Top 10 phần mềm quản lý công việc miễn phí phổ biến nhất

Công việc quá nhiều khiến bạn không thể sắp xếp hợp lí và đảm bảo tiến độ? Bài viết dưới đây sẽ bật mí cho bạn những phần mềm quản lý công việc miễn phí và vô cùng hiệu quả. Áp dụng các phần mềm giúp bạn tối ưu hiệu suất của công việc, quản lý thời gian hợp lý và hoàn thành công việc đúng hạn.

1. 10 các phần mềm quản lý công việc miễn phí hiện nay

Với những lợi ích thiết thực trên, bất kỳ ai cũng nên tìm hiểu và tận dụng sự ưu việt của phần mềm quản lý công việc nhóm để giảm thiểu áp lực và cải thiện hiệu quả công việc. Dưới đây là những gợi ý của MISA AMIS về top phần mềm quản lý công việc miễn phí được nhiều người dùng nhất hiện nay mà bạn không nên bỏ qua:

1.1 HelloSign

HelloSign là dịch vụ trực tuyến giúp người dùng ký tên hay gửi tài liệu cho đối tác để lấy chữ ký từ xa. Ứng dụng này đặc biệt hữu ích cho các ngành nghề, phòng ban thường xuyên xử lý nhiều tài liệu pháp lý, hợp đồng, văn bản… Bằng cách này, doanh nghiệp, tổ chức tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian chờ đợi.

Ngay từ khi ra mắt, ứng dụng đã có giao diện web và các hoạt động với Dropbox. Tuy nhiên, Microsoft đã bổ sung thêm công cụ vào Word giúp người dùng có thể trực tiếp ký tên hoặc lấy chữ ký ngay trong Microsoft Word.

1.2 ToDoist

Phần mềm quản lý công việc miễn phí ToDoist được thiết kế để lập danh sách những công việc cần phải hoàn thành trong ngày. Ưu điểm đặc biệt của ứng dụng ToDoist là khả năng tự động diễn giải, phân loại công việc theo dữ liệu nhập vào. Điều này giúp công việc luôn dễ dàng theo dõi.

Hiện nay, ToDoist đã được hơn 10 triệu người tin dùng trên khắp thế giới bởi những tính năng hữu ích của nó.

1.3 Calendar

Calendar là một ứng dụng thông minh cho phép những người dùng khác có thể lựa chọn và lên lịch trực tiếp trong bảng phân bổ thời gian công việc của bạn. Nó giải quyết tình trạng chồng chéo lịch họp, lịch làm việc của những nhà quản trị. Đồng thời, bạn cũng sắp xếp khối lượng nhiệm vụ theo lịch trình rõ ràng, đảm bảo tiến độ tốt hơn.

1.4 CloudApp

Ứng dụng văn phòng CloudApp hỗ trợ làm việc nhóm và giao tiếp với khách hàng được nhiều người dùng đánh giá cao. Sau nhiều đợt cải tiến, CloudApp tự hào khẳng định tiết kiệm thời gian làm việc lên đến 56 giờ/tuần.

CloudApp còn sở hữu ưu điểm là giúp bạn trao đổi các công việc trên nền tảng online thông qua hình ảnh tĩnh, video trực tuyến, ảnh động GIF. Không cần phải forward email liên tục, không cần sử dụng những văn bản dày đặc thông tin, bạn chỉ cần  thông qua CloudApp để gửi đi hình ảnh chứa đựng nội dung đối tác mong muốn.

1.5 Trello

Trello là một trong những ứng dụng nổi tiếng nhất danh sách này. Phần mềm dành riêng cho các hoạt động quản lý và giám sát công việc cho dự án. Nền tảng ứng dụng Trello đặt nền móng là nguyên lý Kanban – nguyên lý phân chia công việc của một dự án thành ba nhóm: Việc cần làm, việc đang làm và việc đã hoàn thành. Không chỉ vậy, Trello có giao diện thu hút và trực quan nên mọi thao tác đều đơn giản, dễ làm quen. Khi bạn di chuyển công việc ở cột này sang cột khác, bạn chỉ cần dùng chuột và kéo chúng tới phần mới.

Với phần mềm quản lý công việc miễn phí này, người dùng được phép sử dụng nhiều tính năng cơ bản. Tuy nhiên, bạn sẽ phải trả phí hàng tháng nếu muốn mở rộng quy mô và sở hữu đầy đủ chức năng.

Các ứng dụng quản lý công việc phù hợp sẽ giúp quản lý đảm bảo tiến độ công việc, thúc đẩy đội ngũ nhân viên hoàn thành mục tiêu. Để tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực này, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn Ebook chuyên sâu:

1.6 Slack

Khi sử dụng Slack, việc trao đổi thông tin trong nội bộ sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn. Bởi lẽ, mỗi phòng ban, dự án có thể thiết lập nhóm trao đổi riêng. Thành viên tùy ý gia nhập hay rời nhóm.

Slack tương thích với Dropbox, Google Drive, hoặc SalesForce để phù hợp với nhiều ngành nghề, loại hình hoạt động khác nhau. Giống với các phần mềm trên, Slack cũng cung cấp bản làm việc miễn phí. Những người dùng trả phí sẽ có thêm các tính năng cao cấp, tự động hóa hiện đại.

1.7 Tredoll

Tredoll miễn phí hoàn toàn với các đặc điểm thiên về thiết kế đơn giản, ưu tiên tính linh hoạt của công cụ. Đặc biệt, thiết lập của phần mềm đáp ứng đầy đủ những yêu cầu quản lý công việc theo nhóm. Nhà quản trị vừa phân chia rõ ràng từng vị trí và tình trạng của đầu việc như: đang thực hiện, đã hoàn thành, hủy bỏ,… vừa yêu cầu sự trợ giúp ngay khi cần thiết từ các cá nhân phụ trách.

1.8 WEONE

WEONE được cho là phần mềm giao việc hiệu quả trên một nền tảng. Các tính năng của app quản lý này bao gồm:

Dễ dàng giao nhiệm vụ và phân bổ thời gian đến từng người cụ thể dựa theo vị trí công việc, phòng ban thực hiện Giám sát tiến độ công việc, tổng kết báo cáo công việc chỉ bằng thao tác đơn giản. Tự động cập nhật báo cáo tiến độ công việc dưới nhiều dạng khác nhau ...

Như vậy, nhà quản lý sẽ có điều kiện đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên các kết quả phân tích số liệu khách quan.

1.9 Due

Due là phần mềm lý tưởng dành cho cá nhân. Bạn chỉ cần ghi chú các công việc và ứng dụng sẽ liên tục nhắc nhở các nhiệm vụ sắp trễ tiến độ cho đến khi hoàn thành chúng. Đây là phần mềm đơn giản nhưng hiệu quả mà bạn nên tìm hiểu.

Phần mềm quản lý công việc cá nhân Due

1.10  Microsoft Planner

Microsoft Planner hỗ trợ người dùng sắp xếp, tổ chức các công việc, chia sẻ các dữ liệu với mọi người trong nhóm. Người quản lý sẽ theo dõi được tổng quản tiến độ tổng thể của toàn bộ dự án, nắm được thông tin như ai đã kết thúc công việc, ai đang tiếp tục triển khai và xem chi tiết nhiệm vụ của từng người thông qua “Hub”.

Ngoài ra, lợi thế lớn nhất của phần mềm quản lý công việc miễn phí này là khả năng tích hợp các phần mềm văn phòng đã quá quen thuộc khác khác của Microsoft.

2. Làm thế nào để lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí phù hợp

Phần mềm quản lý công việc miễn phí sẽ giúp bạn tối ưu chi phí cho doanh nghiệp của mình nhưng bạn cần lựa chọn những phần mềm phù hợp với nhu cầu và cách hoạt động nếu không muốn tốn thêm thời gian.

Bạn cần nắm rõ được tquy mô cũng như định hướng phát triển trong tương lại của doanh nghiệp để lựa chọn phầm mềm, bởi những công cụ miễn phí chỉ có kahr năng cung cấp những tính năng cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ hoặc các nhóm làm việc không phức tạp.

Chi phí để nâng cấp cũng là vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu tâm. Hãy tìm hiểu thật kỹ về các tính năng của bản free cũng như bản trả phí. Xem xét các khoản chi phí về đào tạo, hay nâng cấp định kỳ.

Doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu thêm khả năng tích hợp của phần mềm. Bởi vì dù quy mô nhỏ hay lớn thì cũng đều đã dùng các công cụ quản lý trước đó, hoặc một sẽ mở rộng trong tương lai. Chính vì thế khả năng tích hợp là yếu tố rất quan trọng, giúp doanh nghiệp của bạn có thể tối ưu hóa vận hành. Hiện nay, trên thị trường xuất hiện nhiều phiên bản ứng dụng khác nhau về tính năng, chi phí... Trong đó, các phần mềm quản lý công việc miễn phí thu hút được nhiều sự quan tâm hơn cả. Tuy nhiên, người dùng cần cân nhắc, tìm hiểu kỹ lưỡng về ưu nhược điểm của chúng trước khi ứng dụng.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng của bạn ngay hôm nay!

2. Có nên sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí?

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn các công cụ quản lý miễn phí nhằm giúp giảm áp lực về chi phí. Thế nhưng, những phần mềm này tồn tại khá nhiều bất cập như:

Giới hạn số người dùng phần mềm. Nếu muốn mở rộng số lượng doanh nghiệp sẽ phải trả thêm chi phí để mua các gói cao cấp hơn. Phiên bản miễn phí chỉ bao gồm những tính năng cơ bản phù hợp cho người lãnh đạo quản lý các công việc nhỏ lẻ hoặc dự án đơn giản. Điều này nghĩa là những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn sẽ gặp nhiều khó khăn khi ứng dụng. Các phần mềm cho dùng miễn phí chủ yếu là những phần mềm nước ngoài nên về ngôn ngữ cũng là rào cản cho các nhân sự trong công ty. Phần mềm miễn phí thường không có sự hỗ trợ trực tiếp của bên cung cấp phần mềm. Chính vì vậy, khi cập nhật phần mềm lỗi hoặc những tính năng khó thì doanh nghiệp không thể liên lạc khắc phục sự cố ngay lập tức. Những lợi ích của phần mềm quản lý công việc Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

3. Lời kết

Bài viết trên đã tổng hợp 10 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất hiện nay. Hy vọng bạn sẽ chọn lựa được phần mềm tối ưu giúp sắp xếp thời gian hợp lý, tăng ngay hiệu suất và góp phần quản lý công việc hiệu quả.