Các khái niệm quản trị dự án cơ bản - P1

Chào các bạn, như tiêu đề, đây sẽ là bài đầu tiên cho loạt bài về những khái niệm cơ bản về quản trị dự án. Loạt bài sẽ cung cấp những kiến thức cơ bản và khái niệm cốt lõi và chúng sẽ đóng vai trò nền tảng cho sự hiểu biết của bạn về quản trị dự án nói chung, lựa chọn dự án, các vai trò cho dự án và môi trường kinh doanh của tổ chức. Cùng với nhau, những thành phần này sẽ tạo thành bộ khung cho việc quản trị dự án.

Định nghĩa một dự án

Rất nhiều người gọi công việc của họ là một dự án khi nó chưa phải. Vậy thế nào là một dự án? Nếu quản lý của bạn bước vào văn phòng và nói: "Hệ thống đang sập. Anh có thể điều tra xem lỗi ở đâu và sửa chữa được không?" - Liệu đây có phải là 1 dự án? Đầu tiên bạn phải xem bạn được cung cấp những gì và tổ chức công việc vào những dự án thích hợp và cho mỗi dự án một vòng đời. Quy trình lên kế hoạch dự án sẽ đưa ra lịch trình và kinh phí. Bạn có thể lên lịch trình cho việc "sửa chữa" nếu bạn không biết lỗi ở đâu không? Bạn không thể, trong thực thế, có thể có 2 dự án hoặc nhiều hơn thế trong hoàn cảnh trên.

Stakeholders

Stakeholders (các bên liên quan) là bất cứ ai hoặc bất cứ tổ chức nào quan tâm, có thể là tích cực hoặc tiêu cực bị tác động bởi dự án hoặc sản phẩm của dự án. Họ bao gồm quản lý dự án và đội dự án, khách hàng và nhà tài trợ, nhưng có thể cũng bao gồm những cá nhân và hội nhóm mà bạn chưa từng nghĩ tới, như là phòng quản lý dự án, những người quản lý danh mục đầu tư, những người quản lý chương trình, những người quản lý chức năng và vận hành, chuyên viên nghiên cứu kinh doanh hoặc những phòng ban, nhóm khác trong tổ chức (Ví dụ như: Maketing, luật, chăm sóc khách hàng). Stakeholder có thể chủ động tham gia vào công việc trong dự án hoặc đóng vai trò tư vấn. Stakeholder cũng có thể là những tổ chức bên ngoài, bao gồm quản lý chính phủ, tư vấn viên, nhân viên bán hàng, người dùng cuối. khách hàng, thuế quan, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác.

Quản trị dự án (Project Management)

Quản trị dự án là một ngành khoa học cũng như là một nghệ thuật. Phần khoa học là một hệ thống các quy trình của việc quản lý dự và cung cấp kết quả theo kết hoạch một cách hiệu quả. Nó bao gồm nỗ lực để tùy biến sao cho khớp với dự án và sử dụng quy trình, công cụ thích hợp để đạt được mục đính công việc. Phần nghệ thuật của việc quản trị dự án liên quan đến làm sao người quản lý dự án sử dụng các kĩ năng như tác động, tổ chức, chiến thuật và kĩ năng của đội dự án cũng như từng cá nhân. Hệ thống quy trình của việc quản trị dự án có nhiều mô hình, từ mô hình Predective (dự đoán) đến Agile (Linh hoạt) và Hybrid (Kết hợp), được mô tả như dưới đây:

• Predictive: Mô hình này dựa trên một quy trình kế hoạch khi mà yêu cầu và phạm vi có thể được định nghĩa chi tiết từ thời điểm bắt đầu dự án. Kế hoạch chi tiết cũng được lên cho những ràng buộc khác của project (như là chi phí, lịch trình và rủi ro). Sau đó, đội dự án cố gắng để tuân thủ kế hoạch đã được phê chuẩn đó nghiêm túc nhất có thể và bảo vệ dự án khỏi những thay đổi. Mô hình này còn được gọi là mô hình theo kế hoạch, mô hình truyền thống hay là mô hình thác nước (waterfall).
• Agile: Mô hình này thích hợp với những dự án mà phạm vi dự án còn chưa rõ ràng. Do không thể xác định trước, việc lên kế hoạch, tiến hành và quản lý dự án sẽ tiến triển từng chút một để việc thay đổi có thể dễ dàng khi mà thông tin về sản phẩm và yêu cầu của dự án thay đổi. Mô hình này còn được gọi là mô hình theo thay đổi hay mô hình đáp ứng.
• Hybrid: Mô hình hybrid sử dụng những khía cạnh của cả Predictive lẫn Agile. Và mô hình thay đổi tùy theo những yêu cầu của dự án cũng như môi trường tổ chức.

Có sự khác biệt lớn giữa quản lý những dự án nhỏ và những dự án lớn, và giữa chúng khi áp dụng các mô hình được nêu bên trên. Trong một dự án nhỏ, bạn có thể gặp trực tiếp ai đó trong đội dự án để bàn về một vấn đề cụ thể. Trong một dự án lớn, bạn có thể sẽ phải bỏ ra hàng tuần để lên kế hoạch giao tiếp. Bạn sẽ phải xác định ai nên tham gia vào việc khác phục một vấn đề cụ thể, vị trí địa lý của họ, thông tin liên lạc, những ưu tiên giao tiếp. Một dự án lớn sẽ cần bạn sử dụng toàn bộ các quy trình cũng như công cụ quản lý dự án và cũng yêu cầu bạn xem xét sử dụng mô hình Agile hoặc Hybrid để việc quản trị dự án khớp với những yêu cầu của dự án khi cần thiết. Quản ký dự án hiệu quả đảm bảo tổ chức tập trung vào những công việc quan trọng nhất và những việc đúng đắn được hoàn thành chính xác với thời gian và chi phí tối ưu. Rủi ro được xác định và lên kế hoạch trước khi nó xảy ra, việc giao tiếp được quản lý hiệu quả, và đạt được các chỉ số chất lượng. Kết quả của dự án làm hài lòng những bên liên quan và hoàn thành mục tiêu kinh doanh.

Quản lý chương trình (Program Management)

Nhóm những dự án liên quan với nhau vào một chương trình cho phép tổ chức điều phối việc quản lý của những dự án đó. Cách tiếp cận này tập trung vào sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án, công việc để đảm bảo lợi ích cho những dự án đã khởi tạo, có thể giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao chất lượng quản lý chung. Ngoài những công việc cần thiết để hoàn thành từng dự án riêng lẻ, chương trình cũng bao gồm sự điều phối của người quản lý chương trình và những hoạt động quản lý. Do đó, khi bạn thấy rằng công việc của bạn có sự tham gia của hơn một dự án, bạn có thể quản lý các dự án như là một chương trình nếu mô hình chương trình tạo thêm giá trị. Hoặc bạn có thể phối hợp với 1 người quản lý chương trình nếu dự án của bạn là một phần của một chương trình có sẵn.

Quản lý danh mục (Portfolio Management)

Một danh mục đầu tư bao gồm nhiều chương trình, dự án và những công việc điều phối liên quan, được sắp xếp ưu tiên và thực hiện để đạt được một mục tiêu chiến lược kinh doanh nào đó. Những chương trình và dự án tạo lập nên danh mục đầu tư có thể không liên quan đến nhau mà chỉ có mối liên hệ qua mục tiêu chiến thuật chung. Kết hợp các chương trình, dự án và việc vận hành vào một hoặc nhiều danh mục sẽ giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, nâng cao lợi nhuận cho tổ chức và giảm thiểu rủi ro. Công việc của một tổ chức có thể bao gồm một hoặc nhiều danh mục đầu tư. Một dự án nằm trong danh mục dựa trên những lợi ích tiềm năng mang lại về đầu tư, lợi ích chiến lược, phù hợp với chiến lược của công ty, và những yếu tố quan trọng khác liên quan đến thành công của tổ chức.

Trên đây là những khái niệm cơ bản đầu tiên của việc tổ chức và quản trị dự án. Ở bài viết tiếp theo mình sẽ tiếp tục chia sẻ những khái niệm tiếp theo, thế nào là OPM, thế nào là PMO. Hy vọng bài viết này nói riêng, và loạt bài này nói chung sẽ giúp bạn có những kiến thức và định nghĩa cơ bản nhất trên con đường trở thành một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp. Bài viết này được trích từ PMP® Exam Prep, Tenth Edition by Rita Mulcahy, được dịch và chia sẻ với mục đích cá nhân và phi thương mại.