8 điểm khác nhau giữa người truyền đạt tốt và người truyền đạt không tốt

Trong một buổi nói chuyện, chắc hẳn bạn sẽ gặp những trường hợp mà cùng một nội dung nhưng người này nói rất dễ hiểu, người nghe có thể nắm bắt được ngay bối cảnh, vấn đề của câu chuyện, nhưng có người thì lại nói rất khó hiểu, nghe đi nghe lại cũng không hiểu được ý người đó muốn nói là gì. Vậy điểm khác nhau giữa những người đó là gì?
Bản thân tôi, là một người thường xuyên phải trao đổi với member người Việt và truyền đạt, đặt câu hỏi với người Nhật nhưng thực sự tôi cũng đang loay hoay với cách truyền đạt, đặt câu hỏi làm sao để vừa ngắn gọn, xúc tích mà vẫn truyền tải được ý của mình.
Với bài viết lần này tôi muốn cùng các bạn có thể tìm hiểu, cải thiện cách trình bày, nói chuyện của mình để có thể dễ truyền đạt tới người nghe nhất.
Quay lại câu hỏi ở trên, điểm khác nhau đó là gì? Để đi đến được câu hỏi đó, chúng ta hãy cùng trả lời các câu hỏi bên dưới nhé.

1. Câu chuyện bắt đầu từ "Kết luận" hay từ "Quá trình"

Ví dụ khi được hỏi "Kết quả buổi họp hôm nay thế nào?", bạn sẽ trả lời thế nào?
Với người nói chuyện dễ hiểu, họ sẽ bắt đầu đi từ "Kết luận" chẳng hạn như là "Chiều hướng tốt lắm!" hay "Vẫn chưa có tiến triển gì". Và thế là đã trả lời đúng được câu hỏi một cách ngắn gọn mà vẫn cung cấp đúng, đủ nội dung, đạt được mục đích của cuộc hội thoại.
Nhưng người nói chuyện khó hiểu thì họ sẽ trình bày từng quá trình một rằng là "Có vấn đề abc, anh A báo cáo là thế nọ thế chai.Rồi rằng thì là mà..." mà mãi chưa đi đến được kết luận để trả lời cho câu hỏi "Kết quả thế nào?". Vào những tình huống như này đôi khi sẽ có trường hợp người nghe ngắt lời rằng "Tóm lại là kết quả thế nào?", mất nhiều thời gian mà nội dung vẫn thiếu.

Nếu là một bộ phim, một cuốn tiểu thuyết thì quả thật quá trình rất quan trọng, giúp người xem hiểu được tình tiết, diễn biến nhưng với một cuộc họp, báo cáo, câu trả lời cho câu hỏi thì thực sự "quá trình" là một thứ rườm ra. Vậy nên để có một buổi nói chuyện hiệu quả, chúng ta hãy bắt đầu đi từ "Kết luận" nhé.

2. Nói chuyện "Cụ thể" hay "Trìu tượng"

Ví dụ khi được hỏi “Độ ưu tiên công việc này như thế nào?”
Người nói chuyện dễ hiểu sẽ trả lời chi tiết chẳng hạn như “ Trước hết chúng ta cần list up ra các task. Sau đó sẽ set deadline và đánh sô 1~3 cho mức độ quan trọng của các task.Nhân mức đọ quan trọng với số ngày còn lại cho đến deadline, rồi sắp xếp kết quả theo thứ tự kết quả cao lên trên. Và set thứ tự đó chính là mức độ ưu tiên.

Còn với người nói chuyện khó hiểu thì sẽ trả lời đại loại là “ Thì cứ việc gì phải là xong sớm hay việc nào quan trọng thì cứ để độ ưu tiên cao” Bạn thấy cách nào khiến đối phương dễ hiểu và dễ thực hiện hơn. Đương nhiên là cách trả lời 1 đúng không?. Vậy nên chúng ta hãy nói chuyện một cách cụ thể và chi tiết chứ đừng chung chung, trìu tượng nhé.

3. Nói chuyện, trả lời theo kiểu “được hỏi” hay “muốn dãi bày”

Chúng ta đến với ví dụ tiếp theo, câu trả lời cho câu hỏi “Hôm nay khách đến có những ai thế?”
Người nói chuyện dễ hiểu thì sẽ trả lời ngắn gọn, xúc tích rằng là “ Có công ty A, B,C đến tham quan công ty.”
Người nói chuyện khó hiểu thì sẽ bắt đầu dài dòng nào là “công ty A nói chuyện hay lắm, công ty B thì anh Giám đốc vắng mặt nên đã cho tôi địa chỉ liên lạc …”.

Xét về mặt hội thoại thì cũng rất bình thường nhưng về độ dễ hiểu của câu chuyện thì rõ ràng trả lời một cách ngắn gọn xúc tích sẽ có hiệu quả cao hơn.

4. “Thay đổi cách dùng từ tùy theo phản ứng của đối phương” hay “duy nhất một cảm xúc”

Khi muốn dùng thuật ngữ
Người nói chuyện dễ hiểu thì sẽ dùng thuật ngữ và nhìn biểu hiện của đối phương để lựa chọn từ ngữ cho lần nói chuy’ện tiếp theo. Ngược lại, nếu đối phương hiểu được thuật ngữ đó thì sẽ tích cực sử dụng. Tức là thay đổi từ ngữ một cách linh hoạt.

Người nói chuyện khó hiểu thì sẽ chẳng quan tâm đối phương có hiểu ý nghĩa của những từ thuật ngữ mình đang nói không mà chỉ thao thao bất tuyệt.

Nói chuyện cũng là một loại giao tiếp nên cũng cần thêm những yếu tố như biểu cảm, cảm xúc chứ không chỉ riêng từ ngữ.

5. “Đi từ tổng quát đến chi tiết” hay ngược lại

Ví dụ khi muốn giải thích cách chơi cờ tướng cho người không biết đến Cờ tướng.
Với người nói chuyện dễ hiểu thị họ sẽ giải thích rule tổng quát nhất cho đối phương rằng là “Đây là một trò chơi với 2 người chơi.Người chơi sẽ di chuyển những quân cờ để làm sao có thể ăn được quân Tướng của đối phương thì sẽ thắng.”Tiếp theo thì sẽ giai thích đến chi tiết chẳng hạn như”Các loại quân cờ”, “Cách xếp quân lúc bắt đầu ván cờ”,”Cách di chuyển các quân cờ”,”Cách dùng các quân cờ đã ăn được của đối phương”…Tức là họ sẽ giải thích đi từ tổng quan đến chi tiết.

Người nói chuyện khó hiểu thì sẽ đi ngay vào giải thích “Cách di chuyển các quân cờ”, “Luật chơi” hoặc có thể sẽ giải thích đến những “Mánh khóe”. Họ nói chuyện đi từ chi tiết mà không nghĩ đến các cấu tạo, thành phần làm nên một trò chơi Cờ tướng.

Chúng ta có thể chia sẻ về một hình dung nào đó bằng việc đi từ tổng quát của nó.Như vậy sễ dễ hiểu, dễ hình dung hơn.

6. “Nói chuyện theo tốc độ hiểu của đối phương” hay”Theo base của bản thân?

Ví dụ khi bạn phải giải thích với các e lớp 4 về định nghĩa “Internet là gì?”
Người nói chuyện dễ hiểu thì sẽ bắt đầu từ “Các em có biết Internet không?”Sau khi các em đã có hình dung như “máy tính ở nhà nè”, “đây là một cái máy có bàn phím để gõ chữ mà mình thấy trường nè”,”cái điện thoại Smartphone nè”..v.v, khi đấy bạn mới dẫn dắt rằng là “ vậy là máy tính kết nối với nhau đúng không nào?” rồi lấy ví dụ chẳng hạn như là mail điện tử. Sau khi người nghe đã hiểu được những khái niệm đó thì cuối cùng bạn sẽ giải thích rằng “Thứ kết nối những máy tính với nhau người ta gọi đólà Internet”.

Người nói chuyện khó hiểu thì sẽ giải thích luôn rằng “Thứ kết nối những máy tính với nhau người ta gọi đó là Internet” mà chẳng cần biết tốc độ hiểu của người nghe ra sao, có kịp hiểu hay không. Người nghe sẽ phải hiểu nhiều khái niệm cùng lúc nên chỉ cần theo kịp câu chuyện thôi cũng đã khó khăn rồi chứ chưa nói đến là hình dung và hiểu được những khái niệm đang nói tới.

Vì vậy bạn cố gắng là nói chuyện cần kết hợp với tốc độ hiểu của người nghe. Để xác nhận người nghe có hiểu đúng hay không, chúng ta có thể đặt câu hỏi “Tôi nói đến đây bạn đã hiểu chưa?”để nắm bắt kịp thời.

7. Hạn chế sự dụng từ ngữ không cụ thể hay tận dụng những từ ngữ đó

Ví dụ khi muốn nhờ ai đó gửi đơn từ gì đó cho trưởng phòng.
Người nói chuyện dễ hiểu thì sẽ nói cẩn thận rằng là “Bạn đưa đơn này cho trưởng phòng nhé”.
Người nói chuyện khó hiểu thì sẽ nói “Đưa cái này cho người đó nhé.”. Nếu như người nghe không biết đến bối cảnh và tình trạng như thế nào thì chắc sẽ không thể hiểu được cái này là gì?, người đó là ai?.

Những từ không cụ thể như “Cái này/ đó/kia”,”Người nọ người kia” có thể sẽ tiện trong giao tiêó nhưng các bạn chú ý khi nói chuyện cố gắng tránh sử dụng những từ ngữ này nhé.

8. Lạc đề?

Ví dụ trong buổi họp trao đổi về vấn đề đang xảy ra với hệ thống, và đang nói đến phân công vai trò.
Người nói chuyện dễ hiểu sẽ chuyển sang chủ đề tiếp theo chỉ khi đã trao đổi xong vấn đề nào đó.
Tuy nhiên, với người nói chuyện khó hiểu thì đang trao đổi phân công vai trò cho ai thì lại đề cập đến việc chức năng tiếp theo bao giờ phải hoàn thành,trong khi đáng nhẽ ra đó là câu chuyện mà phải sau khi “phân công vai trò” xong thì ới đưa ra tiếp đề bàn luận.

Khi câu chuyện đang đi lệch hướng, mất thời gian thì chúng ta cần phải điều chỉnh lại để câu chuyện đi đúng hướng ban đầu. Chúng ta sẽ chỉ nói đến câu chuyện tiếp theo khi nội dung câu chuyện thứ nhất đã kết thúc.

Tóm lại khi chúng ta nói đến một vấn đề gì cũng nên đi từ kết luận để người nghe nắm được kết quả,tổng quát chung. Sau đó sẽ đi đến những cái chi tiết, cụ thể. Tránh nói chung chung dễ gây hiểu sai, hiểu nhầm cho người nghe. Và cần theo dõi người nghe có đang hiểu những gì mình nói không để điều chỉnh cho phù hợp cũng nhưng tránh nói lạc đề khi cho câu chuyện trở lên xáo trộn, khó nắm bắt.

(Tài liệu tham khảo:https://liginc.co.jp/life/business/91331)