Làm việc trong một công ty outsource Nhật Bản thì ít nhiều các bạn cũng có cơ hội tiếp cận với người Nhật. Có thể là tiếp xúc với khách hàng đến thăm, làm việc cùng với nhân viên người Nhật, hoặc khi bạn đi onsite bên Nhật Bản,... đều là những lúc mà bạn cần sử dụng đến vốn hiểu biết về văn hóa ứng xử của người Nhật, để làm sao có thể gây được ấn tượng tốt với đối phương, khiến mình trở nên chuyên nghiệp hơn trong con mắt nhìn của họ. Và trong bài viết này mình xin chia sẻ về một số điều căn bản về văn hóa ứng xử trong công việc của người Nhật.

Nhật Bản có một nền văn hóa truyền thống gắn liền với những phong tục, luật lệ rất nghiêm khắc. Và vì vậy, trong giao tiếp, với mỗi đối tượng như giữa người thân quen, giữa nhân viên và khách trong 1 cửa hàng, giữa các chính trị gia với nhau,... thì bạn lại cần phải lưu ý và sử dụng một cách thức giao tiếp khác nhau. Văn hóa trong công việc của người Nhật rất coi trọng hình thức, giữa cấp trên và cấp dưới có sự phân biệt rõ ràng. Mỗi nhân viên trong công ty đều phải nắm được những quy tắc ứng xử đó. Sau đây sẽ là một số quy tắc cơ bản trong giao tiếp với người Nhật.

Chào hỏi và giới thiệu bản thân. Văn hóa cúi đầu của người Nhật

Trong văn hóa Nhật Bản, khi gặp gỡ lần đầu, người ta sẽ không bắt tay như các nước phương Tây mà thay vào đó họ sẽ cúi đầu chào nhau. Khi cúi đầu thì dựa vào địa vị xã hội của đối phương mà cúi cao hay thấp, qua đó có thể truyền đạt đến đối phương mức độ tôn trọng của mình đối với họ. Cũng có người Nhật khi gặp người nước ngoài lần đầu họ sẽ bắt tay, tuy nhiên đó là vì họ muốn đem lại sự thoải mái và cởi mở đến cho đối phương. Cho nên, điều dễ làm nhất khi gặp người Nhật đó chính là dựa vào thái độ, hành động của đối phương mà đưa ra cách thức ứng xử sao cho phù hợp. Nếu nhận được cái cúi chào từ đối phương thì bạn hãy cúi chào lại họ, và hãy nhớ là với tư thế lưng duỗi thẳng, hai tay đặt sát và song song với cơ thể.

Trao đổi danh thiếp

Trong giao tiếp kinh doanh, khi gặp mặt lần đầu, còn một việc rất quan trọng nữa đó chính là trao đổi danh thiếp với đối phương. Khi trao danh thiếp cho đối phương thì cần lưu ý phải xoay danh thiếp thuận chiều đọc của họ, đồng thời đưa bằng cả hai tay. Khi nhận lại danh thiếp từ đối phương cũng phải nhận bằng hai tay. Hoặc có thể, hai người cùng trao danh thiếp cho nhau cùng lúc, khi đó một tay nhận và một tay trao. Hãy chú ý tay thuận của đối phương để trao sao cho hợp lý. Và thường thì sau khi nhân người ta sẽ confirm lại nội dung của danh thiếp. Ví dụ sau khi kiểm tra nội dung danh thiếp, bạn nói với đối phương rằng "Anh Yamada Tarou nhỉ, rất mong sẽ được anh giúp đỡ." Đó vừa là một cách cho đối phương thấy được sự tôn trọng là mình đã cẩn thận xem nội dung danh thiếp, vừa có thể confirm rằng đối phương đã không đưa nhầm mình danh thiếp của một người khác. Tóm lại, khi trao danh thiếp bạn cũng phải làm với thái độ tôn trọng đúng mực. Về danh thiếp của mình thì bạn nên cất trong một chiếc hộp nhỏ vừa đủ có thể cất trong cặp hoặc túi áo. Chiếc hộp danh thiếp cũng cần có độ chắc chắn để danh thiếp không bị biến dạng. Tuyệt đối không được để danh thiếp trong ví. Ngoài ra thì cũng không được ghi chép vào danh thiếp đã nhận từ người khác. Việc bảo quản danh thiếp của một người cũng sẽ nói lên tính cách của người đó.

Trang phục

Chưa kể đến những quy tắc khuyến nghị Warm-biz (trang phục công sở mùa đông), Cool-biz (trang phục công sở mùa hè) về trang phục công sở của chính phủ Nhật thì xu hướng ăn mặc hiện nay tại các công ty Nhật Bản nhìn chung cũng rất lịch sự. Đối với đàn ông là trang phục gồm suit đen, sơ mi, và cà vạt. Còn chị em phụ nữ sẽ đi liền với hình ảnh trang phục kín đáo, skirt với quần tất.

Khi vào những nơi như những căn nhà truyền thống Nhật Bản, hay những nhà hàng truyền thống, những ngôi đền, chùa thì thường bạn sẽ phải cởi giày ra. Ở đó sẽ có sẵn tủ để giày, đồng thời những đôi slipper cũng sẽ được chuẩn bị sẵn. Nếu như không biết phải làm như thế nào thì bạn hãy hỏi những người phụ trách ở đó, hoặc nhìn và làm theo những người Nhật ở đó. Điều cần chú ý ở đây là bạn nên tránh đi chân đất ở những nơi như vậy. Nếu bạn thường đi giày mà không đi tất, để tránh việc xỏ chân đất vào những đôi slipper thì nếu đã có dự định đến những nơi như vậy, tôi khuyên bạn hãy mang theo một đôi tất trắng bên mình.

Một số quy tắc ứng xử khác

• Trong meeting nên ghi chú nhiều. Việc ghi chú nhiều sẽ cho thấy sự chú tâm của bạn đến cuộc họp (tất nhiên không phải lúc nào cũng lụi hụi ghi chép). Mặt khác khi người khác hỏi ý kiến của bạn về một chủ đề nào đó đã nêu ra thì cũng sẽ dễ trả lời hơn.
• Khi đến những nơi như hội nghị hay nhà hàng thì không nên ngồi trước khi nhận được dấu hiệu, chỉ thị từ người chủ trì.
• Ngay cả khi không nói được tiếng Nhật thì hãy cố gắng học một số câu đơn giản để chào hỏi, cảm ơn. Điều đó sẽ cho thấy thái độ cầu tiến và chịu khó học hỏi của bạn, sẽ đem đến ấn tượng tốt với đối phương.
• Khi nói chuyện với ai đó không nên đút tay vào túi quần. Việc làm đó sẽ làm đối phương cảm thấy bạn đang không có hứng thú với cuộc nói chuyện, hoặc bạn đang không coi trọng đối phương.
• Không nên dùng tay chỉ trỏ ai đó vì đó là một hành động rất thất lễ.
• Không nên ngoáy mũi trong hội nghị hay những chỗ đông người.
• Không được phép đến muộn. Trễ giờ là một trong những điều cấm kỵ đối với người Nhật.

Ngoài những quy tắc ứng xử đã được nêu ở trên thì vẫn còn rất nhiều điều cần phải lưu ý. Tuy nhiên đó cũng là những điều cơ bản mà một người ngoại quốc cần biến đến khi làm việc trong cùng một môi trường với người Nhật Bản, đặc biệt là khách hàng Nhật Bản. Hy vọng các bạn sẽ áp dụng được những quy tắc đó vào những tình huống thực tế trong công việc, và xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt bạn bè quốc tế.