9 cách để nâng cao kỹ năng văn bản cho Software Tester

Trước tiên, hãy liệt kê những câu hỏi cơ bản liên quan đến kỹ năng văn bản hiệu quả :

• Giao tiếp bằng văn bản có nghĩa là gì?
• Các loại giao tiếp bằng văn bản là gì?
• Sự cần thiết phải có kỹ năng văn bản tốt là gì ?
• Các yếu tố để xác định rằng bạn đang có kỹ năng văn bản tuyệt vời là gì?
• Và làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của bạn?

Trước tiên, hãy hiểu khái niệm cơ bản.

Giao tiếp trong business và các loại hình :

• Giao tiếp là một quá trình tương hỗ hai chiều, trong đó một người truyền đạt ý tưởng hoặc thông điệp của mình cho người kia. Người khác sau đó cung cấp thông tin phản hồi.

Giao tiếp bằng văn bản là một cách để truyền đạt suy nghĩ hoặc thông điệp của bạn bằng cách sử dụng các từ hoặc ký hiệu bằng văn bản. Trong case này , phương tiện là bất cứ thứ gì hỗ trợ viết : Blog , Report , Note, email...

Vì giao tiếp bằng văn bản là một cách ghi thông tin vĩnh viễn, nó được coi là đáng tin cậy hơn và được sử dụng để truyền đạt thông tin phức tạp như dữ liệu hoặc yêu cầu trong dự án phần mềm.

Giao tiếp trong bussiness là một trong những loại giao tiếp bằng văn bản xảy ra trong các tổ chức. Giao tiếp bằng văn bản hoặc bussiness có thể được chia thành truyền thông chính thức và truyền thông không chính thức.

*Giao tiếp bussiness không chính thức là giao tiếp xảy ra trong một tổ chức chuyên nghiệp nhưng không bắt buộc chính thức.

Ex : Trong một nhóm QA, chúng tôi gửi hàng loạt email trong một ngày làm việc. Nhưng chúng tôi sẽ chọn lọc một số email và lưu trong nội bộ nhóm của mình để truyền đạt một số thông tin hoặc hỏi/đáp trạng thái của công công việc .

*Giao tiếp bussiness chính thức là một cách giao tiếp với sự giúp đỡ của các tài liệu bằng văn bản là chính thức và chuyên nghiệp.

Ex : Các tài liệu kiểm tra : Test Strategy / Test Summary Report ...

Giao tiếp bussiness chính thức cũng có thể được chia thành hai loại cơ bản : Internal và External

1. Giao tiếp nội bộ được thực hiện bên trong tổ chức. Nếu tất cả các team tham gia trong sản xuất phần mềm : Desgn, BA , Testers, Developers thì giao tiếp bằng văn bản xảy ra giữa các team này là Giao tiếp nội bộ.

Ex: Report bugs , email trao đổi giải thích về bussiness của dự án. ..

2. Giao tiếp bên ngoài được thực hiện bên ngoài tổ chức.

Ex: Bất kỳ giao tiếp nào xảy ra giữa nhóm Kiểm tra và Khách hàng đều có thể là Giao tiếp bằng văn bản bên ngoài.

Tại sao kỹ năng viết lại quan trọng đối với người QA?

Hãy cùng phân tích xem tại sao các kỹ năng viết lại quan trọng đối với người QA nhé.

Ex: Giả sử bạn là Leader Testing của một công ty và bạn được tham gia phỏng vấn người về làm cho một dự án .

Yêu cầu công việc là: tối thiểu 1 đến 2 năm kinh nghiệm Testing . Bạn bắt đầu xem CV . Bạn bắt gặp 2 bản CV và cả hai ứng viên đều có cùng kinh nghiệm, phù hợp với tiêu chí.

Bạn sẽ có thể phỏng vấn cả hai ứng cử viên nhưng chắc chắn ứng viên có CV tốt hơn : đẹp, đúng ngữ pháp, câu cú mạch lạc sẽ mang lại lợi thế tích cực và tốt hơn so với ứng viên với cách trình bày cẩu thả , lỗi chính tả .

Một sơ yếu lý lịch chỉ là một ví dụ đơn giản cho thấy tại sao kỹ năng viết là quan trọng. Thực tế thì kỹ năng viết được sử dụng rất nhiều. Tất cả các công việc liên quan đến dự án / khách hàng chỉ phụ thuộc vào giao tiếp bằng văn bản. Bạn có thể không quan sát thấy nhưng hầu hết những người trong Kiểm thử phần mềm dành một lượng thời gian đáng kể trong ngày để viết cho dù chúng tôi không phải là các tác giả chuyên nghiệp.

Hãy cùng xem một vài ví dụ về những gì một người QA sẽ viết ?

• Tài liệu kiểm tra : - Strategy/plan/test cases/summary
• Report Trạng thái/ Tiến độ
• Defect logs
• Thuyết trình
• Đặc thù riêng công việc
• Sơ yếu lý lịch
• Tranning kiến thức
• Email - chúng tôi gửi các loại email khác nhau
• Email trạng thái / tiến độ
• Email thông báo
• Email hỗ trợ
• Email nâng cao
• Email không chính thức

List này không bao giờ kết thúc và do đó, điều cực kỳ quan trọng là ghi lại những suy nghĩ của bạn trên giấy một cách rõ ràng và hiệu quả.

Làm thế nào để kỹ năng giao tiếp có thể tạo sự khác biệt trong sự nghiệp của bạn:

Kỹ năng viết hiệu quả sẽ tạo ra sự khác biệt trong một nghề nghiệp của bạn. Hãy cùng xem nhé

1. Nhận một công việc mới hoặc thăng chức:

Trong khi nộp đơn xin việc, điều đầu tiên cung cấp thông tin về bạn là Thư xin việc hoặc Sơ yếu lý lịch. Một hồ sơ tốt có thể làm tăng cơ hội của bạn để được gọi cho một cuộc phỏng vấn. Tương tự, kỹ năng viết tốt giúp bạn có được quảng cáo mong muốn vì nó luôn mang lại ấn tượng tích cực về hồ sơ của bạn và đưa bạn lên hàng đầu.

2. Đáng tin cậy:

Một người mắc nhiều lỗi trong bài viết của mình không thể chịu trách nhiệm trong cách làm việc chuyên nghiệp. Viết kém hoặc viết sai có thể cung cấp thông tin sai lệch và do đó một người có kỹ năng viết kém luôn bị cho là kém thông minh hoặc không có khả năng.

Những người có kỹ năng viết tốt hơn được coi là có trách nhiệm và đáng tin cậy hơn. Kỹ năng viết tốt hơn làm tăng cơ hội phát triển của bạn trong công ty.

3. Xây dựng niềm tin:

Đối với một người QA - điều đó rất quan trọng để viết defect logs với các chi tiết đơn giản, rõ ràng và chính xác. Tương tự, Điều kiện kiểm tra, kế hoạch kiểm tra phải được viết một cách gọn gàng và súc tích để tránh những nhầm lẫn và làm lại không cần thiết.

Viết các bài tài liệu Test chính xác và tốt không chỉ thể hiện bạn là một người kiểm tra có kiến ​​thức mà còn xây dựng sự tự tin về trình độ và sự chuyên nghiệp của bạn.

4. Tăng cường mối quan hệ:

Một người QA phải là một người làm việc nhóm tốt . Một người QA có trách nhiệm xác nhận phần mềm E2E (từ đầu đến cuối). Trong quá trình này, điều rất quan trọng là xây dựng mối quan hệ với nhiều người khác nhau như devs / khách hàng và đồng nghiệp. Và kỹ năng viết tốt giúp bạn có cơ hội gắn kết mọi người trong team lại gần hơn.

Các yếu tố để quyết định nếu bạn là một người giao tiếp xuất sắc?

Hãy làm bài Test sau:

Vui lòng trả lời các câu hỏi với CÓ hoặc KHÔNG đơn giản và ghi lại số lượng từng câu hỏi.

1. Tôi thường cảm thấy khó khăn để truyền đạt hiệu quả suy nghĩ của mình thông qua viết.

2. Tôi có xu hướng xử lý các vấn đề qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp hơn là viết email.

3. Văn bản của tôi không được sắp xếp theo thứ tự logic hoặc thứ tự quan trọng theo nhu cầu của người đọc.

4. Tôi thường nhận được phản hồi về các bài viết của mình khi yêu cầu các câu hỏi chưa được trả lời vì các bài viết của tôi cung cấp thông tin không đầy đủ và có các câu hỏi mở.

5. Tôi cố gắng tránh các chi tiết không cần thiết hoặc thông tin sai lệch.

6. Chủ yếu là tôi không đầu tư thời gian của mình vào việc xem xét bản nháp đầu tiên hoặc chỉnh sửa các bài viết của mình trước khi gửi.

7. Tôi không kiểm tra chính tả và dấu câu cho bài viết của mình.

8. Tôi không chú ý đến việc chọn những từ đơn giản và có nghĩa.

9. Bài viết của tôi không hấp dẫn và tôi không sử dụng các tiêu đề, các gạch đầu dòng, các điểm nổi bật...

10. Bài viết của tôi không nhất quán xuyên suốt về phông chữ, cỡ chữ...

11. Mọi người thường không hiểu những gì tôi muốn nói từ bài viết của mình.

12. Tôi hầu như không sử dụng biểu đồ để mô tả suy nghĩ của mình.

13. Tôi không nghĩ trước khi đưa ra ý tưởng của mình trên giấy và về cách tốt nhất có thể để diễn đạt nó.

14. Bài viết của tôi quá dài hoặc quá ngắn với nhiều thông tin không liên quan.

15. Bài viết của tôi không súc tích.

16. Nhiều lần Leader của tôi yêu cầu tôi xem lại bài viết của mình, sửa nó và gửi lại.

Nếu hầu hết các câu trả lời của bạn là CÓ, đã đến lúc bạn cải thiện kỹ năng viết của mình và tìm hiểu một số mẹo để cải thiện nó. Đầu tư một số nỗ lực để cải thiện kỹ năng viết của bạn có thể giúp bạn rất nhiều trong sự nghiệp của bạn.

Làm thế nào để cải thiện kỹ năng viết của bạn như một Tester.

Dưới đây là một số điểm có thể giúp cải thiện kỹ năng viết của bạn:

1) Luôn ghi nhớ mục đích viết

Hãy suy nghĩ về mục đích cho bài viết của bạn trước khi bắt đầu . Nó sẽ giúp bạn quyết định flow , format , style , tone, layout của bài viết. Hãy chắc chắn rằng bạn đạt được mục tiêu khi kết thúc . Luôn sử dụng các ví dụ, sơ đồ trong khi bạn đang giải thích những ý tưởng mới.

Ex1: Báo cáo tiến độ thử nghiệm

Mục đích của Báo cáo là cung cấp cho người đọc tất cả các chi tiết cần thiết như :

• Có bao nhiêu TC được thực hiện trong tổng số cho đến thời điểm hiện tại ?
• Có bao nhiêu TC passed ?
• Có bao nhiêu TC failed?
• Có bao nhiêu defects đã được opened ?
• Target Date để hoàn thành Test và Regesstion Test là ?

Ex2 : Log Defect and Report cho devs qua Email :

Mục đích của việc Report Defects cho devs nên ghi cụ thể : (Giả sử tất cả các chi tiết khác như độ Ưu tiên / Mức độ nghiêm trọng được ghi rồi)

• Các defects về vấn đề gì ?
• Tại sao các defects lại quan trọng?
• Có bao nhiêu Tcs không Test được do defects?

2) Biết đối tượng của bạn

Bằng cách biết đối tượng của bạn, bạn có thể làm cho người đọc cảm thấy thân thiện và cởi mở hơn. " Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng "

Bạn có thể tham khảo qua checklist sau:

• Người đọc là ai ?
• Bài viết này dành cho khách hàng hay team bên ngoài hay team nội bộ ?
• Size của nhóm tôi đang nhắm mục tiêu là ?
• Người đọc sẽ sử dụng bài viết này như thế nào ?
• Những thông tin nào mà người đọc đang tìm kiếm thông qua bài viết này?
• Liệu rằng bài viết có phù hợp với đối tượng mình đang hướng tới ?

Biết được đối tượng đọc của bạn là ai sẽ giúp bạn lọc ra các thông tin cần thiết và tránh các chi tiết không cần thiết.

Ex 1: Báo cáo tiến độ thử nghiệm

Rõ ràng trong case này , người đọc chính là là team Thử nghiệm nội bộ cũng như các Team khác như team Devs, team Design và có cả khách hàng.

Ex 2: Log Defect and Report cho devs qua Email :

Trong case này, người đọc của bạn sẽ chỉ là dev - người sẽ sửa defect đó.

3) Đọc- Đọc và Đọc

• Để viết tốt bạn phải học đọc tốt trước đã. Trong khi đọc hãy note xuống các điểm tốt - chuẩn bị ghi note , hãy quan sát format/style/tone.
• Cố gắng đọc loại tài liệu / báo cáo mà bạn có thể cần phải viết.
• Đọc giúp tăng vốn từ vựng và lựa chọn cụm từ của bạn.

4) Làm tốt các format/template

• Một bài viết được định dạng đúng sẽ thu hút sự chú ý của người đọc và phục vụ mục đích của nó.
• Sử dụng các tính năng định dạng tối đa, bất cứ nơi nào cần thiết. Ví dụ- - Sử dụng các điểm Bullet hoặc đánh số để liệt kê các tùy chọn. - Sử dụng một màu khác hoặc phông chữ khác hoặc chữ in đậm để nhấn mạnh vào câu hoặc từ cụ thể.
• Định dạng làm cho văn bản ngắn gọn và thân thiện với người đọc.
• Mặc dù định dạng làm cho bài viết rõ ràng nhưng ất cả các tính năng như phông chữ, tiêu đề phải nhất quán xuyên suốt, nếu không bài viết của bạn có thể trông giống như một công việc còn dang dở.
• Sử dụng đồ thị và biểu đồ bất cứ khi nào cần thiết.
• Việc sử dụng chữ in đậm hoặc màu cũng nên được hạn chế nếu không nó có thể khiến người đọc mất tập trung và họ có thể bỏ lỡ nội dung quan trọng.

Exe1: Báo cáo tiến độ thử nghiệm

Thông tin có thể được trình bày định dạng tốt và dễ hiểu như dưới đây:

5) Giữ cho văn bản sự đơn giản và dễ hiểu

• Không thể có điểm nào khi viết một email dài và người đọc không thể hiểu bất kỳ phần nào trong đó.
• Giữ sự tập trung và thú vị
• Luôn cố gắng giữ câu và đoạn văn ngắn và rõ ràng. Tránh những câu dài và phức tạp.
• Sử dụng các từ đơn giản thay vì các từ phức tạp.
• Cố gắng tránh lặp lại trong bài viết.
• Cần có một luồng logic trong bài viết của bạn. Các câu và đoạn văn nên được kết nối. Thông tin trong bài viết của bạn cần thiết và đầy đủ cho người đọc.

Ex2: Log Defect and Report cho devs qua Email :

Trong Log Defects , nên cung cấp tất cả các chi tiết cần thiết. Tuy nhiên, Sẽ nhấn mạnh việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu . Log Defect:

Cách viết Phức tạp và mơ hồ:

Tóm tắt lỗi : Sau khi nhấp vào biểu tượng của trang web, Lỗi sẽ được hiển thị.

Mô tả: Biểu tượng Logo của trang web không hoạt động. Lỗi được hiển thị sau khi nhấp vào biểu tượng làm cho trang web bị sập.

Kết quả mong đợi : Trang web sẽ hoạt động chính xác.

Kết quả thực tế: Trang web không hoạt động chính xác.

Cách viết Đơn giản và rõ ràng:

Tóm tắt lỗi : Ứng dụng / Trang web gặp sự cố khi nhấp vào Logo.

Mô tả: Bất cứ khi nào người dùng nhấp vào Logo - Ứng dụng sẽ tắt hiển thị Lỗi trên trang.

Kết quả mong đợi : Người dùng nên được đưa đến Trang chủ trang web.

Kết quả thực tế: Ứng dụng ngừng hoạt động và Lỗi được hiển thị.

6) Sử dụng Câu chủ động

Nhiều người QA tin rằng sử dụng hình thức câu bị động là tốt nhưng lạm dụng nó có thể làm hỏng thông điệp quan trọng mà bạn muốn truyền tải. Ngoài ra, việc sử dụng câu bị động khiến các câu dài hơn mức cần thiết, một lần nữa có thể trở thành nguyên nhân gây ra nhiều lỗi trong cấu trúc.

Ex2 : Log Defect and Report cho devs qua Email :

**Dùng câu Bị động: **

Lỗi được hiển thị khi người dùng nhấp vào logo

**Dùng câu Chủ động **

Khi Người dùng nhấp vào biểu tượng, lỗi sẽ hiển thị.

7) Đúng ngữ pháp

Nếu bạn đang làm việc cho khách hàng nước ngoài (sử dụng tiếng anh viết ) thì điều chú trọng chính là ngữ pháp tiếng anh cơ bản. Việc viết đúng chính tả và sử dụng chính xác chính tả và sử dụng chính xác ngữ pháp và dấu câu là điều bắt buộc trong bài viết của bạn.

8) Xem lại và chỉnh sửa

• Ưu điểm lớn nhất của giao tiếp bằng văn bản là có time để xem xét và chỉnh sửa bài viết trước khi trình bày cho người đọc . Luôn xem lại công việc của bạn và đảm bảo rằng nó truyền tải cùng một thông điệp mà bạn muốn truyền tải hay không.
• Chỉnh sửa phiên bản nháp của tác phẩm của bạn và làm cho nó dễ đọc hơn.
• Luôn luôn nhớ rằng một bài viết gọn gàng sẽ có thể đưa người đọc thông qua quá trình suy nghĩ của bạn một cách rõ ràng.
• Lưu lại các template : Đó là một cách thực hành tốt để lưu các mẫu tài liệu mà bạn viết thường xuyên. Nó sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian của bạn trong tương lai. Các template đã lưu có định dạng và kiểu được xác định và có ít lỗi hơn. Tuy nhiên, trong khi sử dụng lại mẫu, hãy đảm bảo scan lại kỹ càng .

9) Thực hành mỗi ngày

Hãy tập thói quen viết thường xuyên. Để bắt đầu, hãy viết ra vài câu mỗi ngày có thể tối thiểu là 5. Đọc qua bài viết của bạn và sau đó cố gắng thay thế lựa chọn từ của bạn bằng một từ đơn giản hơn hoặc cố gắng sử dụng cụm từ khác. Viết hàng ngày sẽ tăng chất lượng công việc cũng như kỹ thuật viết của bạn. Nó cũng sẽ tăng sự tự tin của bạn.

Tóm lại :

• Tập trung vào Mục đích bài viết ngay từ đầu
• Hãy ghi nhớ người đọc của bạn là ai và làm cho họ cảm thấy thân thiện với bài viết của bạn.
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu.
• Luôn luôn rà soát lại chính tả
• Tránh cung cấp thông tin mơ hồ.
• Make các format , template và đảm bảo rằng nó đúng ngữ pháp.
• Thực hành câu nói thần chú : " Viết -> Review -> Chỉnh sửa -> Viết lại " =)))
• Luyện viết mỗi ngày.

Refer link : https://www.softwaretestinghelp.com/improve-written-communication-skill-as-a-qa-tester/