Viết Product Specs thế nào cho hiệu quả?

Bài đăng này đã không được cập nhật trong 2 năm

Cách viết Product Specs hiệu quả là câu hỏi Sơn nhận được rất nhiều từ các bạn mới học làm Product Management.

Các bạn hay nghĩ đến việc dùng những template chuẩn mực từ các công ty lớn. Tuy nhiên, có một điều cần hiểu, specs đơn thuần là một công cụ giao tiếp. Một công cụ giao tiếp bị ảnh hưởng bởi văn hóa, người viết, người nghe… Vì vậy, specs ở công ty A sẽ rất khác và không thể sử dụng ở công ty B.

Trong bài này, Sơn sẽ share một số ý bạn cần nắm để viết product specs hiệu quả.

Product Specs là gì?

Product Specs là document mà Product Manager, Product Owner dùng để truyền đạt thông tin về feature cần build đến team. Thông tin có 3 ý chính:

Feature là gì? Tại sao build feature này?
Feature cụ thể thế nào? Build xong ngon lành thì hình dáng nó ra sao?
Như thế nào thì xem là feature thành công?

Product Specs là một công cụ truyền tải thông tin, chỉ như vậy thôi.

Các phần chính của một specs

Bối cảnh – tại sao lại có feature này?

Trong phần đầu tiên của specs. Mục tiêu quan trọng nhất là team hiểu được bối cảnh của feature. Trả lời câu hỏi Tại sao lại cần build feature này bây giờ? Phần này có thể bao gồm một vài mục sau.

Chi tiết – feature này như thế nào?

Sau khi build xong thì sao?

Đó là các mục quan trọng nhất trong một Product Specs. Để bạn cảm nhận rõ hơn, Sơn tổng hợp một số template specs tại đây.

Bạn đã hiểu specs là gì. Specs gồm những mục nào. Bạn cũng đã xem qua một số template specs. Bây giờ là câu hỏi quan trọng nhất.

Viết specs thế nào cho hiệu quả? Một specs có cần đầy đủ các mục mình nêu ở trên hay không?

Viết specs thế nào cho hiệu quả?

Mình nhắc lại. Product Specs là một công cụ truyền tải thông tin.

Một công cụ truyền tải thông tin hiệu quả bị ảnh hưởng bởi vài ý chính:

Mục đích truyền tải là gì?
Người nhận thông tin là ai? Style tiếp thu của họ thế nào?
Độ phức tạp của thông tin đến đâu?

Mục đích truyền tải

Trước hết, bạn cần nắm được mục đích truyền tải của bạn là gì. Bạn muốn sử dụng spec để thuyết phục team làm một feature? Hay bạn muốn sử dụng spec để mô tả chi tiết flow của feature? Hay mục đích nào khác? Phải rất clear về mục đích.

Tùy thuộc vào văn hóa team mà mục đích truyền tải của specs sẽ rất khác nhau. Có những team thảo luận, chốt phương án ở ngoài, spec chỉ dùng để document lại. Có những team sử dụng các nội dung trong specs để tranh luận về mức độ value, feasible của feature… Chung quy lại, mỗi team lại có cách sử dụng specs khác nhau.

Như vậy, ý đầu tiên trong cách viết specs hiệu quả chính là hiểu văn hóa team, nắm được mục đích của specs.

Người nhận thông tin là ai?

Để giao tiếp, truyền đạt hiểu quả thì bạn cần hiểu rất rõ đối tượng mình đang truyền đạt.

Ai là người đọc specs của bạn? Developer, Designer, hay sếp? Hay tất cả?

Sếp sẽ muốn nắm được cơ bản feature của bạn là gì? Đem lại điều gì cho users và business.

Developer sẽ muốn nắm được cụ thể logic feature như thế nào?

Tóm lại, mỗi đối tượng sẽ muốn hiểu được một điều gì đó từ specs của bạn.

Mỗi đối tượng lại có style tiếp thu khác nhau. Có người thích tổng quát, có người thích detail. Có người thích đọc từ trên xuống dưới, lại có người thích scan qua toàn bộ document để nắm ý chính.

Như vậy ý thứ hai trong cách viết specs hiệu quả chính là hiểu rõ đối tượng đọc specs và style tiếp thu của họ.

Làm sao để hiểu được? Hãy hỏi họ.

Độ phức tạp của thông tin đến đâu?

Ý này đơn giản.

Bạn cần hiểu được mức độ nghiêm trọng của thông tin mình đang truyền đạt.

Ví dụ bạn chỉ muốn đổi màu ba cái button thì đừng trình bày dài dòng làm gì.

Nhưng nếu feature của bạn đổi hoàn toàn logic của 1 screen thì hãy nghĩ kỹ, viết kỹ.

Ý thứ ba trong cách viết specs hiệu quả là hãy hiểu mình đang làm gì.

Share một câu chuyện vui. Khi mới bắt đầu làm PM, Sơn được giao cho feature đổi text của một Notification. Mình follow đúng template của các specs chuẩn mực nhất gồm Objective, Goal, User story… Cuối cùng ra được một file ppt 12 slides. Sau này mình mới biết anh em trong team cố gắng lắm mới nhịn được cười khi mình trình bày 12 slides trong buổi kick-off chỉ để đổi text một Notifications. Bài học: hãy hiểu bạn đang làm gì. Nếu không hiểu thì đi hỏi.