Đơn giản hóa quy trình quản lý thời gian với 6 câu hỏi quan trọng

Quản lý thời gian là một yếu tố quan trọng trong việc đạt được hiệu suất làm việc cao và đem lại thành công trong công việc và cuộc sống. Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn tổ chức công việc, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng, tăng cường sự tập trung và đạt được thành quả đáng kinh ngạc. Đối với nhiều người, quản lý thời gian có thể trở nên vô cùng khó khăn và áp lực. Tuy vậy, bạn hoàn toàn có thể đơn giản hóa quá trình quản lý thời gian với 6 câu hỏi quan trọng mà BAC cung cấp trong bài viết ngay sau đây.

Câu hỏi số 1: Làm thế nào để ưu tiên công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả?

Việc ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng là yếu tố tiên quyết để bạn có thể thực hiện được các mốc thời gian quan trọng trong quy trình quản lý thời gian. Để tối ưu hóa công việc này, bạn cần:

• Luôn đặt kế hoạch phù hợp với quy trình chung và nằm trong phạm vi tổng thể, phù hợp với tầm nhìn doanh nghiệp và các mốc thời gian liên quan. Lập kế hoạch dựa trên thời gian làm việc hiệu suất cao nhất của bản thân, ngoại trừ trường hợp cộng tác vì lúc này bạn phải lập kế hoạch thông qua thời gian làm việc năng suất nhất của những người khác trong team.
• Trong một ngày không nên lập kế hoạch cho quá 3 nhiệm vụ hàng đầu đồng thời cần đảm bảo bạn có thể hoàn thành chúng trong những giờ làm việc hiệu quả nhất của mình. Tập thói quen đúng giờ vì đây là thói quen sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong công việc cũng như trong cuộc sống.
• Ghi nhớ kỹ việc thông báo cho các bên liên quan về tình trạng công việc của bạn cũng như báo cáo các vấn đề phát sinh đối với bất kỳ sự cố về công việc hay nhân sự nào. Bạn nên báo cáo vào cuối ngày hay bất kỳ thời điểm hợp lý nào khác trong ngày. Tuy nhiên, nếu đó là một vấn đề quan trọng, bạn cần phải thực hiện việc báo cáo càng sớm càng tốt.
• Phân chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ cho đến khi chúng rõ ràng và có thể đo lường được (đặc biệt là đối với các nhiệm vụ phức tạp).

Câu hỏi số 2: Nên sử dụng những chiến lược nào để tránh trì hoãn và duy trì năng suất trong ngày làm việc?

Một điều thực sự hữu ích là hãy tắt tất cả thông báo điện thoại, thậm chí chuông cửa nếu bạn đang làm việc tại nhà, đặc biệt là khi đang thực hiện các nhiệm vụ quan trọng. Bạn có thể sử dụng chế độ "Focus Mode" trên điện thoại bạn một cách hiệu quả. Ngoài ra bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau:

• Xây dựng các khoảng thời gian nghỉ ngơi/giải trí trong suốt ngày làm việc. Điều này giúp ngăn ngừa việc làm việc quá sức.
• Hãy chú ý những khoảng thời gian mà bạn có thể đang bỏ lỡ hoặc lãng phí. Việc này sẽ nhắc nhở bạn về việc tập trung thực hiện mục tiêu.
• Sau khi hoàn thành các nhiệm vụ hàng đầu hoặc các nhiệm vụ phức tạp/quan trọng nhất trong khung thời gian hiệu quả, bạn có thể tự do lập kế hoạch cho các nhiệm vụ dễ dàng hơn trong thời gian rảnh.
• Đôi khi công việc có thể hơi nhàm chán và bạn cảm thấy muốn trì hoãn chúng. Tuy nhiên, nếu đó là một nhiệm vụ bắt buộc, bạn nên có ý thức thúc đẩy bản thân thực hiện chúng bất kể điều gì. Cố gắng làm điều tương tự theo những cách sáng tạo khác để giúp bạn cảm thấy thú vị hơn.

Câu hỏi 3: Làm thế nào để xử lý các rủi ro hoặc ứng phó với những thay đổi bất ngờ mà vẫn duy trì tiến độ dự án?

Cuộc sống luôn thay đổi, sự cố bất ngờ là điều không thể tránh khỏi. Chúng ta không thể kháng cự tuyệt đối khi những thất bại hoặc những thay đổi không mong muốn sắp xảy ra. Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn đối mặt với những vấn đề này:

• Hiểu rõ về những loại thay đổi không mong muốn có thể phát sinh và tác động của chúng đối với hệ thống và nhân sự.
• Truyền đạt cụ thể tác động và hậu quả sự cố thông qua các cuộc họp và quyết định hướng hành động cũng như đề xuất giải pháp.
• Đôi khi không có thời gian để đạt được sự nhất trí từ tất cả mọi người. Nếu bạn là người dẫn đầu trong một lĩnh vực cụ thể, bạn nên tuân theo trực giác và cảm nhận của mình để phụ trách các hạng mục hành động mà bạn đã quyết định thực hiện. Trong các nhóm, thông thường mỗi người đều là chuyên gia trong lĩnh vực riêng của họ. Tôn trọng lĩnh vực của nhau trở nên cực kỳ quan trọng trong những tình huống như vậy. Điều này là một lời kêu gọi tinh thần đồng đội hiệu quả.
• Hãy chọn lọc ra các nhiệm vụ quan trọng nhất. Nếu không thể làm gì, hãy truyền đạt những rủi ro liên quan. Sau đó quay trở lại phạm vi hoặc lộ trình của bạn và thay đổi nó.

Câu hỏi số 4: Nên phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm ra sao để đảm bảo năng suất công việc và thời gian dự án?

• Nên phân công nhiệm vụ theo chuyên môn và khả năng của từng thành viên trong nhóm cũng như theo mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ.
• Để đảm bảo tiến độ, bạn nên thực hiện các cuộc họp mỗi ngày. Thông thường, một cuộc họp ngẫu hứng ngắn trong khoảng từ 10 đến 20 phút vô cùng hữu ích thay vì gửi những tin nhắn dài dòng và chờ đợi phản hồi.
• Nếu team của bạn đang phải đối mặt với vấn đề nghiêm trọng và cần sự hỗ trợ, bạn nên coi đó là ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch, nếu không nó sẽ ảnh hưởng xấu đến tiến độ dự án. Nếu bạn không có chuyên môn trong lĩnh vực mà team đang cần trợ giúp, bạn nên nhanh chóng liên hệ với chuyên gia phù hợp có thể giải quyết vấn đề đó.

Câu hỏi số 5: Làm sao để cân bằng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn khi quản lý thời gian?

Để cân bằng giữa mục tiêu ngắn hạn và dài hạn khi quản lý thời gian của bạn và của nhóm, có một số phương pháp và công cụ có thể hữu ích như:

• Đối với mục tiêu ngắn hạn, bạn nên tập trung vào nhiệm vụ hoặc yêu cầu tiếp theo (những việc diễn ra trong tuần hoặc hai tuần tới).
• Sử dụng các phương pháp agile như họp hàng ngày, họp cập nhật tình trạng công việc và cuộc họp đánh giá.
• Sử dụng bảng trắng để ghi chú và xem tổng quan tiện độ, theo dõi các cập nhật,...
• Đối với các mục tiêu dài hạn, hãy sử dụng các tài liệu quan trọng hơn, bản trình bày đơn giản hoặc các biểu diễn trực quan như quy trình hoặc sơ đồ tư duy. Điều quan trọng là phải có thứ gì đó để bạn nhìn vào và duy trì động lực cho bản thân hướng tới: những gì bạn làm và những gì bạn chưa thực hiện được.

Câu hỏi số 6: Nên sử dụng công cụ và kỹ thuật nào để theo dõi tiến độ cũng như xác định cách cải thiện các chiến lược quản lý thời gian?

• Hãy bắt đầu với những điều đơn giản với các ứng dụng phổ thông, điển hình như Notepad. Đây là công cụ rất hữu ích trong việc theo dõi các cập nhật hàng ngày của toàn bộ dự án hoặc sản phẩm. Nó thậm chí có thể cung cấp cho bạn tiến trình hoàn chỉnh theo trình tự thời gian của công việc.
• Các ứng dụng Kanban như Trello để theo dõi các nhiệm vụ "cần hoàn thành", "đang tiến hành" và "đã hoàn thành".
• Công cụ điện toán đám mây như Jira hoặc Monday để quản lý công việc/dự án/sản phẩm.
• Các bước cộng tác như gắn thẻ nhóm, phân công công việc, đánh dấu các yếu tố phụ thuộc cũng rất hữu ích.
• Sử dụng thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và trạng thái của các tác vụ đồng thời sử dụng các tác vụ phụ cho các tác vụ phức tạp.

Quản lý thời gian và tăng hiệu suất làm việc không phải là một quá trình dễ dàng, nhưng với cách thức đơn giản hóa quá trình quản lý thời gian với 6 câu hỏi quan trọng trên, bạn hoàn toàn có thể đạt được hiệu suất cao hơn trong công việc hàng ngày của mình. Hãy bắt đầu áp dụng chúng ngay hôm nay và tận hưởng lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả nhé. Hy vọng bạn thật thành công trong công việc và luôn ủng hộ, đón đọc những bài viết mới của BAC tại BAC's Blog.