Chia sẻ về hệ thống giúp nhân viên làm việc từ nhà - TeleWork (phần2)

Trong khuôn khổ bài viết lần trước chúng ta đã cùng nhau làm quen với khái niệm TeleWork , nêu lên những khó khăn trong cách thức quản lý của cách làm việc này . Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau chia sẻ về việc giải quyết những vấn đề đã được nêu ra .

(1) Quản lý nhân viên thế nào khi không gặp mặt trực tiếp   

Với mỗi nhân viên thì thời gian làm việc khác nhau , có những nhân viên họ làm việc giống như khung thời gian làm việc của công ty nhưng có những người làm việc , nghỉ và lại tiếp tục công việc trong những khung thời gian phù hợp . Hãy cùng xem xét 1 ví dụ : nhân viên A khi làm việc tại nhà thì ngoài việc xử lý công việc của công ty thì người đó phải dành thêm thời gian để chăm sóc mẹ và cậu con trai nhỏ . Như vậy từ thời gian bắt đầu làm việc đến lúc kết thúc ngày làm việc , nhân viên A sẽ phải có thêm những khoảng thời gian tạm dừng để xử lý công việc riêng của mình .
Với hệ thống chấm công hiện tại chỉ ghi nhận thời gian bắt đầu và kết thúc như hiện tại thì việc quản lý thời gian của nhân viên trên là không thể. Để giải quyết vấn đề này chúng ta sẽ phải cần đến 1 hệ thống chấm công ghi nhận được những thời gian tạm dừng và bắt đầu lại công việc của nhân viên. Cụ thể với mỗi nhân viên thì cần cập nhật các mốc thời gian trong 1 ngày của mình theo những mục sau ""Bắt đầu công việc" , "Bắt đầu tạm dừng", "Bắt đầu lại công việc "hay "Kết thúc công việc " trên hệ thống chấm công. Cùng với việc cập nhật các mốc thời gian làm việc thì việc cập nhật cả vị trí làm việc cũng giúp ích nhiều cho các nhà quản lý trong việc nắm bắt thông tin của từng nhân viên . Với cách thức vận hành như vậy thi chúng ta sẽ cần 1 hệ thống chấm công bằng ứng dụng Web dùng được cho cả PC và Smartphone .

 (2) Việc thiếu liên lạc giữa các nhân viên trong công ty

Khi các nhân viên không cùng làm việc tại 1 địa điểm thì 1 vấn đề phát sinh đó là việc chậm trễ trong liên lạc làm ảnh hưởng đến tiến độ của công việc . Giải pháp được đưa ra cho vấn đề này đó là với mỗi nhân viên làm việc trên TeleWork sẽ chia sẻ được không gian làm việc 1 cách liên tục (realtime) bằng cách phương thức Web Conference . Với mỗi nhân viện họ sẽ thiết lập 1 không gian làm việc gồm camera và mic phù hợp để có thể giao tiếp với những thành viên khác. Với những nhà quản lý họ cũng phải thiết lập 1 không gian làm việc để có thể giao tiếp tất cả nhân viên của mình . Trong ảnh minh họa ở dưới chúng ta có thể hình dung được cách thức vận hành của phương pháp này . Với việc nhìn thấy hình ảnh qua camera và tiếng nói qua mic , tất cả thành viên trong cùng 1 bộ phận có thể chia sẻ không gian làm việc của mình để giao tiếp với nhau 1 cách trực quan nhất .

Ảnh 1 : Thiết lập không gian làm việc của nhân viên

Ảnh 2 : Thiết lập không gian làm việc của nhà quản lý

Việc chia sẻ thông tin không chỉ dừng lại ở việc giao tiếp qua Web Conference. Việc chia sẻ tài liệu, nội dung công việc cũng rất quan trọng. Chúng ta sẽ sử dụng những hệ thống chia sẻ tài liệu trưc tiếp như Google Drive để gải quyết vấn đề này . Tài liệu họp hay những bản ghi nhớ nội dung họp sẽ được chia sẻ đến tất cả thành viên và họ có thể cập nhật nôi dung tài liệu đó realtime giúp cho việc chia sẻ thông tin của Web Conference thêm đầy đủ và toàn diện hơn .
Với những đặc tính như nói trên TeleWork sẽ ở ra 1 cách làm việc không phụ thuộc và không gian địa lý . Giúp cho việc liên lạc không bị gián đoạn ngay cả khi đi công tác trong và ngoài nước .

 (3) Khó khăn trong việc đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá nhân viên

Việc triển khai TeleWork đồng nghĩa với việc tương tác giữa cấp quản lý với nhân viên của mình bị giảm đi . Vì thế cấp quản lý khó có thể nắm rõ ràng những mục tiêu hay tiến trình thực hiện hoàn thành những mục tiêu đó ra sao . Để giải quyết vấn đề này cấp quản lý có thể thực hiện 2 giải pháp sau . 　- Cần thiết lập cho mỗi nhân viên 1 chương trình quản lý những mục tiêu của mình theo từng những giai đoạn cụ thể . 　- Sau khi kết thúc mỗi giao đoạn được tiết lập ở trên cần có những buổi nói chuyện trực tiếp để giám sát tiến độ thực hiện từng mục tiêu, từ đó giúp nhân viên nhận thức được tình trạng hiện tại cũng như những điều chỉnh mục tiêu của bản thân. Việc nói chuyện này có thể thực hiện 1 cách trực tiếp hoặc thông qua Web Conference.

Kết luận : Khi thực hiện cách làm việc TeleWork chúng ta không chỉ đối mặt với những vấn đề nêu trên mà còn gặp phải những vấn đề vốn vẫn tồn tại trong những cách quan lý hiện nay . Nhưng phương pháp này cũng giúp chúng ta tạo được 1 môi trường làm việc ở đó mỗi nhân viên có thể cân bằng giữa nhiều yếu tố trong cuộc sống sẽ giúp nhân viên giảm nhiều áp lực . Qua đó tăng năng suất lao động và giảm tỉ lệ chuyển việc hoặc bỏ việc. Khi triển khai vẫn còn rất nhiều điểm cần khảo sát kĩ lưỡng nhưng đây cũng là 1 phương pháp nên được quan tâm hơn nhiều trong thời gian tới .

Tham khảo : http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1803/13/news002.html