Breakdown Structure - Cấu trúc phân chia các thành phần dự án

Tuần vừa rồi mình vừa bị dí cho làm một file WBS các bạn ạ. Với một thằng thấy mình hợp với phong cách Agile như mình thì đúng là một thử thách mới chứ chẳng phải chơi. Tìm hiểu cách làm sao để làm được WBS chuẩn, xong rồi lại phải tìm hiểu cách dùng Microsoft Project để tạo file nữa. Lâu rồi không dùng win xong lại phải dùng một phần mềm mới để tạo ra một thể loại tài liệu cũng mới nữa nên là cũng căng phết. May sao khách hàng cũng ưng cái bụng. =))

Sau khi tìm hiểu xong về WBS thì mình cũng thấy nó khá là thú vị, thực ra nó được ứng dụng trong hầu hết các dự án thực trong đời sống. Mặc dù vai trò của nó lớn hơn với mô hình Thác nước (Waterfall), tuy nhiên thực ra trong các mô hình của Agile nó cũng có vai trò rất quan trọng khi Project Owner phân tích dự án và phân chia các task.

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure. Tạm dịch là CẤU TRÚC PHÂN CHIA CÔNG VIỆC. Điều này dẫn tới cho mình một thắc mắc là rõ ràng trong dự án có rất nhiều yếu tố phải để ý tới sau khi đã có sự phân chia công việc. Đó là cơ cấu tổ chức của team, chi phí thế nào, rủi ro ra sao...vv. Tất cả những nội dung ấy đều cần phải phân chia rõ ràng để phân tích. Vậy ngoài WBS thì có những cấu trúc phân chia nào khác mà các "sếp" sẽ dùng sau khi nhận được file WBS mình đã nộp? (hihi)

Nào chúng ta hãy cùng nghía qua các cấu trúc phân chia đó trong ngày hôm nay nhé!

I. Định nghĩa Breakdown Structure

Breakdown Structure hay cấu trúc phân chia, vốn có nguồn gốc từ cuộc cách mạng công nghiệp, là cốt lõi của nghiệp vụ quản lý dự án. Khoa học quản lý tập trung vào các mối quan hệ giữa người lao động và máy móc, từ đó giả định năng suất có thể được tăng lên bằng cách tăng hiệu quả của các quá trình sản xuất. Cách tiếp cận giản lược với các vấn đề phức tạp, cùng với sự phân chia lao động chính là trọng tâm của khoa học quản lý cũng như nhiều quy trình quản lý dự án hiện đại được xây dựng xung quanh cấu trúc phân chia.

8 cấu trúc phân chia hay được sử dụng ngày nay gồm có:

  • WBS (Work Breakdown Structure)
  • OBS (Organizational Breakdown Structure)
  • CBS (Cost Breakdown Structure)
  • RBS (Resource Breakdown Structure)
  • PBS (Product Breakdown Structure)
  • BoM (Bill of Materials)
  • RBS (Risk Breakdown Structure)
  • CBS (Contract Breakdown Structure)

II. Định nghĩa các cấu trúc phân chia hay dùng

1. WBS (Work Breakdown Structure) - Cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân chia công việc là một công cụ được sử dụng để xác định và nhóm các yếu tố công việc của một dự án riêng biệt theo một cách sẽ giúp sắp xếp và xác định phạm vi công việc tổng thể của dự án này. Nó cung cấp một khung tham chiếu cho việc dự toán và kiểm soát chi phí chi tiết và cung cấp một hướng dẫn cho việc lên kế hoạch phát triển và quản lý. Chính vì vậy mà thường là khách hàng hay sếp của bạn sẽ "đòi hỏi" nó đầu tiên (yaoming)

2. OBS (Organizational Breakdown Structure) - Cấu trúc phân chia cơ cấu tổ chức

Đến đây các bạn đã thấy quen chưa ạ? Đầu tiên là sếp đòi WBS, sau đó sẽ sắp xếp cho các bạn một team để đi đánh chiến. Và OBS chính là công cụ để xác định xem cần một team dư nào để làm một dự án đã được breakdown work. Cấu trúc phân chia cơ cấu tổ chức (OBS)xác định các mối quan hệ tổ chức và được sử dụng như một khuôn khổ để phân công trách nhiệm công việc. Giao điểm của OBSWBS sẽ xác định các điểm trách nhiệm quản lý đối với công việc - và được gọi là Control (or Cost) Accounts - Tài khoản quản lý (hay Tài khoản chi phí).

3. CBS (Cost Breakdown Structure) - Câu trúc phân chia chi phí

Cấu trúc phân tích chi phí (CBS): phân loại các chi phí trong dự án thành các đơn vị/ trung tâm chi phí và các yếu tố/ các loại chi phí. Việc thiết lập một cơ cấu chi phí sẽ giúp việc lên kế hoạch, kiểm soát chi phí hiệu quả và đưa ra những biện pháp để giảm thiểu chi phí. Phải nói đây là phần gây cho mình nhiều tò mò nhất. Tất nhiên ai chả muốn biết đóng góp của bản thân vào mỗi dự án phần mềm đang được định giá bao nhiêu đúng không.

4. RBS (Resource Breakdown Structure) - Cấu trúc phân chia nguồn lực

Cấu trúc phân chia nguồn lực (RBS): là một danh sách tiêu chuẩn có các nguồn lực nhân sự liên quan theo chức năng và được sắp xếp theo một cấu trúc phân cấp để tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch và kiểm soát công việc của dự án. Thường thì các role trong dự án cần được phân chia một cách rõ ràng. Mọi sự nhập nhằng sẽ dẫn tới một kết cục không vui đâu. Tin mình đi. Mình có kinh nghiệm òi (yaoming)

5. PBS (Product Breakdown Structure) - Cấu trúc phân chia sản phẩm

Một cấu trúc phân chia sản phẩm (PBS): là một cấu trúc cây phân cấp toàn diện các thành phần tạo nên một sản phẩm và được bố trí trong một mối quan hệ bộ phận - toàn phần. Các phương pháp quản lý dự án PRINCE2 quy định sử dụng sản phẩm trên kế hoạch, một phần trong số đó là việc phát triển một cấu trúc phân chia sản phẩm. Trong thực tế, có rất ít sự khác biệt giữa một PBS và một WBS, cả hai hệ thống đều xác định đầy đủ các công việc cần thiết để hoàn thành một dự án.

6. BoM (Bill of Materials)- Định mức nguyên vật liệu

BoM: phân tích từng yếu tố hữu hình của sản phẩm dự án thành các bộ phận cấu thành của nó, và thường được sử dụng cho việc mua sắm các thành phần. Trong dự án phần mềm đó sẽ là các devices phát triển, thiết bị test, server, tài khoản này kia...vv

7. RBS (Risk Breakdown Structure) - Cấu trúc phân chia rủi ro

Cấu trúc phân chia rủi ro (RBS): là một mô tả tất cả câc rủi ro của dự án (được phân theo các nhóm rủi ro). Những rủi ro được đặt vào trong cấu trúc cây khi chúng được xác định, và cấu trúc cây được sắp xếp theo nguồn cơ. Do đó, chúng ta có thể dễ hiểu được tổng thể rủi ro của dự án và việc lập kế hoạch cho các rủi ro một cách dễ dàng hơn.

8. CBS (Contract Breakdown Structure) - Cấu trúc phân chia hợp đồng

CBS là một sự sắp xếp theo thứ bậc của các nhà thầu chính, nhà thầu phụ, nhà cung cấp v.v., để biểu thị các chuỗi cung ứng hàng hoá và dịch vụ tổng thể cho dự án. Mức độ hiệu quả của chuỗi cung ứng tổng thể là rất quan trọng cho sự thành công của một dự án.

III. Tổng kết

Hôm nay mình chỉ có thể giới thiệu qua cho các bạn các cấu trúc phân chia thôi. Còn cụ thể trong thực tế chúng được vận dụng như thế nào thì hẹn các bạn một ngày đẹp trời khi mình có cơ hội làm PM nhé (yaoming) Mong rằng bài viết sẽ tạo duyên cớ để các bạn đi sâu hơn tìm hiểu về các cấu trúc phân chia và cách quản lý dự án. ^^