Cách quản lý Sprint Planning Checklist hiệu quả

Quản lý Sprint Planning Checklist đảm bảo quá trình lập kế hoạch Sprint được thực hiện một cách chuẩn mực và đúng thời gian. Thực tế, việc sử dụng một Sprint Planning Checklist đã được chứng minh là vô cùng quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho các nhóm phát triển Agile khi giúp họ cải thiện hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn. Trong bài viết này, cùng BAC làm rõ cách quản lý Sprint Planning Checklist một cách hiệu quả và giúp bạn đạt được thành công trong việc triển khai Agile nhé.

Kế hoạch Sprint là một sự kiện trong quá trình phát triển phần mềm Agile, kế hoạch này có thể phát sinh nhiều vấn đề tiềm ẩn. Từ việc nhượng quyền cho chủ sở hữu dự án đến việc lãng phí cả ngày chỉ để tham dự một cuộc họp không hề có kết quả. Như vậy, việc lập kế hoạch Sprint đúng cách không hề đơn giản, nó đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận để đạt được thành công.

Lập kế hoạch Sprint là một quy trình phức tạp vì nó không chỉ đơn giản là tập trung thảo luận về những công việc cần thực hiện mà còn liên quan đến rất nhiều bên liên quan khác. Bạn phải chuẩn bị kỹ càng để đảm bảo sự thành công. Dưới đây là cách thức BAC đúc kết để giúp bạn lập kế hoạch cho một cuộc họp lập kế hoạch Sprint thành công. Một trong những cách quản lý tuyệt vời là phân tích công việc đã hoàn thành trong Sprint trước đó. Dưới đây là những câu hỏi bạn cần tự đặt ra:

Tất cả các mục backlog có được hoàn thành đầy đủ không?

Nếu trước đây bạn không lập kế hoạch Sprint đủ tốt thì khả năng cao là một số mục backlog có thể chưa hoàn thành. Nếu tồn tại những mục này, trước tiên bạn vẫn phải xem xét và hoàn thành chúng. Lí do có thể là vì nhóm của bạn không làm việc đủ tốt hoặc bạn chưa chia nhỏ nhiệm vụ hợp lý để team có thể xử lý được. Thậm chí vấn đề có thể xuất phát từ việc bạn đã giao nhiệm vụ cho không đúng người hay những mục này bị ảnh hưởng bởi các nhiệm vụ khác chưa hoàn thành?

Vấn đề của bạn là gì?

BA nên phân tích những vấn đề đã xảy ra ở Sprint trước đó và tìm hiểu xem có bao nhiêu lỗi của mình. Việc này giúp bạn nhìn nhận vấn đề tốt hơn, tránh việc lặp đi lặp lại lỗi cũ khiến năng suất của nhóm đi xuống.

Trong trường hợp này thì team của bạn nên dành khoảng thời gian riêng để tự sửa lỗi, họp về những nội dung không hiệu quả, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ để có cái nhìn bao quát hơn về vấn đề đang diễn ra.

Tốc độ của team

Nếu bạn chưa từng sử dụng các công cụ đo lường vận tốc của team thì hãy tìm hiểu và ứng dụng chúng ngay bây giờ. Vì hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ tuyệt vời dành cho bạn. Mỗi nhóm sẽ làm việc với một vận tốc khác nhau, chúng phụ thuộc vào trình độ, sự quyết tâm, thái độ, đặc điểm dự án và nhiều yếu tố khác. Chìa khóa thành công của BA là giao cho nhóm chính xác khối lượng công việc mà họ sẽ phải xử lý trong một Sprint.

Cập nhật bối cảnh

Đôi khi vòng xoay công việc có thể khiến bạn rất dễ bị cuốn theo vòng lặp sửa lỗi và bổ sung các tính năng mới. Điều này có thể khiến bạn quên mất mục tiêu cuối cùng của một dự án là làm hài lòng khách hàng. Thật tốt khi cải tiến sản phẩm cuối cùng toàn diện nhưng cũng thật tệ khi dành quá nhiều thời gian, công sức vào việc phát triển một tính năng mà khách hàng cho là không cần thiết. Do đó bạn nên cập nhật bối cảnh liên tục để biết nên tiến hay dừng dự án đúng thời điểm.

Cập nhật user stories

Bạn nên liên tục cập nhật user stories thường xuyên để khám phá ra các nhu cầu tiềm ẩn trong quá trình triển khai dự án. Việc này giúp team viết user stories tốt hơn và xử lý product backlog hiệu quả.

Đưa ra nhiệm vụ mới

Hãy xem xét các user stories mô tả các tính năng mà chủ sở hữu muốn sử dụng bằng ngôn ngữ mà team bạn có thể hiểu. Bạn nên xem xét các tính năng của sản phẩm mà chủ dự án sẽ muốn triển khai tiếp theo. Sau đó làm việc trên các bản thảo thông số kỹ thuật, tìm các nhiệm vụ chính và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành chúng.

Giao tiếp với những người quan trọng

BA là cầu nối giữa khách hàng và nhóm phát triển phần mềm do đó bạn cần giao tiếp với những bên liên quan về những vấn đề quan trọng trước khi bạn tổ chức cuộc họp chung.

Cập nhật chủ sở hữu

BA cần liên hệ với chủ sở hữu để báo cáo về tiến độ đạt được và các vấn đề bạn gặp phải trong việc triển khai sprint trước đó. Song song đó, bạn cũng cần hỏi về những nhiệm vụ cầ được ưu tiên cho Sprint tiếp theo.

Tổ chức cuộc họp và giao tiếp với team

Một số quan điểm cho rằng càng họp nhiều thì kết quả dự án càng tốt. Thực tế, việc duy trì sự gắn kết của mọi người mỗi ngày sẽ giúp nâng cao năng suất. BA cần kiểm tra tiến độ và tránh việc lãng phí thời gian họp để nói về những vấn đề không đúng trọng tâm. Hãy thu thập trước tất cả thông tin bạn cần để có thể giảm thiểu thời gian cuộc họp cũng như tối đa hóa thời gian cho dự án.

Trong các phiên họp, BA nên trình bày các nhiệm vụ cho nhóm, đảm bảo mọi người đều được thông báo và hiểu rõ về kế hoạch. Điều này cho phép các cuộc họp của bạn diễn ra tốt hơn và nhanh hơn nhiều đồng thời đem lại cảm giác thoải mái cho người tham gia.

Đây là những gì bạn nên thảo luận trong cuộc họp:

• Việc quyết định phải làm gì trong Sprint tiếp theo không phải là điều dễ dàng. Các đội khác nhau có cách tiếp cận khác nhau, một số sẽ phản đối, một số sẽ đồng ý. Đây là lý do tại sao BA cần có mặt và khiến cả hai bên nhanh chóng đồng ý về các nhiệm vụ.
• Hãy lập danh sách, ưu tiên những công việc cần làm nhanh chóng và yêu cầu team hoàn thành chúng càng sớm càng tốt.
• Chia user story thành chuỗi nhiệm vụ nhỏ, từ đó yêu cầu nhóm đóng góp ý tưởng và thống nhất các nhiệm vụ cho sprint.
• Thống nhất, ước tính thời gian team cần để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể thêm một khoảng thời gian dự trù nếu gần đây nhóm hoạt động không tốt.

Cách thức thực hiện

Khi bạn đã có danh sách một loạt nhiệm vụ phải hoàn thành trong Sprint tiếp theo, bạn cần quyết định ai sẽ thực hiện những công việc đó và họ cần thực hiện như thế nào. BA nên đảm bảo tất cả các nhiệm vụ đều có mô tả phù hợp, thực tế và có thể kiểm tra, đánh giá được. Hãy liên tục tham khảo ý kiến của cả nhóm để đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều đồng ý với độ khó của từng nhiệm vụ.

Bạn cần đặt những nhiệm vụ được ưu tiên lên trước và làm việc với nhóm để phát hiện những yếu tố có thể làm chậm tiến độ dự án. BA nên chỉ định nhiệm vụ cá nhân hợp lý bằng cách giao những nhiệm vụ khó cho các kỹ sư cấp trung hoặc cấp cao và nhiệm vụ cơ bản cho các thành viên ít kinh nghiệm hơn trong nhóm. Đồng thời cần thống nhất tiêu chí đánh giá và KPI đặt ra của từng công việc, liên tục kiểm tra, đảm bảo quy trình phát hiện và sửa lỗi được thực hiện hiệu quả Không có kế hoạch Sprint nào cũng đều sẽ diễn ra tốt đẹp như bạn mong muốn trong lần đầu tiên. Bạn phải theo dõi những điều mà bạn và team đã làm chưa tốt để sửa chữa chúng cho việc lập kế hoạch tiếp theo.

Quản lý Sprint Planning Checklist hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc triển khai phương pháp Agile và quản lý dự án thành công. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc trên, bạn có thể tăng cường khả năng thành công của dự án và đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc. Tham khảo thêm nhiều mẹo hay trong công việc tại BAC's Blog nhé!

Nguồn tham khảo: https://www.iiba.org/