Từ trước đến nay, khi đánh giá cách làm việc của một business person thì thường sẽ chọn ra những chỉ tiêu có thể nhìn thấy ngay được như khả năng xử lý công việc hay bằng cấp của họ,
tuy nhiên gần đây, người ta bắt đầu chú ý đến "softskill" - chủ yếu tập trung vào tính cách của con người, và xem nó là chỉ tiêu đánh giá mới.

Bài viết dưới đây mình xin giới thiệu về 7 hành động giúp phát triển softskill thông qua việc sử dụng chat tool.

Softskill là gì

Softskill là một kĩ năng định tính không thể nhìn thấy được bằng mắt chẳng hạn như năng lực communication, sự hòa đồng, tính tự giác, năng lực kinh doanh, khả năng lãnh đạo...
Ngược lại, hardskill chỉ những kĩ năng có thể nhìn thấy được như năng lực xử lý thông tin, bằng cấp hay chứng chỉ.

Xưa nay, trong các chỉ tiêu đánh giá thì hardskill hay được xem trọng hơn, nhưng cùng với việc tự động hóa trong công việc nhờ vào hệ thống ERP hay Marketing automation tool mà ngày càng có nhiều doanh nghiệp coi trọng softskill và xem nó là một chỉ tiêu đánh giá mới.

Tạp chí kinh tế thế giới Forbes cũng đã từng đăng bài viết giải thích về "Softskill".

Lí do chú trọng đến khả năng chú ý và thái độ khiêm nhường

Softskill bao gồm rất nhiều kĩ năng từ năng lực giao tiếp đến khả năng chỉ đạo, nhưng trong business thì skill rất được coi trọng chính là khả năng chú ý và thái độ khiêm nhường.

Khả năng chú ý ở đây là một kĩ năng rất quan trọng, thể hiện qua việc để ý đến những thay đổi diễn ra trong toàn team chứ không chỉ mỗi công việc của bản thân.
Còn thái độ khiêm nhường là điều không thể thiếu để xúc tiến việc kinh doanh giữa team và khách hàng bên ngoài một cách trơn tru.

Tập trung vào 2 kỹ năng mềm này, mình sẽ giới thiệu các tips để rèn luyện skill thông qua công cụ chat team sử dụng hằng ngày.

Rèn luyện khả năng chú ý

Dựa theo kết quả khảo sát gần đây, nhân viên văn phòng đang dần trở nên sao nhãng một cách đáng kinh ngạc.
Nghe có vẻ bi quan, nhưng thực tế đây lại là một cơ hội tốt.

Cùng với việc suy giảm khả năng chú ý ở nơi làm việc, nhu cầu về năng lực tập trung và chú ý đang tăng cao hơn bao giờ hết.
Vì trước đây nóvốn là phẩm chất cơ bản của một người trong xã hội, nhưng bây giờ thì có thể nó đang được đánh giá cao dưới dạng một kỹ năng của người đấy.

Nếu bạn liên lục thể hiện được khả năng chú ý cao của mình ở trong team, thì chẳng phải là bạn sẽ được công nhận là member đắc lực sao.

Ví như chỉ là 1 đoạn chat với member trong team thì cũng không thể nào xem thường sức ảnh hưởng của nó được.
Bằng việc chú ý tới những chi tiết nhỏ của message mà mình gửi đi, bạn cũng có thể được những người xung quanh công nhận hơn mức bạn tưởng đấy.

Để thể hiện năng lực chú ý thì trước khi nhấn nút Gửi message hãy xác nhận lại 4 điểm sau nhé:

1. Đối tượng gửi message phù hợp chưa

Tùy team sẽ có phân chia sử dụng nhiều thread và category. Chẳng hạn như không hề mong muốn việc chia sẽ thông tin về kĩ thuật trong thread của 1 dự án đang chạy đúng không.
Hãy đăng vào topic chat phù hợp, và nếu có cái tương ứng thì gắn tag vào message.

2. Thông tin chính xác chưa

Phải xác nhận xem file đính kèm và link có sai sót gì không. Nội dung message cũng làm tương tự. Và đặc biệt chú ý đến address và data có chứa các con số.

3. Message có bị nhầm hay sót chữ không

Bất cứ ai cũng có thể vô tình nhẫm lần, nhưng hãy cố gắng trao đổi message bằng tiếng Việt một cách chính xác nhất để giao tiếp được suôn sẻ.
Nếu message quan trọng mà team cần phải dành thời gian để đọc thì bạn hãy đọc lại thêm lần nữa để check xem cách diễn đạt có phù hợp hay chưa.

4. Có đang trả lời câu hỏi của đối phương không

Trả lời câu hỏi không đầy đủ có thể khiến đối phương thất vọng.
Nếu bạn tự nhận thấy là bạn đang có chút lơ đãng, thì hãy đọc lại tin nhắn của mình và cố gắng nhanh chóng hiểu được ý đồ của người hỏi.

Trước khi nhấn nút gửi, hãy thử tự hỏi mình những câu hỏi như dưới đây:

• Khi nhận câu hỏi từ member trong team, bạn đang trả lời lại một cách lịch sự và chính xác chứ?
  
• Câu trả lời bạn gửi lại là đúng thời điểm và không thừa thiếu chứ?
  Nếu các member trong team biết được việc bạn cân nhắc kĩ càng đến thế thì bạn sẽ được công nhận là một người đồng nghiệp đáng tin cậy. Không ai lại bỏ lỡ cơ hội tuyệt vời này.
  Còn nếu bạn là team leader, thì năng lực chú ý chi tiết như vầy sẽ càng được chú trọng hơn. Hãy tự mình làm gương và hành động để có thể dẫn dắt cả team nhé.
  

Rèn luyện tính khiêm nhường

Luôn có nhu cầu cao đối với những người làm business có tính cách khiêm nhường. Ông John Bardoni đã giải thích như thế này trong "Harvard Business Review":
"Một thái độ khiêm tốn tạo ra sự hợp tác hài hòa. Lí do là vì khi nêu ra ý kiến hay ý tưởng của mình thì bạn sẽ được cư xử lại một cách nhã nhặn và không lo lắng về việc bị phản bác với thái độ xem thường."

Tóm lại, một team được tạo ra với những thành viên có tính cách khiêm nhường thì sẽ rất dễ hợp tác cùng nhau và tỉ lệ thành công ở các dự án là rất cao.

Để bồi dưỡng đức tính khiêm nhường thì trong hành động hãy chú ý đến 3 điểm sau:

_ Đừng quá coi trọng bản thân
_ Hãy ngoan ngoãn thừa nhận khi không biết câu trả lời
_ Hãy nhờ những người xung quanh giúp đỡ khi cần thiết

Công cụ chat là một nơi tuyệt với để rèn luyện và phát huy đức tính khiêm nhường. Hãy thử làm 3 việc sau nhé:

1. Đánh giá team member một cách công bằng đúng đắn

Sau khi hoàn thành milestone hay dự án, hãy để ý đến việc toàn bộ team đều được đánh giá công bằng đối với những việc tốt mà họ đã làm được.
Nếu thấy member nào chưa được đánh giá thì hãy nhiệt tình kêu gọi trong team nhé.

2. Hãy gắn tag khi khen ngợi team member

Trong tool chat, hằng ngày sẽ có rất nhiều message gửi đến, nên khi khen ngợi ai đó thì bạn hãy gắn tag thích hợp cho member đó để nhiều người có thể nhìn thấy.

3. Cảm ơn đến đồng đội đã nổ lực gấp đôi trong công việc

Nếu có member nào đã nổ lực làm việc vượt lên trên cả mong đợi thì bạn hãy gửi cho họ những câu nói cùng với tấm lòng biết ơn của bạn thông qua các topic phù hợp.

Có những lúc chỉ direct message thôi là chưa đủ. Điều quan trọng là những team khác cũng cần biết được người nào đã nổ lực cố gắng đến đâu để mang lại lợi ích cho team.

Cùng với thái độ khiêm nhường thì những hành động này còn thể hiện sự cam kết đối với team của bạn cũng như lòng biết ơn đối với họ.

Người biết khiêm tốn chấp nhận những giới hạn của bản thân và thể hiện được lòng biết ơn đối với những người xung quanh chính là tư cách của một team leader ưu tú.

Softskill không còn ý nghĩa nếu đó là sự giả vờ

Mình đã giới thiệu 7 hành động giúp phát triển khả năng chú ý và đức tính khiêm nhường.

Nếu biết được những điều này thì sẽ giúp ích được bạn rất nhiều nhưng bạn hãy ghi nhớ rằng nó sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu như mọi thứ đều là sự giả vờ.

"Giả vờ" khiêm tốn thì chẳng khác gì với việc thể hiện thái độ kiêu ngạo đối với đối phương.
Ví dụ như lời nói và thái độ của bạn trên chat và ở trong văn phòng có phải lúc nào cũng thống nhất với nhau không?
Không phải chỉ cần gõ những câu chữ một cách máy móc là được mà việc quan trọng là phải thể hiện thông qua thái độ rằng tâm trạng, cảm xúc đấy của mình là thật.

Nếu trường hợp bạn là teamleader, thì cách tốt nhất để bạn khuyến khích tính khiêm nhường trong team của mình là đem bản thân bạn ra làm gương cho những người khác.
Hãy tích cực ăn mừng những thành công của team, thể hiện sự biết ơn và gửi đến mọi người những lời tán thưởng chân thành. Lắng nghe ý kiến của member và đáp lại những mong muốn của họ càng nhiều càng tốt.

Một nhà lãnh đạo cấp cao đòi hỏi cần phải có đức tính khiêm nhường hơn những người bình thường khác.

Tóm lại

Để rèn dũa softskill thì chắc sẽ mất kha khá thời gian, nhưng đối với công việc của bản thân sau này và đối với team thì việc có được những kỹ năng này sẽ không thiệt đi đâu cả.

Sự phát triển của kỹ thuật đã làm cho hardskill dần thay đổi nhưng những softskill như khả năng chú ý hay tính cách khiêm nhường được xem là nền tảng của mọi business thì luôn phát huy được những giá trị của nó.

Các bạn hãy dùng những tool chat hằng ngày đang sử dụng, áp dụng những tips softskill mà mình đã giới thiệu trong bài viết này và luôn ý thức bản thân mình là tấm gương cho member khác trong team noi theo nhé!