5 lời khuyên khi làm việc với nhóm kiểm thử phân tán

Ngày nay, có không ít các công ty phát triển phần mềm toàn cầu như IBM, SAP hoặc một trong số công ty Fortune 100 có trung tâm phát triển trên toàn thế giới. Hoặc cũng có rất nhiều công ty mặc dù chỉ có ít hơn 10 người nhưng nhân viên có thể làm việc ở nhiều vị trí địa lý khác nhau. Vì vậy, quản lý nhóm làm việc phân tán ở nhiều vị trí địa lý hiện đang còn rất nhiều thử thách với những nhà quản lý do sự khác biệt về văn hóa, khác biệt về giao tiếp,.... Dưới đây là 5 lời khuyên để thành công khi quản lý nhóm làm việc phân tán.

Đảm bảo luôn giao tiếp với các thành viên trong nhóm

Khi làm việc cùng một nơi, chúng ta có rất nhiều cách để giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm. Chúng ta có thể có các cuộc họp thường xuyên, gửi email hoặc để lại một ghi chú viết tay trên bàn làm việc, hoặc thậm chí đi uống cà phê hoặc ăn trưa và bàn về những điều không muốn nói trong giờ làm việc. Tuy nhiên, khi không ngồi làm việc cùng nhau chúng ta khó có thể giao tiếp hơn. Vì vậy, cần có một kênh liên lạc thường xuyên và có thể sẵn sàng liên lạc với tất cả các thành viên trong nhóm (bất kể công việc hoặc cấp bậc của họ).

Một số ý tưởng đề xuất:

Tạo danh sách tất cả các thành viên trong nhóm trong đó có ghi chú tất cả những cách bạn có thể liên lạc với họ (như số điện thoại văn phòng, số điện thoại di động, Email, skype,...). Ngoài ra, có thể thêm một số thông tin cá nhân như hình ảnh của họ, ngày sinh, sở thích,.... Là một người quản lý hãy tạo thói quen bắt đầu ngày mới bằng cách chào hỏi các thành viên trong nhóm qua skype (giống như cách bạn làm với những thành viên đang ngồi cùng nơi làm việc vào mỗi buổi sáng khi bạn đến) Khuyến khích nhóm của bạn sử dụng điện thoại hoặc Skype thay vì email để đặt câu hỏi trực tiếp nhanh chóng. Một sai lầm lớn được thực hiện bởi nhiều người ngày nay là sử dụng chuỗi email dài (mở rộng qua nhiều giờ hoặc nhiều ngày) thay vì nhấc điện thoại và giải quyết vấn đề trong 2 đến 5 phút. Video call càng nhiều càng tốt, ngôn ngữ cơ thể cũng quan trọng (hoặc hơn) so với ngôn ngữ bằng lời nói. Với Skype, GoToMeeting, FaceTime và tất cả các hệ thống liên lạc còn lại, việc này dễ dàng và rẻ hơn so với việc nhấc điện thoại lên.

Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết những gì người khác đang làm

Hãy dành ra 30 phút mỗi sáng (hoặc chiều) để có cuộc họp toàn bộ nhóm và trong buổi họp mỗi thành viên trong nhóm sẽ nói về những công việc mình đã làm ngày hôm qua và nhiệm vụ của họ trong ngày là gì. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết những gì người khác đang làm và khuyến khích họ phản hồi hoặc giúp đỡ những thành viên khác trong nhóm, bất kể họ có đang ngồi làm việc cùng một chỗ hay không.

Nếu bạn đang làm việc theo mô hình agile, báo cáo công việc hàng ngày là yêu cầu với từng nhóm, tuy nhiên có nhiều nhóm không làm việc theo cách này. Nhưng bất kể bạn đang làm việc theo mô hình agile hay waterfall hay bất kể mô hình nào khác của riêng mình, họp báo cáo công việc hàng ngày sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm cảm thấy có sự gắn kết với nhau hơn. Nó cũng giúp cho bạn với tư cách là một nhà quản lý, biết được các thành viên trong nhóm của mình đang làm gì và những khó khăn họ đang gặp phải là gì để hỗ trợ họ khi cần thiết.

Thêm một điều cần lưu ý là giữ cho các cuộc họp này ngắn và tập trung vào những ý chính mình cần nói. Nếu cuộc họp trở thành những cuộc thảo luận vô tận và nhàm chán giữa các thành viên hoặc không ai chú ý đến những gì người khác đang nói thì ngược lại sẽ trở thành tác hại đến nhóm của bạn.

Quản lý công việc của bạn trên một nền tảng duy nhất

Nếu bạn muốn nhóm của bạn làm việc cùng nhau, họ cần nói chuyện với ngôn ngữ làm việc giống nhau - và tôi khuyên chúng ta nên chuyển sang sử dụng tiếng Anh khi giao tiếp cùng nhau để tất cả các thành viên đều hiểu.

Tập trung công việc trên một nền tảng duy nhất, điều này sẽ tạo cho các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ, dễ dàng giao tiếp và làm việc với nhau. Việc chuyển sang nền tảng hợp nhất không phải là chuyện nhỏ và bạn cần tính đến một số điều sau:

Nền tảng phải có thể truy cập và thoải mái cho tất cả các thành viên trên tất cả các trang web. Đảm bảo rằng những thứ như khả năng truy cập và thời gian phản hồi sẽ không gây khó chịu khi làm việc cho các thành viên ở các địa điểm xa.

Ý tưởng của nền tảng là cho tất cả các nhóm làm việc theo cách tương tự, vì vậy nó phải phù hợp với phương pháp của tất cả các nhóm và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của tất cả các nhóm.

Tổ chức thông tin theo nhiều cách sẽ cho phép tất cả các kỹ sư truy cập thông tin từ tất cả các nhóm và có thể tận dụng nó cho công việc của riêng họ.

Khi bạn đang làm việc trên một nền tảng duy nhất, hãy tìm cách khuyến khích mọi người truy cập và sử dụng thông tin từ các nhóm khác. Điều này sẽ giúp nhóm liên quan với nhau và sẽ kích hoạt quá trình phản hồi trực tiếp giữa các nhóm.

Hãy đảm bảo các thành viên luôn gần gũi với nhau

Khi làm việc trong cùng một nhóm, bạn sẽ luôn có cảm giác một số người sẽ xa cách hoặc mất kết nối với nhóm. Có nhiều lý do cho điều này, có thể là do nhóm kiểm thử và nhóm phát triển làm việc cùng nhau, ngồi gần nhau sẽ có cảm giác gần gũi với nhau hơn, hoặc bởi vì có một vài nhóm ngồi ở xa trụ sở công ty hoặc đơn giản có một nhóm lớn tuổi hoặc trẻ tuổi hơn,....

Dù lý do là gì đi nữa, điều này có thể gây cảm giác một nhóm gần gũi hơn và nhóm kia càng ngày càng xa cách hơn. Có một số điều bạn có thể làm để giải quyết những cảm xúc này và cải thiện thái độ của nhóm khác, ví dụ như: Tạo cơ hội để nhóm làm việc xa có thể liên lạc trực tiếp và thường xuyên với những người họ làm việc cùng như thông qua skype, video call,...

Không có sự thay thế nào tốt hơn là gặp trực tiếp

Không có cách nào khác, đó là cách tốt nhất để hiểu một ai đó là gặp gỡ anh ấy và dành thời gian nói chuyện với nhau.

Nếu bạn được giao phụ trách một nhóm ở xa, hãy lên lịch cho chuyến đi và đến gặp họ trực tiếp càng sớm càng tốt. Họ sẽ cảm thấy rằng bạn quan tâm đến họ và quan tâm đến nhóm và những gì họ đang làm. Hãy đảm bảo các cuộc họp với những nhóm ở xa khoảng 2-3 tuần một năm.

Tóm lại, nếu bạn muốn thành công khi quản lý dự án phân tán của mình, bạn cần nhớ vượt qua tâm lý cũng như các rào cản vật lý ảnh hưởng đến sự hợp tác và giao tiếp của bạn. Chỉ quan tâm đến một trong hai khía cạnh trên sẽ khiến bạn trở nên thất bại.

Nguồn: https://qablog.practitest.com/my-5-tips-when-working-with-distributed-testing-teams/