3 Công cụ Business Analyst thường xuyên sử dụng

Hãy tưởng tượng bạn trong vai một đầu bếp và cần hoàn thành nhiệm vụ nấu một bữa ăn cho khách hàng. Tất cả các nguyên liệu đều được cung cấp đầy đủ tuy nhiên bạn lại không hề có công cụ để nấu nướng như dao, chảo hay bếp,... Liệu rằng trong trường hợp này, bạn sẽ xử lý như thế nào? Thật khó khăn cho người đầu bếp đúng không nào? Điều tương tự cũng có thể xảy ra với các chuyên gia phân tích nghiệp vụ (BA) - những người có đầu vào bao gồm dữ liệu, quy trình, hệ thống và giải pháp phức tạp. Thực tế, BA cần những công cụ phù hợp để thu thập, phân tích cũng như trực quan hóa và truyền đạt những đề xuất của mình. Sử dụng đúng công cụ giúp Business Analyst hiểu rõ hơn về các yêu cầu cần thiết để phát triển và cải thiện quy trình nghiệp vụ đồng thời tạo ra sự khác biệt lớn về chất lượng công việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 3 công cụ Business Analyst thường xuyên sử dụng bao gồm: Process Modelling, Use Cases và Requirements Attributes Table. Cùng BAC tìm hiểu sâu hơn chủ đề này với cách tiếp cận tốt nhất từ nguồn tài liệu quốc dân A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) nhé.

1. Process Modelling (Mô hình quy trình nghiệp vụ)

Process Modelling, business process diagram là việc trình bày tổng quan quy trình của business process workflow bằng đồ họa. Đây là một tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi cho các dự án cải tiến quy trình nghiệp vụ. Process Modelling giúp Business Analyst mô hình hóa quy trình hoạt động của một hệ thống hoặc quy trình nghiệp vụ. Công cụ này giúp BA nắm bắt các quy tắc tuần tự, hiểu rõ hơn về luồng công việc, sự tương tác giữa các bước và các tác nhân trong quy trình. Ngoải ra, Process Modelling cũng góp phần truyền đạt các trạng thái hiện tại và mong muốn của một quy trình, giúp xác định và loại bỏ các yếu tố thiếu hiệu quả hay sai sót. Thông qua đó để thiết kế và triển khai các giải pháp nhằm cải thiện hiệu suất và chất lượng của quy trình. Có rất nhiều phương pháp và kỹ thuật để thực hiện Process Modelling, ví dụ như sử dụng workflow diagram, activity diagram hoặc interaction diagram.

2. Use Cases

Use cases giúp xác định cụ thể các tác nhân (người dùng, hệ thống, các thành phần khác) và những hoạt động mà họ thực hiện để đạt được kết quả mong muốn. Use cases thường được sử dụng trong phát triển phần mềm để hiểu rõ yêu cầu cũng như hỗ trọ trong việc thiết kế hệ thống. Thông qua đó hỗ trợ trong việc phát triển, kiểm thử và triển khai phần mềm. Đặc biệt, use case cũng là một công cụ hữu ích để giúp BA giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm phát triển và các bên liên quan. Use Cases mô tả trực quan phạm vi của giải pháp thông qua việc miêu tả các tác nhân (actors) và các tình huống cụ thể mà hệ thống cần đáp ứng. Các use case thường được kích hoạt bởi tác nhân chính, tuy nhiên đôi khi chúng được kích hoạt bởi một hệ thống khác hay sự kiện bên ngoài nào đó. Mỗi Use Case bao gồm các phần tử như tác nhân, use case, tiền điều kiện, hành động và kết quả. Use Cases thường được biểu diễn dưới dạng biểu đồ Use Case (Use Case diagram) và được sử dụng để mô tả các kết quả có thể xảy ra khi cố gắng đạt được một mục tiêu cụ thể. Use case trình bày chi tiết các đường dẫn khác nhau thông qua quá trình xác định các luồng chính và luồng thay thế. Các trường hợp đặc biệt và ngoại lệ dẫn đến việc không hoàn thành mục tiêu cũng đều được use case ghi lại trong các luồng thay thế hoặc ngoại lệ.

3. Requirements Attributes Table

Requirements Attributes Table là một công cụ quản lý yêu cầu (requirement management) giúp BA thu thập, phân loại và mô tả các yêu cầu của hệ thống. Bảng này bao gồm các thuộc tính yêu cầu như mô tả, ưu tiên, người phê duyệt, ngày thay đổi, trạng thái, sự phụ thuộc và tiêu chí chấp nhận. Với Requirements Attributes Table, BA có thể theo dõi và quản lý các yêu cầu trong suốt quá trình phát triển dự án. Công cụ này giúp đảm bảo rằng mọi yêu cầu được hiểu đúng, đủ thông tin và đáp ứng được mong muốn của khách hàng. Vì vậy, bảng này cũng thúc đẩy sự giao tiếp và hợp tác giữa nhóm dự án và các bên liên quan, cũng như các quy trình quản lý thay đổi và đảm bảo chất lượng. Nó hoạt động như một cơ sở dữ liệu thông tin trung tâm cho từng yêu cầu, bao gồm tên tác giả và số phiên bản hiện tại.

Như vậy, thông qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về ba công cụ Business Analyst thường xuyên sử dụng: Process Modelling, Use Cases và Requirements Attributes Table. Các công cụ này đếu đóng vai trò rất quan trọng trong việc phân tích quy trình, xác định yêu cầu chức năng và quản lý yêu cầu của hệ thống. Sử dụng đúng công cụ có thể giúp BA hiểu rõ hơn về quy trình, yêu cầu và quản lý dự án, đồng thời đảm bảo sự hiệu quả và chính xác trong quá trình phân tích nghiệp vụ. Giờ đây, bạn đã thêm ba kỹ năng mạnh mẽ vào bộ công cụ của mình, tại sao không thu thập thêm một vài kỹ năng mới nữa tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo: https://www.iiba.org/