5 bước để làm chủ kỹ năng quản lý nhóm

Giả sử một vấn đề nghiêm trọng xảy ra trong nhóm dự án của bạn.

Bạn không có mối quan hệ tốt với các thành viên dự án. Đôi khi bạn quên rằng bạn đang ở trong một môi trường chuyên nghiệp và nghĩ rằng bạn là ông chủ, mọi người phải tuân theo bạn. Mặc dù dường như không ai nói bất cứ điều gì tiêu cực về bạn, nhưng bạn khá chắc chắn rằng họ nghĩ khác, và nó đang bắt đầu có ảnh hưởng đến dự án.

Trong trường hợp như vậy, bạn có thể tự hỏi mình một số câu hỏi:

Có gì tôi cần phải làm để xoay chuyển tình thế tại nơi làm việc? Tôi có nhiều kỹ năng như:

Mặc dù các kỹ năng này, tại sao những vấn đề này xảy ra trong dự án của tôi?

Bạn có nghĩ rằng những kỹ năng này là đủ để trở thành một Người quản lý tốt? Có một kỹ năng khác, mà Trình quản lý kiểm tra phải có, đó là Kỹ năng con người

Trong hầu hết tất cả các công việc, kỹ năng con người của bạn - còn được gọi là " kỹ năng mềm " - có ảnh hưởng nhiều đến thành công của bạn như kỹ năng quản lý của bạn. Điều đó đặc biệt đúng khi bạn ở trong vai trò quản lý hoặc lãnh đạo.

1. Kỹ năng con người là gì?

30% thành công của dự án đến từ các kỹ năng kỹ thuật như Kỹ năng kiểm tra , kỹ năng phát triển, kỹ năng quản lý. Trong khi 70% đến từ nguồn nhân lực. Để quản lý nguồn nhân lực, Người quản lý kiểm tra cần có kỹ năng con người. Điều quan trọng nhất về quản lý là kỹ năng con người, có nghĩa là cách chúng ta đối phó với người khác. Nhận thức của chính chúng ta và những người khác có thể giúp bạn rất nhiều trong việc xử lý các nhiệm vụ công việc mà bạn chịu trách nhiệm.

Trong nhóm dự án, hãy xem xét các thành viên mà bạn tương tác hàng ngày.

Bạn có quan hệ tốt với họ? Có bất kỳ rắc rối với những mối quan hệ? Kỹ năng người tốt giúp bạn

Đạt được mục tiêu dự án: Nguồn nhân lực là người đóng góp quan trọng nhất để đạt được mục tiêu dự án. Nếu bạn có một kỹ năng con người tốt, bạn sẽ quản lý nguồn nhân lực một cách hoàn hảo. Giao tiếp hiệu quả hơn: Kỹ năng người tốt giúp bạn thể hiện suy nghĩ và cảm xúc hiệu quả. Hơn nữa, bạn có thể nhận được thông tin liên lạc từ người khác, hiểu và trả lời họ một cách thích hợp. Hợp tác hiệu quả: Bạn có thể quản lý nhóm dự án nếu bạn có mối quan hệ xấu với họ không? Câu trả lời là không thể. Nhóm là một nhóm người, không phải cá nhân. Nó chỉ có thể trở thành một đội mạnh nếu tất cả các thành viên trong nhóm hợp tác và hiểu nhau.

2. Làm thế nào để thành thạo kỹ năng con người?

Nắm vững kỹ năng con người là một quá trình 5 bước như dưới đây -

Bước 1) Giao tiếp hiệu quả

Là vị trí cao nhất trong Nhóm, Người quản lý kiểm tra phải

Gửi , nhận và xử lý số lượng lớn tin nhắn từ các thành viên trong nhóm mỗi ngày. Thảo luận & trao đổi thông tin với người khác. Thể hiện ý tưởng khác nhau cho các nhóm dự án một cách hiệu quả. Giao tiếp hiệu quả là nhiều hơn các chức năng trên. Nó cũng là về sự hiểu biết cảm xúc đằng sau thông tin. Thông qua tin nhắn mà bạn nhận được từ người khác, bạn có thể hiểu những gì họ nghĩ, những gì họ cảm nhận và phản hồi tương ứng.

Giao tiếp hiệu quả kết hợp một nhóm các kỹ năng bao gồm

Bước 1.1) Lắng nghe

Lắng nghe là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của giao tiếp hiệu quả. Lắng nghe thành công có nghĩa là không chỉ hiểu các từ hoặc thông tin được truyền đạt, mà còn hiểu người nói cảm thấy thế nào về những gì họ đang truyền đạt.

Ví dụ sau đây là một minh chứng cho việc lắng nghe trong giao tiếp

Nhóm dự án của bạn có các thành viên tài năng. Một trong những thành viên trong nhóm có kinh nghiệm rất phong phú trong việc thử nghiệm và làm việc chăm chỉ. Cô luôn đề xuất ý tưởng mới để cải thiện chất lượng của dự án.

Nhưng gần đây, cô ấy đã thay đổi, cô ấy trở nên buồn bã, mất động lực và sau lưng bạn nói những lời không hay về bạn.

Là người quản lý kiểm tra, bạn phải làm như sau

Nhân viên của bạn có thể có điều gì đó muốn nói với bạn, ngừng nói và bắt đầu lắng nghe và kiên nhẫn vì không phải ai cũng có thể bày tỏ suy nghĩ của mình tốt Đừng hành động như một ông chủ; tiếp tục tương tác trong vai trò của bạn như một phụ huynh hoặc bạn bè. Bạn nên lắng nghe cô ấy ngay cả khi cô ấy có cách tiếp cận tiêu cực với bạn hoặc khó khăn trong việc giao tiếp với bạn. Làm cho cô ấy cảm thấy được nghe và hiểu điều đó có thể giúp xây dựng một kết nối mạnh mẽ hơn, sâu sắc hơn giữa bạn và các thành viên của bạn. Yêu cầu thêm thông tin để chắc chắn rằng bạn đã nghe toàn bộ câu chuyện bởi vì bạn cần nhận ra vấn đề của cô ấy, tìm hiểu những gì cô ấy nghĩ và giải quyết chúng. Vấn đề trong trường hợp này là bạn không nhận ra sự đóng góp của cô ấy mặc dù cô ấy làm việc chăm chỉ, có động lực. Điều này làm cho cô ấy mất động lực.

Bước 1.2) Nhận thức về cảm xúc

Bí quyết của giao tiếp thành công là nhận thức về cảm xúc. Tất cả cảm xúc của con người phản ánh trên khuôn mặt. Nếu bạn vui hay buồn, người khác có thể nhìn thấy nó qua khuôn mặt của bạn, bất kể bạn cố gắng tránh điều này đến mức nào.

Hãy nhận biết và hiểu cảm xúc của người khác, nó giúp bạn nhận ra cảm giác của họ. Sẽ giúp bạn tìm ra mối quan tâm thực sự của họ và giải quyết nó.

Bước 1.3) Nói chuyện

Sau khi nghe, bạn đã hiểu người của bạn muốn gì, họ cảm thấy thế nào. Đã đến lúc bày tỏ ý tưởng, suy nghĩ của bạn. Bạn cần kỹ năng nói chuyện . Biểu cảm của bạn được thể hiện thông qua những lời bạn nói, giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của bạn

Hình dưới đây cho bạn thấy cách truyền tải thông điệp của bạn

Các từ: Thông điệp mà bạn truyền tải đến người khác phải rõ ràng , dễ hiểu và tập trung vào điểm chính. Đừng nói quá nhiều hoặc không ai hiểu những gì bạn nói. Giọng nói: Giọng nói bạn nói chịu trách nhiệm cho khoảng 40% tin nhắn chúng tôi đang gửi. Giai điệu liên quan đến âm lượng bạn sử dụng, mức độ và loại cảm xúc mà bạn giao tiếp và sự nhấn mạnh mà bạn đặt vào các từ mà bạn chọn. Ngôn ngữ cơ thể: Ngôn ngữ cơ thể là các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ khác nhau , trong đó một người có thể tiết lộ manh mối về một ý định hoặc cảm giác không được nói ra thông qua hành vi thể chất của họ. Ngôn ngữ cơ thể bao gồm: Có kiến ​​thức về ngôn ngữ cơ thể và hiểu ý nghĩa của nó, bạn có thể

Học cách đọc người dễ dàng hơn Có giao tiếp hiệu quả hơn với họ. Tăng sự hiểu biết của bạn về người khác Nhận thức rõ hơn về các thông điệp mà bạn truyền tải đến họ

Xem tầm quan trọng của kỹ năng nói thông qua kịch bản sau đây

Bạn đã tìm thấy một giải pháp mới để tăng tốc độ thực hiện thử nghiệm cho Ngân hàng Guru99 của dự án. Làm thế nào để bạn thuyết phục các thành viên trong nhóm sử dụng giải pháp của bạn?

Hãy trình bày ý tưởng của bạn với nhóm dự án bằng kỹ năng nói mà bạn đã học

Trong ví dụ trên, bằng cách sử dụng một giai điệu thích hợp của giọng nói , bạn tập trung vào những điểm chính. Sự nhấn mạnh vào một từ cụ thể (năng suất, chi phí, 30%) ngụ ý thông tin bổ sung hơn những gì các từ nói. Kết hợp ngôn ngữ cơ thể như mắt, cử chỉ, bạn thành công trong việc thuyết phục các thành viên trong nhóm sử dụng giải pháp của bạn

Bước 2) Xây dựng mối quan hệ

Bạn đã bao giờ tự hỏi mình một câu hỏi chưa?

Làm thế nào tốt là mối quan hệ của bạn giữa bạn và nhóm của bạn?

Thực hiện bài kiểm tra trực tuyến bên dưới và nhấp vào nút "Tính toán" ở cuối bài kiểm tra để đánh giá các mối quan hệ của bạn

Xây dựng mối quan hệ là một yếu tố quan trọng trong nhóm dự án. Đó là tất cả về việc khiến mọi người thích và tin tưởng bạn để họ có thể làm những gì bạn cần.

Có 3 bước bạn nên làm theo để xây dựng một mối quan hệ tốt

Bước 2.1) Tạo kết nối

Có nhiều người, những người có tính cách đặc biệt, kỹ năng khác nhau, trong nhóm dự án.

Nếu những người có kỹ năng và cá nhân như vậy có thể kết nối thành một nhóm, nó sẽ xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền chặt, tự tin mạnh mẽ. Một người không thể làm bất cứ điều gì, nhưng một nhóm người có thể làm mọi thứ.

Bước 2.2) Kết nối cá nhân

Một trong những cách tốt nhất để xây dựng một mối quan hệ mạnh mẽ là thấu hiểu các cá nhân với nhau. Trong khi thảo luận về dự án, Mục đích chính của việc nói chuyện với ai đó, tìm hiểu điều gì về họ là đưa mối quan hệ lên cấp độ cao hơn.

Hãy xem xét các kịch bản sau đây

Nhóm của bạn có 2 thành viên tài năng và giàu kinh nghiệm. Là người quản lý kiểm tra, bạn cũng nhận ra tài năng của họ và muốn xây dựng mối quan hệ tốt với họ. Tuy nhiên, bạn không có bất cứ thông tin nào về cá nhân của họ như gia đình, sở thích của họ.

Làm thế nào bạn có thể xây dựng mối quan hệ tốt với họ?

A) Không thể xây dựng một mối quan hệ tốt mà không có bất cứ thông tin nào về cá nhân của họ như gia đình, sở thích của họ.

B) Không có vấn đề. Tôi có thể xây dựng mối quan hệ tốt với họ vì tôi là người quản lý của họ!

C) Tôi không biết làm thế nào

Một trong những cách tốt nhất để xây dựng một mối quan hệ mạnh mẽ là kết nối các cá nhân với nhau. Trong khi thảo luận cố găng tìm hiểu về con người, thông tin cá nhân để đưa mối quan hệ nên một mức cao hơn.

Bước 2.3) Thiết lập văn hóa lành mạnh

Trả lời như sau -

A) Tôi cảm thấy cô đơn trong đội này. Tôi không thể làm việc cho họ nữa

B) Tôi là thành viên của nhóm dự án. Tôi phải tin tưởng và vâng lời người quản lý

C) Nhóm dự án của tôi giống như gia đình của tôi. Tôi yêu họ.

Khi một thành viên cảm thấy rằng anh ta là một thành viên trong gia đình, nơi người khác tôn trọng anh ta và tin tưởng anh ta, anh ta sẽ làm việc với động lực lớn, nỗ lực tốt nhất.

Bước 3) Gây ảnh hưởng đến mọi người

Bạn sẽ làm gì trong trường hợp không có ai trong nhóm dự án lắng nghe và tuân theo lệnh của bạn? Mặc dù bạn là Người quản lý kiểm tra nhưng bạn không còn có ảnh hưởng thực sự đối với thành viên trong nhóm.

Chủ đề này sẽ trả lời câu hỏi của bạn

Làm thế nào để gây ảnh hưởng đến mọi người bằng cách tăng uy tín, sự tin cậy và kỹ năng giao tiếp của bạn Các đặc điểm làm cho một số người có ảnh hưởng hơn những người khác là gì?

Vai trò Trình quản lý kiểm tra yêu cầu bạn ảnh hưởng đến các thành viên dự án mọi lúc. Ảnh hưởng đến mọi người là-

Là một người quản lý kiểm tra với kỹ năng ảnh hưởng tuyệt vời, bạn có thể dễ dàng để các thành viên trong nhóm làm những gì bạn muốn và làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn.

Để trở thành một người có ảnh hưởng lớn, bạn phải:

Kết hợp các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình và lắng nghe. Thích nghi và sửa đổi phong cách cá nhân của bạn, thay đổi hành vi và thái độ của bạn với thành viên mà bạn đang làm việc cùng

Bước 4) Tạo động lực cho mọi người

Dự án Guru99 đang trong thời gian rất khó khăn. Thời hạn sắp tới, nhưng có rất nhiều việc phải làm trong dự án này. Nhiều vấn đề xảy ra như ngân sách dự án bị cắt giảm, không đủ nhân lực. Các nhóm dự án đang mất hy vọng ; họ nản lòng .

Trong trường hợp như vậy, bạn phải khuyến khích họ, cho họ HY VỌNG và cho nhóm của bạn biết rằng họ có khả năng đạt được bất kỳ mục tiêu nào họ đặt ra cho mình. Đó là nguyên tắc của động lực con người

Bạn có thể hỏi một câu hỏi

Một số người nghĩ rằng tiền và tiền thưởng là cách tốt nhất để thúc đẩy mọi người. Tăng lương đã được trao cho nhân viên với hiệu suất vượt trội; đánh giá cao thành tích của họ bằng cách thăng tiến lương.

Tuy nhiên, trong trường hợp công ty rơi vào tình trạng khó khăn, tiền không phải là cách duy nhất để thúc đẩy mọi người. Người quản lý kiểm tra nên tìm ra các cách khác để thúc đẩy các thành viên dự án của mình

Đánh giá cao : Trong nhóm của bạn, một số thành viên đã thể hiện xuất sắc. Là người quản lý kiểm tra, bạn nên chú ý đến công việc xuất sắc của họ; cho họ thấy sự đánh giá cao của bạn về sự đóng góp của họ. Cơ hội: Tạo cơ hội cho những tài năng tiềm năng cao tiếp tục học hỏi, phát triển và phát triển các kỹ năng của họ, chẳng hạn như bằng cách lãnh đạo một số phần của dự án. Hãy để họ có cơ hội chứng minh khả năng của họ, tự nâng cao kỹ năng cho họ. Tích cực: Luôn tìm cách sáng tạo để giữ hạnh phúc và khiến người khác làm việc với thái độ tích cực là cách tốt nhất để thúc đẩy mọi người. Dưới đây là một số hoạt động được đề xuất, mà bạn nên làm để thúc đẩy các thành viên trong nhóm, trong dự án Ngân hàng Guru99.

Làm cho mọi người nghĩ rằng họ không chỉ là một nhóm dự án, họ là một gia đình Tạo ra một bầu không khí thân thiện , gần gũi và hài hước trong đội. Thể hiện sự tôn trọng với mọi người xung quanh. Ngay cả bạn là Giám đốc; bạn phải làm điều đó với lòng trắc ẩn, lòng tốt, sự khiêm tốn và sự chân thành. Niềm tự hào: Cách tốt nhất để thúc đẩy nhân viên của bạn là tìm ra những cách mà họ có thể tự hào về kỹ năng và kiến ​​thức của họ. Luôn tôn trọng người khác cũng như đánh giá cao họ vì sự đóng góp của họ, đó là một cách tốt để khiến họ tự hào về công việc của họ. Ví dụ sau đây cho bạn thấy tầm quan trọng của niềm tự hào trong việc thúc đẩy mọi người

Một thành viên của nhóm dự án muốn đề xuất ý tưởng của mình về việc cải thiện chất lượng của dự án. Đây là 2 hành vi khác nhau của Trình quản lý kiểm tra.

Bước 5) Xử lý các vấn đề đạo đức

Bạn sẽ làm gì trong trường hợp một số thành viên trong nhóm của bạn làm như sau?

Trên đây là những ví dụ về các vấn đề đạo đức tại nơi làm việc. Chúng là một rắc rối lớn gây phiền toái cho bất kỳ dự án.

Nhóm dự án là một nhóm kinh doanh. Nó có quy tắc riêng và tất cả các thành viên trong nhóm này phải tuân theo quy tắc này. Đạo đức tại nơi làm việc rất quan trọng vì nó tạo ra một môi trường làm việc an toàn và nội dung.

Quay lại dự án Ngân hàng Guru99, nếu các trường hợp nêu trên xảy ra, bạn sẽ làm gì? Các tương tác sau đây cho bạn thấy một số đề xuất để xử lý các vấn đề đạo đức trong dự án của bạn

Nguồn: https://www.guru99.com/how-not-knowing-people-skills-blocks-your-success-as-test-manager.html


All Rights Reserved