất nguồn gốc yêu cầu >

Là một bảng được sử dụng để theo dõi các yêu cầu trong suốt vòng đời của dự án.

Từ bảng này có thể truy xuất được nguồn gốc của các yêu cầu, độ ưu tiên, trạng thái phê duyệt / thay đổi, vv...

2-2-3. Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

Là quy trình xác định phạm vi của dự án chi tiết hơn dựa trên yêu cầu thu thập được. Lợi ích của quy trình này là mô tả dự án, dịch vụ hay những giới hạn của kết quả bằng việc định nghĩa những yêu cầu nào là thuộc phạm vi dự án và những yêu cầu nào nằm ngoài phạm vi dự án.

Định nghĩa phạm vi là quá trình xác định phạm vi của dự án chi tiết hơn dựa trên yêu cầu của khách hàng. Dựa vào bản điều lệ dự án được tạo ở phần quản lý tổng thể và dựa vào danh sách yêu cầu thu thập được ở trên, ở quy trình này sẽ tạo một Bản mô tả phạm vi dự án

Vì cần phải mô tả chi tiết về các sản phẩm của dự án và các công việc cần làm, nên bản mô tả phạm vi này bao gồm cả việc cụ thể hóa đâu là các bộ phận liên quan phía khách hàng, đâu là các bộ phận chuyên môn đảm trách việc phát triển.

Ngay cả khi tương lai có những yêu cầu khó thực hiện thì cũng cần tiếp cận theo hướng xây dựng các phương án thay thế để hiện thực hóa được các mục tiêu này.

<Bản mô tả phạm vi dự án>

Bản mô tả phạm vi dự án là một tài liệu xác định chi tiết phạm vi dự án. Phạm vi cần được xác định là phạm vi sản phẩm hay dịch vụ được tạo bởi dự án, phạm vi đặc điểm và chức năng dành riêng cho sản phẩm (Product Scope) và phạm vi các công việc cần thiết để tạo ra các sản phẩm (Project Scope).

2-2-4. Tạo cấu trúc phân rả công việc (Create Works Breakdown Structure (WBS))

Là quy trình chia nhỏ sản phẩm bàn giao và công việc dự án thành những phần có thể quản lý được. Lợi ích của quy trình này là cung cấp một cái nhìn có cấu trúc về những sản phẩm mà dự án sẽ bàn giao.

Bằng cách tạo WBS, chúng ta có thể làm rõ các công việc cần thiết, tạo schedule và ước tính thời gian làm việc.

Việc tạo WBS sử dụng 1 kĩ thuật gọi là "phân rã theo cấu trúc phân tầng" (Hierarchical structure) . Sử dụng cách này có thể tạo ra được các Work Pakage có thể ước tính được chi phí và thời gian làm việc.

2-2-5. Kiểm tra phạm vi (Validate Scope)

Là quy trình chính thức chấp thuận các sản phẩn bàn giao đã hoàn thành. Lợi ích của quy trình này là mang lại sự khách quan trong việc chấp thuận các sản phẩm bàn giao (accepted deliverables) và tăng cơ hội cho các sản phẩm cuối cùng được khách hàng chấp thuận thông qua việc chấp thuận tất cả sản phẩm bàn giao trong suốt dự án.

Đây là quá trình xem xét và chính thức chấp thuận việc giao hàng đã hoàn thành của khách hàng và các sponser.

Sản phẩm sẽ được kiểm tra xem có thể đáp ứng các yêu cầu và các tiêu chí chấp thuận hay không.

Một sản phẩm được trở thành sản phẩm đã được chấp thuận khi các yếu tố chất lượng của nó được xác nhận bởi quy trình quản lý chất lượng ở khâu quản lý chất lượng và được khách hàng chính thức chấp thuận.

2-2-6. Kiểm soát phạm vi (Control Scope)

Là quy trình giám sát trạng thái của dự án và phạm vi sản phẩm, cũng như quản lý các thay đổi so với đường cơ sở phạm vi (scope baseline).

Lợi ích của quy trình này là cho phép đường cơ sở phạm vi (scope baseline) được duy trì trong suốt dự án và chống trượt phạm vi (scope screep).

Quy trình này sẽ phân tích sự khác biệt giữa trạng thái của công việc tạo các yếu tố của sản phẩm so với đường cơ sở phạm vi (scope baseline) để xác nhận sự sai khác và tạo một kế hoạch hành động khắc phục dựa theo scope baseline.

Hành động khắc phục được xử lý bằng cách thực hiện các yêu cầu thay đổi ứng với quy trình quản lý thay đổi tại phần quản lý tổng thể.

2.3. Kết luận

Quản lý phạm vi là việc làm rất cần thiết nhằm tăng sự hài lòng của khách hàng. Điều này là do chúng ta cần phải hiểu rõ mục đích của khách hàng, rút ra các nhu cầu của họ và làm rõ được những gì cần thiết nhằm đạt được mục đích, cũng như chất lượng, chi phí và thời gian giao hàng.

Trong nhiều trường hợp, nếu chỉ thông qua những người trực tiếp làm việc với chúng ta sẽ khó để khơi gợi nhu cầu thực sự của khách hàng. Do đó việc tiếp cận với cả những người có liên quan chặt chẽ với nhu cầu của dự án là rất cần thiết.

Bài viết này đã xem xét kiến thức cơ bản về quản lý phạm vi cũng như các công việc triển khai. Để hiểu các kiến thức cơ bản thì không quá khó, tuy nhiên chỉ hiểu thôi sẽ chưa đủ. Việc cần thiết nữa là cần vận dụng các kiến thức này thông qua dự án, thông qua việc thực hiện các công việc quản lý và tạo ra các sản phẩm.