5S và các bước tiến hành cụ thể (phần cuối)

IV. 5S Seiketsu hay là tiêu chuẩn hóa

5S Seiketsu hay tiêu chuẩn hóa là quá trình đảm bảo rằng nhữn gì chún ta dã làm trong 3 bước đầu tiên của 5S sẽ trở thành chuẩn mực; điều đó giúp chún ta đảm bảo tiêu chuẩn chung và các cách thức làm việc. Tiêu chuẩn hóa công việc là một trong những tiền đề quan trọng của sản xuất tinh gọn.

Các bước hành động:

1. Chụp ảnh “trước khi thực hiện”.
2. Kiểm tra các bước 5S trước đó đã được tiến hành hợp lý.
3. Tất cả các tài liệu hoạt động/ danh sách kiểm tra nên được công bố trên bảng 5S
4. Tạo nên lịch trình và tiêu chuẩn thực hành để lặp lại thường xuyên và hệ thống 3 bước đầu tiên của 5S
5. Tạo nên các bước tiến hành và biểu mẫu cho việc đánh giá thường xuyên chuẩn mực của 3 bước đầu tiên trong 5S.
6. Tiêu chuẩn hóa các bước tiến hành tag đỏ và khu vực tiến hành (xem Seiri).
7. Tiêu chuẩn hóa các bước tiến hành để tạo sơ đồ vị trí, dán nhãn các vật ( xem Seiton)
8. Tiêu chuẩn hóa các bước tiến hành dùng “”Bảng theo dõi 5S cá nhân”” (xem Seiso).
9. Tiêu chuẩn hóa “quản lý sai sót/ sự cố” đối với lưu trữ và trao đổi các bước tiến hành 5S và cải thiện nơi làm việc và dụng cụ.
10. Tạo môt hệ thống duy trì cho nội dịch. Lên lịch trình dọn dẹp nơi làm việc. Một cách tiếp cận thông thường là lập đội chuyên trách để làm việc này.
11. Cuộc thi giữa các bộ phận cũng là một công cụ hiệu quả để duy trì và củng cố 5S.
12. Giao trách nhiệm cho các cán nhân đối với khu vực làm việc và máy móc của họ.
13. Giám sát thường xuyên và đánh giá bởi một đội đặc biệt (bao gồm người quản lí cấp cao) sẽ tiêp tục diễn ra.
14. Thay vì chỉ trích những trường hợp chưa tốt, khen ngợi và động viên những người đã làm tốt.
15. Chụp ảnh “sau khi thực hiện”và gắn chúng lên bảng 5S
16. Hoàn thiện đánh giá các bước tiến hành 5S với giám đốc bộ phân hoặc người có thẩm quyền trong tổ chức.

5S Shitsuke hay Sẵn sàng

Bước cuối cùng là 5S Shitsuke hay la sẵn sàng, đảm bảo rằng công ty tiếp tục củng cố liên tục các bước trước đây của 5S. 5S nên trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp và trách nhiệm của từng cá nhân trong một tổ chức. Shitsuke bao gồm huyến luyện và kỉ luật để đảm bảo rằng mọi người đều theo tiêu chuẩn 5S. Dần dần, nó sẽ trở thành văn hóa của tổ chức. Các bước tiến hành:

1. Mọi người trong nơi làm việc nên có thái độ bảo vệ và gìn giữ tài sản như đồ đạc của mình.
2. Sự tham gia định kì của quản lý cơ sở vật chất là bắt buộc để kiểm tra 4 bước đầu tiên của 5S đã đươc tiến hành hoàn hảo hay chưa.
3. Người lao động phải coi 5S như một phần của công việc hàng ngày chứ không phải một hành độn cưỡng chế.
4. Sự cống hiến, cam kết, và thành thật là điều cần có trong việc triển khai 5S trong hoạt động hàng ngày.
5. Quản lí cấp cao nên chủ động tổ chức tiến hành 5S, và là một phần tích cực của toàn bộ quá trình trong tổng quy trình kiến tạo và triển khai chương trình.
6. Quản lí cấp cao nên xem xét định kì tình trạng tiến hành 5S.
7. Việc kiểm tra 3 bước đầu của 5S nên được hoàn thiện và công bố kết quả trên bảng 5S định kì.
8. Bài học quản lí sự cố nên được dùn để giao tiếp tieu chuẩn làm sao để hoàn thành 5S.
9. Quá trình giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề nên triệt để và cải thiện các bước tiến hành bao gồm ngăn ngừa.
10. Người thực hiện tổng ktes các hoạt động 5S và đưa ra kết quả báo cáo. Người thực hiện hoàn thành mục kiểm tra hàng ngày để kiểm soát các yếu tố gia tăng hư hỏng đồ vật, và để giữ nơi làm việc sạch đẹp. Khi được tiến hành đầy đủ, quy trình 5S giúp bồi dưỡng đạo đức, tạo nên ấn tượng tích cực với khách hàn, và tăng hiệu quả của tổ chức. Không chỉ giúp người lao động cảm thấy tốt hơn trong công việc, nó còn giúp giảm sự lãng phí, nâng cao chất lượng và giảm thời gian. 5S không chỉ là một hệ thống cho nội dịch, nó là một cách tiếp cận tổng hợp đối với cải thiện năng suất và góp phần tạo thành văn hóa chung của doanh nghiệp. 5S chỉ được củng cố khi có sự đồng lòng và ý thức duy trì của tất cả thành viên.