101 câu hỏi về quản trị dự án - P3

**Câu hỏi 6: Tôi nên làm như thế nào với dự án mini - dưới 6 tháng với nhân lực ít ỏi **

Đối với các dự án nhỏ, quy trình quản lý dự án tổng thể có thể được sắp xếp hợp lý và đơn giản hóa, nhưng vẫn rất cần thiết bao gồm: Lập kế hoạch, xây dựng đội ngũ, thiết lập các quy trình tối thiểu và kết thúc dự án.

1. Lập kế hoạch theo dõi nhanh. Các dự án nhỏ, ngắn thường rất giống với các dự án bạn đã thực hiện trước đây. Vì vậy, có thể bắt đầu nhanh chóng bằng cách tham khảo các sample như project planning, schedule, tự tạo ra template đơn giản và dễ dàng modify phù hợp sử dụng cho dự án mới. Các dự nhỏ thường có xu hướng sử dụng nhân lực chéo - 1 người làm 2,3 dự án đồng thời, do đó để thành công với loại dự án này, bạn phải thường xuyên liên lạc đến cấp trên và các bên liên quan để đảm bảo kế hoạch dự án được truyền đạt rõ ràng.

2. Xây dựng đội ngũ. Vì team của bạn không được chỉ định làm việc toàn thời gian nên người làm quản lý dự án sẽ gặp khó khăn để có được cam kết tin cậy. Do đó hãy làm việc với từng người một để đảm bảo tạo nên mối quan hệ làm việc tốt và có thể tin tưởng khi giao việc. Xác định mục tiêu dự án và tầm quan trọng của mỗi cá nhân trong dự án , đảm bảo mỗi thành viên tham gia dự án đều tìm thấy cơ hội hoặc niềm vui từ công việc được giao. Nhận cam kết dự án làm việc cả từ các thành viên trong nhóm của bạn và từ quản lý trực tiếp của họ. Ngay cả trong các dự án ngắn, nhỏ, phần thưởng và sự công nhận là hữu ích, vì vậy hãy xem xét bất kỳ cơ hội nào bạn có để cảm ơn mọi người, công nhận và trao phần thưởng.

3. Thiết lập quy trình. Các quy trình trên các dự án nhỏ có thể được sắp xếp hợp lý, nhưng không nên loại bỏ.

• Kiểm soát thay đổi (CR Management) có thể tương đối không chính thức, và nếu dự án đủ đơn giản, có thể giản lược tối đa bằng cách lập danh sách yêu cầu cơ bản và ghi lại các thay đổi tiềm năng.

• Quy trình đánh giá tiêu chuẩn bàn giao (Delivery Assessmant) nên được đưa ra và xác định người có thẩm quyền quyết định (lý tưởng là bạn)

• Quy trình liên lạc (Communication) cũng duy trì tối thiểu ở mức daily report, họp hàng tuần và restrospective định kỳ trong suốt thời gian dự án.

• Issue Escalation là quy trình rất quan trọng đối với dự án ngắn, bởi vì mỗi issue xảy ra đều dễ dàng ảnh hưởng đến lịch bàn giao nếu không xử lý kịp thời. Do đó, nếu bạn gặp phải những khó khăn mà bạn không thể tự mình giải quyết hoặc yêu cầu can thiệp để tiến hành, hãy lập tức yêu cầu hỗ trợ từ cấp trên của bạn hoặc các bên liên quan khác, những người có thể khiến mọi thứ được giải quyết nhanh chóng.

4. Kết thúc dự án. Các dự án nhỏ thường không khó để kết thúc. Công việc chính là xác minh các yêu cầu đã được đáp ứng.
   Cách thường làm là bạn thực hiện một meeting “pre-closure” với các bên liên quan để đảm bảo rằng các cam kết ban đầu vẫn còn hiệu lực và để tránh những bất ngờ xảy ra dẫn đến thất bại dự án vào phút cuối.

**Câu hỏi 7: Tôi nên làm thế nào với dự án ngắn nhưng phức tạp và tốc độ cao. **

Điểm phụ thuộc

• Team size và mức độ cam kết
• Tính chất phức tạp

1. Giải quyết phức tạp trong áp lực. Tỷ lệ các dự án kiểu này bị thất bại do có quá nhiều thay đổi vội vàng rất lớn. Một phần của khó khăn là thời gian, thường với thời lượng được đặt vào khoảng chín mươi ngày để hoàn thành công việc. Khi thực hiện nhiều công việc trong một khung thời gian ngắn, ngay cả những vấn đề có vẻ tầm thường cũng có thể gây ra những rắc rối khác và khiến dự án nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát. Nếu sự phức tạp là kỹ thuật, lập kế hoạch kỹ lưỡng có thể giúp đỡ. Nếu sự phức tạp là tổ chức, tài trợ mạnh mẽ và truyền thông hiệu quả đặc biệt sẽ tạo ra sự khác biệt. Việc cùng nhau hướng đến mục tiêu duy nhất và các quy trình quản lý dự án có kỷ luật sẽ giúp tránh được thảm họa.

2. Làm rõ mục tiêu và duy trì được sự hỗ trợ. Làm việc với các nhà tài trợ và các bên liên quan để xác minh và tiếp cận mục tiêu dự án.

• Delivery: Hiểu, ghi chép lại những lợi ích của mỗi delivery là gì, lý do khiến chúng trở nên quan trọng. Kêu gọi hỗ trợ đảm bảo đủ nhân lực và tài nguyên cho công việc, bao gồm cả dự phòng ngân sách để giải quyết khi risk phát sinh.

• Risk Plan: Thiết lập một quy trình để cập nhật và giải quyết các vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Tìm kiếm cam kết phản hồi và thẩm quyền giải quyết trong trường hợp không nhận được quyết định của quản lý trong giới hạn thời gian quy định. Cũng xác định hậu quả một khi dự án không thành công.

• Ho-Ren-So: Duy trì báo cáo, liên lạc, thảo luận thường xuyên với khách hàng, cấp trên và các bên liên quan, cung cấp cả tin tốt và tin xấu trong báo cáo tiến độ. Không bao giờ cho phép các vấn đề nhỏ phát triển thành vũng lầy không thể giải quyết được, vì chúng sẽ nhanh chóng trở thành áp lực của dự án.

• Resource: Tính liên tục của nhân sự là rất quan trọng đối với loại dự án này, vì vậy hãy mạnh mẽ ngăn chặn tất cả các nỗ lực thay đổi hoặc giảm nhân sự của dự án.

3. Lập kế hoạch công việc. Trong các dự án ngắn, kế hoạch phải mạnh mẽ và hiệu quả. Để giảm thiểu làm phiền, hãy cân nhắc làm việc off-site và tìm kiếm mọi sự hỗ trợ có thể trong quá trình lập kế hoạch. Tham gia nhóm nòng cốt để có hiểu biết sâu sắc về tất cả yêu cầu dự án, đưa ra lịch làm việc chi tiết để meeting và thảo luận thường xuyên. Một lợi thế của một dự án ngắn là khung thời gian tương đối ngắn, do đó hạn chế việc tùy chọn, nhờ đó có thể phát triển một kế hoạch chi tiết, vững chắc trong thời gian hợp lý. Phần còn lại của bài tập lập kế hoạch, chính là xác định cụ thể nội dung kiểm thử, đánh giá (Test Plan) và tiêu chuẩn chấp nhận bàn giao (Delivery Acceptance Criteria) với các bên liên quan.

4. Thiết lập quy trình. Trong các dự án lớn, tốc độ cao thì việc xác định rõ quy trình và thống nhất trong team là rất quan trọng. Communication, Issue Escalation, Risk Management đều rất quan trọng, nhưng đối với một dự án ngắn rất phức tạp thì không gì có thể quan trọng hơn quy trình quản lý thay đổi - Change Management Khi khởi động dự án, hãy thiết lập một quy trình mạnh mẽ, chính thức để nhanh chóng đánh giá Change Requirement. Xử lý mặc định là “Từ chối đối với tất cả các thay đổi, bất kể ai gửi chúng”. Ngay cả đối với những thay đổi có giá trị, việc xử lý có nhiều khả năng là “chưa”. Việc đó cho phép dự án hoàn thành như xác định ban đầu và xử lý thay đổi như là một phần của nỗ lực tiếp theo sau đó, thường chỉ chấp nhận những phần thay đổi được đánh giá là thực sự cần thiết. Thay đổi quá mức sẽ đảm bảo thảm họa cho các dự án phức tạp, áp lực cao.

5. Điều hành và giao tiếp. Điều hành và giao tiếp hiệu quả là cực kỳ cần thiết bởi một kế hoạch nhiều thách thức phải luôn được theo dõi với kỷ luật cao. Trong thời gian căng thẳng, luôn cần các cuộc họp stand-up từ năm đến mười phút mỗi ngày. Khi phát sinh vấn đề và sai khác so với kế hoạch, đừng ngần ngại báo cáo lên cấp trên đặc biệt là đối với bất kỳ trường hợp có thể gây nguy hiểm cho sự thành công của dự án tổng thể. Đặt chu kỳ theo dõi trạng thái ít nhất là hàng tuần và tăng tần suất bất cứ khi nào mọi thứ không được tiến hành theo kế hoạch. Sử dụng các điểm nổi bật trong một bản tóm tắt điều hành trước để nhấn mạnh bất kỳ thông tin quan trọng nào trong các báo cáo trạng thái của bạn. Sử dụng “đèn chỉ báo” Xanh - Vàng - Đỏ cho các hoạt động của dự án và đừng ngại chỉ tên mỗi cá nhận, mỗi hoạt động có dấu hiệu đáng ngại. (Tuy nhiên, luôn luôn cảnh báo mọi người trước để cho họ cơ hội sửa chữa mọi thứ.) Không bao giờ bỏ qua việc thu thập trạng thái hoặc chu kỳ báo cáo, giao trách nhiệm cho một thành viên có khả năng trong nhóm dự án của bạn bất cứ khi nào bạn vắng mặt.