Chia sẻ về hệ thống giúp nhân viên làm việc từ nhà - TeleWork (phần1)

Với lợi thế trong tính linh động về chỗ làm việc và thời gian làm việc giúp cho nhân viên có thể cân bằng giữa công việc và các nhu cầu khác của cuộc sống , TeleWork đang được dần dần được áp dụng tại những nước phát triển trên thế giới.

Với rất nhiều công ty làm offshore ở Việt Nam thì việc tổ chức Meeting qua mạng hay quản lý và chia sẻ tài liệu trên Google Drive đã trở nên rất quen thuộc. Đó có thể là nền tảng để chúng ta có thể phát triển những hệ thống làm việc tại nhà TeleWork .

Vậy TeleWork là gì ? Khi áp dụng hệ thống này chúng ta sẽ đối diện và cần giải quyết những vấn đề gì trong quản lý ?

(1) TeleWork là gì ? Là hệ thống giúp nhân viên làm việc từ nhà bằng việc áp dụng những công nghệ tiên tiến của công nghệ thông tin. Với cách thức làm việc như này, nhân viên không nhất thiết phải tới công ty như cách làm việc cổ điển , nhân viên sẽ kết nối với đồng nghiệp và làm việc từ bất cứ đâu trong những khoảng thời gian thích hợp với mình .

Có 2 phương pháp chủ động của cách làm việc này :

• Làm việc tại nhà : Nhân viên có thể dùng máy tính truy cập internet , điện thoại , máy fax để liên lạc và làm việc tại nhà .
• Làm việc di động : Nhân viên sử dụng máy tính hay điện thoại cầm tay để kết nối và làm việc từ nơi công tác hay trong lúc di chuyển .

Những đối tượng thích hợp với cách làm việc này :

• Phụ nữ mang thai hay đang trong quá trình nuôi con nhỏ, người đang trong quá trình trị bệnh , người tàn tật hoặc bị thương tật : thông thường những đối tượng này sẽ làm việc từ nhà hằng ngày .
• Bộ phận Quản lý , Nghiên cứu , Phát triển sản phẩm : có thể làm việc ở nhà vào 1 số ngày nhất định trong tuần , và có thể làm việc di động trong những dịp đi công tác .
• Bộ phận kinh doanh , kĩ sư hệ thống (SE) : chủ yếu làm việc di động , và cũng có thể làm việc ở nhà vào 1 số ngày nhất định trong tuần .

(2) Những vấn đề cần gặp phải muốn triển khai cách làm việc TeleWork

• Quản lý nhân viên thế nào khi không gặp mặt trực tiếp : Đây là vấn đề trực quan nhất và dễ nhận thấy nhất đối với bất kì công ty nào áp dụng cách làm việc này. Khi không trực tiếp gặp mặt nhân viên thì cấp quản lý làm thế nào để đánh giá chính xác thời gian làm việc của nhân viên của mình. Và nếu không nắm được tình trạng làm việc của mỗi nhân viên thì rất dễ dẫn đến tình trạng hiệu quả công việc giảm sút trong khi thời gian làm việc tăng lên.

• Việc thiếu liên lạc giữa các nhân viên trong công ty : Một vấn đề cũng làm đau đầu các cấp quản lý đó là việc thiếu hay chậm trễ liên lạc trong nội bộ 1 team khi các member không cùng làm việc chung ở 1 địa điểm. Việc này sẽ không những là ảnh hưởng đến tiến độ mà còn làm ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng các dự án .

• Khó khăn trong việc đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá nhân viên : Đây là vấn đề mà nhà quản lý rất quan tâm trước khi bắt đầu áp dụng cách làm việc này . Việc triển khai TeleWork đồng nghĩa với việc tương tác giữa cấp quản lý với nhân viên của mình bị giảm đi . Vậy làm thế nào cấp quản lý có thể nắm rõ ràng những mục tiêu hay tiến trình thực hiện hoàn thành những mục tiêu đó . Thêm nữa với mỗi nhân viên lại có những cách thức làm việc cũng như khung thời gian làm việc khác nhau làm cách nào để đưa ra 1 cách thức đánh giá công bằng cho tất cả nhân viên .

Trong khuôn khổ bài viết này chúng ta đã ùng nhau làm quen với khái niệm TeleWork , đồng thời cũng cùng nhau phân tích những khó khăn trong cách thức quản lý của cách làm việc này . Trong bài viết tiếp theo chúng ta sẽ bàn thêm việc giải quyết những vấn đề đó để tạo ra 1 không gian làm việc giúp nhân viên có độ hài lòng cao nhất .