101 câu hỏi về quản trị dự án - P2

**Câu hỏi 4: Có nhiều phương pháp phát triển dự án. Tôi nên xem xét gì khi áp dụng các tiêu chuẩn chẳng hạn như PMBOK **

Điểm phụ thuộc:

• Tiêu chuẩn và yêu cầu của tổ chức
• Quy định pháp luật
• Lĩnh vực của dự án

Đánh giá cấu trúc quản lý dự án

Lý thuyết quản lý dự án hiện đại đã có hơn một trăm năm, từ những năm đầu của thế kỷ 20. Các quy trình quản lý dự án tồn tại lâu như vậy vì chúng thực sự hữu dụng, đã thử và đã đúng. Cho nên trong vô số các phương pháp luận hiện đại ngày nay thì những new-bie trong quản trị dự án vẫn nên bắt đầu từ những nguyên tắc cơ bản. Các tiêu chuẩn và phương pháp quản lý bắt nguồn từ nhiều nguồn: một số từ các dự án chính phủ, một số khác là học thuật hoặc từ các doanh nghiệp thương mại, và phần nhiều là từ các chuyên gia. Đối với các dự án tầm cỡ như dự án của chính phủ, các cơ quan nhà nước thì không được lựa chọn mà phải tuân theo những bộ tiêu chuẩn bắt buộc như PRINCE (PRojects IN a Controlled Environment) hoặc CMMI (Capability Maturity Model Integration) Còn đối với môi trường doanh nghiệp, có thể tùy ý lựa chọn áp dụng một phương pháp dựa trên cân nhắc về chi phí và lợi ích mong đợi thông qua việc sử dụng phương pháp đó Phương pháp ủy thác dự án cho các công ty tư vấn hoặc các nhà cung cấp các ứng dụng phần mềm cũng có thể rất có lợi, vì tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc, đặc biệt là trong trường hợp xây dựng hệ thống phức tạp hoặc ít khả năng lặp lại hoặc một sản phẩm nằm ngoài nội dung cốt lõi của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp đều có xu hướng tùy chỉnh sản phẩm, bỏ bớt các phần có giá trị gia tăng thấp, sửa đổi hoặc tăng phần còn lại để đáp ứng nhu cầu tốt hơn. Các tiêu chuẩn từ các doanh nghiệp thường đơn giản hơn và có thể hữu ích trong nhiều môi trường dự án. Họ rút ra rất nhiều về các quy trình được thiết lập thành công và được sửa đổi định kỳ bởi các học viên có kiến thức, vì vậy họ cũng cung cấp hướng dẫn cho các dự án mới. Tuy nhiên, điều này vừa có ưu điểm vừa có yếu điểm, bởi vì theo thời gian, các tiêu chuẩn này có xu hướng trở nên khá cồng kềnh, chứa nhiều thứ chỉ có giá trị trong các môi trường dự án rất cụ thể. Sự xuất hiện trong những năm gần đây của PMBOK, chính là ‘A Guide to the Project Management Body of Knowledge - Hướng dẫn kiến thức cơ bản về quản trị dự án. Được xem như là một tiêu chuẩn trên toàn thế giới nhưng về căn bản đây không phải là một phương pháp luận và không toàn diện - đây chỉ là một hướng dẫn. Nội dung trong đây có xu hướng mở rộng với mỗi chu kỳ sửa đổi bốn năm một lần. Người ta chọn ra những ý tưởng mới được đưa vào, một số có khả năng áp dụng và hỗ trợ ở mức độ hạn chế, và giảm rất ít nội dung của các phiên bản trước. Nhiều tình nguyện viên nghiêm túc áp dụng các chỉ dẫn trong này và cho rằng đây là cuốn sách hữu ích nhất có thể với toàn cộng đồng quản lý dự án. Tuy nhiên, do không phải là một phương pháp quản lý dự án nên hoàn toàn thiếu đi thông tin quy trình cụ thể để thực hiện, cũng bao gồm cả những nội dung mâu thuẫn giữa các phần bởi vì nó được viết đi viết lại bởi các nhóm biên tập khác nhau ở các thời điểm khác nhau. Do đó để sử dụng làm nền tảng quản lý dự án hiệu quả sẽ cần xác nhận chi tiết của các quy trình có liên quan, xác định phần nào không liên quan và thêm nội dung quy trình cần thiết mà không có trong PMBOK.

Chọn cách tiếp cận của bạn

Khi chọn một phương pháp hoặc tiêu chuẩn để sử dụng trong quản lý dự án, bạn phải phân biệt giữa cần và đủ. Cần chính là những nội dung cần thiết theo thông lệ chung có thể áp dụng cho hầu hết các loại dự án. Đủ chính là cách áp dụng thành công trong một môi trường cụ thể đòi hỏi một tư duy xử lý tốt, những nguyên tắc chỉ áp dụng cho một loại dự án cụ thể, thậm chí là chỉ áp dụng duy nhất cho một dự án. Một xem xét khác chính là hãy làm một danh sách các lý do không áp dụng một tiêu chuẩn quản lý dự án. Tất cả các cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý dự án đều liên quan đến chi phí chung – Overhead cho việc điền vào nhiều biểu mẫu và báo cáo công phu. Vì vậy hãy xem xét lợi ích thực tế khi áp dụng quy trình dự án (Bao gồm cả việc giảm bớt các bước trong quy trình hoặc yêu cầu, quản lý chặt chẽ hơn các dự án liên quan…) Cuối cùng, trước khi bắt tay vào áp dụng một phương pháp quản lý dự án, hãy đảm bảo rằng có sự hỗ trợ đầy đủ từ phía tổ chức - vì những nỗ lực đơn lẻ để thiết lập các phương pháp quản lý dự án dễ dàng bị phá hoại và có xu hướng tồn tại trong thời gian ngắn,

**Câu hỏi 5: Những nhiệm vụ quan trọng nhất của Project Manager **

Điểm phụ thuộc:

• Role thực tế là gì: Project coordinator, Project leader, Project manager, Program manager
• Yêu cầu và cấu trúc của tổ chức (công ty)

Trách nhiệm chung Tùy thuộc vào cấu trúc và yêu cầu của tổ chức (công ty) và dự án, trách nhiệm của PM có thể bao gồm những yêu cầu khác nhau với phạm vi công việc khác nhau. Từ vai trò đơn giản chỉ là Project Coordinator với công việc hành chính cho đến Program Manager - người quản lý cả một dự án lớn với nhiều phân cấp quản lý và hàng trăm thành viên. Tuy nhiên, ở bất kể mức độ quản lý nào, thì ba nội dung công việc dưới đây là yêu cầu bắt buộc

1. Hiểu về toàn bộ dự án
2. Thiết lập và áp dụng các quy trình quản lý
3. Chỉ đạo, dẫn dắt toàn đội

1. Hiểu dự án

Dù cho vai trò của PM là gì thì rong hầu hết các trường hợp tên dự án và tên PM luôn đi cùng nhau. Quy mô dự án có thể to hoặc nhỏ, dự án thất bại hay thành công sẽ có những kết quả và hậu quả đi kèm nhưng tựu chung hình ảnh dự án cũng là hình ảnh của PM Bạn phải tự mình XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU dự án. Sẽ có nhiều phương pháp khác nhau được đề cập cụ thể ở phần sau của cuốn sách này nhưng việc cần thiết nhất là bạn hãy làm việc với cấp trên, khách hàng và các bên liên quan để thống nhất MỤC TIÊU DỰ ÁN và ghi nó thành văn bản. Bạn phải là người hiểu rõ nhất dự án sau khi hoàn thành sẽ “trông như thế nào” và đi kèm với điều đó chính là các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành. Output của công việc naỳ chính là một bản Kế hoạch dự án với mục tiêu cụ thể, phương thức theo dõi công việc và các tiêu chuẩn để dựa theo đó chấp nhận kết quả công việc.

2. Thiết lập và áp dụng các quy trình quản lý

Các quy trình được sử dụng để quản lý dự án bao gồm bất kỳ quy định nào được ủy quyền bởi tổ chức của bạn cộng với bất kỳ mục tiêu nào bạn xác định cho dự án cụ thể của mình. Các quy trình chính cho dự án của bạn bao gồm thông tin liên lạc, lập kế hoạch và thực hiện. Đối với thông tin liên lạc, xác định cách thức và thời gian bạn sẽ gặp và tần suất bạn sẽ thu thập và gửi thông tin và báo cáo dự án. Đồng thời xác định vị trí và cách bạn sẽ thiết lập hệ thống thông tin quản lý dự án hoặc lưu trữ thông tin dự án. Để lập kế hoạch, thiết lập các quy trình để phân tích dự án bao gồm cả cách bạn sẽ tương tác đến các thành viên trong nhóm của mình. Các quy trình thực hiện và kiểm soát cũng rất cần thiết, nhưng không có gì quan trọng hơn việc đề xuất phân tích và quản lý các thay đổi của dự án. Thiết lập quy trình là cần thiết, nhưng không bao giờ là đủ. Bạn cũng phải giáo dục các thành viên trong nhóm của mình và các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các quy trình mà họ đã cam kết. Đồng thời sử dụng các số liệu thích hợp để kiểm soát quy trình và sử dụng chúng một cách chăm chỉ để theo dõi công việc trong suốt dự án của bạn.

3. Chỉ đạo, dẫn dắt toàn đội

Trách nhiệm quan trọng thứ ba là lãnh đạo nhóm. Lãnh đạo dựa trên nền tảng của niềm tin và mối quan hệ vững chắc. Các nhà quản lý dự án hiệu quả dành đủ thời gian với từng thành viên trong nhóm để thiết lập nên một kết cấu team vững chắc. Điều này khó khăn hơn với các nhóm phân tán, nhưng nếu bạn đầu tư vào giao tiếp không chính thức thường xuyên và tương tác trực tiếp định kỳ, bạn có thể thiết lập kết nối ngay cả với những thành viên ở xa. Các dự án không thành công vì quản lý dễ dãi. Các dự án thành công vì mọi người quan tâm đến nhau. Lãnh đạo cũng đòi hỏi phải có tất cả các thành viên dự án có tầm nhìn về công việc quan trọng của cá nhân họ. Bạn phải tìm thấy một số kết nối giữa những gì dự án cố gắng làm và một cái gì đó mà mỗi thành viên trong nhóm quan tâm. Trả lời được cho tất cả các thành viên dự án câu hỏi 'Có điều gì dành cho tôi?'' là căn bản của quản lý thành công.

**Câu hỏi 6: Những cân nhắc chính khi áp dụng hay sửa đổi mô hình phát triển dự án là gì? Tôi nên cân nhắc điều gì khi lựa chọn thực hiện dự án theo mô hinh Watefall hay Cyclic (Agile) **

Điểm phụ thuộc:

• Mức độ mới lạ của dự án
• Thời gian và quy mô dự án
• Mức độ tham gia của người dùng và thông tin dự án

**1. Xem xét các loại Vòng đời dự án **

Có 2 loại Vòng đời dự án chính là Waterfall và Cyclic. Với mỗi loại thì sẽ có những phương pháp quản lý, hỗ trợ và kiểm soát tương ứng. Mô hình thác nước (Waterfall) phù hợp với những dự án được xác định rõ ràng với sản phẩm rõ ràng - gồm các giai đoạn thực hiện công việc dự án nối tiếp nhau - gối đầu cho đến khi dự án hoàn thành. Các dự án bắt đầu với điều kiện là chưa xác định toàn bộ yêu cầu hoặc không chắc chắn về yêu cầu thì mô hình dự án Cyclic (Tái tạo) với sản phẩm gia tăng theo chu kỳ và đánh giá thường xuyên là phù hợp.

1.1 Đánh giá mô hình Thác nước (Waterfall) Tất cả các dự án theo mô hình thác nước đều được phân chia thành nhiều phân đoạn với tên gọi khác nhau, trong đó có ít nhất một phân đoạn là Khởi đầu dành cho việc tập trung vào suy nghĩ, phân tích và lập kế hoạch. Các phân đoạn ở giai đoạn giữa tập trung mô tả tính năng hệ thống (User Requirement specification) , thiết kế (Design), phát triển (Programming) và các công việc khác cần thiết để tạo ra sản phẩm. Vòng đời dự án kết thúc với một hoặc nhiều phân đoạn tập trung vào việc kiểm thử (Testing), sửa lỗi (Fix-bug), giao hàng và triển khai sản phẩm (Transition). Với những phân đoạn dự án độc lập như vậy, việc phân tích đánh giá tại cuối mỗi phân đoạn là cần thiết để quyết định triển khai công việc sang phân đoạn tiếp theo. Việc đảm bảo tiêu chí hoàn thành tại cuối mỗi phân đoạn là cách tốt nhất để tránh bỏ qua những phần công việc thiết yếu, đặc biệt là đối với các hệ thống lớn - có những công việc được quản lý bởi những dự án riêng lẻ cần được đồng bộ hóa và kết hợp. Vòng đời dự án kiểu thác nước thường là một quá trình kiểm soát quản lý hơn là một công cụ quản lý dự án, và cho thấy hiệu quả tốt khi áp dụng vào thực tiễn, thường đảm bảo cho dự án được tiến hành một cách trật tự ngay cả trong thời điểm căng thẳng.

1.2 Đánh giá mô hình Tái tạo (Cyclic) Vòng đời theo mô hình Tái tạo rất hữu ích cho các dự án chưa xác định rõ yêu cầu và phạm vi công việc. Quá trình tạo ra sản phẩm bao gồm nhiều chu kỳ nhỏ, mỗi chu kỳ có môt phần sản phẩm được tạo ra và kiểm nghiệm, đánh giá. Chu kỳ được lăp đi lặp lại và sau mỗi chu kỳ sản phẩm được bổ sung thêm chức năng. Cũng như mô hình Thác nước, mô hình Tái tạo được nhìn nhận như một phương pháp quản lý dự án. Với phương châm là “linh hoạt” nên nội dung của chu kỳ tiếp theo sẽ được xác định khi chu kỳ trước hoàn thành. Phát triển phần mềm là môi trường phổ biến nhất để áp dụng loại mô hình này, mỗi chu kỳ có xu hướng khá ngắn, trong khoảng từ một đến ba tuần.

2. Chọn một mô hình cho dự án của mình như thế nào?

Đối với các dự án chung, vòng đời thác nước nói chung là phù hợp nhất. Cách tiếp cận này tạo nên điều kiện để có thể lập kế hoạch và kiểm soát dự án một cách đầy đủ với chi phí tối thiểu. Theo một đánh giá của Hewlett-Packard cho thấy phương pháp Thác nước truyền thống mang lại kết quả nhanh hơn rất nhiều và với chi phí thấp hơn (thời lượng là một nửa và tổng chi phí khoảng một phần ba). Phương thức phát triển với mô hình tái tạo (Cyclic) hay Linh hoạt (Agile) là mô hình hiệu quả với những dự án có tính khẩn cấp hoặc dự án bắt đầu lượng thông tin có sẵn bị hạn chế. Do sử dụng biện pháp phỏng đoán nên cần thường xuyên phản hồi, thử nghiệm và xác định lại. Một số tiêu chí cần xem xét khi chọn vòng đời được liệt kê trong bảng sau:

3. Thiết lập đánh giá, thay đổi quy trình và quản lý, phân tích số liệu

Dù lựa chọn mô hình gì, quan trọng nhất vẫn là xác lập được các quy trình quản lý đủ mạnh và phù hợp với dự án.

Ở mô hình waterfall, cần thiết lập các mốc đánh giá khi kết thúc từng giai đoạn - mỗi giai đoạn không dài hơn ba tháng. Tại mốc đánh giá cần có được sự xem xét (review) và hỗ trợ (support) của tất cả các bên liên quan để phát hiện, xác định và xử lý các vấn đề của dự án. Tại mốc đánh giá, nếu phát sinh những điều chỉnh lớn để dự án có thể hoàn thành, hãy nhanh chóng đánh giá chính thức các điều chỉnh đó trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo của dự án. Nếu dự án bị đe dọa, điều tra đặt lại đường cơ sở của dự án (re-schedule) Việc đo lường, phân tích các số liệu quản lý là việc rất quan trọng. Khi lập kế hoạch, hãy ước tính thời lượng (time) và tài nguyên (resource) cần thiết cho từng phân đoạn. Khi mỗi giai đoạn hoàn thành, xác định tất cả những số liệu bị chênh lệch so với kỳ vọng và so sánh với kết quả của các dự án trong quá khứ. Các số liệu đo lường được trong quá trình quản trị dự án sẽ cho phép bạn xác định '' hình dạng '' của các dự án - mỗi phân đoạn làm mất bao lâu và chi phí bao nhiêu. Nếu một giai đoạn trong vòng đời quá lớn, bạn cần xem xét chia nó thành hai hoặc nhiều giai đoạn nhỏ hơn. Nếu một phân đoạn bị kéo dài hơn dự tính ban đầu, cần việc phân tích và điều chỉnh kế hoạch cho phân đoạn/chu kỳ tiếp theo. Với mô hình cyclic, quản lý và phân tích số liệu cũng rất hữu ích. Dù thời lượng và chi phí của mỗi chu kỳ hầu như là cố định, nhưng bạn phải đo lường được số lượng chức năng gia tăng theo mỗi chu kỳ. Bạn cũng có thể sử dụng các số liệu để xác định số lượng chu kỳ cần thiết để hoàn thành một dự án điển hình và để đặt kỳ vọng thực tế hơn.