Về Estimation và Schedule

Câu hỏi 1: Quá trình estimation như thế nào? Ai nên là người thực hiện?

Dự toán - Estimation là một quá trình phức tạp và thường không chính xác trong hầu hết các loại dự án. Tuy nhiên dù cho ai là người thực hiện dự toán thì quan trọng nhất là 3 yếu tố: quy trình thực hiện, số liệu đầu vào và số liệu tham khảo. Ngoài ra, bất cứ dự toán nào cũng cần có một dự toán giả định - nằm trong giới hạn dự kiến của khách hàng về mặt chi phí và thời gian.

Việc dự toán tốt nhất do người trực tiếp thực hiện công việc tiến hành, tuy nhiên do sẽ có nguy cơ về việc xem xét không đầy đủ mức độ khó, mức độ ảnh hưởng cũng như các rủi ro có thể xảy ra nên cần có những chuyên gia có kinh nghiệm tham gia tư vấn, thực hiện và đánh giá. Với vai trò là quản lý dự án, bạn phải là người cuối cùng thẩm định độ chính xác của dự toán. Hãy đặt câu hỏi về cơ sở của việc dự toán, nghi ngờ tất cả những chi tiết quá lạc quan hoặc quá bảo thủ, đánh giá lại các hoạt động thăm dò (pilot) đã làm trong quá trình làm dự toán. Đăc biệt nếu cảm thấy dự tóan có vẻ quá nhỏ, hãy cố gắng yêu cầu người làm dự toán break task thành task ở mức độ nhỏ hơn nữa.

Nếu bạn tự mình thực hiện dự toán, hãy đảm bảo bạn nắm rõ về năng lực thực hiện công việc của nhân sự làm dự án và phải đảm bảo nhân sự đó được cam kết. Nếu không thể đảm bảo chắc chắn các yếu tố bên trên, hãy thu thập các yếu tố ảnh hưởng đến dự toán và phạm vi điều chỉnh. Đồng thời luôn cân nhắc rủi ro và dự tính 1 mức dự phòng thích hợp.

Cuối cùng, bạn cần so sánh giữa dự toán chi tiết (bottom-up) với mục tiêu giả định (top-down) để tìm ra phương sai (deviation). Nếu phương sai lớn, hãy cân nhắc các biện pháp hoặc lựa chọn để có thể giảm bớt phương sai. Nếu phương sai là không đáng kể, hãy lập một lịch trình tiến hành dự án sơ bộ (Master Schedule) dựa trên dự toán đã có và kiểm tra một lần nữa với mục tiêu dự án. Trong trường hợp dự toán vượt qua tất cả các ràng buộc ban đầu và ko thể điều chỉnh, hãy lập ra các mục mà bạn cần đàm phán với khách hàng (tài trợ dự án) trước khi cam kết thực hiện.

Câu hỏi 2: Những số liệu nào sẽ giúp tôi ước tính thời lượng hoạt động dự án và chi phí?

Ước tính dự án là số liệu dự đoán và là dự báo về tương lai nên có xu hướng không chính xác. Tuy nhiên, bạn có thể cải thiện chúng đáng kể theo thời gian bằng cách thu thập các phép đo thực tế khi thực hiện dự án và vào cuối các dự án khi đã hoàn thành. Các số liệu hồi cứu này cung cấp phản hồi để cải thiện các quy trình ước tính của bạn, và để tăng độ tin cậy của những người tham gia ước tính.

Trong suốt quá trình dự án , các chỉ số dưới đây cần được thu thập thường xuyên sẽ cho biết dự án của bạn đang đúng theo dự toán hay không và cho bạn biết đang có vấn đề ở đâu:

• • Thời lượng thực tế
• • Công số thực tế
• • Chi phí thực tế
• • Sản phẩm thực tế
• • Năng suất ước tính tiêu chuẩn cho các hoạt động dự án tiêu chuẩn
• • Phương sai trong chi phí dành cho vận chuyển , thông tin liên lạc, thiết bị, gia công, hoặc chi phí ước tính khác
• • Số lượng các hoạt động bổ sung, không có kế hoạch

Khi dự án hoàn thành, các chỉ số tổng hợp cần có để đánh giá lại toàn bộ dự toán là:

• • Tổng thời gian dự án
• • Tổng công số dự án
• • Tổng chi phí dự án
• • Tổng sản phẩm thưc tế
• • Tổng tích lũy thêm giờ (over-time)
• • Số nhân viên rời khỏi và số nhân viên thêm vào dự án
• • Tỷ lệ phần trăm giai đoạn vòng đời
• • Quản lý giá trị thu được (EVM) và các biện pháp liên quan

Câu hỏi 3: Làm thế nào để tôi tạo được lịch trình dự án khả thi?

Lập lịch trình dự án là một quy trình nhóm, do đó đừng làm một mình. Hãy tìm hỗ trợ từ những người đồng sự trong dự án, ít nhất là từ những người đã tham gia dự toán ban đầu. Khi làm một mình, bạn sẽ dễ dàng bỏ sót - có khi là bỏ sót những điều quan trọng.

Lập lịch trình cũng là một quá trình sáng tao, do đó hãy sử dụng ghi chú dán màu vàng trên tường, bảng trắng hoặc mảnh giấy lớn cho phép bạn nhìn nhận tổng thể dự án như một bức tranh toàn cảnh, dễ dàng giải thích và có thể tận dụng tính linh hoạt khi thay đổi, thử nghiệm…

Lịch trình khả thi đòi hỏi dự án phải có cấu trúc phân chia công việc kỹ lưỡng, trong đó công việc phải được chia nhỏ ở mức độ chi tiết thấp nhất. Rất khó để quản lý tốt một dự án nếu mỗi task trên lịch trình quá lớn hoặc có quá nhiều task trong 1 lịch trình thưc hiện dự án. Đối với dự án quá lớn, bạn có thể cần chia các dự án lớn thành các tiểu dự án để xây dựng lịch hợp lý, lịch trình thực tế thường không có hơn 200 hoạt động. Và mỗi hoạt động không nhiều hơn 80 manhour công số.

Lịch trình tốt cũng dựa trên dự toán tốt, nên cần xem xét các yếu tố để tạo ra được một dự toán tốt theo 2 câu hỏi bên trên.

Lịch trình tốt cần được dựa trên chuỗi liên tục của các hoạt động và cột mốc được xác định rõ ràng. Theo quy ước, lịch trình dự án bắt đầu bằng một cột mốc bắt đầu phản ánh ngày khi công việc dự kiến sẽ bắt đầu. Sắp xếp các hoạt động vào theo một trình tự liên tục được kết nối với nhau sao cho mỗi hoạt động trong lịch trình nên được liên kết trực tiếp với hoạt động phía trước (đầu dự án) và về phía sau (kết thúc dự án). Có lúc bạn sẽ thấy có những hoạt động có thể tách riêng không kết nối hoàn toàn (kết nối 2 chiều) với các hoạt động khác). Những hoạt động đó đươc coi là hoạt động nhánh. Khi bạn xác định được tất cả các hoạt động thì bạn sẽ tìm được một chuối hoạt động có kết nối 2 chiều từ đầu đến cuối dự án - chính là xác định được Chuỗi lịch trình cơ bản (Critical Path). Trong suốt quá trình đó, hãy tập trung vào các câu hỏi:

• • Chúng ta cần làm gì trước khi có thể bắt đầu hoạt động này?
• • Điều gì tiếp theo, sau khi hoàn thành hoạt động này?
• • Nếu hoạt động naỳ ko hoàn thành thì có ảnh hưởng đến hoạt động tiếp theo hay ko? Khi có cập nhật cấu trúc phân chia hoạt động dự án, hãy nhớ cập nhật lịch trình xây dựng được chuỗi lịch trình cơ bản đầy đủ sẽ góp phần lớn cho bạn hoàn thành dự án.

Lưu ý tránh đóng đinh lịch trình: Khi bạn đã có được một cấu trúc công việc và lập được chuỗi hoạt động thì bạn có xu hướng đưa tất cả vào một công cụ quản trị dự án nào đó vì các công cụ thường rất hữu ích trong việc mô hình hóa, xây dựng liên kết trước - sau giúp bạn theo dõi và kiểm soát. Tuy nhiên hãy lưu ý tránh đóng đinh hoạt động vào một ngày - tháng cố định “phải bắt đầu” - “phải kết thúc”. Hãy theo dõi lịch trình hoạt động theo biểu so sánh Kế hoạch - Thực tế (Plan vs Actual) để phân tích ra các yếu tố khiến cho dự toán của bạn bị sai lệch, từ đó mới đưa ra hoạt động điều chỉnh để đưa lịch trình trở lại quỹ đạo hoặc cân nhắc phương án thay đổi.