Trợ lý AI tri thức cho cán bộ xã: Tra cứu nhanh, cập nhật tức thời

**Mô hình chính quyền hai cấp đang mở ra một cách vận hành gần dân hơn, trực tiếp hơn. Khi nhiều thủ tục được giải quyết ngay tại xã, phường, cán bộ cơ sở cũng cần tiếp cận nhiều nhóm thông tin và quy trình hơn trước. **

Đây là một bối cảnh vận hành mới. Cán bộ cơ sở cần xử lý thông tin ở nhiều lĩnh vực, đồng thời bảo đảm mỗi hồ sơ được đối chiếu với đúng văn bản và đúng quy định đang có hiệu lực. Trong bối cảnh mới, nền tảng quản trị tri thức thông minh ứng dụng AI - VNPT iKNOW - đang được sử dụng như một trợ lỹ hỗ trợ cán bộ tra cứu, tổng hợp và xử lý tài liệu thuận tiện, tiết kiệm tới 80% thời gian.

Thách thức quản lý và khai thác kho tài liệu khổng lồ

Tại nhiều cơ quan, tài liệu đã được số hóa nhưng vẫn được lưu trữ ở nhiều thư mục và định dạng khác nhau: tệp Word, PDF, biểu mẫu, văn bản scan hoặc hồ sơ được hình thành qua nhiều giai đoạn.

Khi cần kiểm tra một quy định, cán bộ thường tìm theo tên tài liệu, số hiệu văn bản hoặc thư mục lưu trữ. Tuy nhiên, trong một kho dữ liệu lớn, việc tìm đúng nội dung đôi khi chưa thật sự thuận tiện nếu người dùng không nhớ chính xác thông tin ban đầu.

Với cán bộ mới nhận công tác, nhu cầu này càng rõ nét hơn. Bên cạnh việc làm quen với quy trình, mỗi người cũng cần từng bước tiếp cận hệ thống tài liệu và kinh nghiệm nghiệp vụ được tích lũy tại đơn vị.

Khâu tổng hợp báo cáo cũng có thể được cải thiện khi dữ liệu đến từ nhiều phòng, ban hoặc nhiều biểu mẫu khác nhau. Thay vì dành nhiều thời gian sao chép và đối chiếu thủ công, cán bộ cần một công cụ hỗ trợ tổ chức và tổng hợp thông tin theo cách trực quan hơn.

Biến kho tài liệu thành hạ tầng tri thức của tổ chức

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, VNPT AI phát triển VNPT iKNOW, nền tảng quản trị tri thức ứng dụng trí tuệ nhân tạo, hướng đến việc hỗ trợ cán bộ tra cứu, tổng hợp và đối chiếu tài liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Thay vì mở từng thư mục hoặc tìm kiếm theo số hiệu văn bản, người dùng có thể đặt câu hỏi như khi trao đổi với một trợ lý nghiệp vụ.

Chẳng hạn, khi cần rà soát các văn bản liên quan đến chuyển đổi số ngành y tế giai đoạn 2025–2030, cán bộ chỉ cần nhập nội dung cần tìm. Hệ thống sẽ quét kho tài liệu được phân quyền, xác định những văn bản liên quan và chỉ ra các đoạn nội dung phù hợp.

Câu trả lời không chỉ dừng ở một đoạn tóm tắt. Người dùng có thể kiểm tra nguồn trích dẫn để đối chiếu lại văn bản gốc trước khi đưa ra quyết định.

Theo VNPT AI, iKNOW đã được thử nghiệm tại hơn 20 tỉnh, thành phố. Một số địa phương ghi nhận thời gian thực hiện một số công việc được rút ngắn đáng kể, có trường hợp lên tới 80%. Với cán bộ mới, hệ thống cũng có thể đóng vai trò như một kho tri thức dùng chung, giúp việc làm quen với quy trình nghiệp vụ trở nên thuận tiện hơn.

AI hỗ trợ cán bộ ra quyết định nhanh và chính xác hơn

Trong hành chính công, mỗi quyết định vẫn cần được xem xét bởi cán bộ chuyên môn. Vì vậy, giá trị của AI không chỉ nằm ở tốc độ phản hồi, mà còn ở khả năng cung cấp nguồn tham chiếu để người dùng kiểm tra lại thông tin.

VNPT iKNOW cho phép cơ quan, đơn vị tổ chức tài liệu theo từng cấp, lĩnh vực và vai trò sử dụng. Kho tri thức có thể được phân chia theo cấu trúc gồm tổ chức, kho tài liệu, tài liệu và từng trang nội dung.

Cơ chế phân quyền theo vai trò giúp mỗi người truy cập những tài liệu phù hợp với nhiệm vụ của mình. Một cán bộ có thể sử dụng kho tài liệu chung của đơn vị, đồng thời tạo không gian lưu trữ cá nhân cho những tài liệu phục vụ trực tiếp công việc hằng ngày.

Cách tổ chức này giúp bảo đảm nguyên tắc “đúng người, đúng dữ liệu, đúng nhiệm vụ”, đồng thời tạo thuận lợi cho việc chia sẻ và kế thừa tri thức trong cơ quan.

Biến công nghệ phức tạp thành trải nghiệm đơn giản

Một công cụ công nghệ chỉ có thể phát huy hiệu quả khi phù hợp với thói quen làm việc hằng ngày.

Với iKNOW, phần lớn thao tác được thực hiện thông qua câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên. Người dùng không cần có kiến thức chuyên sâu về công nghệ, cũng không cần ghi nhớ cú pháp phức tạp.

Từ một câu hỏi, hệ thống có thể rà soát hàng nghìn tài liệu, xác định nội dung liên quan, đưa ra bản tổng hợp và trích dẫn nguồn để người dùng kiểm tra lại.

Những công việc như so sánh văn bản giữa các năm, thống kê quyết định hoặc tổng hợp một quy trình có thể được thực hiện thuận tiện hơn khi kho tri thức được tổ chức bài bản.

Thời gian tiết kiệm được không chỉ mang lại lợi ích cho cán bộ. Khi quy trình nội bộ vận hành trôi chảy hơn, người dân cũng có thể nhận kết quả sớm hơn, hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Trong bối cảnh Việt Nam, một hướng đi thiết thực là bắt đầu từ những công việc cụ thể phía sau quầy dịch vụ công: tìm đúng văn bản, kiểm tra đúng quy định, tổng hợp đúng dữ liệu và chia sẻ tri thức nghiệp vụ giữa các cán bộ.

Đây là những công việc người dân ít khi nhìn thấy, nhưng lại góp phần tạo nên trải nghiệm dịch vụ công thuận tiện và nhất quán hơn.

Khi mô hình chính quyền hai cấp mở ra một cách vận hành mới, công nghệ AI có thể đóng vai trò như một lớp hỗ trợ phía sau: giúp cán bộ tiếp cận thông tin dễ dàng hơn, giảm bớt thao tác thủ công và dành thêm thời gian cho những công việc cần kinh nghiệm, trách nhiệm và sự tương tác trực tiếp với người dân.