1. Mục đích

Bắt đầu trở thành nhân viên của một công ty khác xa so với thời còn ngồi trên học đường, việc memo sẽ ngày một nhiều lên và trở nên cần thiết hơn bao giờ . Mặc dù biết memo rất quan trọng, nhưng nhiều người vẫn chưa có thói quen đó. Vì vậy hy vọng bài viết này sẽ giúp cho người đọc cảm nhận được sự quan trọng của việc memo trong việc nâng cao hiêụ công việc.

2. Lý do cần memo

Có 2 lý do lớn cần nên memo :

Lưu lại trong ký ức

Theo như thực nghiệp của nhà tâm lý học Hermann Ebbinghouse người Đức : Những nội dung đã truyền đạt một vài ngày trước mà không thực hiện memo thì đến ngày hôm sau sẽ quên đi khoảng 74%. Sẽ không đảm bảo là tỷ lên lên tới 100% nhưng nếu bạn nhanh chóng memo ở một thời điểm gần nhất so với thời điểm tiếp nhận nội dung thì bạn có thể hạn chế được việc quên thông tin nhiều nhất.

Giữ cảm giác yên tâm

Không biết có nhớ được hay không nữa , lúc đó mình nói cái gì ấy nhỉ. Những suy nghĩ này sẽ mang lại cho bạn cảm giác bất an, dẫn đến hiệu suất không tốt trong công việc. Vậy thì thay vào đó hay mang lại cho bạn cảm giác yên tâm hơn bằng những suy nghĩ à mình vẫn nhớ, kể cả có quên đi nữa thì cũng có memo rồi . Nếu bạn giữ được tự tin với những suy nghĩ như thế thì ngay cả ở những công việc hay lĩnh vực khác đây cũng là một điều rất quan trọng.

3. Kỹ thuật memo

Todo list

Thể hiện được thời gian dự kiến và thời gian thực tế đã dùng để thực hiện

Trong buổi sang. buổi chiều. Hãy note ra những công việc bạn nghĩ mình nên làm mang tính chất dự cảm.Sau khi các công việc đó hoàn thành. Hãy nhập time để hoàn thành công việc đó. Như vậy đối với một công việc bạn có thể nắm bắt được rằng bạn hoàn thành được đến mức độ nào. Tiếp nữa. Ở những lần sau bạn cũng có thể hiểu được ràng bạn đã thực hiện nhanh hơn so với lần trước như thế nào. Đây là một trong những yếu tố để đánh giá bạn có nâng cao được hiệu suất trong công việc hay không.

Những nội dung trong todo list cần vừa đủ

Nếu như bạn note ra những công việc mang tính chất quá sức, hay ép bản thân thì đẫn đến khả năng cao bạn sẽ bị trì trệ so với thời gian đặt ra để hoàn tành task và sẽ dẫn đến bất cẩn trong việc thực hiện task để đạt được deadline như đã đặt ra.

**Những đầu việc còn lại của ngày hôm trước, một lần nữa hãy ghi vào todo list của ngày thiếp theo. **

Bản chất những người hoàn thành được toàn bộ todo list trong 1 ngày không có nhiều. Những việc chưa hoàn thành của ngày hôm trước hãy để đó là công việc đầu tiên trong todo list của ngày tiếp theo. Chú ý không để ngày tiếp theo mới thêm task chưa hoàn thành này vào. Mà hãy thêm vào ngay ngày chưa hoàn thành đó.

Những công đã chưa hoàn thành được hay đung bút màu để khoanh tròn chúng để tạo nên sự nổi bật. Khi làm được những điều như thế chúng ta sẽ không còn cảm giác lo sợ nữa, sẽ yên tâm trở về nhà sau giờ làm việc và có những giấc ngủ sâu hơn.

Stick

Khi số lượng stick tăng lên thì đánh độ ưu tiên càng khó.

Chúng ta không khó khi gặp những người thường dung stick để note todo list và dán lên màn hình máy tính. Nhưng nếu làm như thế sẽ không tránh khỏi ticket bị rơi và không biết được rằng task nào đang được ưu tiên. Chuẩn bị những stick nhiều màu cũng khắc phục được điều này.

Bí quyết để memo nhanh

Không nhất thiết phải cẩn thận ghi chép từng chữ khi memo.

Về cơ bản memo chỉ có mình bản thân mình nhìn. Vì thế không nhất thiết phải cẩn trọng quá trong việc memo. Chỉ cần memo đơn giản, dễ hiểu nhanh miễn sao khi nhìn lại bản thân có thể đọc được, nắm bắt và hình dung được . Memo những nội dung bản thân tìm ra, vỡ ra được. Với những tài liệu và sách tham khảo bạn nên memo những điểu mà bản thân từ trước đến giờ chưa biết, chưa nghiệm ra được .

Xử lý sau khi các task memo hoàn thành.

Xử lý bằng máy huỷ tài liệu, hoặc có thể đung tay để xé vụn chúng ra. Tại sao lại như thế. Bạn biết rằng những nội dung bạn note ra chắc chắn quan trọng đối với bản thân bạn. Nhưng cũng có thể nó sẽ là dữ liệu quan trọng với những người khác. Chắc chắn không tránh được những trường hợp như thế. Nếu như đó là những người trong cùng công ty với bạn thì có thể là không có vấn đề gì. Nhưng có thể bị lấy cắp bởi những cá nhận khác, lúc đó sẽ gây tổn hại đến cho bạn và cho tổ chức mà bạn đang cống hiến. Vì vậy sau khi memo hay xử dụng máy huỷ tài liệu, hoặc làm một cách nào đó để chính bạn và người khác sẽ không hiểu nội dung bạn đã memo là gì .